A/B Gudenå Dagsorden udsendt den 28. februar Referat udsendt den 20. marts Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde Torsdag den 8. marts kl. 20.45 Mødested: Restaurant Tronborg, Grenåvej 2, 8960 Randers SØ Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 1
Mødedeltagere Bestyrelsen: Knud Spangsø (formand) (KS) Lone Jakobsen (LJ) Lillian Strangholt (LS) Lars Karlson (LK) Ingrid Birkeskov (IB) Administrationen: Kenneth T. Hansen (KTH) Inge Bahn (referent) (IBA) Dagsorden Side 298. Godkendelse af dagsorden... 3 299. Bestyrelsesforhold... 3 300. Bestyrelseshonorar og godtgørelser... 4 301. Boligorganisationens eksterne interessenter... 6 302. Mødekalender... 6 303. Eventuelt... 7 Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 2
298. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 299. Bestyrelsesforhold Bestyrelsen for A/B Gudenå så indtil repræsentantskabsmødet den 8. marts således ud: Bestyrelsesmedlem Valgt af Valgt indtil Knud Spangsø (formand) repræsentantskabet marts Lone Jakobsen (næstformand) repræsentantskabet marts Lillian Strangholt repræsentantskabet marts Lars Karlson repræsentantskabet marts 2019 Ingrid Birkeskov repræsentantskabet marts 2019 Boligorganisationens administrator er RandersBolig. Næstformand Som en del af konstitueringen skal bestyrelsen vælge en næstformand blandt sine medlemmer. Byggeudvalg Bestyrelsen har mulighed for at konstituere et byggeudvalg til varetagelse af bestyrelsens interesser i forbindelse med større byggesager i boligorganisationen. På det konstituerende møde i 2017 blev KS, LJ og LS valgt til byggeudvalget. Habilitetserklæring Eventuelt ny-indtrådte bestyrelsesmedlemmer anbefales at udfylde en habilitetserklæring, der medbringes på mødet af administrationen. Det indstilles, at: Bestyrelsen konstituerer sig med en næstformand Bestyrelsen konstituerer sig med et byggeudvalg Eventuelt ny-indtrådte bestyrelsesmedlemmer udfylder en habilitetserklæring På det forudgående repræsentantskabsmøde blev KS genvalgt som formand samt LJ og LS genvalgt til organisationsbestyrelsen alle for to år. Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 3
Bestyrelsen konstituerede sig med genvalg af LJ som næstformand, uden modkandidater. Til byggeudvalget genvalgte bestyrelsen KS, LJ og LS, uden modkandidater. 300. Bestyrelseshonorar og godtgørelser Det er muligt for organisationsbestyrelsens medlemmer at få udbetalt godtgørelse og honorar i forbindelse med deres bestyrelsesarbejde. Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr. 1307 af 15. december 2009 med senere ændringer. Det fremgår heraf, at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen i et regnskabsår ikke må overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Beløbene kan dog hvert år reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede lønindeks for den private sektor. Ved regulering i overensstemmelse hermed udgør beløbene henholdsvis 79,62 kr. og 47,76 kr. Bestyrelseshonorar i A/B Gudenå pr. 1. marts Antal lejemål 1010 satser Pris for de første 100 lejemål kr. 79,62 7.962,00 Pris for de øvrige lejemål kr. 47,76 43.461,60 I alt 51.423.60 Bestyrelsesvederlag Pr. år 51.423,60 Pr. kvartal 12.855,90 Hvis organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke modtager honorar for bestyrelsesarbejdet, er det muligt at modtage en skattefri godtgørelse for bestemte udgifter indtil en fastsat bagatelgrænse på flg.: 1.400 kr. for udgifter til kontorhold 2.300 kr. for udgifter til telefon 3.700 kr. i alt Overskrides de ovenfor nævnte beløb er godtgørelsen skattepligtig. Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 4
