Værtsaftale / Sponsoraftale ECCO Tour 2016-2017 Der indgås hermed aftale, om afholdelse af en afdeling på ECCO Tour i 2016 og 2017 mellem: Som promotor: Som Sponsor Som Sponsor: GolfPromote ApS og Brundtland Golfcenter og Enjoy Resorts Rømø Att. Flemming Astrup Att. Thomas Marxen Att. Lars Grambo Glarmestervej 7 Brundtland Allé 3 Vestergade 31, Havneby 6800 Varde 6520 Toftlund 6792 Rømø Brundtland Golfcenter & Enjoy Resorts Rømø bliver fremover benævnt Værter(ne). Turnerings titel: Titlen på turneringen er aftalt til: Kitchen Joy Championship presented by Visit Tønder Spillested: 2016 - Brundtland Golfcenter 2017 - Enjoy Resorts Rømø Spilletidspunkt: 2016 - Uge 18 mandag til fredag 2.-6. maj 2017 - Uge 18 mandag til fredag 1.-5. maj Forslag til spillesteder og tidspunkt ved 4 årig aftale: 2016 - Uge 18 mandag til fredag Brundtland Golfcenter 2017 - Uge 18 mandag, onsdag og fredag på Rømø Golf Links 2017 Uge 18, tirsdag, torsdag på Brundtland Golfcenter 2018 - Uge 18 mandag, onsdag og fredag på Brundtland Golfcenter 2018 Uge 18, tirsdag, torsdag på Rømø Golf Links 2019 - Uge 18 mandag, onsdag og fredag på Rømø Golf Links 2019 Uge 18, tirsdag, torsdag på Brundtland Golfcenter Værtsklubberne & Golf Promote bringer derved begge Golf anlæg i spil fra 2017 i arbejdet med at etablere en større begivenhed. Dette hvis det lykkedes at få hævet sponsoratet med 150.000,-kr. Ellers fortsætter ECCO Touren skiftevis år for år som hidtil på Brundtland Golfcenter og Enjoy Resorts Rømø (Rømø Golf Links). Program for turneringen: Mandag - fredag efter følgende program:
Mandag Pro-Ams 08:00 (option) og 13:30 o Morgenmad fra 06:30, frokost fra 11:30/13:30, Dinner 18:30 Tirsdag Pro-Ams 08:00 og 13:30 o Morgenmad fra 06:30, frokost fra 11:30/13:30, Dinner 18:30 Onsdag 1. runde proturnering o Start fra 1. og 10. teested kl. 07:30 og igen fra 12:30 Torsdag 2. runde proturnering o Start fra 1. og 10. teested kl. 07:30 og igen fra 12:30 Fredag 3. runde proturnering o Start fra 1. og 10. teested kl. 07:30 Lukning af bane- og træningsfaciliteter: Værterne er indforstået med at banen såvel som et større afsnit af træningsfacilliterne er lukket i ovenstående periode Et mindre område på driving range kan dedikeres til lokal pro På finaledagen kan det forventes at banen kan åbnes for alm. spil ca. kl. 13:30 I forhold til aftalen har Værterne flg. grundlæggende forpligtelser: Der påligger ikke Værterne administrative forpligtelser ifm. turneringen Stille bane og træningsfaciliteter til rådighed for ECCO Touren uden beregning i ovennævnte periode Værterne sørger for evt. tilladelser hos myndigheder, til midlertidig opsætning af ca. 120 reklameskilte på bane Acceptere brug af ECCO Tourens hulflag Være indstillet på at sætte banen op efter de kriterier, der aftales mellem Værterne, ECCO Touren, samt lokal greenkeeper Sørge for fri adgang til Internet Være indforstået med at GolfPromote kan uddele sponseret drikke- og madvarer på banen Stille trolleys til rådighed uden beregning Sørge for reservation af central plads til Tour busser (2stk.) Sørge for strøm til Tour busserne (2x16 ampere) Buggies til rådighed for evt. TV Stille overnatning for 6 personer i enkeltværelse til rådighed under turneringen til GolfPromote ansatte. Ankomst vil være 1 dag før den først Pro-Am Værterne har ret til at anvende Ecco Tour Logo i fbm markedsføring i hele aftaleperioden Værterne har ønske om at benytte lejligheden til at promovere lokale produkter m.v. og har derfor ret til opstilling af telte m.v. i forbindelse med turneringen samt servering på banen, der ikke kolliderer med Ecco Tourens øvrige sponsorer dette både før, under og efter turneringen Frivillige: Værterne forpligter sig til at stille med ca. 8-10 hjælpere pr. dag primært forecaddies og rapportering (livescoring) samt hjælp til op og nedsætning af TV-skilte Det præcise antal aftales separat kontaktperson hos GolfPromote er Brian Vester
