GUIDE Sådan stifter I en forening Udskrevet: 2016
Indhold Sådan stifter I en forening......................................................... 3 Sådan opretter I NemKonto, E-boks, CVR nummer og NemID for jeres forening............ 8 2 Guide
Sådan stifter I en forening Når I starter en forening, er der mange ting, som I skal overveje. I denne guide kan I læse mere om en række af de overvejelser, som I skal gøre jer både før og efter at foreningen er stiftet. Når I vil starte en ny forening, forventer I måske, at I kan slå op i en "foreningslov" og se, hvad vedtægterne skal indeholde, hvor meget medlemmerne skal være med til at bestemme osv. Men i Danmark har vi ikke en foreningslov. Staten og kommunerne blander sig ikke i, hvordan en forening skal være bygget op - det er helt op til medlemmerne af foreningen. I det følgende kan I læse om vedtægter, tegningsregler, stiftende generalforsamling, generalforsamling, ekstraordinær generalforsamling, CVR registrering, NemKonto og E-boks. Inden I beslutter jer for at stifte en forening Inden I beslutter jer for at stifte en forening, skal I som minimum overveje følgende: 1. Formål - Hvorfor er foreningen sat i verden? 2. Visioner og mål - Hvad er jeres overordnede visioner med foreningen? Hvilke konkrete mål vil I gerne nå? 3. Værdier - Hvilke værdier, hvilken etik og hvilket menneskesyn skal præge jeres forening, dens mål og aktiviteter? Hvordan skal foreningen nå sine mål? Og med hvilke aktiviteter? Vælg aktiviteterne ud fra både værdier og formål. 4. Aktiviteter og organisering af arbejdet - Hvordan skal den demokratiske opbygning af foreningen være? Hvem bestemmer hvad? Skal der være udvalg eller projektarbejde? 5. Økonomi - Hvilke udgifter forventer I Skal I leje lokaler? Skal der være medlemskontingent? Vil I søge andre midler fx. offentlig støtte, fonde og lignende? Hvilken form for hjælp kan I få fra kommunen fx lån af lokaler eller økonomisk støtte? Og vil den økonomiske støtte stille krav til jeres organisatoriske forhold? Læs mere om økonomi i foreningen i guiden Foreningens økonomi. Krav til en forening Der findes ingen foreningslov i Danmark og der er ingen centralt fastsatte krav, som I skal leve op til. Der er dog en række traditioner for, hvad en forening som minimum skal have forholdt sig til, før omverdenen også vil opfatte den som en forening. Det handler bl.a. om vedtægter, bestyrelse og et møde, hvor foreningen formelt set stiftes. Sådan stifter I en forening 3
En forening i juridisk forstand Hvis I som en forening juridisk skal betragtes som en selvstændig enhed, skal I opfylde en række krav. Foreningen skal have vedtægter, der bl.a. siger noget om: foreningens formål hvem der tegner foreningen hvordan ledelsen bliver valgt hvad formuen skal gå til, hvis foreningen opløses Læs mere i guiden om vedtægter Ud over disse grundlæggende krav, kan der godt være andre krav, som I skal opfylde, hvis I søger tilskud fra puljer og tilskudsordninger eller vil modtage tilskud fra sponsorer. Hvis en forening f.eks. får et tilskud fra en offentlig tilskudsordning, så har foreningen pligt til at dokumentere, at midlerne er anvendt til formålet. Hvis der bliver skiftet ledelse i foreningen, er det altså den nye ledelse, der har ansvar for, og skal dokumentere, at midlerne er anvendt til formålet. I skal være opmærksomme på, at forskellige offentlige tilskudsordninger godt kan stille forskellige krav til foreningen. Hvis I skal have tilskud under Folkeoplysningsloven, skal foreningen f.eks. være demokratisk opbygget, og medlemmerne skal betale et kontingent. 18-tilskuddet på det frivillige sociale område indeholder ikke tilsvarende krav. Læs mere i guiden om Foreningens økonomi Kan vi være en forening uden vedtægter? Hvis I ikke udformer vedtægter, indkalder til stiftende generalforsamling, vælger bestyrelse osv. kan I stadig kalde jer en forening og lave alle de aktiviteter, I har lyst til. Men i omverdenens øjne vil I "blot" være en gruppe personer, der mere eller mindre tilfældigt har fundet sammen om nogle fælles aktiviteter. Hvis I vælger ikke at lave en forening i juridisk forstand, har det følgende konsekvenser. I kan ikke oprette et CVR nummer uden vedtægter. Når I som gruppe, løsere netværk eller lignende får tilskud, er det den person, der har skrevet under på ansøgningen, som hæfter for beløbet - også selv om vedkommende på et tidspunkt måske holder op med at være aktiv i gruppen. Den person, der underskriver ansøgningen, risikerer at blive personligt beskattet af de midler, der egentlig er beregnet til netværkets aktiviteter. Læs mere i guiden Skat og moms i foreninger. 4 Guide
