Dato: 4. september 2015 Initialer: ug Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 11. september 2015 kl. 12.00 14.30 Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Jesper Frost Rasmussen Jørgen Bruun Peder Hummelmose Jan Riber Jakobsen Knud Erik Langhoff Allan Skjøth Poul Rosendahl Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge (afbud) Øvrige: Lars B. Thomsen Steen Wrist (afbud) Kristine Kaas Krog Søren Rishøj Jakobsen Frode Sørensen Direktør Lars Berg Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Afdelingschef Britta Søndergaard Afdelingschef Christina Vedel-Birch Andersen Afdelingschef Michael Aagaard Afbud sker til Ulla (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf: 76 60 86 98 Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 1
Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side Åbne dagsordenspunkter 27 Godkendelse af dagsorden 3 28 Sager til orientering 4 29 Budgetopfølgning nr. 2 2015 5 30 Budget 2016 med overslagsår 2017-2019 samt takst 2016 9 31 Forslag til ændring af bestyrelsens forretningsorden 14 32 Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsen 2016 15 33 Orientering om Beretning til Statsrevisorerne om harmonisering af taksterne i den kollektive trafik 16 34 Eventuelt 17 Lukkede dagsordenspunkter Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 2
00-01-06-1-15 27. Godkendelse af dagsorden Indstilling at dagsordenen godkendes. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 3
00-01-06-1-15 28. Sager til orientering Sagsfremstilling Orientering om forlængelse af Vestbanekontrakten Orientering om udvidelse af gratis skolekorts brug i Arriva Tog i Tønder Kommune Orientering om igangværende og kommende markedsføringskampagner Indstilling Til orientering. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 4
50-04-2-15 29. Budgetopfølgning nr. 2 2015 Sagsfremstilling I budgetopfølgning nr. 2 laves årets anden opfølgning på, hvordan forventningerne til årets indtægter og udgifter er i forhold budgetopfølgning nr. 1. samt det vedtagne budget for 2015. Opfølgningen er foretaget på baggrund af budget 2015, regnskabet for 2014, de kendte ændringer i årets første data samt ændringer, der forventes i løbet af året. I forhold til budgetopfølgning nr. 1 forventes det samlede tilskudsbehov at stige med 0,7 mio. kr. Dette fordeler sig med en stigning i den offentlige servicetrafik med 3,1 mio. kr. og et fald i de kommunale/regionale opgaver på 2,4 mio. kr. Budgetopfølgning nr. 2 2015 er inklusiv den nye fordelingsmodel for ungdomskort, som bestyrelsen vedtog på møde i december 2014 (punkt 55). Der medtaget aktiviteter, som finansieres af Region Syddanmarks hensatte midler. I alt er dette udgifter i 2015 på 3,1 mio. kr. Dette anvendes til finansiering af kundeambassadørerne, oprettelse af den nye rute 22 (sygehusruten) til betjening af Aabenraa Sygehus med kørsel fra Sønderborg og udvidelse af rute 123 mellem Aabenraa Sygehus og Haderslev. Da aktiviteterne finansieres via regionens hensættelser øges tilskudsbehovet ikke. Busdrift Det samlede bidrag for forretningsområde bus opjusteres med 2,7 mio. kr. sammenlignet med budgetopfølgning nr. 1. Dette er en nedjustering på 14,0 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget for 2015. På indtægtssiden opskrives de forventede indtægter i 2015 med 1,7 mio. kr. sammenlignet med budgetopfølgning nr. 1. På udgiftssiden opskrives budgettet i denne opfølgning med 4,4 mio. kr. i forhold til budget 2015. Der er indregnet 822.315 køreplantimer i denne opfølgning mod 824.024 køreplantimer i budgetopfølgning nr. 1 og 815.846 i budget 2015. Fra budgetopfølgning nr. 1 2015 til opfølgning nr. 2 er omkostningerne til driften af busserne reguleret med 0,45 %, da reguleringsindekset er steget. Dette svarer til en stigning på 2,5 mio. kr. Flextur er fortsat i vækst. Udgiften forventes at stige fra 8,1 mio. kr. til 8,9 mio. kr. i denne opfølgning. Det skyldes sandsynligvis hovedsagelig to forhold. Dels dækker tilbuddet et behov for transport fra dør til dør, som den rutebundne trafik ikke kan levere. Dels er en del kommuner begyndt at henvise borgere til Flextur, disse blev før visiteret til lukkede kørselsordninger, fx lægekørsel og kørsel til genoptræning. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 5
