AFTENSKOLERNE Håndbog Fritidssektionen Thisted Kommune Revideret: 21. januar 2019.
Indholdsfortegnelse 1. FORORD.... 2 2. TILSKUD TIL AFTENSKOLER.... 3 Særlige regler for tilskud.... 3 Tilskud til nye Aftenskoler.... 4 Debatskabende aktiviteter (10 % puljen)... 5 Fleksible tilrettelæggelsesformer (40 % puljen)... 6 Aftenskolernes udviklingspulje.... 6 3. ANVISNING AF LOKALER OG HALLER HERUNDER GEBYR.... 7 Alm. Regler for anvisning af kommunale lokaler og haller.... 7 Booking af lokaler:... 7 4. LOKALETILSKUD TIL AFTENSKOLER.... 8 5. MELLEMKOMMUNAL REFUSION.... 9 6. REGNSKAB OG REVISION.... 10 7. Folkeoplysningsudvalget ( 35 stk. 2 udvalget).... 11 8. TIDSFRISTER.... 12 9. OVERSIGT OVER SKEMAER OG BLANKETTER.... 13 1
1. FORORD. Der er besluttet nye tilskudsregler for aftenskolerne med virkning fra 1. januar 2018, som har betydning for slutafregningen for 2018 og efterfølgende år. Denne udgave af håndbog for aftenskolerne tager højde for de besluttede ændringer. Fra aftenskolernes side har der bl.a. været et ønske om, at der ydes særligt tilskud til undervisning i tyndt befolkede områder, samt differentieret tilskud til undervisning vedr. blandede hold (deltagere med og uden handicaperklæring). Der er brugt en del energi på at udvikle et administrativt værktøj (regneark), som forhåbentlig kan håndtere ændringerne på en overskuelig måde for den enkelte aftenskole. Folkeoplysningsudvalget håber, at det administrative værktøj og nærværende håndbog kan medvirke til en effektiv, nem og præcis administration og afregning af tilskud til aftenskolernes undervisning. Desuden er det Folkeoplysningsudvalgets håb, at en ny udviklingspulje på aftenskoleområdet kan understøtte den fortsatte positive udvikling af området. Fra Folkeoplysningsudvalget skal der lyde en stor tak til aftenskolerne og Aftenskolernes Samråd for deres bidrag og indsats i forbindelse med udviklingen af de nye tilskudsregler for aftenskoleområdet. De nye tilskudsregler vedr. aftenskolerne og udgivelsen af nærværende håndbog skal medvirke til at understøtte den nye overordnede Strategi- og handleplan for det samlede fritidsområde, hvor Aftenskolerne spiller en vigtig rolle. Man kan finde Strategi- og handleplanen for Fritidsområdet på www.thistedfritid.dk Folkeoplysningsudvalget og fritidssektionen står også altid til rådighed hvis der er behov for råd og vejledning. Steffen Kjær Thiesen Formand for Folkeoplysningsudvalget 2
2. TILSKUD TIL AFTENSKOLER. Kommunalbestyrelsen afsætter hvert år en budgetramme, som anvendes til tilskud til aftenskolernes virksomhed. Den samlede beløbsramme ligger således fast uanset aktivitetsniveauet i aftenskolerne, og den enkelte aftenskoles tilskud afhænger af, hvor stor en andel skolens tilskudsberettigede udgifter udgør af alle aftenskolers samlede udgifter. Særlige regler for tilskud. ACONTOUDBETALING AF TILSKUD TIL UNDERVISNING. Forhåndstilsagnet vedr. tilskud til undervisning er afløst af 2 acontoudbetalinger. Aftenskoler som Thisted Kommune ikke udbetaler løn for kan således få udbetalt et acontobeløb svarende 3/4 i januar og 1/4 i september på baggrund af afsluttende tal fra de 2 seneste regnskabsår. TILSKUDSBRØKER (tilskud til lærer/lederløn). 1/3 (0,33) almen undervisning 7/9 (0,78) handicapundervisning 5/7 (0,71) instrumental undervisning HANDICAPUNDERVISNING. Holdbetegnelser: 1. Handicaphold, max 7 deltagere som alle har handicaperklæring. 2. Blandede hold max 5 med handicaperklæring og 9 deltagere i alt. 3. Almene hold ingen begrænsning i antal deltagere. Deltagerne vægter med tilskudsbrøkerne 1/3 (almen), 7/9 (handicap) og 5/7 (instrumental) TYNDT BEFOLKEDE OMRÅDER. For at fremme aktivitetsniveauet i landområderne ydes der ekstra tilskud til hold uden for Thisted, Hurup og Hanstholm. Der kan således ydes tilskud til hold, der kun kan samle 4-8 kursister i bebyggelser under 2000 indbyggere svarende til 5/7 (0,71) 3
