LønAdministration Regler Gældende fra 1. november 2014
1. Hvad er LønAdministration? LønAdministration er en ydelse, hvor Bluegarden på grundlag af oplysninger fra kunden sørger for udbetaling af rigtig løn til rette tid. Bluegarden anvender DataLøn som lønsystem ved levering af LønAdministration. 2. Definitioner 2.1 Aftale Aftalen mellem kunden og Bluegarden om LønAdministration, Regler for LønAdministration, ydelsesbeskrivelsen og prislisten. 2.2 Bankdag Alle dage undtagen lørdage, søn- og helligdage, fredag efter Kr. himmelfartsdag, 5. juni samt 24. og 31. december. 2.3 Bluegarden Bluegarden A/S, CVR-nummer 48 11 77 16, er det selskab, der udbyder LønAdministration. 2.4 DataLøn DataLøn er et lønsystem, hvor Bluegarden på vegne af kunden, foretager lønbehandling, herunder beregning af løn, A-skat, AM-bidrag, ATP-bidrag, feriepenge og pension samt indberetning af oplysninger til SKAT (eindkomst). 2.5 Kunden Den virksomhed, der som arbejdsgiver indgår en aftale med Bluegarden om LønAdministration. 2.6 NemRefusion Offentlig digital indberetningsløsning til brug for anmeldelse af sygefravær samt anmodning om refusion af sygedagpenge og dagpenge efter barselloven. 2.7 OverførselsService OverførselsService er et af Nets Danmark A/S udbudt produkt, hvor Nets på vegne af kunden behandler og videresender betalingsgrundlag til kundens pengeinstitut med henblik på gennemførelse af pengeoverførsler til beløbsmodtager. 2.8 Samlet Betaling ATP s opkrævning af Finansieringsbidrag mm. 3. Bluegardens ydelser 3.1 LønAdministration Bluegarden foretager lønadministration. Ydelsernes nærmere indhold og omfang er beskrevet i ydelsesbeskrivelsen. Som et element i LønAdministration danner Bluegarden betalingsgrundlag, der anvendes ved pengeoverførsler. 3.2 Rekvisition af oplysninger fra CPR Kunden kan via LønAdministration rekvirere oplysninger om medarbejderes navn og adresse i Det Centrale Personregister (CPR). Anvender kunden denne funktion, sker det på følgende betingelser: Kunden må alene rekvirere oplysninger i CPR om personer, som kunden i kraft af aftale skal udbetale løn, honorar mv. til. Kundens behandling af de modtagne oplysninger fra CPR skal ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalov. Forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af ovennævnte betingelser for rekvisition af oplysninger fra CPR er strafbar. Bluegarden registrerer bruger-id, tidspunkt og CPR-nummer for enhver rekvisition af oplysninger fra CPR i kundens navn. Bluegarden opbevarer disse oplysninger i 6 måneder, hvorefter de slettes. På forlangende udleverer Bluegarden oplysningerne til CPR. 3.3 Refusionsanmodninger mv. Når kunden indgår aftale om LønAdministration, giver kunden samtidig samtykke til, at Bluegarden kan indberette data til NemRefusion for kunden: Bluegardens ydelser vedrørende registrering og indberetning mv. af sygefravær og refusionsanmodninger i Bluegardens Refusionsmodul (herefter Refusion ) fremgår af ydelsesbeskrivelsen for LønAdministration. Indberetning til NemRefusion sker på følgende betingelser: Der kan alene indberettes oplysninger til NemRefusion via Refusion for medarbejdere, der er omfattet af aftalen. Bluegarden Version: 1. november 2014 Side 2 / 7
Kunden er ansvarlig for korrektheden af de data, der indberettes til Bluegarden til brug for behandling i Refusion. Bluegarden kontrollerer ved hjælp af fejlmeddelelser og kvitteringer fra NemRefusion, at indberetninger accepteres i NemRefusion og sikrer, at de eventuelle fejl og mangler, som Nem- Refusion giver meddelelse om, rettes. Indberetninger, der ikke er signeret ( kladder ), slettes fra NemRefusion efter 6 måneder fra kundens sidste anvendelse uden yderligere varsel. Signerede indberetninger slettes fra NemRefusion efter 24 måneder fra signeringstidspunktet uden yderligere varsel. Indberetning af urigtige eller vildledende oplysninger til brug for afgørelser efter sygedagpengelov eller lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel kan straffes efter straffeloven. Det samme gælder ved fortielse af oplysninger af betydning for sådanne afgørelser. Den kommune, som modtager de indberettede oplysninger, har adgang til kundens lokaler og arbejdssteder med henblik på at kontrollere lønudbetalinger mv., som danner grundlag for beregning af syge- og barsels-dagpenge. 