Togdrift Det samlede tilskud til tog forventes at være 26,2 mio. kr. i denne budgetopfølgning, mod 26,3 mio. kr. i opfølgning nr. 1. Ændringen tilskrives højere indtægter. Handicapkørsel Tilskuddet til handicapkørslen stiger med 0,4 mio. kr. i denne opfølgning sammenlignet med opfølgning nr. 1. Aktivitetsniveauet forventes på niveau med 2014. Kommunal flextrafik Den kommunale flextrafik forventes at stige med 0,8 mio. kr. De primære ændringer budgetopfølgning nr. 2 er: 1. Vejle Kommune indtræder i ordningen pr. 1. august 2015. Forventningen til udgifterne er indsat, hvilket vil sige 2,5 mio. kr. 2. Haderslev Kommunes kørsel forventes at falde med yderligere 1,0 mio. kr. i forhold til opfølgning nr. 1. Kørslen er en ny aktivitet i Sydtrafik regi, og blev budgetlagt ud fra kommunens udgifter, da kommunen selv stod for kørslen. Den nye vurdering er lavet på baggrund af kørslen udført som kommunal flextrafik. 3. Tønder Kommunes forbrug af den kommunale flextrafik forventes at falde med 0,5 mio. kr. i forhold til budgetopfølgning nr. 1. 4. Aabenraa Kommune har fra 1. april 2014 ændret visitationspraksis til den kommunale kørsel og samtidig i højere grad henvist borgerne til den åbne Flextur. Dette medfører endnu en nedskrivning af det forventede forbrug på 0,5 mio. kr. Dette skal lægges oven i nedskrivningen foretaget i budgetopfølgning nr. 1. på 1,3 mio. kr. Bemærk i øvrigt, at den store forskel fra regnskab 2014 til budget 2015 skyldes den nye kørsel af kommunal flextrafik i Haderslev Kommune. Siddende Patientbefordring Budgettet til den siddende patientbefordring er nedskrevet med 3,4 mio. kr. i forhold til opfølgning nr. 1. Heraf vedrører 3,8 mio. kr. udgiften til kørslen. Reduktionen skyldes dels, at antallet af rejser er steget mindre end forudsat i budgettet, dels at produktionsprisen, dvs. kørselsomkostningerne pr. direkte rejseminut, er faldet med ca. 1 %. Administration For den samlede administration (Vejen Kundecenter, kundeambassadører, flextrafik drift samt Vejen Administration) sker der ingen ændring fra seneste budgetopfølgning til denne. For en mere detaljeret gennemgang henvises til bilag 1, budgetopfølgning nr. 2 2015. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 6
Lovgivning Budgetforslaget er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 7
Økonomi Der henvises til bilag 1, budgetopfølgning nr. 2 2015. Indstilling at budgetopfølgning nr. 2 godkendes og udsendes til kommuner og region til orientering. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 8
50-04-1-15 30. Budget 2016 med overslagsår 2017-2019 samt takst 2016 Sagsfremstilling Budget 2016 er udarbejdet på baggrund af det vedtagne forudsætningsbudget 2016 (bestyrelsens møde april 2015, pkt. 10), budgetforslag 2016 (bestyrelsens møde maj 2015, pkt. 17) regnskab 2014 samt kendte ændringer. I alt forventes tilskuddet til Sydtrafik at stige med 28,0 mio. kr. sammenlignet med budgetforslag 2016. Heraf forventes den offentlige servicetrafik (kollektiv trafik) at stige med 19,2 mio. kr. og de kommunale/regionale kørselsopgaver forventes at stige med 8,8 mio. kr. Nedenfor i tabellerne redegøres nærmere for årsagerne til de stigende bidrag. Fordelingen inden for de enkelte ordninger for de to områder ses i tabellerne nedenfor. For en mere detaljeret gennemgang af budgettet henvises til bilag 1. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 9
