SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver Årsberetning 2011/12 Sammenslutningen af Lokalarkiver 63. ordinære generalforsamling Lørdag den 6. oktober 2012 kl. 15:30 Quality Hotel Park Middelfart Udlånt af Fredericia Lokalhistoriske Arkiv Den Gamle Hovedvagt, Prinsens Port og statuen Landsoldaten i Fredericia.
Indholdsfortegnelse Indkaldelse og dagsorden for generalforsamling Sammenslutningen af Lokalarkiver 4 Forretningsorden for generalforsamlingen 5 Styrelsens beretning 6 2011 ledelsespåtegning, Sammenslutningen af Lokalarkiver 29 2011 driftsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver 30 2011 status, Sammenslutningen af Lokalarkiver 31 2011 specifikation, SLA Forlaget 32 2011 attester, kritiske revisorer 33 2012 halvårsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver 34 2011 driftsregnskab, Arkibas ApS 35 2011 status, Arkibas ApS 36 2012 strategi- & arbejdsplan 37 Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver 42 Bilag 1 til vedtægter for SLA 50 Bilag 2 til vedtægter for SLA 51
- 29 -
Sammenslutningen af Lokalarkiver Driftsregnskab 2011 2011 2010 Indtægter Kontingenter Tilskud Kulturministeriet Renter, div. indtægter og kursreg. 838.687 750.000 1.689 817.407 750.000 9.671 Indtægter i alt 1.590.376 1.577.078 Udgifter Personaleomkostninger: Lønn., komp. t/formandsarkivet samt andre personaleomkostninger Medlemsrelaterede omkostninger: Køb, Journalen Køb, OmSLAget Årsmøde, generalforsamling Kredsmøde Arkivernes Dag Indsamlingsprojekt Gul håndbog/hjemmesideprojekt Ophavsret Kursusvirksomhed: Arkivuddannelseskurser Arkibas4 kurser Administrationsomkostninger: Intern administration Revision, ekstern og kritisk revision Eksterne kontingenter Husleje Anskaffelser, køb af scannere SLA Forlag Mødevirksomhed og rejser: Styrelses- og forretningsudvalgsmøder Politiske møder Andre møder og SLA repr. i ekst. udvalg Udvalgsarbejde: Uddannelsesudvalget Materialeudvalget Udvalg vedr. medlemsoptagelse 821.238 10.605 831.843 607.614 61.304 109.994 95.119 15.219 6.833 10.185 69.469 6.288 374.411 33.219 95.135 104.004 12.134 16.755 27.871 96.355 40.407 16.254 56.661 102.088 69.436 15.346 6.150 39.688 31.491 43.800 205.911 31.166 14.097 45.263 10.693 521 11.214 128.795 12.921 6.150 45.603 46.334 30.799 2.262 23.119 12.899 704 8.537 Finansielle udgifter: Renter og gebyrer 2.294 3.012 Udgifter i alt 1.527.597 1.416.310 Årets resultat i SLA - overskud 62.779 160.768-30 -
Sammenslutningen af Lokalarkiver Status 2011 2011 2010 Aktiver Kapitalandele i Arkibas ApS Værdipapirer (aktier i Danske Bank) Varelager SLA Forlag Tilgodehavende fra salg og tjenesteydelser Andre tilgodehavender (moms) Likvide beholdninger 1.048.887 7.295 26.000 99.879 4.910 891.235 865.032 14.300 28.000 81.824 20.059 806.214 Aktiver i alt 2.078.206 1.815.429 Passiver Arkibas ApS: anpartskapital egenkapital pr. 1/1 årets resultat Arkibas ApS anparts- og egenkap. pr. 31/12 200.000 665.032 183.855 1.048.887 200.000 640.233 24.799 865.032 SLA: egenkapital pr. 1/1 årets resultat overskud SLA egenkapital pr. 31/12 263.874 62.779 326.653 103.105 160.768 263.873 Gældsforpligtelser: Skyldige omkostninger Skyldigt revisionshonorar Hensat til Journalen 2012 Gældsforpligtelser i alt 277.033 20.250 45.000 342.283 269.479 20.250 30.000 319.729 Periodeafgrænsningsposter: Tilskud fra Kulturmin. 1. kvt. 2012 Hensættelser 2009 Forudbetalt kontingent Skyldige kurser til Arve arkiver Periodeafgrænsningsposter i alt 187.500 100.000 55.033 17.850 360.383 187.500 100.000 79.295 366.795 Passiver i alt 2.078.206 1.815.429-31 -