PULJE TIL TVÆRGÅENDE AKTIVITETER. Der oprettes en fælles pulje inden for det kommunale budget for aftenskolerne anslået 50.000 kr., hvorfra der kan søges ekstraordinære midler f.eks. ved tværgående samarbejder eller nye tiltag/aktører på aftenskoleområdet. Evt. uforbrugte midler fra puljen fordeles den 1. november til alle aftenskoler efter forholdstallet for årets tildelte a conto beløb. SÆRLIGT VEDR: HANDICAPERKLÆRINGER OG HANDICAPUNDERVISNING: 1. Undervisningen skal tilrettelægges på en særlig måde af hensyn til handicappet. 2. Det skal fremgå af annonceringen, hvem der kan deltage og at der tages særlige pædagogiske hensyn. 3. Der må højest være 9 deltagere på et handicaphold, hvoraf mindst 5 deltagere skal have afgivet erklæring om, at de er handicappet i forhold til det emne der undervises i. 4. Handicaperklæring afgives på tro og love på særligt skema (kan findes i værktøjskassen på www.thistedfritid.dk), som anvendes af alle aftenskoler. Kommunen kan udbetale løn for aftenskoler, som ikke er tilknyttet en landsdækkende organisation. SKEMA NR. 9 som findes på www.thistedfritid.dk skal anvendes i forbindelse med lønindberetning, hvis Thisted Kommune forestår lønudbetalingen.. SLUTOPGØRELSEN (ansøgning om tilskud til undervisningen) indsendes senest 01.03 vedr. foregående år. Aftenskolernes skema 5 kan findes i VÆRKTØJSKASSEN på www.thistedfritid.dk. Deltagere, som ikke har dansk personnummer, kan indgå i tilskudsberegningen. Slutafregning af tilskud til undervisning foretages senest 15. maj. Tilskud til nye aftenskoler. Der er afsat et beløb til nye aftenskoler, der starter i løbet af året. Ansøgning fra nye aftenskoler kan ske løbende i kalenderåret, dog senest den 01.10, hvis aftenskolen ønsker at indgå i fordelingen af næste års tilskudsramme for eksisterende aftenskoler. Ændring i tilskudsgrundlaget for eksisterende aftenskoler kan indgå i tilskudsberegningen, hvis ansøgningen er modtaget senest 01.10. 4
Debatskabende aktiviteter (10 % puljen) Aftenskolerne skal afsætte 10% af beløbsrammen til debatskabende aktiviteter,, hvor der er en debat mellem deltagerne og mellem deltagerne og foredragsholderen. Debatten skal være en naturlig og væsentlig del af arrangementet. Tilskuddet kan anvendes til andre udgifter end lærerløn. Hvilke emner, der er væsentlige, er op til arrangøren at vurdere, men må ikke være agitation, underholdning, valgkampagner (fagforeninger, partier m.v.), forkyndelse eller udbredelse af overtro. Arrangementet må derimod gerne være f.eks. en debat om forskellen mellem politiske partier, religioner o.l. Bekendtgørelsen indeholder en række udgifter, der ikke kan indgå i puljens anvendelse. Eksempler på udgifter, der kan indgå, er: Honorar til oplægsholder Overnatningsudgifter til oplægsholder Transportomkostninger til oplægsholder Annoncering Lokaleudgift Der er ikke krav om deltagerbetaling, men et eventuelt overskud skal anvendes på foreningens aktiviteter. Aktiviteterne skal dokumenteres særskilt. Aftenskolens udgifter til administration m.v. ved debatskabende aktiviteter kan udokumenteret medgå med maks. 20% af de dokumenterede udgifter. Indberetning vedr. debatskabende aktiviteter sker som en del af aftenskolens samlede årsopgørelse/slutafregning. Aftenskolernes skema vedr. slutafregning kan findes i værktøjskassen på www.thistedfritid.dk 5
