DATALØN Regler Gældende fra 15. september 2015

Transkript

1 DATALØN Regler Gældende fra 15. september 2015

2 1. Hvad er DataLøn? DataLøn er et lønsystem, hvor Bluegarden på vegne af kunden foretager lønbehandling, herunder beregning af løn, A-skat, AM-bidrag, ATP-bidrag, feriepenge og pension samt indberetning til SKAT (eindkomst). 2. Definitioner 2.1. Aftale Aftalen mellem kunden og Bluegarden om DataLøn, Regler for DataLøn samt prisliste Bankdag Alle dage undtagen lørdage, søn- og helligdage, fredag efter Kr. himmelfartsdag, 5. juni samt 24. og 31. december Bluegarden Bluegarden A/S, CVR-nr , er det selskab, der udbyder DataLøn Kunden Den virksomhed, der har en aftale med Bluegarden om brug af DataLøn OverførselsService OverførselsService er et af Nets A/S udbudt produkt, hvor Nets på vegne af kunden behandler og videre-sender betalingsgrundlag til kundens pengeinstitut med henblik på gennemførelse af pengeoverførsler til beløbsmodtager Samlet Betaling ATP s opkrævning af Finansieringsbidrag mm. 3. Bluegardens ydelser 3.1. Lønbehandling Bluegarden foretager lønbehandling, leverer output-materiale og tilbyder serviceydelser og kurser m.v. Ydelsernes nærmere indhold og omfang er beskrevet i vejledninger til DataLøn. Som et element i lønbehandlingen danner Bluegarden betalingsgrundlag, der anvendes ved pengeoverførsler Rekvisition af oplysninger fra CPR Kunden kan rekvirere oplysninger om medarbejderes navn og adresse i Det Centrale Personregister (CPR). Anvender kunden denne funktion, sker det på følgende betingelser: Kunden må alene rekvirere oplysninger i CPR om personer, som kunden i kraft af aftale skal udbetale løn, honorar mv. til. Kundens behandling af de modtagne oplysninger fra CPR skal ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalov. Forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af ovennævnte betingelser for rekvisition af oplysninger fra CPR er strafbar. Bluegarden registrerer bruger-id, tidspunkt og cpr-nummer for enhver rekvisition af oplysninger fra CPR i kundens navn. Bluegarden opbevarer disse oplysninger i 6 måneder, hvorefter de slettes. På forlangende udleverer Bluegarden oplysningerne til CPR Opbevaring af data Bluegarden opbevarer leveret grundmateriale, jf. pkt. 5.2 i minimum 45 dage. Bluegarden opbevarer derudover kopi af bilag fra lønbehandlingen (løn- og bogføringsmateriale) året ud plus 5 år regnet fra produktionstidspunktet, hvorefter materialet slettes. Bluegarden optager telefonsamtaler mellem kunden og Bluegardens kundecentre for at kunne fastslå samtalernes indhold. Samtalerne opbevares i 12 måneder, hvorefter de slettes. 4. Pengeoverførsel 4.1. Overførsel vedrørende lønbehandling Overførsel af beløb finder sted via den konto i pengeinstituttet, som kunden har oplyst til Bluegarden. Overførsler sker via Overførsels- Service. Overførsler sker i henhold til de gældende regler for henholdsvis OverførselsService og for kundens betalingskonto i kundens pengeinstitut. Dette er Bluegarden uvedkommende Overførsel via Samlet Betaling Ved tilmelding til Samlet Betaling i DataLøn, giver kunden samtykke til, at ATP må iværksætte betalinger fra kunden til ATP. Overførsler til Samlet Betaling sker via OverførselsService. Bluegarden Gældende pr. 15. september 2015 version 1.0 Side 2 / 6