Lav jeres egne vedtægter Der er ingen formelle krav til foreningers vedtægter. Derfor er det helt op til jer selv at beslutte, om I vil have vedtægter, og hvad der eventuelt skal stå i dem. Betragt vedtægterne som foreningens egne, interne spilleregler. Det vigtigste formål med vedtægter er at give nogle rammer, som gør det lettere at løse eventuelle uenigheder og konflikter ikke kun i dag men også om 5 eller 10 år. Dét at udforme vedtægter kan være en god prøve på, om I har et fælles billede af foreningens formål, mål, midler, organisation og ledelse. I opstartsfasen kan I bruge den proces, som en udformning af vedtægter er, til at sikre, at I vil det samme. Læs mere i guiden om vedtægter Orienteringsmøde og stiftende generalforsamling Når I har et nogenlunde klart billede af formål, aktiviteter og udkast til vedtægter, kan I invitere til orienteringsmøde og/eller stiftende generalforsamling. Overvej, hvem I gerne vil i kontakt med, og hvor bredt et bagland I ønsker. Det kan eksempelvis være: berørte pårørende eksperter/fagfolk folk fra kommunen Dernæst kan I sende information ud til de steder, hvor I tror de personer, I gerne vil have kontakt til, ser det, fx: annoncer i aviser, tidsskrifter og blade opslag på arbejdspladser/biblioteket/uddannelsesinstitutioner/ i foreninger/lokalt supermarked m.m. Internettet (hjemmesider, Facebook, Twitter mv.) indslag i lokal-tv information via kommunal oplysning om møder og arrangementer direkte henvendelse til udvalgte personer. Vælg mødested ud fra, hvor mange personer I forventer vil møde op, og hvor tilgængeligt stedet skal være i forhold til for eksempel handicap, offentlige transportmidler mv. Det kan være en god idé at indkalde til et orienteringsmøde efterfulgt af en stiftende generalforsamling, hvor I enten holder de to møder i forlængelse af hinanden eller på forskellige tidspunkter. Sådan stifter I en forening 5
Orienteringsmødet - forslag til dagsorden På et orienteringsmøde kan initiativgruppen fremlægge sine ideer, drøfte dem med de fremmødte og vejre stemningen for at stifte en forening. I kan på forhånd udpege en mødeleder, som fører deltagerne gennem dagsordenen på en måde, der både giver plads til, at I kan fortælle om jeres tanker og ideer og til debatter med de fremmødte. Forslag til dagsorden for et stiftende møde: 1. Velkomst ved en fra initiativgruppen og oplysning om, hvem der er udpeget som mødeleder 2. Beskrivelse af idégrundlaget og debat om formål mv. 3. Redegørelse for det økonomiske grundlag, herunder debat om kontingent 4. Redegørelse for og debat om de foreslåede vedtægter. Til sidst kan mødelederen opsummere debatterne og konstatere, om der er stemning for at stifte foreningen. Den stiftende generalforsamling - forslag til dagsorden Hvis der er stemning for at stifte foreningen, kan initiativgruppen opfordre dem, der vil være medlemmer, til at blive for at deltage i den stiftende generalforsamling. Eller I kan opfordre dem til at komme igen, hvis I har valgt at holde generalforsamlingen senere. På den stiftende generalforsamling gennemgår initiativgruppen vedtægterne punkt for punkt. Sammen vedtager I paragrafferne en af gangen med simpelt flertal, og til sidst vedtager I de samlede vedtægter. Forslag til dagsorden for stiftende generalforsamling: 1. Valg af dirigent dirigentens rolle er at lede forsamlingen gennem punkterne på dagsordenen. Ligesom på enhver anden generalforsamling. 2. Valg af referent 3. Redegørelse for baggrunden for foreningens stiftelse 4. Forslag til vedtægter 5. Forslag til fremtidigt arbejde 6. Forslag til budget og kontingent 7. Valg af foreningens bestyrelse 8. Valg af revisor Eventuelt Det er vigtigt, at referenten udarbejder et referat, der indeholder alle beslutninger fra den stiftende generalforsamling. Vi anbefaler, at referenten underskriver referatet. Referatet er foreningens fødselsattest, og I får fremover brug for den i mange forskellige sammenhænge fx som dokumentation for, at foreningen formelt eksisterer. 6 Guide
