Udskrift af forhandlingsprotokollen for Kløvergården afdeling 10 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 64 torsdag den 26. oktober 2017 kl. 8.00 på Kollegiekontoret. Til stede: Lukas K. Jan C. Fraværende: Thomas S. Peter C. Sarah P. A. Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Helle Olesen, varmemester Finn Ottesen og boliginspektør Gert A. Ejlertsen. Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 3. Repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 5. Aktuel drift 2017/18 6. Nyinvesteringer 2018/19 7. Orientering fra Kollegiekontoret 8. Evt. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 63 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning Kollegiets bestyrelse består af: Formand Peter C. Side 1 af 7
Næstformand Thomas S. Kasserer Lukas K. Sekretær Jan C. Menigt medlem Sarah P. A. Ad 3. Repræsentantskabsmedlem Kollegiets beboere har besluttet, at deres repræsentantskabsmedlem vælges på afdelingsmødet den 12. november 2017 til at deltage i Kollegiekontorets repræsentantskabsmøde den 23. november 2017. Ad 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 Årets resultat et overskud på 427.300 kr. skyldes hovedsageligt: Besparelse på forbrug af vand og el. Besparelse på renholdelse, herunder rengøringsartikler, rengøringsfirma samt ejendomsfunktionær, som følge af færre ansatte. Besparelse på sæbekøb og større indtægter fra betalingsvaskeri. Lån til renovering er endnu ikke hjemtaget og derfor er afdrag ikke påbegyndt. Øgede renteindtægter som følge af højere renteniveau i fællesforvaltningen. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne er formindsket med 1.853.628 kr., så de samlede henlæggelser er nu på 2.017.628 kr. Nettokapitaludgifter Ydelser vedr. afviklede prioriteter Det er udgiften til det oprindelige lån, som var en del af finansieringen, da kollegiet blev opført. Lånet var et realkreditlån, hvor afdelingen har fået dækket renteudgifterne og en del afdraget i den tid, hvor afdelingen har betalt lånet tilbage. Lånet er så, efter en årrække, blevet betalt færdig, men afdelingen skal fortsat betale det samme, som inden lånet udløb. Det skyldes, at lovgivningen kræver, at afdelingen nu i stedet skal betale tilsvarende beløb til Landsbyggefonden og Kollegiekontorets dispositionsfond. Beløbet skal fordeles med 1/2 til Landsbyggefonden og 1/2 til Kollegiekontorets dispositionsfond. Kollegiet er dog fritaget for indbetaling til Kollegiekontorets dispositionsfond, hvilket fremgår som en indtægt i regnskabet. Offentlige og andre faste udgifter Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Bidrag til boligorganisationen Side 2 af 7
Administrationsbidrag - Der er indbetalt 353.268 kr. i administrationsbidrag til Kollegiekontoret. Administrationshonoraret indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Derudover indeholder beløbet også udgiften til revisor og indstillingsgebyr. Dispositionsfond Beløbets størrelse er lovbestemt. Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, beløbet er lovbestemt og er i dette regnskab på 559 kr. pr. lejemål. Der kan søges økonomisk støtte af dispositionsfonden til f.eks. lejetab og tab på fraflytning. Variable udgifter Renholdelse Denne post indeholder udgifter til varmemesterens løn, pension, ATP samt diverse udgifter som varmemesteren har til f.eks. telefon og kontor. Der har været en besparelse, som følge af færre ansatte. Derudover indeholder posten udgiften til rengøringsartikler samt rengøring af fællesarealer. Almindelig vedligeholdelse Varmemesterens konto til uforudsete udgifter. Indtægter fra syn bliver modregnet på almindelige vedligeholdelse. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt 2.944.604 kr. som dækkes af de opsparede midler I har. Særlige aktiviteter Drift af fællesvaskeri - Der har været indkøbt mindre sæbe end budgetteret. Diverse udgifter Der er brugt 23.700 kr. af afdelingsbestyrelsen til bl.a. beboerarrangementer. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser. Der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Ekstraordinære udgifter Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder mv. udgør 437.871 kr. Afskrivning på forbedringsarbejde Da man tidligere havde en forventning om, at man ville få et lån i landsbyggefonden, budgetterede man også med et lån fra dispositionsfonden, men da man ikke fik lånet i landsbyggefonden, må man heller ikke låne i dispositionsfonden, der er derfor ingen udgift på denne post. Lån til renovering er endnu ikke hjemtaget, og derfor er afdrag ikke påbegyndt. Tab ved fraflytninger Udgift til tab ved fraflytning 176.569 kr. er dækket af tidligere henlæggelser og dispositionsfonden. Side 3 af 7