3 Kunden kan framelde sig Samlet Betaling inden d. 1. i måneden før sidste rettidige betalingsdag. 5. Kundens forpligtelser 5.1. Aftale om OverførselsService For at kunden kan gennemføre pengeoverførsler jf. punkt 4, skal kunden have indgået en aftale med Nets om brug af OverførselsService Grundmateriale Kunden leverer grundmateriale, så det med hensyn til form, opbygning, indhold og tidsfrister sker i henhold til vejledningerne for Data- Løn. Kunden indestår for grundmaterialets ægthed og rigtighed og for, at der er tilstrækkelige midler på kundens konto til dækning af Bluegardens fakturabeløb Kundens IT-udstyr Kundens IT-udstyr skal opfylde til systemkrav, der fremgår af vejledningerne for DataLøn Kundens hæftelse Kunden hæfter for alle dispositioner, som kunden, kundens medarbejdere eller andre uden for Bluegarden har foretaget via DataLøn, også selv om misbrug har fundet sted Kundens opbevaring Kunden opbevarer datagrundlag, datadokumentation og andet relevant materiale i henhold til lovgivningen, herunder bogføringslovgivningen Kundeoplysninger Kunden er forpligtet til løbende at ajourføre alle relevante oplysninger, som kunden har givet til Bluegarden i forbindelse med indgåelse af aftalen, herunder oplysninger om kundens navn, adresse, telefonnummer, adresse og pengeinstitutkonto. 6. Databehandling 6.1. Dataansvarlig Kunden er dataansvarlig og har ansvar for behandlingen af de personoplysninger, som kunden behandler og sender til Bluegarden med henblik på lønbehandling Databehandler Bluegarden er databehandler, jf. den til enhver tid gældende persondatalov, og behandler udelukkende oplysninger på den dataansvarliges vegne. Bluegarden er registreret hos Datatilsynet som edb-servicevirksomhed. Bluegarden behandler udelukkende de af den dataansvarlige leverede personoplysninger i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser. Bluegarden er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Oplysningerne omfatter bl.a. cpr.nr., navn, adresse, stilling, løn, skat, pensionsforhold og oplysninger om den enkelte medarbejders kontonummer, hvortil lønnen skal anvises. Bluegarden skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Bluegarden har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Bluegarden opbevarer kopi af leverede data og ydelser i henhold til persondataloven Brug af underdatabehandlere Bluegarden skal inden overførsel af personoplysninger til en anden databehandler (underleverandør), jf. punkt 14.1 sikre, at en sådan databehandler har indgået en databehandleraftale, som forpligter underleverandøren efter reglerne i denne aftale. Bluegarden er ikke berettiget til at overføre eller videregive personoplysninger til andre tredjeparter uden forudgående tilladelse fra kunden, medmindre en sådan videregivelse eller overførsel følger af lovgivningen. Bluegarden eller en underleverandør må ikke behandle personoplysninger uden for EØSområdet uden skriftligt samtykke fra kunden. På Bluegardens website offentliggøres en oversigt over leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Bluegarden. Bluegardens kunder kan efter anmodning få udleveret en kopi af databehandleraftaler med underleverandører. Bluegarden Gældende pr. 15. september 2015 version 1.0 Side 3 / 6