3.4 Opbevaring af data Bluegarden opbevarer leveret grundmateriale, jf. punkt 5.2 i minimum 45 dage. Bluegarden opbevarer derudover en kopi af bilag fra lønbehandlingen (løn- og bogføringsmateriale) året ud plus 5 år regnet fra produktionstidspunktet, hvorefter materialet slettes. Bluegarden optager telefonsamtaler mellem kunden og Bluegardens kundecentre for at kunne fastslå samtalernes indhold. Samtalerne opbevares i 12 måneder, hvorefter de slettes. 4. Pengeoverførsel 4.1 Overførsel vedrørende lønbehandling Overførsel af beløb finder sted via den konto i pengeinstituttet, som kunden har oplyst til Bluegarden. Overførsler sker via Overførsels- Service. Overførsler sker i henhold til de gældende regler for henholdsvis OverførselsService og for kundens betalingskonto i kundens pengeinstitut. Dette er Bluegarden uvedkommende. 4.2 Overførsel vedrørende lønbehandling Ved tilmelding til Samlet Betaling i LønAdministration, giver kunden samtykke til, at ATP må iværksætte betalinger fra kunden til ATP. Overførsler til Samlet Betaling sker via OverførselsService. Kunden kan framelde sig Samlet Betaling inden d. 1. i måneden før sidste rettidige betalingsdato. 5. Kundens forpligtelser 5.1 Registrering hos Erhvervsstyrelsen Det er kundens ansvar og en forudsætning for kundens anvendelse af LønAdministration, at kundens virksomhed er korrekt registreret hos Erhvervsstyrelsen. Manglende eller fejlagtig registrering betragtes som væsentlig misligholdelse af aftalen. 5.2 Aftale om OverførselsService For at kunden kan gennemføre pengeoverførsler, jf. punkt 4, skal kunden have indgået en aftale med Nets om brug af OverførselsService. 5.3 Grundmateriale Kunden skal levere grundmateriale, så det opfylder de nærmere regler i ydelsesbeskrivelsen. Kunden er forpligtet til at overholde gældende regler for LønAdministration samt ydelsesbeskrivelsen. Kunden indestår for grundmaterialets ægthed og rigtighed og for, at der er tilstrækkelige midler på den anvendte konto til dækning af overførselsbeløb. 5.4 Kundens hæftelse Kunden hæfter for alle dispositioner som kunden, kundens medarbejdere eller andre uden for Bluegarden har foretaget via LønAdministration, også selv om misbrug har fundet sted. 5.5 Kundens opbevaring Kunden skal opbevare datagrundlag, datadokumentation og andet relevant materiale i henhold til lovgivningen, herunder bogføringslovgivningen. Bluegarden Version: 1. november 2014 Side 3 / 7
5.6 Kundeoplysninger Kunden er forpligtet til løbende at ajourføre alle relevante oplysninger, som kunden har givet til Bluegarden i forbindelse med indgåelse af aftalen, herunder oplysninger om kundens navn, adresse, telefonnummer, e-mail og pengeinstitutkonto. 6. Databehandling 6.1 Dataansvarlig Kunden er dataansvarlig og har ansvar for behandlingen af de personoplysninger, som kunden behandler og sender til Bluegarden med henblik på lønadministration. 6.2 Databehandler Bluegarden er databehandler, jf. den til enhver tid gældende persondatalov, og behandler udelukkende oplysninger på den dataansvarliges vegne. Bluegarden er registreret hos Datatilsynet som edb-servicevirksomhed. Bluegarden behandler udelukkende, de af den dataansvarlige leverede, personoplysninger i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser. Bluegarden er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Oplysningerne omfatter bl.a. CPR-nummer, navn, adresse, stilling, løn, skat, pensionsforhold og oplysninger om den enkelte medarbejders kontonummer, hvortil lønnen skal anvises. Bluegarden skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Bluegarden har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Bluegarden opbevarer kopi af leverede data og ydelser i henhold til persondataloven. 6.3 Brug af underdatabehandlere Bluegarden skal inden overførsel af personoplysninger til en anden databehandler (underleverandør), jf. punkt 13.1 sikre, at en sådan databehandler har indgået en databehandleraftale, som forpligter underleverandøren efter reglerne i denne aftale. Bluegarden eller en underleverandør må ikke behandle personoplysninger uden for EØSområdet uden skriftligt samtykke fra kunden. På Bluegardens hjemmeside offentliggøres en oversigt over leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Bluegarden. Bluegardens kunder kan efter anmodning få udleveret en kopi af databehandleraftaler med underleverandører. 