Holbæk Ældreboligselskab Indkaldelse ordinært repræsentantskabsmøde Torsdag den 20. juni 2013 kl. 10.00-12.00 i Elmelunden Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Repræsentantskabets forretningsorden... 2 6 Styringsrapport og styringsdialog... 3 7 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 8 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber... 3 9 Behandling af indkomne forslag... 3 10 Valg af formand... 3 11 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 12 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 4 13 Valg af revisor... 4 14 Valg af medlem til Domeas repræsentantskab... 5 15 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 16 Kompetencedelegation m.v.... 6 17 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Mogens Justesen, formand Narda Pedersen, næstformand Birgit Nielsen Egon Peter Thomsen Øvrige deltagere: Anders Hornehøj, Domea Finn Spilski, Ejendomsfunktionen Mørkøv Jesper Nordlund, Ejendomsfunktionen Jyderup Domea, Boligcenter Frederikssund, den 10. juli 2013 Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Repræsentantskabet at valgte Mogens til dirigent og Anders Hornehøj til referent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 9 til 11 Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår vedlægges som bilag. Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Repræsentantskabets forretningsorden Som retningslinjer for repræsentantskabsmøder gælder sammen med boligorganisationens vedtægter de bestemmelser, som er fastsat i forretningsordenen for Holbæk Ældreboligselskab. Udkast til forretningsorden vedlægges som bilag og indstilles til godkendelse som forretningsorden for repræsentantskab. Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet af formanden og dirigenten. Side 2 af 6
6 Styringsrapport og styringsdialog Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 7 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 20. juni 2013 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Repræsentantskabet godkendte budgettet. 8 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, medmindre repræsentantskabet tidligere har delegeret kompetencen til organisationsbestyrelsen. Afdelingernes årsregnskaber for senest afsluttede regnskabsår vedlægges som bilag. Repræsentantskabet godkendte afdelingernes årsregnskaber. 9 Behandling af indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag til behandling på mødet. 10 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Mogens Justesen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Repræsentantskabet bekræftede at Mogens Justesen, er valgt som formand frem til juni 2014. Side 3 af 6
11 Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen består af 5 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 3 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boligejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælges 1 medlem af repræsentantskabet som videns person efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Domeas bestyrelse vælger 1 medlem. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer vælges og udpeges suppleanter for disse. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Mogens Justesen Formand 2012 Narda Pedersen Næstformand 2013 Birgit Nielsen Medlem 2012 Egon Peter Thomsen Medlem Domea Med Domea som forretningsfører. Afgangsordenen indebærer, at formandsposten er på valg som separat dagsordenspunkt på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Afgangsorden indebærer derudover, at Birgit Nielsen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Driftschefen regner med, en opklaring på det forudgående organisationsbestyrelsesmøde, af hvad årsagen til at der p.t. kun er 4 medlemmer. Derfor kan der opstå en situation, hvor der skal vælges ét medlem mere f.eks. for 1 år, så kabalen går op. Repræsentantskabet besluttede, at valg af en bestyrelse i boligorganistationen, er det muliges kunst. Man kan kun finde 4 personer og repræsentantskabet er enige om, at det er OK, at fortsætte med 4 personer i repræsentantskabet. Birgit Nielsen, bekræftes at være valgt frem til juni 2014. Narda Pedersen, blev valgt frem til juni 2015. Bestyrelsen vil arbejde på, en udvidelse til 5 medlemmer, så snart det er muligt. 12 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. I forlængelse af teksten under valg af bestyrelsesmedlemmer, er der ingen kandidater til suppleantposterne. 13 Valg af revisor Side 4 af 6
Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2011 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Repræsentantskabet genvalgte BDO som revisor for indeværende regnskabsår. 14 Valg af medlem til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Holbæk Ældreboligselskab kan vælge op til 1 repræsentant. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Repræsentantskabet overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. 15 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Holbæk Ældreboligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. Side 5 af 6
16 Kompetencedelegation m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. 17 Eventuelt Der var ingen punkter under eventuelt Side 6 af 6