Forretningsorden for KL s bestyrelse KL 2010
Forretningsorden for KL s bestyre lse I henhold til 7, stk. 3, 4. punktum i KL s love fastsættes herved følgende forretningsorden for KL s bestyrelse: 1 Straks efter, at en ny bestyrelse er tiltrådt, indkalder det medlem, der længst har været medlem af bestyrelsen, eller hvis flere har været medlem lige længe det ældste af disse, til konstituerende møde. Er et medlem på grund af forfald forhindret i at deltage i det konstituerende møde, indkaldes vedkommendes personlige stedfortræder. 2 På det konstituerende møde vælger bestyrelsen foreningens formand blandt sine medlemmer. Valget har gyldighed for bestyrelsens funktionsperiode. Valget ledes af det medlem, der har indkaldt til mødet. Valget foregår efter reglerne om flertalsvalg i lov om kommunernes styrelse, jf. denne lovs 24, stk. 1. 3 Så snart valg af formand har fundet sted, vælger bestyrelsen blandt sine medlemmer en næstformand til at varetage formandens funktioner i tilfælde af dennes forfald. Valget har gyldighed for bestyrelsens funktionsperiode. 4 Bestyrelsen nedsætter et formandskab og kan nedsætte stående udvalg, jf. KL s love 9-10. Bestyrelsen fastsætter i en særlig vedtægt nærmere regler om formandskabets og udvalgenes sammensætning og virksomhed. 5 Valg af medlemmer af formandskabet og de i 4 nævnte udvalg samt valg af foreningens repræsentanter i de i bilag 1 nævnte bestyrelser m.v. for fælleskommunale virksomheder, foreninger m.v. foretages i henhold til den fremgangsmåde, der er beskrevet i bilag 1. Det samme gælder valget af repræsentanter for foreningen i andre permanente udvalg, nævn, råd, kommissioner, bestyrelser m.v. Stk. 2. Valg eller indstilling af 2 eller flere repræsentanter for foreningen i andre end de i stk. 1 nævnte udvalg, nævn og råd, kommissioner, bestyrelser m.v. foretages ved forholdstalsvalg, hvis det forlanges af noget medlem af bestyrelsen. 6 Alle valg/indstillinger har gyldighed for bestyrelsens funktionsperiode, med mindre andet følger af de regler, der gælder for vedkommende hverv. Bestyrelsen kan dog til enhver tid tage spørgsmålet om KL s udpegelse til det enkelte hverv op til fornyet beslutning. Stk. 2. I tilfælde, hvor det i lovgivningen eller på anden måde er bestemt, at funktionstiden for foreningens repræsentanter udløber ved udgangen af den kommunale valgperiode, kan formanden på bestyrelsens vegne anmode vedkommende myndighed m.v. om, at KL s hidtidige repræsentant(er) må fungere, indtil den ny bestyrelse har valgt repræsentant(er). 7 Bestyrelsen afholder normalt møde én gang månedlig. Mødedag og tid fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan fastlægge en mødeplan. 8 Ekstraordinære bestyrelsesmøder afholdes, når bestyrelsen bestemmer det, eller når for- 1
manden eller mindst en trediedel af bestyrelsesmedlemmerne ønsker det. 9 Formanden sørger for, at der senest ugedagen forud for hvert ordinært bestyrelsesmøde tilsendes hvert af bestyrelsens medlemmer en dagsorden, så vidt muligt bilagt det fornødne materiale til sagernes bedømmelse. Stk. 2. Efter formandens nærmere bestemmelse kan sager af hastende karakter optages på en tillægsdagsorden, der så vidt muligt udsendes til medlemmerne inden bestyrelsesmødet. Stk. 3. Efter formandens nærmere bestemmelse kan sager af hastende karakter i særlige tilfælde sendes i e-mailhøring blandt bestyrelsens medlemmer. Stk. 4. Et medlem af bestyrelsen kan senest 10 dage forud for et ordinært bestyrelsesmøde skriftligt stille forslag til dagsordenen, hvorefter formanden drager omsorg for, at forslaget sættes på dagsordenen. 10 Er et medlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, meddeles dette formanden inden mødets afholdelse. I referatet af mødet anføres det, hvilke medlemmer der har været fraværende. 11 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 2. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at han/hun er udelukket i at deltage i bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. Stk. 3. Et medlem skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans/hendes habilitet. Stk. 4. Formanden leder bestyrelsens møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer han de punkter, om hvilke der skal stemmes. 