Årets overskud Årets overskud 427.300 kr. overføres til opsamlet resultat. Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Der har været en lejeindtægt på 3.250 kr. Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. I år har der været en positiv forrentning. Der var budgetteret med en forrentning på 0,5 %, men renten udgjorde 1,45%. Andre ordinære indtægter Indtægt fra fællesvaskeriet. Ekstraordinære indtægter Driftssikring /driftsstøtte Kollegiet har i året modtaget driftsstøtte på 474.502 kr. Korrektion vedr. tidligere år Uafhentede deposita, forældet. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2017/18. Arbejderne på almindelig vedligeholdelses kontoen blev gennemgået. Vand Et mindre forbrug i forhold til budgettet på 21 %. Budgettet for indeværende år er sat til 1.200 m 3. Budgettet for 2018/19 ændres til 1.100 m 3. El En besparelse i forhold til budgettet på 14 %. Budgettet for indeværende år er sat til 85.000 kwh. Budgettet for 2018/19 foreslås uændret til 80.000 kwh. Varme Et merforbrug i forhold til budgettet på 20 %. Budgettet for indeværende år er sat 65 MWh. Budgettet for 2018/19 foreslås nedsat til 70 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på 220.000 kr., og der er anvendt i alt 181.601,98 kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning, græsklipning, grønt arbejde, kloak. Side 4 af 7
Udendørs askebægre. Bygning, klimaskærm Reparation af vinduer og facade- døre, tætning af Velux vinduer. Bygning, boliger Reparation og udskiftning af låse, rengør ring efter syn. Maling, fugning i bad. Bygning, fælles indvendig Service på brandmateriel, inventar fællesrum, kaffemaskine og pengeskab til bestyrelsesrum. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer og maskiner. Indkøb af elartikler, vand- og afløbsinstallationer, blandingsbatterier. Ventilation. Materiel Service plæneklipper, redskaber og værktøj. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for 6.749.000 kr. (3.785.533 kr). Der blev anvendt 2.944.604 kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Omfangsdræn og pumpebrønd Rampe og fjernelse af sten mod jernbane. Asfaltbelægning ved gavl. Bygning, klimaskærm Tagrender og nedløbsrør Nye vinduer og facadedøre Rådgiverhonorar for vinduesprojekt Termografering af ydervægge Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve. Maler rep. af facader. Toilet, køleskabe, komfur, blandingsbatterier. Fuger i baderum. 22 vinduesplader. Bygning, fælles indvendig Brandsikring af bygninger (krav fra myndigheder). Sagsbehandling Århus Kommune (3.216 kr). Bygning, tekniske anlæg/installationer Renovering af ventilationsanlæg 100 emhætter skiftet 6 brusearmaturer. 2 komfurer er skiftet 7 køleskabe og 1 køle/fryseskab Side 2 af 7
Materiel Slibemaskine Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2017/18 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 225.000 kr. Pr. 26.10. er der brugt 35.587,58 kr. Der har været indtægter ved syn på 120.463 kr. Der er åbne rekvisitioner på 7.800 kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen under punktet Råbalance. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt 1.039.000 kr. Der er pr. 06.10. brugt 16.064 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Der er åbne rekvisitioner for 232.500 kr. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Ingen arbejder Bygning, klimaskærm Nyt tag på cykelskur og maling af træværk Rådgiverhonorar vinduesudskiftning. Delvis rep. af facadepuds Delvis maling af facader Bygning, boliger Overfladebehandling af gulve. Bygning, fælles indvendig Maling af fællesarealer, gangarealer. Maling af vaskeri og tørrerum. Diverse AV udstyr. Bygning, tekniske anlæg/installationer Ventil udskiftet Løbende udskiftning af vandmålere Materiel Ingen planlagte opgaver. Oplysninger Toilet der løber, varmemester skal have besked. Ellers stort vandspild. Vaskeri Alle har fået info om at montering af nye vaskemaskiner og tørretumblere starter den 6. november og er Side 6 af 7
færdig den 9. november. Kl. 16 den 9. november der fælles instruktion i brug af de nye maskiner. Det gamle vaskekort skal afleveres i varmemesterens postkasse. Ad 6. Nyinvesteringer 2018/19 Øvrige nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar 2017. Cykelskur - Større dør ind til cykelskur i højre side, så fodboldmål kan sættes ind i cykelskuret. Bestyrelsen har ansøgt om lov til indkøb af fitnessudstyr for ca. 165.000 kr. Men grundet kollegiets dårlige økonomi, kan det ikke godkendes. Derfor opfordres bestyrelsen til at søge fonde eller måske at kunne overtage brugt udstyr fra Fitness World eller lignende firma. Ad 7. Orientering fra Kollegiekontoret Intet. Ad 8. Evt. Plantekummer ud for nr. N, skal enten forhøjes eller sløjfes. Finn følger op. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 12. november 2017. Formanden sender referat af afdelingsmødet med beboerne til Kollegiekontoret samt giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætning. Referatet skal endvidere lægges på kollegiets hjemmeside bestyrelsen kan sende det til Kollegiekontoret, så sørger vi for det. Referatet skal bl.a. indeholde godkendelse af regnskab. Mødet sluttede kl. 9.10 Referent: Gert A. Ejlertsen / Helle Olesen Referat sendt den 9.11.17/jb Side 7 af 7