Offentlig servicetrafik I forhold til budgetforslag 2016 er der i budget 2016 indarbejdet følgende store ændringer: Nye aktiviteter: 26.500 ekstra køreplantimer på de regionale ruter i budget. Dette svarer til en ekstra driftsudgift på 16,4 mio. kr. Der er indarbejdet en ny bybuslinje i Esbjerg Kommune fra 2. halvår 2016. Ruten er indregnet med en driftsudgift på 0,9 mio. kr. i 2016. Aktiviteten i Flextur er steget siden budgetforslag 2016 blev udarbejdet. På den baggrund er udgiften til dette område løftet med 1,0 mio. kr. sammenlignet med budgetforslaget. Andre ændringer: Omkostningsindekset er opjusteret siden budgetforslag 2016 blev udarbejdet. Dette betyder en merudgift i 2016 på 4,3 mio. kr. til drift af busser. Vejle Kommune har fået indarbejdet en rammebesparelse på drift af busruter på netto 1,7 mio. kr. i 2016. De samlede forventede indtægter fra forretningsområde bus er løftet med 3,0 mio. kr. Denne opskrivning er delvist foretaget på baggrund af aktivitetsudvidelserne nævnt ovenfor og dels på baggrund af en positiv udvikling i indtægterne i første halvår 2015. Kommunale/regionale kørselsopgaver I forhold til budgetforslag 2016 er bidraget til de kommunale/regionale kørselsopgaver steget med 8,8 mio. kr. De primære årsager til stigningen er: Forøget aktivitet inden for den kommunale flextrafik. Siden budgetforslag 2016 blev udarbejdet er der indgået aftale om, at Sydtrafik fra 1. august 2015 varetager kommunal kørsel i Vejle Kommune. Dette vurderes at udgøre i alt 5,9 mio. kr. i 2016. Fra 1. august 2016 indtræder Esbjerg Kommune i den kommunale flextrafik. Herefter skal Sydtrafik varetage kørsel til dagscentre. Der er indsat en forventet udgift på 2,7 mio. kr. i 2016. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 10
Stigning i udgiften til siddende patientbefordring på 1,7 mio. kr. Denne ændring skyldes dels større udgifter til selve kørslen, men også Region Syddanmarks bidrag til FynBus administration. Sydtrafik er mellemled på alle betalinger fra Region Syddanmark til siddende patientbefordring på både kørsels- og administrationsområdet. Nye aktiviteter finansieret ved Region Syddanmarks hensættelser De nye aktiviteter (sygehusruter og kundeambassadører), som finansieres af Region Syddanmarks hensatte midler udgør i budget 2016 2,3 mio. kr. Dette er 1,1 mio. kr. lavere end i budgetforslag og skyldes tildeling af puljemidler til finansiering af rute 22 (sygehusruten) til betjening af Aabenraa Sygehus med kørsel fra Sønderborg og udvidelse af rute 123 mellem Aabenraa Sygehus og Haderslev. Der er ikke sket en ændring i aktiviterne. Aktiviteterne finansieres via regionens hensættelser og derfor øges tilskudsbehovet ikke for disse. Takst Takststrategien om at tilskynde til, at flest mulige rejser foretages på rejsekort fastholdes i 2016 og overslagsårene. Takststigningsloftet er i 2016 på 1,3 %. Genberegning af takst 2014 viser en overskridelse af takststigningsloftet i 2014 på 0,3 %. Dermed vil taksterne i 2016 kunne hæves med 1 %. Det ønskes at overføre de 1 % til 2017, for at sikre Sydtrafik størst mulig fleksibilitet ved en eventuel harmonisering af taksterne for Jylland og Fyn. I overvejelserne skal desuden medtages, at der i budget 2015 er forudsat, at 20 % af rejserne på kontantbilletter overgår til rejsekort. Hvis dette mål ikke opfyldes, vil genberegningen af takst 2015 formentlig resultere i, at takststigningsloftet overskrides i 2015, således at den 1 % i 2016 reduceres yderligere. En takststigning på 1 % svarer til et provenu på 2,5 mio. kr. Vækst Målsætningen om 1 % flere passagerer hvert år fra 2014-2018 indregnes i budget 2016. Ændring i antal passagerer som følge af ruteændringer forventes for Sydtrafik samlet set at være neutral. Ændring på 1 % jf. trafikplanen forventes realiseret med 1 % stigning for Region Syddanmark og Esbjerg Kommune samt 2 % stigning for Fredericia, Kolding og Vejle Kommuner. De øvrige kommuner skal opretholde samme passagertal, hvilket kan være en udfordring på grund af faldende passagergrundlag. Ændrede finansieringsprincipper Der er i budgetforslag 2016 ændret på tre finansieringsprincipper: Ungdomskortfinansieringen Ændring af finansieringsprincipper for fællesomkostninger Rejsekort driftsomkostninger. Der er ikke ændringer i disse finansieringspricipper i forhold til budget 2016. Finansieringsprincip Ungdomskort Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 11