6.4 Sikkerhedsforanstaltninger Bluegarden har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger i opbevaringsperioden hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Bluegarden anvender i overensstemmelse med god praksis backup- og antivirusprocedurer til at forhindre tab af data eller dele deraf i forbindelse med strømsvigt, brand, virusangreb eller andre produktionsforstyrrelser. Bluegarden er forpligtet til straks at give den dataansvarlige meddelelse om driftsforstyrrelser, mistanke om brud på databeskyttelsesreglerne eller andre uregelmæssigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger. 7. Priser og betaling 7.1 Prisliste Bluegardens ydelser faktureres i henhold til Bluegardens til enhver tid gældende prisliste med tillæg af moms. Bluegardens fakturering dækker også kundens brug af OverførselsService i relation til Løn- Administration. Eventuel opkrævning fra kundens pengeinstitut vedrørende brug af kundens betalingskonto er Bluegarden uvedkommende. 7.2 Betaling Kundens betaling for ydelser sker ved, at Bluegarden overfører det fakturerede beløb fra kundens konto, jf. punkt 4. Bluegarden er ikke berettiget til at overføre eller videregive personoplysninger til andre tredjeparter uden forudgående tilladelse fra kunden, medmindre en sådan videregivelse eller overførsel følger af lovgivningen. Bluegarden Version: 1. november 2014 Side 4 / 7
8. Ansvar og ansvarsfraskrivelse Hvor andet ikke fremgår af aftalen, er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler. Bluegarden er erstatningsansvarlig, hvis Bluegarden på grund af fejl eller forsømmelser opfylder aftalte forpligtelser for sent eller mangelfuldt. Selv på de områder, hvor der gælder et strengere ansvar, er Bluegarden ikke ansvarlig for tab, som skyldes: nedbrud i/manglende adgang til ITsystemer eller beskadigelser af data i disse systemer, der kan henføres til nedennævnte begivenheder, uanset om det er Bluegarden eller en ekstern leverandør, der står for driften af systemerne, svigt i strømforsyning eller telekommunikation, lovindgreb eller forvaltningsakter, naturkatastrofer, krig, oprør, borgerlige uroligheder, sabotage, terror, indbrud, vandskade eller hærværk (herunder computervirus og -hacking), strejke, lockout, boykot eller blokade, uanset om konflikten er rettet mod eller iværksat af parterne selv eller deres organisation, og uanset konfliktens årsag. Det gælder også, når konflikten kun rammer dele af en parts organisation, eller andre omstændigheder, uden for Bluegardens kontrol. Bluegardens ansvarsfrihed gælder ikke hvis: Bluegarden burde have forudset det forhold, som er årsag til tabet, da aftalen blev indgået eller burde have undgået eller overvundet årsagen til tabet, eller lovgivningen under alle omstændigheder gør Bluegarden ansvarlig for det forhold, som er årsag til tabet. I intet tilfælde er Bluegarden ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og rentetab. Bluegardens erstatningsansvar pr. skadesbegivenhed er begrænset til det beløb, som Bluegarden har faktureret kunden for ydelser i de 12 måneder, som gik forud for det tidspunkt, hvor kunden blev bekendt med eller burde være blevet bekendt med det forhold, der gav anledning til erstatningskravet. Bluegardens erstatningsansvar kan dog maksimalt udgøre kr. 100.000 pr. løbende 12 måneder. Begrænsningerne i punkterne nævnt ovenfor gælder for både kundens direkte krav og for kundens regreskrav for erstatning udbetalt af kunden. Begrænsningerne i dette punkt gælder ikke, såfremt Bluegarden har handlet forsætligt eller groft uagtsomt. 9. Fejl og forsinkelse 9.1 Afhjælpning Hvis der er fejl eller forsinkelser ved levering af ydelsen, og dette skyldes Bluegarden, kan Bluegarden vælge at afhjælpe sådanne fejl og forsinkelser, i det omfang det er praktisk muligt og kan ske uden urimelige økonomiske konsekvenser, og foretage omlevering af udført arbejde, hvor dette er nødvendigt. Hvis Bluegarden ikke er ansvarlig for fejl eller forsinkelser, kan Bluegarden efter kundens anmodning medvirke ved afhjælpning eller omlevering mod et rimeligt vederlag. 9.2 Reklamationsfrist Fejl eller forsinkelser i Bluegardens ydelser skal meddeles Bluegarden senest 1 uge efter levering. 10. Immaterielle rettigheder Bluegarden har ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til LønAdministration, herunder dokumentation, vejledninger og programmel, som Bluegarden anvender til at levere ydelser til kunden, dog med undtagelse af programmel eller andet materiale fra leverandører, jf. punkt 13. Kunden får en brugsret til i aftalens løbetid at anvende LønAdministration erhvervsmæssigt. 11. Tredjemands rettigheder 11.1 Krænkelse af tredjemands rettigheder Så vidt det er Bluegarden bekendt, krænker det leverede ikke tredjemands rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. Bluegarden Version: 1. november 2014 Side 5 / 7