Herudover kan der godtgøres udgifter til transport i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordeling 2017- Fordelingen af honorar og godtgørelse for 2017- blandt bestyrelsens medlemmer er besluttet som flg.: Titel Navn Fordeling Formand Næstfmd. Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars Karlson Ingrid Birkeskov Jun. 2017 Sep. 2017 Dec. 2017 Mar. 30.343 7.586 7.586 7.586 7.586 20.229 5.057 5.057 5.057 5.057 Formanden får udbetalt 60% af det samlede honorar, som bestyrelsen i A/B Gudenå har til rådighed, og han har herudover ipad samt fri telefon, der er betalt af boligorganisationen. Næstformanden får udbetalt 40% af det samlede honorar, og hun har herudover ipad. De resterende bestyrelsesmedlemmer får udbetalt godtgørelse til telefon og kontorholdsudgifter. Derudover har Lillian Strangholt og Lars Karlson fået udleveret ipads i 2017. Fordelingen af bestyrelseshonorar og godtgørelser blev principbesluttet i organisationsbestyrelsen i maj 2014. Fordeling -2019 Nedenstående forudsætter genvalg til KS, LJ og LS; Titel Navn Fordeling Formand Næstfmd. Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars Karlson Ingrid Birkeskov Jun. Sep. Dec. Mar. 2019 30.854 7.714 7.714 7.714 7.714 20.569 5.142 5.142 5.142 5.142 Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 5
Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og tager stilling til fordelingen af honorar og godtgørelse for -2019. Det noteres, at også Ingrid Birkeskov har fået udleveret ipad i 2017. Punkt vedr. nedskrivning af ipads m.v. tages med på dagsordenen til næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen besluttede, at fordeling af honorar og godtgørelse for -2019 fortsætter uændret. 301. Boligorganisationens eksterne interessenter Af vedlagte bilag fremgår de nuværende interessenter i de enkelte afdelinger i A/B Gudenå. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag vedlagt Interessenter marts Orienteringen blev taget til efterretning. 302. Mødekalender Bestyrelsesmøder og 2019 Torsdag den 26. april Bestyrelsesmøde kl. 15.30 Torsdag den 30. august Bestyrelsesmøde kl. 15.30 Torsdag den 6. december Bestyrelsesmøde kl. 15.30 Afholdes i Langå Afdelingsmøder Afdelingsmøderne i A/B Gudenå afholdes i år i perioden 12. marts til 25. april, jf. nedenstående oversigt. Dato Tid Afdeling Lokale Deltager fra org.bestyrelsen 12.03.18 18.00 Ny afd. 6 Marsvej 1 Alle 13.03.18 19.00 18 Centrumgården KS / LJ / IB 14.03.18 19.00 14 Fælleslokalet Falkevej LS / LK 15.03.18 19.00 9 Marsvej 1 KS / LJ / IB 19.03.18 19.00 15 Fælleshuset Møllevej 85 KS / IB Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 6
20.03.18 19.00 Ny afd. 1 Marsvej 1 KS / LJ / IB 21.03.18 19.00 13 Festsalen Fabersvej 40 LS / LK 22.03.18 15.00 16 Fælleslokalet Grenåvej 12 KS / LS 17.04.18 19.00 7 Festsalen R. Hougårds Vej 27A LS / LK / IB 18.04.18 18.30 22 Centrumgården LJ / LK / IB 19.04.18 19.00 11 Festsalen Lodsejervej 9 LS / LK 23.04.18 19.00 12 Fælleshuset på Møllevej 85? LS / IB 24.04.18 19.00 21 Centrumgården KS / LJ / IB 25.04.18 18.30 17 Centrumgården KS / LJ / LS / LK 25.04.18 18.30 20 Centrumgården KS / LJ / LS / LK Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender mødekalenderen. Mødekalenderen blev godkendt, dog kan KS ikke deltage i afdelingsmødet i afd. 9 den 15. marts. 303. Eventuelt Referat IBA orienterede om den samtykkeerklæring, som bestyrelsen jf. persondataforordningen skal give i forbindelse med offentliggørelse af personoplysninger på hjemmesiden og/eller til internt brug i RandersBolig. Samtykkeerklæring blev udfyldt og underskrevet. Referat fra konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde i A/B Gudenå den 08.03.18 side 7