Introduktionsseminar Randers d. 23/10-2018 og Rudersdal d. 31/10-2018
Agenda Velkomst Præsentationsrunde Introduktion til løsningen Demonstration af løsningen Anvendelses muligheder Tilslutning Spørgerunde
Deltagende kommuner d. 23/10-18 Esbjerg Favrskov Frederikshavn Holstebro Ikast-Brande Jammerbugt Norddjurs Randers Ringkøbing-Skjern Silkeborg Skanderborg Syddjurs Thisted Vejle Viborg
Deltagende kommuner d. 31/10-18 Allerød Ballerup Egedal Fredensborg Frederiksberg Helsingør Hillerød Hvidovre Næstved Roskilde Rudersdal Skive Slagelse Sorø Tårnby
Introduktion til OS2autoproces
Tankerne bag løsningen Formålet med OS2autoproces er at synliggøre, dele viden og erfaringer om og kvalificere de processer og arbejdsgange, som har et højt potentiale i at blive automatiseret i og mellem kommunerne.
Hvorfor er vi startet?
Behovet for overblik Tværkommunal løsning
Udviklingen af løsningens version 1.0 41 kommuner deltog i fundingen af OS2autoproces: Ballerup, Brøndby, Brøndslev, Esbjerg, Favrskov, Faxe, Fredensborg, Fredericia, Frederiksberg, Frederikshavn, Furesø, Guldborgsund, Hedensted, Helsingør, Herning, Hillerød, Holstebro, Horsens, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ikast-Brande, Kolding, Langeland, Norddjurs, Nordfyns, Næstved, Randers, Rebild, Ringkøbing-Skjern, Rudersdal, Silkeborg, Skanderborg, Skive, Slagelse, Sorø, Syddjurs, Sønderborg, Thisted, Tårnby, Vejle og Aalborg. Leverandører: Digital Identity IT Minds /et.al
Styregruppen Ø Ø Ø Ø Ø Lars Sønderby, Økonomidirektør, Randers Signe Bockhahn Bjerregaard, Områdechef Borgerservice og Digitalisering, Rudersdal Peter Christensen, Områdeleder for Digitalisering, Helsingør Anders Kollin, Digitaliseringschef, Skanderborg Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder for Digitalisering, Syddjurs Ø Rasmus Frey, Sekretariatschef for OS2 (observatør) Ø Søren Frederik Bregenov, Chefkonsulent, KL (observatør) Ø Mikkel Ebbesen, Chefkonsulent, KOMBIT (observatør)
Koordinationsgruppen Ø Ø Ø Ø Ø Ø Thomas Overgaard Nielsen, Horsens Jens Brændgaard Poulsen, Rudersdal Johan Berlin Christophersen, Helsingør Heidi Egeberg Johansen, Randers Line Lynggaard Sørensen, Syddjurs Pernille Elisabeth Lund, Skanderborg
Funktioner Indberetning af processer med automatiserings potentiale Løbende registrering, behandling og opfølgning på processer Mulighed for deling af indberettede processer internt i egen kommune, samt med andre kommuner Redigering og opmærkning via en brugergrænseflade, der tilpasser sig processens livscyklus Avanceret søge og filtreringsmuligheder Dialog omkring indberettede processer Træk på fælles kommunale registre som KITOS og KLE Håndtering af bilag Følg interessante processer (favoritter) Adviser
Roller og rettigheder Bruger (standard rettighed) ü ü ü ü Læse/skrive adgang til egne indberetninger Læse/skrive adgang til processer man er tilknyttet Læse adgang til alle kommunens processer der har synligheden kommunal Læse adgang til andre kommuners processer der har synligheden tværkommunal Lokal superbruger ü Læse/skrive adgang til alle processer der er indberettet af brugere i egen afdeling Global superbruger ü Læse/skrive adgang til alle processer der er indberettet af brugere i hele kommunen Forside redaktør/administrator af teknologier varetager koordinationsgruppen
Demo af OS2autoproces
Hvordan får vi delt de gode processer med hinanden?