12 Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og han kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Bestyrelsen afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst 3 medlemmer fordrer afstemning herom. 13 En sag undergives kun én behandling, med mindre bestyrelsen vedtager at undergive den flere behandlinger eller andet følger af særlige bestemmelser. 14 Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler han dette med angivelse af den opfattelse, han har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen som afgjort i overensstemmelse med den af ham afgivne opfattelse. Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger skal fremgå af et referat af bestyrelsesmødet, der forelægges til godkendelse i det følgende bestyrelsesmøde. Formanden tilkendegiver i tvivlstilfælde, hvad der skal indføres i referatet. Med- 2
lemmer af bestyrelsen, der ikke kan tiltræde en given beslutning, har ret til i referatet at få optaget deres afvigende standpunkt tillige med en kort begrundelse for dette. 15 Bestyrelsens møder er lukkede. Bestyrelsen afgør hvilke personer ud over bestyrelsesmedlemmerne, der kan være til stede i møderne. Det beror på bestyrelsens afgørelse, om og i givet fald på hvilken måde bestyrelsens beslutninger skal meddeles eller offentliggøres. Ethvert medlem af bestyrelsen og udvalgene er dog berettiget til over for udenforstående, herunder offentligheden, at give udtryk for sit standpunkt i de enkelte sager, i det omfang dette kan ske uden at krænke den ham påhvilende diskretionspligt, jf. stk. 2 og 3. Stk. 2. Om KL s forhold til offentlighed gælder i øvrigt de af bestyrelsen fastsatte regler i bilag 2. Bestyrelsens og udvalgenes medlemmer må ikke til uvedkommende udenforstående, herunder offentligheden, videregive dokumenter eller oplysninger heri hidrørende fra arbejdet i KL, som efter offentlighedsreglerne er undtaget fra aktindsigt i KL. Stk. 3. Det påhviler i øvrigt bestyrelsens og udvalgenes medlemmer at iagttage fornøden diskretion vedrørende oplysninger fra arbejdet i KL, som skal holdes fortrolige af hensyn til KL s interne forhold, interessevaretagelsesvirksomhed, herunder lønforhandlingsvirksomhed, eller af hensyn til samarbejdspartneres, medlemskommuners, enkeltpersoners eller andres interesser. Stk. 4. Det enkelte bestyrelsesmedlem/udvalgsmedlem bærer ansvaret for, at fortrolige oplysninger, jf. stk. 2 og 3, ikke videregives til uvedkommende. I tilfælde, hvor sådanne oplysninger undtagelsesvis afgives til personer, der ikke kan betegnes som uvedkommende, påhviler det den, der afgiver oplysningerne, over for modtageren at indskærpe diskretionspligten. 16 Bestyrelsen afgør om fornødent alle tvivlsspørgsmål om diskretionspligtens rækkevidde. 17 Denne forretningsordens bestemmelser får først virkning for arbejdet i den bestyrelse, der vælges på grundlag af kommunevalget i november 2009. Stk. 2. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære bestyrelsesmøder. Således vedtaget af KL s bestyrelse i møder den 18. september 2009 og den 23. oktober 2009. 3
Bilag 1 Til forretningsordenen for bestyrelsen for KL Fremgangsmåden ved fordeling af politiske tillidsposter i KL Pladserne i KL s formandskab, stående udvalg og i bestyrelser og lignende i neden for nævnte tilsluttede og samarbejdende institutioner, virksomheder og foreninger m.v., hvortil KL udpeger medlemmer, fordeles efter forholdstalsvalgmåden på de i bestyrelsen repræsenterede politiske partier eller grupper af partier, som bestyrelsen måtte opdele sig i på grundlag af disse partiers eller gruppers mandattal i bestyrelsen. Det samme gælder den partimæssige fordeling af KL s repræsentanter i permanente statslige udvalg, råd, nævn, kommissioner m.v. og i bestyrelser m.v. for ikke-fælleskommunale foreninger, hvis valgperiode er sammenfaldende eller tilnærmelsesvis sammenfaldende med den kommunale valgperiode. Alle politiske repræsentanter udpeget af KL skal være medlem af en kommunalbestyrelse. Den nærmere fordeling mellem partierne af samtlige poster fastsættes efter forhandling mellem partiernes grupper i bestyrelsen. Ved fordelingen opdeles poster i følgende 3 grupper: 1. Posterne i KL s formandskab, samt de poster i KL s stående udvalg og i fælleskommunale institutioner, virksomheder og foreninger m.v., der efter bestyrelsens opfattelse af samordningshensyn bør beklædes af bestyrelsesmedlemmer. 