Fleksible tilrettelæggelsesformer (40 % puljen) Den enkelte aftenskole kan af bevillingen fratrukket 10 % til debatskabende aktiviteter, afsætte op til 40 % til aktiviteter tilrettelagt som fleksible tilrettelæggelsesformer, der kan afregnes på andre udgiftstyper end lærer- og lederløn. Den del af det kommunale tilskud, der anvendes til fleksible tilrettelæggelsesformer kan kun anvendes til: løn til de personer, der forestår de fleksible tilrettelæggelsesformer lederhonorar, dog højst 20 % af aftenskolens udgifter til fleksible tilrettelæggelsesformer udgifter til etablering af internetadgang til undervisere på hold inden for fjernundervisning undervisningsmaterialer af ikke-blivende værdi annoncering lokaleudgifter Eventuelle andre udgiftstyper må afholdes af aftenskolen selv, typisk via deltagerbetalingen. Aftenskolen bestemmer selv, om den vil anvende dele af tilskuddet til fleksible tilrettelæggelsesformer, og den beslutter selv, hvor stor en procentdel op til 40 % den i givet fald vil anvende. SKEMA NR. 7 som findes på www.thistedfritid.dk anvendes i forbindelse med afregning af tilskud til fleksible tilrettelæggelsesformer. Aftenskolernes udviklingspulje. Aftenskolerne har en særlig udviklingspulje på p.t. 50.000 kr./år, som kan søges til nye initiativer på aftenskoleområdet. Der er ikke særlige formelle krav til ansøgningen, som kan fremsendes til Fritidssektionen og stiles til Folkeoplysningsudvalget. Uforbrugte midler i puljen pr. 1/11 fordeles til aftenskolerne på baggrund af det generelle tilskudsgrundlag. 6
3. ANVISNING AF LOKALER OG HALLER HERUNDER GEBYR. Alm. Regler for anvisning af kommunale lokaler og haller. Folkeoplysningsudvalget anviser egnede, ledige offentlige lokaler, herunder idrætshaller og andre haller samt udendørsanlæg som er beliggende i kommunen, og som tilhører kommunen, regionen eller staten til foreninger, der er godkendt efter loven. Rækkefølgen for anvisning af offentlige lokaler er: 1. Kommunens eget brug, f.eks. folkeskole, ungdomsskole, udlejning, offentlig adgang e.l. 2. Lokaler der er særligt egnede til handicappede. 3. Aktiviteter for børn og unge. 4. Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning til undervisningen. 5. Aktiviteter for voksne. Aftenskoler, der opfylder lovens tilskudsbetingelser, har krav på anvisning af lokaler. Lokalerne anvises med det udstyr, de fungerer med i hverdagen og kan således omfatte f.eks. klasselokaler med edb-udstyr, skolekøkkener o.l. Booking af lokaler: Booking af lokaler på folkeskoler og i selvejende haller sker via IT-systemet Conventus, eller ved kontakt til institutionen. 7
4. LOKALETILSKUD TIL AFTENSKOLER. Aftenskoler, som er godkendt efter folkeoplysningsloven, kan få tilskud til driftsudgifter til lokaler, jf. forrige afsnit om anvisning af lokaler. Den enkelte aftenskole kan få 75 % tilskud til udgiften til almindelige lokaler, hvis Folkeoplysningsudvalget ikke kan anvise egnede offentlige lokaler. Kommunalbestyrelsen har besluttet at afsætte et beløb til lokaletilskud til leje af andre lokaler, herunder faglokaler og haller. Beløbet fordeles mellem aftenskolerne i forhold til seneste afviklede kalenderårs udgifter på området, idet en del af beløbet friholdes til lovmæssig dækning af uforudsete lokaleudgifter. Den enkelte aftenskoles lokaletilskud til andre lokaler vil således være afhængig af beløbsramme samt aftenskolernes samlede lokaleudgifter, og kan højst udgøre 75% af aftenskolens afholdte lokaleudgifter. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der ikke kan ydes lokaletilskud til anvendelse af varmtvandsbassinet i Snedsted Hallen. Aftenskolerne indsender original dokumentation senest 15.11., hvorefter slutafregning for indeværende år foretages. Nye aftenskoler og aftenskoler som ikke tidligere har modtaget lokaletilskud indsender ansøgning inden 15.11. Der er ikke særligt skema til denne ansøgning. Slutafregning tilstræbes foretaget senest den 15.12. Efter 15. januar vil der kunne udbetales aconto tilskud vedr. næste års lokaletilskud højest svarende til forrige års tilskud. 8