Finansieringsprincip for ungdomskort er vedtaget ændret og baseret på to årlige ungdomskortanalyser. Princippet er godkendt af bestyrelsen og Region Syddanmark på bestyrelsens møde december 2014 (punkt 55). Finansieringsprincip fællesomkostninger For at fastholdes motivationen til at benytte Sydtrafik er der indregnet en ny model til fordeling af fællesomkostningerne. I denne model anvendes gennemsnit af de seneste tre års køreplantimer. Modellen baseres på køreplantimer fra regnskab 2013, regnskab 2014 og budget 2015. Modellen fastfryses for en tre årig periode, hvorefter den genberegnes for en ny periode på tre år. Uddybning findes i bilag 1. Finansieringsprincippet er vedtaget anvendt i budgetforslag 2016 af bestyrelsen i forbindelse behandlingen af forudsætningsbudget 2016 i mødet april 2015 (punkt 10). Princippet skal godkendes af såvel bestyrelsen og repræsentantskabet. Region Syddanmark har godkendt finansieringsprincipperne i høringssvar til budget 2016. Finansieringsprincip for rejsekort driftsomkostninger I forbindelse med at driftsfinansieringen af Rejsekort A/S ændres, foreslås det, at finansieringsprincipperne for Sydtrafik ændres til at anvende lignende princip. Princippet skal godkendes af såvel bestyrelsen og repræsentantskabet. Region Syddanmark har godkendt finansieringsprincipperne i høringssvar til budget 2016. Personalebudget I budgetforslag 2016 var der indregnet to ekstra personaleressourcer til henholdsvis analyse og projekthåndtering. En forventelig meromkostning på kr. 1,2 mio. Finansiering sker dels via en rammebesparelse på kr. 0,6 mio. kr. i driftsbudgettet og dels via en udvidelse af budgettet. Total set en udvidelse af personalebudgettet på kr. 0,6 mio. kr. Der er i det endelig budget 2016 endvidere indregnet ½ stilling i rejsekort kundecentret i Vejen. Dette gøres på baggrund af den prognosticerede udvikling i aktiviteten i rejsekort kundecentret i 2016. Den overordnede økonomi for de enkelte forretningsområder ses i tabellen nedenfor. For en nærmere gennemgang af budgetforslag 2016 henvises til bilag 1. Høringssvar Budgetforslag 2016 samt takstforslag 2016 har været sendt i høring kommuner og region i Sydtrafiks område og takstforslag 2016 har været sendt til høring hos DSB og Arriva. Alle parter har afgivet høringssvar. Høringssvarene ses i bilag 2, hvor der først i dokumentet ses et resumé af de indkomne høringssvar. Gratis skolekort Fire kommuner har i dag forsøgsordning med gratis skolekort. Principperne for gratis skolekørsel efter overgang til rejsekort er endnu ikke fastlagt. Sammenholdt med at fastprisprodukterne ikke forventes implementeret på rejsekort før 2. halvår 2016, anbefales det allerede nu besluttet, at gratis skolekort planlægges ikke overført til rejsekort i skoleåret 2016/2017. Ordningen med gratis Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 12
skolekort er en forsøgsordning, der kan forlænges indtil skolekortet overgår til rejsekort. Derefter skal ordningen genforhandles af de involverede parter, da økonomi og afregning mellem parterne skal ske via rejsekort. Målopfyldelse i forhold til visionen De nye aktiviteter er planlagt med udgangspunkt i bestyrelsens vision og trafikplanens mål om 1 % vækst årligt i passagertal og tilfredse kunder. Aktiviteterne er nærmere beskrevet i bilag 1. Lovgivning Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til bilag 1 budget 2016 med overslagsår 2017-2019. Indstilling at endeligt Budget for 2016 og overslagsårene 2017 2019 godkendes og fremsendes til Region Syddanmark og kommunerne i Sydtrafiks område til orientering at finansieringsprincipperne godkendes og forelægges på Repræsentantskabsmødet den 11. september 2015 til godkendelse at takstforslag 2016 godkendes at vækstmålet for Sydtrafik på 1 % fastholdes i det endelige budget at høringssvar vedr. budgetforslag 2016 og takstforslag 2016 tages til efterretning Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 13
