Digital post. AMU-nr

Transkript

1 Digital post AMU-nr Undervisningsministeriet. Oktober 2013 Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Ann-Vibeke Mose, Uddannelsescenter Holstebro og Lone Christiansen, V-kurser. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af undervisningsmaterialet til AMU-mål Anvendelse af digital post, oktober 2013 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Ann-Vibeke Mose, Uddannelsescenter Holstebro og Lone Christiansen, V-kurser. Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse

2 Program Introduktion Præsentation af underviser og deltagere Præsentation af program AMU formål og mål Forventningsafstemning Varighed ½ time Postkasser Roller Procedurer Pause Opgaver Digital postkasse Pause Information om digitale postkasser NemID og Administrator versus medarbejderroller Oprettelsesprocedurer Løse opgave 1 og 2 Se film om oprettelse Standard eller udvidet funktionalitet Gennemgang af faneblade ¾ time ¼ time 2 ¼ time ½ time Mappestruktur Administration af mapper 1 ¾ time Pause ¼ time Beskrivelse Procedurebeskrivelse ¾ time Afslutning Spørgsmål og erfaringsudveksling Evaluering og bevis ½ time Side 1 af 60

3 Formål Deltageren kan oprette og administrere virksomhedens digitale postkasse, herunder modtage og sende breve digitalt. Deltageren kan fordele, sortere, organisere og arkivere virksomhedens digitale post og kan derudover administrere adgange til de forskellige mapper i virksomhedens digitale post. I forbindelse med den praktiske administrative håndtering af posten kan deltageren endvidere bidrage til udfærdigelse af procedurebeskrivelser i virksomheden, således posten håndteres på forsvarlig vis. Side 2 af 60

4 Forventningsafstemning På dette kursus kommer I ikke til at oprette Digital postkasse Gennemgangen sker ved hjælp af PowerPoint Side 3 af 60

5 Hjemmesider Virk.dk E-boks.dk Nets-danid.dk Erst.dk Billeder, link og nogle af teksterne er kopieret fra ovenstående hjemmesider Side 4 af 60

6 Eksempel på digital postkasse - Outlook Side 5 af 60

7 Eksempel på digital postkasse - Gmail Side 6 af 60

8 Side 7 af 60

9 NemID Administratorrolle -!!!!! Vigtigt NemID administrator er den person i virksomheden, der har ansvaret for alle virksomhedens NemID medarbejdersignaturer. I større organisationer sidder denne person som regel i virksomhedens it-afdeling eller i personaleafdelingen. Nemts-DanID må af hensyn til sikkerheden ikke oplyse, hvem virksomhedens NemID administrator er. Men hvis der er en person i virksomheden, som har en NemID medarbejdersignatur, er der også en NemID administrator i virksomheden. Den første person i virksomheden, som bestiller en NemID medarbejdersignatur, bliver automatisk NemID administrator for virksomheden. Du kan ikke bruge din private NemID. Selvom du er ejer og ikke har ansatte, skal du have en medarbejdersignatur. Hvem er min administrator: Side 8 af 60

10 Oprette administrator hvordan? Oprette Underskrive og indsende blanket Brev med nøglekort og kode (små og mellemstore virksomheder) Eller nøglefil-løsningen (store virksomheder) Side 9 af 60

11 Side 10 af 60

12 Side 11 af 60

13 Side 12 af 60

14 Side 13 af 60

15 Side 14 af 60

16 Side 15 af 60

17 Side 16 af 60

18 Side 17 af 60

19 Oprette medarbejdersignatur hvordan? Medarbejderen skal bestille medarbejdersignatur Administratoren skal godkende at den pågældende er tilknyttet virksomheden Medarbejderen vil modtage mail og skal have en installationskode af administratoren Side 18 af 60

20 Side 19 af 60

21 Side 20 af 60

22 Opgave 1 Opgave virk.dk Du skal finde vejledningen og filmen der viser bestilling af NemId medarbejdersignatur. Klik på læs mere om den digitale postkasse Film om Digital Post Film til administrator eller medarbejder video sådan bestiller du en NemID medarbejdersignatur Side 21 af 60

23 Opgave 2 Dan din egen tjekliste via virk.dk Side 22 af 60

24 Oprette digital postkasse Side 23 af 60

25 Standard eller udvidet funktionalitet i postkassen Det er muligt at give adgang til både virksomhedens ansatte og til eksterne virksomheder eller personer. Der findes et antal forskellige roller i forbindelse med den digitale postkasse. Hver bruger, der logger ind med en af virksomhedens digitale medarbejdersignaturer, kan tildeles en af disse roller. Antallet af roller afhænger af om du vælger standard- eller udvidet funktionalitet i forbindelse, når du opretter den digitale postkasse. Side 24 af 60