NemKonto, NemID, E-boks og CVR registrering for foreninger Der eksisterer ikke et krav om, at frivillige foreninger i Danmark skal registreres. Som forening skal I dog være opmærksomme på, at I skal have en NemKonto og være CVRregistreret, hvis I modtager offentlige tilskud, ansætter personale eller er selskabsskattepligtige (skattepligtige foreninger er f.eks. andelsboligforeninger og foreninger der driver erhverv). Læs mere i subguiden Hvordan I nemmest opretter NemKonto, E-boks, CVR nummer og NemID for foreningen. Fortæl om den nystiftede forening Det kan være interessant for mange, at I har stiftet en forening, fx for: Potentielle medlemmer Mulige samarbejdsparter Offentlige myndigheder Andre foreninger Evt. landskontor (hvis foreningen er en lokalforening under en landsforening) Informér alle relevante steder og send evt. en pressemeddelelse ud, der fortæller om den nye forening og om, hvordan interesserede kan kontakte jer. Foreningsportalen på frivillighed.dk Har I stiftet en regional eller landsdækkende forening, så husk at gå ind på Foreningsportalen på frivillighed.dk og søg om at blive optaget. Det er gratis at stå på portalen. Foreningsportalen indeholder oplysninger om regionale og landsdækkende foreninger på det sociale og sundhedsmæssige område. Her kan I gør jer synlige over for borgere og andre, der gerne vil i kontakt med jer. Se mere om Foreningsportalen Litteratur Ole Hasselbalch: Foreninger. Nyt Juridisk Forlag, 2009 Senest revideret: Fredag, 11. marts 2016 Sådan stifter I en forening 7
Sådan opretter I NemKonto, E-boks, CVR nummer og NemID for jeres forening I denne guide kan I læse om NemKonto, CVR-registrering, digital postkasse også kaldet E-boks, digital medarbejdersignatur og NemID til foreninger. Der eksisterer ikke et krav om, at I som frivillig forening i Danmark skal registrere jeres forening. Som forening skal I dog være opmærksomme på, at I skal have en NemKonto og være CVRregistreret, hvis I modtager offentlige tilskud, ansætter personale eller er selskabsskattepligtige. Skattepligtige foreninger er f.eks. andelsboligforeninger eller foreninger der driver erhverv. Læs mere om skattepligtige foreninger i guiden Skat og moms for frivillige og foreninger. Sådan får I NemKonto og bliver CVR registreret Når I som frivillig forening fx modtager 18-midler fra kommunen eller puljemidler fra Socialog Indenrigsministeriet, skal pengene indbetales på en såkaldt NemKonto. NemKonto er det fælles offentlige udbetalingssystem. Alle borgere, virksomheder og foreninger, der modtager offentlige tilskud, skal derfor have en NemKonto. I kan læse mere om NemKonto for foreninger på NemKontos hjemmeside. CVR-nummer For at I som forening kan få en NemKonto, skal I være registreret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens CVR-register og have et CVR-nummer. CVR betyder det Centrale Virksomheds Registe. Det er oprettet for at give virksomheder et "personnummer" - foreninger regnes i denne sammenhæng for at være virksomheder. CVRnummeret er et unikt 8- cifret nummer. Foreningskategorier i CVR-registret Der findes forskellige kategorier af foreninger i CVR-registret, så det er vigtigt, at I ved, hvilken type foreningen I er, når I foretager registreringen. Kategorien kan dog ændres på et senere tidspunkt, hvis det bliver aktuelt. De to vigtigste kategorier for foreninger på det frivillige sociale område er: 8 Guide