4 6.4. Sikkerhedsforanstaltninger Bluegarden har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger i opbevaringsperioden hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Bluegarden anvender i overensstemmelse med god praksis backup- og antivirusprocedurer til at forhindre tab af data eller dele deraf i forbindelse med strømsvigt, brand, virusangreb eller andre produktionsforstyrrelser. Bluegarden er forpligtet til straks at give den dataansvarlige meddelelse om driftsforstyrrelser, mistanke om brud på databeskyttelsesreglerne eller andre uregelmæssigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger Bluegarden SmartLøn Ved brug af Bluegarden SmartLøn erstattes tredje afsnit i punkt 6.3 ovenfor med følgende: Bluegarden må udelukkende benytte underleverandører i EØS-området eller underleverandører, der er omfattet af Safe Harborordningen. 7. Priser og betaling 7.1. Prisliste Bluegardens ydelser faktureres i henhold til Bluegardens til enhver tid gældende prisliste med tillæg af moms. Bluegardens fakturering dækker også kundens brug af OverførselsService i relation til Data- Løn. Eventuel opkrævning fra kundens pengeinstitut vedrørende brug af kundens betalingskonto er Bluegarden uvedkommende Betaling Kundens betaling for ydelser, kurser og andre leverancer sker ved, at Bluegarden overfører det fakturerede beløb fra kundens konto, jf. punkt Ansvar og ansvarsfraskrivelse Hvor andet ikke fremgår af aftalen, er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler. Bluegarden er erstatningsansvarlig, hvis Bluegarden på grund af fejl eller forsømmelser opfylder aftalte forpligtelser for sent eller mangelfuldt. Selv på de områder, hvor der gælder et strengere ansvar, er Bluegarden ikke ansvarlig for tab, som skyldes: nedbrud i/manglende adgang til itsystemer eller beskadigelser af data i disse systemer, der kan henføres til nedennævnte begivenheder, uanset om det er Bluegarden eller en ekstern leverandør, der står for driften af systemerne, svigt i strømforsyning eller telekommunikation, lovindgreb eller forvaltningsakter, naturkatastrofer, krig, oprør, borgerlige uroligheder, sabotage, terror, indbrud, vandskade eller hærværk (herunder computervirus og -hacking), strejke, lockout, boykot eller blokade, uanset om konflikten er rettet mod eller iværksat af parterne selv eller deres organisation, og uanset konfliktens årsag. Det gælder også, når konflikten kun rammer dele af en parts organisation, eller andre omstændigheder, uden for Bluegardens kontrol. Bluegardens ansvarsfrihed gælder ikke hvis: Bluegarden burde have forudset det forhold, som er årsag til tabet, da aftalen blev indgået eller burde have undgået eller overvundet årsagen til tabet, eller lovgivningen under alle omstændigheder gør Bluegarden ansvarlig for det forhold, som er årsag til tabet. I intet tilfælde er Bluegarden ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og rentetab. Bluegardens erstatningsansvar pr. skadesbegivenhed er begrænset til det beløb, som Bluegarden har faktureret kunden for ydelser i de 12 måneder, som gik forud for det tidspunkt, hvor kunden blev bekendt med eller burde være blevet bekendt med det forhold, der gav anledning til erstatningskravet. Bluegardens erstatningsansvar kan dog maksimalt udgøre kr pr. løbende 12 måneder. Begrænsningerne i punkterne nævnt ovenfor gælder for både kundens direkte krav og for kundens regreskrav for erstatning udbetalt af kunden. Bluegarden Gældende pr. 15. september 2015 version 1.0 Side 4 / 6

5 Begrænsningerne i dette punkt gælder ikke, såfremt Bluegarden har handlet forsætligt eller groft uagtsomt. 9. Fejl og forsinkelse 9.1. Afhjælpning Hvis der er fejl eller forsinkelser ved levering af ydelsen, og dette skyldes Bluegarden, kan Bluegarden vælge at afhjælpe sådanne fejl og forsinkelser, i det omfang det er praktisk muligt og kan ske uden urimelige økonomiske konsekvenser, og foretage omlevering af udført arbejde, hvor dette er nødvendigt. Hvis Bluegarden ikke er ansvarlig for fejl eller forsinkelser, kan Bluegarden efter kundens anmodning medvirke ved afhjælpning eller omlevering mod et rimeligt vederlag Reklamationsfrist Fejl eller forsinkelser i Bluegardens ydelser skal meddeles Bluegarden senest 1 uge efter levering. 10. Licens Kundens brugsret Bluegarden giver kunden en ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig brugsret til i aftalens løbetid at benytte DataLøn erhvervsmæssigt og på de betingelser, der er fastsat i aftalen. Brugsretten omfatter kun kundens anvendelse af DataLøn til egen administrative behandling. Kunden er berettiget til at benytte en administrator, der selv har anskaffet en brugsret fra Bluegarden til at anvende DataLøn. 11. Immaterielle rettigheder Bluegarden har ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til DataLøn, herunder programmel, dokumentation og DataLønvejledninger, som Bluegarden stiller til rådighed for kunden, dog med undtagelse af programmel eller andet materiale fra leverandører, jf. punkt Tredjemands rettigheder Krænkelse af tredjemands rettigheder Så vidt det er Bluegarden bekendt, krænker det leverede ikke tredjemands rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder Sag mod kunden Rejses der sag mod kunden med påstand om, at det leverede krænker tredjemands rettigheder, skal kunden straks meddele dette skriftligt til Bluegarden. Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, skal Bluegarden for egen regning skaffe kunden retten til fortsat at benytte det leverede eller bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte leverancen, hvis det er praktisk muligt, og omkostningerne i forbindelse hermed står i rimeligt forhold til ydelsen. Bluegarden skal endvidere holde kunden skadesløs for dennes egne omkostninger, herunder udgift til advokat og omkostninger, der måtte blive tilkendt sagsøger. Bluegardens erstatningsansvar for tab er dog begrænset som beskrevet i punkt 8. Bestemmelserne i punkt 12 gælder ikke for ydelser fra leverandører, jf. punkt Tavshedspligt Bluegarden og Bluegardens medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til enhver fortrolig oplysning om kunden og kundens medarbejdere, forretningshemmeligheder, oplysninger om forretningsforbindelser samt andre fortrolige forhold, som Bluegarden får kendskab til ved aftalens opfyldelse. Fortrolige oplysninger fra kunden må kun anvendes og opbevares som led i aftalens opfyldelse. Opbevaring og anvendelse skal ske på forsvarlig måde og med mindst samme omhu, som Bluegarden anvender på sine egne fortrolige oplysninger. 14. Brug af andre leverandører Bluegardens underleverandører Bluegarden kan anvende underleverandører. Bluegarden hæfter for sine underleverandørers ydelser på samme måde som for sine egne forhold. Bluegarden Gældende pr. 15. september 2015 version 1.0 Side 5 / 6