Anbefalinger Udfyld væsentlige felter i løsningen Skriv uddybende Undgå forkortelser og interne formuleringer Processer i alle faser kan have værdi at dele Del både gode og dårlige erfaringer Tilknyt systemer og teknologier Bilag (procestegninger, arbejdsgangsbeskrivelser mv.) OBS: Ingen personfølsomme oplysninger i løsningen Gode beskrivelser gør det nemmere for andre at finde den rette information et sted fra start af
Løsningens anvendelsesmuligheder
Hvordan gør Randers
Hvordan gør Rudersdal
Hvordan gør Helsingør
Hvordan gør Syddjurs? Programmet 100 Digitale Assistenter Hvad er en digital assistent? Automatisere en proces (eller en del af den) En digital hjælper der bistår medarbejdere i deres arbejde Erstatte et stykke menneskeligt arbejde, der ikke kræver intelligens Assistere med beslutningsstøtte til medarbejdere og ledere Eksempler på digitale assistenter: Elektronisk sags- og dokument validering (ESDV), Digitale Bevillingsark, Ydelsesberegneren, Digitale guides til call-centeret, autojournalisering, RPA robot, automatisk post distribution, kalenderløsninger, digitale formularer mv.
OS2autoproces Workshop m. fagområde Ideer Daglig idegenerering Prioritering Projektstatus Overblik for leder Prioritering af ideer Driftsstatus Foranalyse Specifikation Udvikling Afventer, Afvist, Mislukket Implementering Drift
Opsummering på Syddjurs metode 1. Tilgængelig for alle medarbejdere via skrivebordet 2. Et samlet overblik over automatiserede processer og løsninger 3. Leder/styregruppe kan følge den enkle proces 4. Ekstra rettigheder er tildelt omkring vores digitale assistent projektteam 5. Interne noter bruges til status og styregruppebeslutninger mv. ift. projektarbejdet
Spørgsmål?
Tilslutning til OS2autoproces
Kommuner der allerede er tilsluttet Aalborg Brønderslev Esbjerg Favrskov Frederiksberg Guldborgsund Hedensted Helsingør Herning Hillerød Horsens Hvidovre Ikast-Brande Kolding Norddjurs Næstved Randers Rebild Ringkøbing-Skjern Rudersdal Silkeborg Skanderborg Syddjurs Thisted Vordingborg I alt 25 kommuner
Tilslutning Hvordan tilslutter i jer? Vederlag og tilslutning Kommunens opgave i forbindelse med tilslutning
Vederlag og tilslutning Tilslutningsafgift: 8.000 kr. (engangsbeløb) Årligt vederlag: 15.000 kr. (årligt beløb) Årlig vederlag går til: Drift, support, vedligeholdelse og videreudvikling
Kommunens opgave ved tilslutning 1) Kommunen skal være tilsluttet adgangsstyring hos KOMBIT 2) Kommunen skal have indlæst sine organisationsdata i OS2autoproces
Opgave 1) Adgangsstyring Oprette relevante jobfunktionsroller til OS2autoproces i KOMBITs administrationsmodul Tildele udvidet jobfunktionsroller til relevante medarbejdere (kun superbrugere) i eget lokale system. Vejledning findes på www.os2.eu
Opgave 2) Organisationsdata Vælg én af følgende: Model 1) Organisationsdata hentes fra KOMBIT s støttesystemer forudsætter at kommunen har en kørende integration til støttesystemet Organisation Model 2) Udvikle lokal integration fra eget organisationssystem Model 3) Anvende standard-integration der følger med OS2autoproces
Videreudvikling Der er altid plads til videreudvikling af løsningen Ønsker sendes til koordinationsgruppen eller direkte til driftsleverandøren. Løbende vil der blive prioriteret mellem ønskerne. Overblik i projektets Jira
Kontaktoplysninger Line Lynggaard Sørensen (tovholder) lils@syddjurs.dk OS2Sekretatriatet for tilslutning os2@os2.eu Find mere information på www.os2.eu/produkt/os2autoproces
Tak for i dag!