1. Frivillige foreninger. Det er en forening, der ikke har lønnede ansatte, ikke opkræver moms osv., hvilket betyder, at den ikke har indberetningspligt til Skat. Hvis I registrerer jer som frivillig forening, skal I derfor ikke indberette løbende til Skat. 2. Almindelige foreninger (ikke-erhvervsdrivende). Det er en forening, som er almennyttig, og derfor ikke skal betale selskabsskat, men som har lønnede ansatte, opkræver moms eller lignende, hvilket betyder, at den løbende skal indberette til Skat. Hvis I registrerer jer som almindelig forening, forventer Skat, at I løbende indberetter. Også selv om det i nogle perioder kan være en 0-indberetning. I forbindelse med registreringen skal I bruge foreningens vedtægter og referatet fra den stiftende generalforsamling. I registrerer jeres forening på virk.dk. Hvem kan ændre foreningens oplysninger i CVR-registret? Hvis en frivillig i jeres forening skal oprette eller ændre i oplysningerne om foreningen i CVRregistret, skal vedkommende være tegningsberettiget og kunne underskrive på foreningens vegne, eller have en fuldmagt fra de tegningsberettigede i foreningen. I skal forny foreningens CVR registrering hvert tredje år Registreringen i CVR-registret skal fornys en gang hvert tredje år. Her bekræfter I, at foreningen stadig er aktiv. CVR data-systemet sender automatisk en besked om fornyelse til den eller de mailadresser, I opgiver ved registreringen. Det er derfor vigtigt, at I husker at give besked til CVR-registret, hvis den mailadresse, som de skal kontakte foreningen på, ændres. Hvis I ikke reagerer på en henvendelse om fornyelse af registreringen fx fordi I har skiftet kasserer og glemt at ændre mailadressen, risikerer I at foreningen bliver nedlagt i CVRregistret. Så skal i begynde forfra med registreringen, oprettelse af NemKonto osv. På Erhvervsstyrelsens hjemmeside kan I læs mere om at registrere foreninger i CVR- registret. Sådan opretter I en NemID medarbejdersignatur For at få en digital postkasse, kan I vælge enten at oprette den via et foreningsmedlems personlige NemID eller at oprette en digital medarbejdersignatur - kaldet NemID medarbejdersignatur. NemID medarbejdersignaturen ligner det personlige NemID, som de fleste af os efterhånden er udstyret med, men medarbejdersignaturen er knyttet til foreningens CVR-nummer og ikke til et personligt CPR-nummer. Sådan stifter I en forening 9
Første gang en forening opretter en medarbejdersignatur, skal den formelt indgå en aftale med Nets DanID, der er den virksomhed, som administrerer udstedelsen af signaturerne. Konkret sker det ved, at man udskriver en aftale på deres hjemmeside, og at en tegningsberettiget i foreningen herefter underskriver aftalen og returnerer den elektronisk eller som almindeligt brev. Når aftalen med Nets DanID er indgået, modtager I: information om, hvordan I aktiverer medarbejdersignaturen brev med en kode nøglekort, som I skal bruge, når I logger på med signaturen Både koden og nøglekortet bliver sendt til foreningens officielle CVR-adresse. Det er derfor vigtigt, at I sikrer, at adressen er opdateret, inden I går i gang med at bestille medarbejdersignaturen, for det kan hurtigt blive et problem, hvis de nødvendige informationer bliver sendt til en kasserer, der gik af for to år siden. I skal være opmærksomme på, at den første, der opretter en medarbejdersignatur knyttet til jeres forening, automatisk bliver administrator af fremtidige medarbejder-signaturer. Det betyder, at det er denne person, der får mulighed for at give andre bestyrelsesmedlemmer adgang til foreningens digitale postkasse. Det er derfor vigtigt, at det er den person i foreningen, som I har besluttet, der skal udføre opgaven, som registrerer sig først. De tre første digitale medarbejdersignaturer i hver forening er gratis. Hvis der er flere i foreningen, som skal have adgang til postkassen, koster det 75 kr. pr. signatur pr. år. I bestiller NemID medarbejdersignaturer via hjemmesiden for Nets DanID. Sådan oprette I en E-boks - digital postkasse Når I skal oprette en E-boks, skal I igennem de følgende: 1. Opret et CVR-nr., hvis det ikke allerede er sket. 2. Hvis I har et CVR-nr., så tjek, at den registrerede adresse er korrekt. 3. Tag stilling til, hvem I foreningen der skal have adgang til E-boks, og hvem der skal administrere denne adgang i fremtiden. 4. Opret NemID (digital medarbejdersignatur) for den person, der skal være administrator for alle foreningens medarbejdersignaturer. Den først person I opretter bliver automatisk administrator. 5. Opret digitale medarbejdersignaturer for de øvrige repræsentanter i foreningen, som skal have adgang til den digitale postkasse. 6. Når mindst én repræsentant for foreningen har fået en digital medarbejdersignatur, kan I oprette den digitale postkasse. Det sker via Virk.dk's hjemmeside om digital postkasse, hvor I også kan finde mere information om, hvordan I rent praktisk gør det. 10 Guide