26 Standard eller udvidet funktionalitet i postkassen Standardfunktionalitet Hvis der vælges standardfunktionalitet, vil alle brugere med adgang til postkassen kunne se indholdet i indbakken. Du skal tildele dig selv eller en anden i virksomheden fulde rettigheder. Så er der én administrator af postkassen, som både kan opsætte postkassen og kan se og besvare post. I standardfunktionalitet er det også muligt at tildele flere medarbejdere adgang til postkassen. Du kan når som helst skifte til udvidet funktionalitet af postkassen, hvis behovet ændrer sig. Typisk har små og mellemstore virksomheder kun brug for standardfunktionalitet. Side 25 af 60

27 Standard eller udvidet funktionalitet i postkassen Udvidet funktionalitet Hvis der vælges udvidet funktionalitet, er det muligt at begrænse brugere, der ser indholdet i Indbakken, til Administratoren og/eller Postfordeleren. Det vil således være op til disse brugere, at flytte posten til mapper, som almindelige brugere har adgang til. Typisk mellemstore og store virksomheder vælger udvidet funktionalitet. Side 26 af 60

28 Side 27 af 60

29 Side 28 af 60

30 Side 29 af 60

31 Side 30 af 60

32 Side 31 af 60

33 Side 32 af 60

34 Side 33 af 60

35 Side 34 af 60

36 Side 35 af 60

37 Side 36 af 60

38 Side 37 af 60

39 Skærmbillede fane 1 Side 38 af 60

40 Skærmbillede fane 2 Side 39 af 60

41 Skærmbillede fane 3 Side 40 af 60

42 Skærmbillede fane 4 Side 41 af 60

43 Skærmbillede fane 5 Side 42 af 60

44 Skærmbillede fane 6 Side 43 af 60

45 Skærmbillede fane 7 Side 44 af 60

46 Opgave 3 Hvordan giver du din revisor adgang? Hvis du har flere CVR-nr. kan du så se posten i den samme postkasse? Side 45 af 60

47 Administrere mapper Ny mappe Flytte mappe Slette mappe Omdøb mappe Kopiere mappestruktur Side 46 af 60

48 Administrere mapper Regler Rettigheder Tilmeldinger Bruger Videresende Side 47 af 60

49 Procedurebeskrivelse i virksomheden Tavshedspligt hvem må hvad og hvornår? Hvad gør I når der er ferie / sygdom (back-up) Personlige data og følsomme oplysninger Effektive arbejdsgange sparer tid Nemt at overholde deadlines Revisor/advokat kan også følge med Side 48 af 60

50 Eksempel på procedurebeskrivelse Navn Mappe Rettigheder Intervaller Back-up Pedel Bil Læse Hver mandag Kontorassistent x Lønmedarbejder y Veu-godtgørelse Læse og skrive Hver dag Kontorassistent x Chefen Alle mapper Alle rettigheder Hver anden dag Personlig assistent Osv. Side 49 af 60

51 Kontakt / support Side 50 af 60

52 Virksomhed (administratoren) skal udføre nedenstående punkter med Virksomhed vist med Blå Medarbejderen skal udføre nedenstående punkter med Medarbejder vist med Grøn Medarbejder Nets-danid.dk Anmoder Side 51 af 60

53 Virksomhed (administrator) nets 1.Administrer bestillinger -1 2.Administrer medarbejder Sender velkomst mail 4.Aflæser installationskode vælg Log på NemID selvbetjening Vælg medarbejderen Vælg Vis installationskoden Side 52 af 60

54 Send Side 53 af 60

55 Medarbejder nets 1. Underskriver en blanket fra virksomheden på at installationskoden er udleveret 2. Klikke på link i mail Side 54 af 60

56 Opretter medarbejder signatur Side 55 af 60

57 Opretter kode til signatur Koden kan også bruges når der skal sendes sikker post fx via Outlook Side 56 af 60

58 Side 57 af 60

59 Virk.dk Logger på Digital Post Anmoder om adgang til virksomhedens post Side 58 af 60

60 Virksomhed Virk.dk Logger på digital post Giver brugeren adgang til relevante mapper Side 59 af 60

61 Medarbejder Virk.dk Kan nu logge på virksomhedens digitale post Side 60 af 60