5. MELLEMKOMMUNAL REFUSION. Liste over deltagere fra andre kommuner, som har deltaget i undervisning eller fleksible tilrettelæggelsesformer i Thisted Kommune indsendes for 1. halvår senest 01.06. og for 2. halvår senest 01.12. Der kan ikke opkræves mellemkommunal refusion for deltagere i foredrag og i debatskabende aktiviteter. Listen skal indeholde følgende oplysninger: Cpr.nr. Navn Antal timer Undervisningsform Start- og slutdato Holdnr. Hele personnummeret skal oplyses. HUSK: Listerne må ikke sendes i alm. mail af hensyn til datasikkerhed, men kan sendes som sikker post til Thisted Kommune: sikkerpost@thisted.dk att. Fritidssektionen. Ellers kan listerne afleveres ved personligt fremmøde i Fritidssektionen. 9
6. REGNSKAB OG REVISION. Senest 01.03. indsender aftenskolerne slutopgørelse over lønudgifter og gennemførte undervisningstimer fordelt på de forskellige undervisningsformer (aftenskolernes skema 5) indberetningsskema kan findes i værktøjskassen på www.thistedfritid.dk Der skal samtidig indsendes en kopi af regnskabet, senest den 1. maj vedr. foregående års regnskab. Regnskabet skal indeholde følgende poster: Kommunens tilskud til lærerløn. Kommunens tilskud til lederløn. Kommunens tilskud til lokaler. Evt. tilskud fra Folkeoplysningsudvalgets udviklingspulje. Indtægter fra deltagerbetaling. Udgifter til lærerløn. Udgifter til lederløn. Udgifter til foredragshonorar. Udgifter til lokaler. Hvis det samlede kommunale tilskud overstiger 500.000 kr. stilles der krav om at en registreret revisor reviderer regnskabet. 10
7. Folkeoplysningsudvalget ( 35 stk. 2 udvalget). Til at sikre, at den folkeoplysende virksomhed (foreninger og aftenskoler) inddrages i alle sammenhænge af generel betydning, har Thisted Kommune nedsat et Folkeoplysningsudvalg. ( 35 stk. 2 udvalg). Du kan finde referater fra udvalgets møder samt oversigt over udvalgets medlemmer på Thisted Kommunes Hjemmeside under POLITIK og efterfølgende RÅD OG ØVRIGE UDVALG. 11
8. TIDSFRISTER. 01.03 Skema 3 samtykkeerklæring og erklæring om indhentelse af børneattest (INDSENDES HVERT ÅR). 01.03. Slutopgørelse over lønudgifter og gennemførte undervisningstimer fordelt på forskellige undervisningsformer incl. debatskabende aktiviteter) indsendes på aftenskolernes skema 5. Skemaet kan findes i værktøjskassen på www.thistedfritid.dk 01.05 Kopi af tilskudsregnskabet (se side 12), indsendes vedr. foregående års regnskab. 01.06. Liste over deltagere fra andre kommuner, som har deltaget i undervisning eller fleksible tilrettelæggelsesformer i første halvår indsendes til Thisted Kommune. 01.10. Nye aftenskoler søger om tilskud til undervisning for efterfølgende år. 15.11. Original dokumentation for lokaleudgifter i forbindelse med undervisning og fleksible tilrettelæggelsesformer indsendes til Thisted Kommune (se side 10). 15.11. Nye aftenskoler og aftenskoler som ikke tidligere har modtaget lokaletilskud indsender ansøgning. 01.12. Liste over deltagere fra andre kommuner, som har deltaget i undervisning eller fleksible tilrettelæggelsesformer i andet halvår. Løbende Folkeoplysningsudvalgets Udviklingspulje. 12
9. OVERSIGT OVER SKEMAER OG BLANKETTER. Følgende skemaer kan findes i værktøjskassen på www.thistedfritid.dk: Skema nr. 1 Godkendelse af en folkeoplysende forening (kun nye aftenskoler). Skema nr. 3 Erklæring om indhentelse af børneattest samt tro og loveerklæring vedr. lokaletilskud. Skema nr. 5 Afregning (slutopgørelse) vedr. tilskud til folkeoplysende voksenundervisning, herunder debatskabende aktiviteter. Skema nr. 8 Handicaperklæring. Skema nr. 7 Afregning af tilskud til fleksible tilrettelæggelsesformer. Skema nr. 9 Lønindberetning ved den folkeoplysende voksenundervisning. 13