Værterne forestår bespisning GolfPromote uddeler op til 40 stk. tour-beklædning (polo/windbreaker) til aflønning af de frivillige. I forhold til aftalen har GolfPromote flg. forpligtelser: Sikring af præmiesum til de professionelle Præmier til amatørerne i Pro-Ams Omtale af turneringen hos mediapartner før, under og efter turneringen Teested skilte og teesteds markeringer (hvid tee) Gennemgang af bane med lokal greenkeeper, samt forslag til opsætning af bane Pin placeringer udarbejdes i samarbejde med greenkeeper Lokale regler. De eksisterende revideres og nye udarbejdes og trykkes Samtlige banemarkeringer tjekkes Opmåling og markering af fairway-green afstande Instruktion af forecaddies og frivillige Fremstilling af baneguide Medbringer 35 trolleys som support til den lokale proshop GolfPromote forestår al opstilling og nedtagning af skilte, telte mv. og forpligter sig til, at alle effekter er fjernet senest 1 dag efter turneringen er færdigspillet. Tour busser fjernes dog tidligst første hverdag efter turneringen, og senest 3 hverdage efter turneringen Pro-Am hold: Værterne har i aftalen ret til salg af 15 Pro-Am hold o Fordelingen af de 15 Pro-Am hold aftales indbyrdes mellem Værterne Værterne modtager samtlige indtægter fra salg i forbindelse med disse hold, ligesom Værterne selv forestår forplejningen af disse Pro-Am hold GolfPromote forestår afviklingen af matchen på samme niveau som de øvrige Pro-Ams GolfPromote forestår ligeledes amatør præmier til en samlet værdi af min. 50.000 kr. Food & Beverage: Værterne forpligter sig til at sikre en aftale med den lokale klubrestaurant, således at denne leverer flg. forplejning: o Pro-Am morgenflights: o Morgenbuffet og frokost samt kaffe og sandwich/suppe eller lign til baneforplejning o Pro-Am eftermiddagsflights: o Frokostbuffet og dinner samt kaffe og sandwich/suppe eller lign til baneforplejning GolfPromote betaler kr. 1.500,- inkl. moms for ovennævnte forplejning pr. pro-am hold (4 pers.) til restauranten inkl. drikkevarer (kun øl/vand, evt. vin er for gæsternes egen regning) Tidspunkter for levering og præcist indhold af forplejning aftales på et separat møde mellem GolfPromote og restaurant. Kontaktperson hos GolfPromote er Malene Rossen. Øvrigt: Værterne har ret til opstilling af 4 TV skilte ved turneringen på egen bane Værterne har ret til opstilling af 2 TV skilte ved hver af de øvrige ECCO Tour turneringer
Sponsor er indforstået med, at TV-skilte skal opfylde tourens mål- og materialespecifikationer, samt at tourens skiltesystem skal anvendes. Alu rammer udlånes af Touren uden beregning, PVC skiltedug tilbydes til 2.200,- kr. ekskl. moms pr. skilt. Værterne eksponeres i øvrige forhold som værtsklub på ECCO Tour samt www.eccotour.org Turneringen skal på skrift og i tale eksponeres med Visit Tønder som presenting sponsor (Se bilag A) Turneringslogo til brug i printede og digitale medier skal inkludere Visit Tønder logo (Se bilag A) Tønder Kommune skal årligt bekræfte titlen såfremt der sker ændringer i titlen Økonomi: Som modydelse for denne aftale betaler Værterne kr. 75.000 + moms pr. år som fordeles efter nedenstående model: Betaling d. 1. februar 2016 o Brundtland Golfcenter betaler 50.000,- ekskl. moms o Enjoy Resorts Rømø betaler 25.000,- ekskl. moms Betaling d. 1. februar 2017 o Enjoy Resorts Rømø betaler 50.000,- ekskl. moms o Brundtland Golfcenter betaler 25.000,- ekskl. moms Partnere er enige om at et økonomisk tilskud til turneringen på min. 100.000 kr. + moms pr. år fra Tønder Kommune er afgørende for denne aftale. Et sådant tilskud tilfalder GolfPromote ubeskåret. Der forhandles med Tønder Kommune om en ny 4-årig aftale, hvilket forventes afklaret i november 2015. Såfremt dette falder på plads, indgås 4 årig aftale, der er betinget af fortsat sponsorat fra Ecco (eller anden toursponsor) Ingen af parterne er berettigede til at søge yderligere støtte til turneringen hos Visit Tønder uden forudgående tilladelse fra Tønder Kommune Underskrift: Aftalen er tiltrådt: 12. november 2015 GolfPromote, Flemming Astrup Brundtland Golfcenter, Thomas Marxen Enjoy Resorts Rømø, Lars Grambo
Bilag A: Turneringstitel i skrift og speak: Kitchen Joy Championship presented by Visit Tønder Turneringslogo til print og digital brug: