AABYBRO VAND A.M.B.A. ARSBERETNING2013 PROGRAM FOR INTERN OVERVAGNING
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning 2 2 Ledelseserklcering 2 3 Beskrivelseaf program for intern overvagning 3 3.1 Overvagningsprograrnrnet 3 4 Foretagne kontroller 4 4.1 Konklusion pa periodens kontroller 4 5 Oversigt over udestaende mellernveerender med kommuner 4 6 Oversigt over afviklede mellemvcerender med kommuner 4 1
1. Indledning Aabybro Vand A.m.b.a. skal i medfer af vandsektorloven lov nr. 469 af 12/62009 etablere et program for intern overvagning. Programmet skal i medfer af loven medvirke til, at Aabybro Vand A.m.b.a. ved aftaleindgaelse kun varetager egne ekonorniske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at aftaler skal indgas pa markedsvilkar aftaler skal foreligge skriftligt pa aftaletidspunktet. Der skal pa grundlag af programmet udarbejdes en arsberetning. som indeholder: en beskrivelse af programmet, en beskrivelse af programmets gennernferelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet, en oversigt over selskabets udestaende mellemvcerender med kommuner opgjort inkl. renter pa tidspunktet for offentliggerelse af arsberetningen, og en oversigt over de mellemvcerender, der er afviklet helt eller delvist pa tidspunktet for offentliggerelse af arsberetntngen, jf. bekendtgerelse om afvikling af mellemvcerender mellem kommuner og vandselskaber. Arsberetningen for et kalenderar skal offentliggeres og indberettes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj i det efterfelgende kalenderar. I rnedfer af bekendtgerelsen om programmet for intern overvagning skal arsberetningen veere ledsaget af en revisorerklcering. 2. Ledelsesberetning Ledelsen i Aabybro Vand A.m.b.a. har i rnedfer af vandsektorloven og den tilhorende bekendtgerelse nr. 298 af 25. marts 2010, etableret et program for intern overvagning. Nzerveerendearsberetnlng omfatter i rnedfer af bekendtgerelse 298 af 25. marts 2010 perioden 1. januar - 31. december 2013. Jeg skal hermed erklzere, at: arsberetntngen for period en 1. januar - 31. december 2013 er udarbejdet i overensstemmelse med vejledning om internt overvagningsprograrn efter vandsektorloven dateret april 2010. det interne overvagningsprograrn i perioden 1. januar - 31. december 2013 har efterlevet de retningslinjer, som er endeligt formaliseret ved programmets vedtagelse den 17. maj 2011. 2
Aabybro, den 9. april 2014 Drifts/eder 3. Beskrivelse af program for intern overvagnlng Efter vandsektorloven skal vandselskabers aftaler om keb og salg indgas skriftligt pa rnarkedsvllkar, Forrnalet med, at aftaler skal indgas pa rnarkedsvilkar, og at dette skal overvages internt, er at sikre det grundlceggende princip, at aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebeerer diskrimination af kunder eller leveranderer. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvagning skal forhindre, at der overferes midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af h!1ljepriser ved indkeb eller for lav prisscetning af vandselskabets egne produkter. Aabybro Vand A.m.b.a. skal med afseet i ovenstaende udarbejde et internt overvagnlngsprograrn med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgaet pa de neevnte betingelser. Overvagningen omfatter foruden selve programmets etablering ogsa en efterfelgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de neevnte krav. Aabybro Vand A.m.b.a. har iveerksat felgende tiltag: Etablering af et overvagningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgaelse pa rnarkedsvilkar. Procedure for sikring af dokumentation for, at vcesentlige aftalers priser og vilkar kan dokumenteres. 3.10vervagningsprogrammet Det interne overvagningsprograrn bestar af en manual godkendt af ledelsen, som beskriver selskabets overordnede politik for indgaelse og detaljerede politikker for underornrader. Der er udpeget en overvagningsansvarlig, som lebende paser, at programmet felges, Programmet beskriver endvidere, hvilke dokumentationskrav der forventes at veereopfyldt ved aftaleindgaelser, og hvilke interne kontrolprocedurer, der er til lebende og opfelgende kontrol af programmets overholdelse. 3
Til brug for opfyldelsen af programmet er der udviklet et seerligt arkivsystem som sikrer, at der kan gennernferes savel lebende som opfelgende kontrol af indgaede aftaler. Det interne overvagningsprogram indeholder endvidere retningslinjer for, hvorledes medarbejderne og radgivere informeres om deres ansvar i forbindelse med det interne overvagningsprograrn. Selve programmet er tzenkt som et dynamisk program, som lebende skal udvikles i takt med, at der opnas erfaring med dets anvendelse og integration i virksomheden. 4. Foretagne kontroller tebende kontrol Der er i arets leb foretaget kontrol, som beskrevet i det interne overvagningsprograrn af den overvagningsansvarlige. Det sikres saledes, at der lebende sker en overvagning af markedet, med henblik pa at aftaler indgas pa rnarkedsvilkar, og at der foreligger skriftlig dokumentation pa aile aftaler. Det sikres ligeledes en gang arllgt, at aile ansatte samt bestyrelsesmedlemmer er bekendt med overvagningsprogrammets formal, saledes program met efterleves af samtlige personer. Opfelgende kontrol Der foretages en revurdering af overvagningsprogramrnet samt kontrol af arkiveringsprocedurens overholdelse en gang arltgt. Selskabets revisor gennernferer arligt en revision af overvagningsprogramrnets overholdelse. 4.1 Konklusion pa periodens kontroller Selskabets indkeb er sket saledes, at forma let med det interne overvagningsprograrn er overholdt. 5. Oversigt over udestaende mellemvcerender med kommuner Vandselskaber skal i rnedfer af bekendtgerelse nr. 319 af 25. marts 2010 arligt indberette en status over selskabets udestaender med kommuner. Ved mellemvcerender forstas aile tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Selskabet har ingen mellemvcerender med kommuner. 4
6. Oversigt over afviklede mellernveerender med kommuner Vandselskaber skal i rnedfer af bekendtgerelse nr. 319 af 25. marts 2010 arligt indberette en status over selskabets helt eller delvist afviklede mellemvcerender med kommuner. Oversigten over udestaenderne skal vcere opgjort, inklusive renter, pa tidspunktet for offentliggerelsen af neerveerende arsberetntng. Ved mellemvcerender forstas aile tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Der er ikke foretaget afvikling af mellemvcerender med kommuner i perioden. 5