Domea Aabybro Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, mandag den 12. marts 2012 kl. 18.00, på Hotel Søparken, Søparken 1, 9440 Aabybro. Dagsorden: Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 4 4 Godkendelse af revisionsberetning... 4 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 4 6 Behandling af indkomne forslag... 4 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder:... 4 7.1 Valg af 2 medlemmer med personlig suppleant for 2 år.... 4 7.2 Valg af formand 2 år.... 5 8 Valg af revisor... 5 9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab 2013... 6 10 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds... 6 11 Kompetencedelegation... 7 12 Sammenlægning af afdeling 58-08 og 58-27... 7 13 Eventuelt... 7 I mødet deltog fra repræsentantskabet: Anni Thomsen, formand repræsentantskabet/org.best/afd.58-08 Inge Pedersen, næstfmd repræsentantskabet/org.best/kommunen Jesper Hasemann org.best/afd. 58-01 Wioleta Antonsen afd. 58-01 Else Nielsen afd. 58-02 Benthe Mariager Nielsen afd. 58-02 Else Jensen afd. 58-02 Henrik Nielsen afd. 58-08 Mette Floor-Holme org.best/afd. 58-08 Hanne Winther afd. 58-08 Hans Meulengracht afd. 58-11 Birthe Nielsen afd. 58-11 Allan Jensen afd. 58-25 Ib Nellemann org.best/kommunen Øvrige deltagere: Fra Domea, regionschef Pia Hesselvig. Ejendomsmester Christian Christensen. Gæster: Søren Nygaard og Michael Ammitzbøll. Side 1 af 8
Formand, Anni Thomsen, bød velkommen til mødet og præsenterede Christian, der er ny ejendomsmester i Aabybro. Hun bød ligeledes også velkommen til Søren Nygaard og Michael Ammitzbøll. Mødet startede med spisning, og efterfølgende afholdtes et tema om energirenoveringer, med deltagelse af en konsulent fra ESKO, Søren Nygaard og en energikonsulent fra Energi og Miljø, Michael Thyrri Ammitzbøll. Michael og Søren fortalte om forventet udvikling i energiforbruget, og det deraf følgende behov for energirenoveringer. Yderligere oplysninger findes på: Energiamba.dk (oplysninger om det nye selskab, Energi og Miljø, som Domea har stiftet sammen med 3 andre boligselskaber) Klimaspillet.dk (Domeas klimaspil) Søren Nygaard: sn@afoe.dk 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Christian Christensen blev valgt som dirigent og stemmeudvalg blev Christian og Pia Hesselvig. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Anni Thomsen. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens beretning. Referat: Formand Anni Thomsen aflagde følgende beretning: Velkommen til vores årlige repræsentantskabsmøde. Der er udsendt en dagsorden med tilhørende regnskab og budget. Velkommen til vores nye repræsentanter og til vores nye ejendomsmester, som mange sikkert har hilst på. Siden sidste møde er ejendomsfunktionærerne samt administrationen nu flyttet i nye lokaler i Østergade, et rigtigt dejligt sted for vores ansatte. Side 2 af 8
På sidste møde fortalte jeg, at vi havde fået 40.000 kr. til indkøb af kunst til vores nye velfærdsbygning, og det er nu sat op med spot på. Der er ligeledes indkøbt en flagstang med Domea flag, den knækkede desværre i stormen men der er nu sat en ny op. Vi er i gang med et stort renoveringsprojekt både på Løvsangervej, Revlingestien og Sneppevej. På Løvsangervej skal der udskiftes badeværelser, køkkener, skure og udearealerne skal renoveres. Der er forventet byggestart først i marts måned. På Revlingestien og Sneppevej renoveres udelukkende badeværelser, og dette arbejde forventes igangsat umiddelbart efter sommerferien. Det er vigtigt, at henlæggelserne hvert år tilpasse, således at de ønsker der opstår hen ad vejen kan opfyldes, så vi undgår de helt vilde huslejestigninger. Det ses da også, at der for de forskellige afdelinger er grønt lys, da henlæggelserne er acceptable, og at afdelingens fysiske, sociale og økonomiske tilstand er generelt god, men man ser jo gerne, at de udgør 35.000 kr. pr. bolig. Vores næste projekt er opførelse af passiv-husene på Enebærvej. Vi havde 1. spadestik den 7. oktober 2011, og det forventes, at der er indflytning i sommeren 2012. Der afholdes rejsegilde den 18. april 2012, og da dette byggeri er enestående i forhold til andet byggeri, regner jeg med at vi kan få det i nyhederne, lokalaviserne og i Nordjyske, da det også vil være en god måde at få brande navnet Domea på. Jeg har tegninger med, så de af jer der er interesserede kan kigge dem, efter mødet. Vi er også i gang med at se på skilte, som skal opsættes i alle afdelingerne, så man kan se hvilket boligselskab og afdeling det er. Det er også en måde at få Domea mere kendt på, og det er vigtigt. Så er de nye hjemmesider oppe at køre. Vi fik taget billeder, som blev lagt ind, og Jesper Hasemann, som er vores web-redaktør, har også selv taget billeder og lagt ind, bl.a. af det nye byggeri. Vi så alle Aage og Nora i Domea magasinet, det var nogle dejlige billeder der var taget og en fod tekst. Det viser jo, hvor hyggeligt man kan have det i en lejebolig, og så passer det til sloganet lejet men helt dit ejet. Vi kan glæde os over, at vi ikke er tynget af den store tomgang i afdelingerne. Det går rigtig godt med at få boligerne lejet ud. Else gjorde opmærksom på, at der er flere steder med renovering og udskiftning af bad. Beretningen blev godkendt. Side 3 af 8