2. Poster i permanente statslige udvalg, råd, nævn, kommissioner m.v. og i bestyrelser for ikke-fælleskommunale foreninger, der efter bestyrelsens opfattelse af samordningshensyn bør besættes af bestyrelsesmedlemmer, samt poster der besættes efter indstilling fra andre fælleskommunale foreninger eller i fællesskab med Danske Regioner. 3. Alle øvrige poster, der besættes efter indstilling fra (partigrupperne i) repræsentantskabet. Den partimæssige fordeling foretages for hver af ovennævnte grupper for sig, idet posterne i hver gruppe fordeles under ét. Posterne som formænd for KL s udvalg samt posterne som formænd for de tilsluttede og samarbejdende virksomheder og institutioner m.v., som tildeles KL, eller som KL har afgørende indflydelse på besættelsen af, søges fordelt på de i bestyrelsen repræsenterede politiske partier - eller grupper af partier, som bestyrelsen måtte opdele sig i efter forholdstalsvalg på grundlag af partiernes/gruppernes mandattal i bestyrelsen. Posten som formand for KL, der tillige indebærer hvervene som formand for formandskabet, bestyrelsen for Kommunernes Jubilæumsfond af 1995 og Det Kommunale Momsfond, indgår i den samlede fordeling med 2 pladser. 4
Bilag 2 Til forretningsorden for bestyrelsen for KL KL s regler om offentlighed 1. Offentlighedsreglernes indhold KL giver som hidtil offentligheden oplysning om KL s sagsbehandling, herunder ved i videst muligt omfang at udlevere dokumenter i sager, der er eller har været til behandling i foreningen, og som KL har rådighed over. Der henvises i øvrigt til følgende uddybende regler. I sager, hvor en statslig eller anden offentlig myndighed har udbedt sig en udtalelse eller lignende fra KL, eller hvor en kommune har bedt om KL s råd, bistand, konsulenthjælp eller lignende, tilkommer det i overensstemmelse med bestemmelsen i offentlighedslovens 15, stk. 1, ikke KL at give offentligheden adgang til dokumenter i sagen, medmindre der foreligger en accept heraf fra den myndighed, der har rådighed over sagen. I sager om løn- og forhandlingsspørgsmål er alene de endelig generelle aftaler m.v. umiddelbart undergivet offentlighed. Det beror på de forhandlende parter, om og i hvilket omfang forhandlingsudspil og andet forberedende materiale m.v. skal undergives offentlighed. KL s korrespondance m.v. med andre offentlige arbejdsgiver parter om lønog forhandlingsspørgsmål er ikke undergivet offentlighed. Dokumenter, som KL kommer i besiddelse af i sin egenskab af ejer af, medejer af, interessent i eller deltager i fælleskommunale virksomheder, institutioner eller foreninger, er ikke umiddelbart undergivet offentlighed hos KL, medmindre materialet i forvejen er offentligt tilgængeligt, men kan efter bestyrelsens eller formandskabets nærmere bestemmelse og med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører, undergives offentlighed. Korrespondance med Danske Regioner samt andre foreninger m.v. med henblik på fælles forhandlinger med eller udtalelse over for folketinget, regeringen, organisationer m.v. vedrørende kommunernes forhold er ikke undergivet dokumentoffentlighed hos KL. Ved tilrettelæggelsen af rundspørger til kommunerne tager KL stilling til, om de af kommunerne afgivne besvarelser undtagelsesvis ikke skal være offentligt tilgængelige i KL, og giver i forbindelse med rundspørgen meddelelse til kommunerne herom. Dagsordener med bilag til KL s bestyrelse, udvalg, kontaktudvalg, arbejdsgrupper m.v., referater af møder i disse organer samt korrespondance med de personer (kommunale praktikere m.fl.), der støtter KL s bestyrelse, udvalg og sekretariat i udførelsen af foreningens arbejde, er internt, jf. offentlighedslovens 5, nr. 3, og dermed ikke undergivet offentlighed. Dette gælder også materiale, der tillige anvendes som internt forberedende materiale i foreninger eller institutioner, som KL s administration er sekretariat for eller indgår i et snævert sekretariatsmæssigt samarbejde med. 5
2. Offentlighedsreglernes administration Bestyrelsen har den overordnede kompetence i alle spørgsmål om offentlighed vedrørende KL s virksomhed. I den daglige administration har formanden på bestyrelsens vegne ansvaret for denne virksomhed. 6