I skal være opmærksomme på, at det skal være en fra foreningens ledelse (hvilket vil sige en person, der er berettiget til at tegne foreningen), der opretter medarbejder-signaturen. Eller også skal ledelsen godkende oprettelsen af E-boksen. Det skyldes blandt andet, at man i forbindelse med oprettelsen skal angive, hvem der skal have adgang til foreningens korrespondance med det offentlige. Når I opretter postkassen, skal I angive mindst en og højst to mailadresser, som får besked, når der er ny post i postkassen. I skal altså beslutte, hvem der skal have ansvaret for at holde øje med postkassen og eventuelt fordele posten til andre i foreningen. 5 ting I skal huske, når I opretter en E-boks til foreningen 1. Husk at tjekke postkassen. Hvis den person, der får mail om ny post, er væk fra foreningen i længere tid, skal der laves aftaler om, hvem der så tjekker. 2. Når der sker udskiftninger i foreningens bestyrelse eller øvrige ledelse, skal I huske at ændre adgangen til postkassen. Afgående bestyrelsesmedlemmers NemID medarbejdersignatur skal inddrages, og der skal oprettes nye. 3. Hvis den person i foreningen, der fungerer som administrator i forhold til de digitale medarbejdersignaturer, forlader denne post, skal der hurtigst muligt ske en overdragelse af ansvaret til en ny administrator Det skal I meddele til Nets DanID. 4. Sørg for, at foreningens CVR-registrering hele tiden er opdateret, og især at adresseoplysningerne er korrekte. Hvert 3. år skal foreningen bekræfte sin eksistens for at beholde sit CVR-nummer, og hvis denne bekræftelse glipper fx fordi den bliver sendt til en gammel mailadresse kan I risikere at skulle begynde forfra med CVRregistrering, oprettelse af digital postkasse mv. 5. Overvej, hvordan I sikrer jer bedst muligt imod elektronisk kriminalitet. Jo flere personer der har adgang til den elektroniske postkasse, og jo flere pc er man bruger til at få adgang til postkassen fra, desto større er risikoen for misbrug. I skal også være opmærksomme på, at hvis der forsvinder midler fra foreningens bankkonti, er det som udgangspunkt foreningen selv, der skal dække tabet, hvis det er sket på grund af dårlig datasikkerhed i foreningen. Hvis I vil undgå denne risiko, skal foreningen tegne en netbank-forsikring. Senest revideret: Lørdag, 12. marts 2016 Sådan stifter I en forening 11
Vil du vide mere? Denne guide er udarbejdet af Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA). Har du spørgsmål vedr. guidens emne eller brug for yderligere vejledning, er du velkommen til at kontakte os på telefon: 66 14 60 61 eller mail: info@frivillighed.dk. Du kan finde andre gode råd om frivilligheden og foreningsliv i vores onlineguider på www.frivillighed.dk her kan du også melde dig til vores faglige nyhedsbrev det er gratis og udkommer en gang om måneden. Center for Frivilligt Socialt Arbejde Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA) er det nationale videns, kompetence- og udviklingscenter om den sociale frivillighed i Danmark. CFSA opbygger og formidler viden, der styrker frivilligheden og civilsamfundet i Danmark. Centret tilbyder rådgivning, kompetenceudvikling, analyser og konsulentbistand baseret på praktisk og analytisk viden. CFSA løser opgaver for blandt andre foreninger, landsorganisationer, kommuner, ministerier og virksomheder, hovedsageligt på social- og sundhedsområdet. Centret er en selvejende institution under Social- og Indenrigsministeriet og har sin egen bestyrelse. Centret er etableret i januar 1995 og har godt 20 ansatte. Læs mere om CFSA på www.frivillighed.dk Center for Frivilligt Socialt Arbejde Albanigade 54 1. sal 5000 Odense C + 45 66 14 60 61 info@frivillighed.dk www.frivillighed.dk