00-01-03-1-15 31. Forslag til ændring af bestyrelsens forretningsorden Sagsfremstilling Bestyrelsen har på sit møde den 9. juni 2015 drøftet det hensigtsmæssige i en præcisering af forretningsordenens bestemmelser om indkaldelse af suppleanter. Her har bestyrelsen i mange år fulgt den praksis, at et forhindret medlem selv drager omsorg for indkaldelse af sin suppleant. Det blev derfor foreslået, at bestyrelsens forretningsorden præciseres, således at fremgangsmåden ved indkaldelse af suppleanter fremgår. Den nuværende forretningsorden indeholder kun følgende bestemmelse om situationer, hvor et medlem er forhindret i at give møde: " 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde, meddeler medlemmet formanden eller bestyrelsens sekretær dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer, der har været fraværende. Denne bestemmelse foreslås præciseret i 1. punktum (sætning), således at bestemmelsen fremover får følgende ordlyd: 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde, indkalder medlemmet snarest muligt sin suppleant og giver bestyrelsens sekretær meddelelse om, hvorvidt suppleanten giver møde. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer, der har været fraværende og hvilke suppleanter der har deltaget. Det foreslås endvidere, at den ændrede forretningsorden træder i kraft den 12. september 2015, det vil sige dagen efter vedtagelsen. Til dette formål foreslås ikrafttrædelsesbestemmelsen i forretningsordenens 16 affattet således: Lovgivning 16. Denne forretningsorden træder i kraft den 12. september 2015. Sydtrafiks vedtægter bestemmer i 19: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, samt i 16, stk. 3: Suppleanten indtræder i alle tilfælde af medlemmets forfald. Økonomi Forslagets vedtagelse har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling at bestyrelsen vedtager de foreslåede ændringer til 3 og 16 i sin forretningsorden. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 14
00-01-05-1-15 32. Fastsættelse af mødedatoer for bestyrelsen 2016 Sagsfremstilling I henhold til forretningsordenen afholder bestyrelsen ordinære møder på forud fastsatte dage. Der er ikke fastlagt et givet antal. Det foreslås afholdelse af møder i 2016 afholdes efter nedenstående forslag: Fredag, den 26. februar 2016 kl. 9.00-12.00 Fredag, den 29. april 2016 kl. 12.00-15.00 Fredag, den 27. maj 2016 kl. 9.00-12.00 Fredag, den 9. september 2016 kl. 11.30-14.30 Fredag, den 16. december 2016 kl. 9.00-12.00 Derudover foreslåes afholdt repræsentantskabsmøde Fredag, den 9. september 2016 kl. 14.30-15.30 Indstilling at mødedatoer for 2016 godkendes jf. fremlagte forslag. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 15
50-50-01-1-15 33. Orientering om Beretning til Statsrevisorerne om harmonisering af taksterne i den kollektive trafik Sagsfremstilling Onsdag den 19. august offentliggjorde Statsrevisorerne Rigsrevisorens beretning om harmonisering af taksterne i den kollektive trafik. Rapporten er vedlagt som bilag. Forinden havde udkast til beretning til været til høring i trafikselskaberne, med høringsfrist den 16. juni 2015. Sydtrafiks høringssvar er vedlagt som bilag. Konklusionen i rapporten er, at trafikselskaberne ikke er lykkedes med at indføre den landsdækkende enkeltbillet eller at harmonisere priserne for rejser på rejsekort. Heller ikke på regionalt niveau er det lykkedes at harmonisere taksterne, dog er taksterne harmoniseret inden for egne takstområder i trafikselskaberne i det jysk/fynske. Rigsrevisionen vurderer, at trafikselskaberne kun har en lille interesse i at afgive takstkompetence og harmonisere taksterne med andre selskaber og at selskaberne derfor ikke har arbejdet tilstrækkeligt aktivt for at harmonisere taksterne. Rigsrevisionen finder det ikke tilfredsstillende, at det ikke er lykkedes, at harmonisere taksterne og kritiserer også ministeriets opfølgning på trafikselskabernes mulighed for at opnå enighed inden for de lovgivningsmæssige rammer. Rigsrevisionen vurderer, at det er tvivlsomt, om de 8 år gamle sigtelinjer i lovgivningen om et enkelt og ligetil takstsystem kan opnås inden for sektorens nuværende rammer. Som opfølgning på beretningen afholdes der møde mellem Trafikselskaberne i Danmark (TID) og Transport- og Bygningsministeren. Tema for mødet er takstharmonisering. Sydtrafik er repræsenteret ved direktør Lars Berg. Der vil blive en orientering om det afholdte møde i forbindelse med bestyrelsesmødet. Indstilling Til orientering. Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 16
00-01-06-1-15 34. Eventuelt Bestyrelsesmøde, d. 11. september 2015 17