11.2 Sag mod kunden Rejses der sag mod kunden med påstand om, at det leverede krænker tredjemands rettigheder, skal kunden straks meddele dette skriftligt til Bluegarden. Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, skal Bluegarden for egen regning skaffe kunden retten til fortsat at benytte det leverede eller bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte leverancen, hvis det er praktisk muligt, og omkostningerne i forbindelse hermed står i rimeligt forhold til ydelsen. Bluegarden skal endvidere holde kunden skadesløs for dennes egne omkostninger, herunder udgift til advokat og omkostninger, der måtte blive tilkendt sagsøger. Bluegardens erstatningsansvar for tab er dog begrænset som beskrevet i punkt 8. Bestemmelserne i punkt 11 gælder ikke for ydelser fra leverandører, jf. punkt 13. 12. Tavshedspligt Bluegarden og Bluegardens medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til enhver fortrolig oplysning om kunden og kundens medarbejdere, forretningshemmeligheder, oplysninger om forretningsforbindelser samt andre fortrolige forhold, som Bluegarden får kendskab til ved aftalens opfyldelse. Fortrolige oplysninger fra kunden må kun anvendes og opbevares som led i aftalens opfyldelse. Opbevaring og anvendelse skal ske på forsvarlig måde og med mindst samme omhu, som Bluegarden anvender på sine egne fortrolige oplysninger. 13. Brug af andre leverandører 13.1 Bluegardens underleverandører Bluegarden kan anvende underleverandører. Bluegarden hæfter for sine underleverandørers ydelser på samme måde som for sine egne forhold. 13.2 Kundens underleverandører Kunden skal for egen regning indgå aftale med andre leverandører om levering og installation af andet nødvendigt programmel, kommunikationslinjer og/eller andet udstyr. Bluegarden påtager sig intet ansvar for ydelser/materiale leveret af disse leverandører. mellem kunden og en administrator eller andre leverandører, og som er nødvendige for at anvende LønAdministration. 14. Ændringer 14.1 Ændring af indhold og funktioner Bluegarden er berettiget til løbende at foretage opdateringer af LønAdministration som følge af almindelig opdatering, fornyelse og vedligeholdelse. Bluegarden er ikke forpligtet til at varsle sådanne ændringer. 14.2 Øvrige ændringer Bluegarden kan ændre Regler for LønAdministration, herunder priser, med 1 måneds skriftligt varsel. Dette gælder dog ikke, hvis myndighedskrav, sikkerhedshensyn eller lignende forhold nødvendiggør et kortere varsel. Bluegarden varsler kunden om ændringer ved brev eller elektronisk, f. eks. via e-mail, indbakke-besked eller bogføringsbilag. 15. Opsigelse og ophævelse 15.1 Opsigelse Kunden kan opsige aftalen med en måneds skriftligt varsel til den 1. i en måned. Bluegarden kan opsige aftalen med tre måneders skriftligt varsel til den 1. i en måned. 15.2 Ophævelse Aftalen kan hæves helt eller delvis uden varsel af: Bluegarden, hvis kunden misligholder aftalen, f.eks. ved at der ikke er dækning for beløb faktureret af Bluegarden, jf. punkt 7, hver af parterne, hvis den anden part væsentligt misligholder aftalen, og parten efter modtagelse af et skriftligt påkrav om afhjælpning af misligholdelsen ikke har påbegyndt afhjælpningen inden syv bankdage efter modtagelsen af påkravet, hver af parterne, hvis den anden part erklæres konkurs, tages under rekonstruktionsbehandling eller lignende gældsordning, medmindre boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i aftalen og vælger at gøre dette. Bluegarden påtager sig endvidere intet ansvar for forhold, der vedrører en eventuel aftale Bluegarden Version: 1. november 2014 Side 6 / 7
15.3 Udestående ydelser Selv om aftalen er ophørt, gælder den stadig for krav og ydelser, der er udestående, når aftalen ophører. Ophører aftalen som følge af meddelelse om konkurs, gennemføres de ydelser, der er udestående, ikke. 16. Overdragelse Ingen af parterne kan uden den anden parts skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge aftalen til tredjemand. Bluegarden har dog ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge aftalen til et andet selskab i Bluegarden-koncernen uden kundens samtykke. 17. Forrang, lovvalg og værneting I tilfælde af uoverensstemmelse gælder regler forud for vejledning. Bluegarden Version: 1. november 2014 Side 7 / 7