3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 1.10.2010 30.9.2011 var fremsendt inden mødet. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Pia fremlagde hovedtrækkende i regnskabet, som blev godkendt som indstillet. 4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Pia fremlagde konklusionerne i revisionsberetningen, som blev godkendt som indstillet. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Pia fremlagde budgettet, og orienterede om at mødeudgiftskontoen formentlig også ville blive overskredet de næste to år, men at det ville have konsekvenser for alle afdelingsbudgetterne, hvis det skulle rettes på nuværende tidspunkt. Budgettet blev godkendt som indstillet. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til: Formanden Anni Thomsen, Enebærvej 78, 9440 Aabybro. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Der var ikke modtaget nogen forslag til behandling. 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: 7.1 Valg af 2 medlemmer med personlig suppleant for 2 år. Anni Thomsen og Mette Floor-Holme er på valg. Side 4 af 8
Referat: Anni Thomsen, Mette Floor-Holme og Hanne Winther stillede op, så der var skriftlig afstemning. Anni og Hanne blev valgt for en 2. årig periode. Allan Jensen blev valgt som suppleant for Anni, Benthe Mariager Nielsen blev valgt som suppleant for Hanne Winther og Wioleta Antonsen blev valgt som suppleant for Jesper Hasemann. Anni takkede Mette for hendes engagerede indsats i bestyrelsen. 7.2 Valg af formand 2 år. Anni Thomsen er på valg. Referat: Der var genvalg til Anni Thomsen. Anni takkede for valget. Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. 3 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Jammerbugt Kommune. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Formand: Anni Thomsen valgt af repræsentantskabet til 2014 Suppleant: Allan Jensen Næstfmd: Inge Pedersen valgt af repræs/kommunen til 2013 Suppleant: Karl Schrøder (valgt af kommunen til 31.12.13) Medlem: Jesper Hasemann valgt af repræsentantskabet til 2013 Suppleant: Wioleta Antonsen Medlem: Hanne Winther valgt af repræsentantskabet til 2014 Suppleant: Benthe Mariager Nielsen Medlem: Ib Nellemann valgt af repræs/kommunen til 2013 Suppleant: Lars Holt Med Domea som forretningsfører. 8 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2010 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Side 5 af 8
Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: Godkendt som indstillet. 9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab 2013 De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Domea Aabybro kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Inge Pedersen, Jesper Hasemann og Allan Jensen er p.t. udpeget for 2012. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 3 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat: Der var genvalg til Inge Pedersen, Jesper Hasemann og Allan Jensen. 10 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Domea Aabybro kan vælge op til 2 delegerede for 1 år. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælger de delegerede. P.t. er Inge Pedersen og Jesper Hasemann valgt. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at vælge de delegerede. Referat: Der var genvalg til Inge Pedersen og Jesper Hasemann. Side 6 af 8
11 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende eventuel tinglysning m.v. bekræftes, at repræsentantskabet i henhold til vedtægternes 5 stk. 5, har truffet beslutning om at delegere kompetencen til organisationsbestyrelsen, for så vidt angår: Godkendelse af afdelingernes regnskab og beslutning om følgende forhold vedrørende afdelingerne: 1. Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2. Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 3. Grundkøb. 4. Iværksættelse af nyt byggeri. 5. Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger, jf. 18, stk. 2. 6. Nedlæggelse af en afdeling. Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne 5 stk. 7. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter kompetencedelegationen. Referat: Godkendt som indstillet. Kompetencedelegationen blev bekræftet. 12 Sammenlægning af afdeling 58-08 og 58-27 Det skal besluttes om afdeling 58-08 og ny afdeling 58-27 skal sammenlægges til en afdeling. Punktet har ligeledes været på dagsordenen og godkendt på ordinært afdelingsmøde i afdeling 58-08 den 31. januar 2012. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender sammenlægning af afdeling 58-08 og 58-27. Referat: Sammenlægningen blev godkendt som indstillet. Der var spørgsmål til eventuel dækning ved lejetab. Lejetab i afdelinger dækkes af selskabets dispositionsfond. 13 Eventuelt Referat: Jesper efterlyste deltagelse fra organisationsbestyrelsen på afdelingsmøderne. Det er et fint signal overfor beboerne, hvis flest mulige fra bestyrelsen deltager, og det kan være med til at sikre, at der vælges en afdelingsbestyrelse alle steder. Jesper orienterede om, at vi har mulighed for at lægge billeder ind på vores nye hjemmeside. Det kunne derfor være dejligt, hvis nogen vil stille deres lejlighed til rådighed for fotografering, så vi ikke kun har billeder udefra. Interesserede kan henvende sig til Jesper. Anni tilføjede, at Jesper er en meget dygtig fotograf, og at vi derfor er heldige at kunne trække på ham. Side 7 af 8
Anni og Jesper opfordrede alle til at gå ind på selskabets hjemmeside. Alle bestyrelsesmedlemmer kan få adgangskode til egen hjemmeside ved henvendelse til Jane Frandsen på Domea-kontoret i Hjørring. Jesper takkede de afgåede bestyrelsesmedlemmer i afdeling 58-11 for deres store indsats. Afdeling 58-11 har desværre p.t. ikke en afdelingsbestyrelse, så denne opgave varetages af organisationsbestyrelsen. Domea Boligcenter Hjørring, den 16. marts 2012 Jane Frandsen/Pia Hesselvig Side 8 af 8