6 14.2. Kundens underleverandører Kunden skal for egen regning indgå aftale med andre leverandører om levering og installation af andet nødvendigt programmel, kommunikationslinjer og/eller andet udstyr. Bluegarden påtager sig intet ansvar for ydelser/materiale leveret af disse leverandører. Bluegarden påtager sig endvidere intet ansvar for forhold, der vedrører en eventuel aftale mellem kunden og en administrator eller andre leverandører om administration af DataLøn. 15. Ændringer Ændring af indhold og funktioner Bluegarden er berettiget til løbende at foretage opdateringer af DataLøn som følge af almindelig opdatering, fornyelse og vedligeholdelse. Bluegarden er ikke forpligtet til at varsle sådanne ændringer Øvrige ændringer Bluegarden kan ændre Regler for DataLøn, herunder priser, med 1 måneds skriftligt varsel. Dette gælder dog ikke, hvis myndighedskrav, sikkerhedshensyn eller lignende forhold nødvendiggør et kortere varsel. Bluegarden varsler kunden om ændringer ved brev eller elektronisk, f. eks. via , indbakke-besked eller bogføringsbilag. 16. Opsigelse og ophævelse hver af parterne, hvis den anden part erklæres konkurs, tages under rekonstruktionsbehandling eller lignende gældsordning, medmindre boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i aftalen og vælger at gøre dette Udestående ydelser Selv om aftalen er ophørt, gælder den stadig for krav og ydelser, der er udestående, når aftalen ophører. Ophører aftalen som følge af meddelelse om konkurs, gennemføres de ydelser, der er udestående, ikke. 17. Overdragelse Ingen af parterne kan uden den anden parts skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge aftalen til tredjemand. Bluegarden har dog ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge aftalen til et andet selskab i Bluegarden-koncernen uden kundens samtykke. 18. Forrang, lovvalg og værneting I tilfælde af uoverensstemmelse gælder regler forud for vejledning. Aftalen er undergivet dansk ret. Eventuelle uoverensstemmelser mellem parterne, som ikke kan løses ved forhandling, kan indbringes for de ordinære domstole med Bluegardens hjemting som værneting Opsigelse Kunden kan opsige aftalen med 1 måneds varsel til den 1. i en måned. Bluegarden kan opsige aftalen med 3 måneders skriftligt varsel til den 1. i en måned Ophævelse Aftalen kan hæves helt eller delvis uden varsel af: Bluegarden, hvis kunden misligholder aftalen, f. eks. ved at der ikke er dækning for beløb faktureret af Bluegarden, jf. punkt 7. hver af parterne, hvis den anden part væsentligt misligholder aftalen, og parten efter modtagelse af et skriftligt påkrav om afhjælpning af misligholdelsen ikke har påbegyndt afhjælpningen inden 7 bankdage efter modtagelsen af påkravet, Bluegarden Gældende pr. 15. september 2015 version 1.0 Side 6 / 6