SLA Forlag Specifikation 2011 2010 Indtægter Varesalg Salg af bøger og foldere Salg af jubilæumsbøger Ekspeditionsgebyrer 84.806 3.170 48.882 2.968 7.680 3.927 Indtægter i alt 87.976 63.457 Udgifter Varekøb Kontorhold Revision Porto og fragt Husleje Andre omkostninger Småanskaffelser Afskrivning på varelager 75.770 8.990 10.000 2.754 30.887 1.375 2.000 55.001 6.937 7.850 35.237 8.766-4.000 Udgifter i alt 131.776 109.791 Underskud SLA Forlag 43.800 46.334-32 -
- 33 -
Sammenslutningen af Lokalarkiver Driftsregnskab, 30. juni 2012 30. juni 2012 Indtægter Kontingenter Tilskud Kulturministeriet Renter, div. indtægter og kursregulering 863.660 187.500 0 Revideret budget 2012 858.000 750.000 5.000 Indtægter i alt 1.051.160 1.613.000 Udgifter Personaleomkostninger: Lønninger Komp. t/formandsarkivet Andre personaleomkostninger Medlemsrelaterede omkostninger: Køb, Journalen Køb, OmSLAget incl. porto Artikler til OmSLAget Årsmøde, generalforsamling Kredsmøde Arkivernes Dag Indsamlingsprojekt Gul håndbog/hjemmesideprojekt Gul håndbog/ophavsret 387.987 0 0 387.987 202 53.089 3.481 0 11.148 0 8.013 9.509 4.041 89.483 765.000 72.000 45.000 120.000 110.000 20.000 15.000 40.000 40.000 40.000 Kursusvirksomhed: Kursusvirksomhed 23.970 130.000 Administrationsomkostninger: Intern administration Revision, ekstern og kritisk revision Eksterne kontingenter Husleje Småanskaffelser SLA Forlag Mødevirksomhed og rejser: Styrelses- og forretningsudvalgsmøder Andre møder og SLA repr. i ekst. udvalg Regionale møder Udvalgsarbejde: Uddannelsesudvalget Materialeudvalget Udvalg vedr. medlemsoptagelse 24.008 1.180 6.150 20.784 28.736 15.357 96.215 10.919 15.661 26.740 53.320 100.000 15.000 6.500 42.000 20.000 50.000 35.000 30.000 6.587 0 0 6.587 25.000 Finansielle udgifter: Renter og gebyrer 1.118 Udgifter i alt 658.680 1.720.500 Driftsresultat 392.480-107.500-34 -
Arkibas ApS Driftsregnskab 2011 2010 Indtægter Salg af kommunelicenser Salg af Arkibas4 Driftslicenser Arkibas4 Salg af Mini-Arkibas Associeringsgebyrer (arkiver uden medlemskab i SLA) Konverteringsgebyrer Konsulenttjeneste Renteindtægter Aktiverede udviklingsomkostninger (Arkibas5 og Arkibas.dk) 738.879 57.866 140.615 66.000 75.307 45.000 26.485 8.589 677.256 34.816 143.859 70.805 36.858 23.481 4.238 200.000 Indtægter i alt 1.158.741 1.191.313 Udgifter Vareforbrug Løn incl. pensioner og ATP m.m. Løn til Arkibas udviklere EDB udgifter Abonnementer på servere m.m. Udviklingsomkostninger Intern administration Revision Bestyrelsesmøder og andre møder Småanskaffelser Husleje Afskrivninger, driftsmateriel og inventar Finansielle poster 29.699 500.427 49.691 7.543 94.643 37.924 38.590 21.500 40.392 68.132 24.970 27.614 465.023 88.136 74.116 84.641 134.839 56.012 19.300 11.650 399 74.890 121.043 1 Udgifter i alt 913.511 1.157.664 Årets resultat, overskud Beregnet skat Årets resultat efter skat, Arkibas ApS 245.230 61.375 183.855 33.649 8.650 24.799 Skat af årets overskud er beregnet til 61.375 kr., som ikke skal afregnes. Selskabet har et skattemæssigt underskud fra tidligere år, som endnu ikke er opbrugt. - 35 -
Arkibas ApS Status 2011 2011 2010 Aktiver Aktiverede udviklingsomkostninger vedr. Arkibas5/arkibas.dk Driftsmateriel Depositum, huslejekontrakt Tilgodehavender, salg og tjenesteydelser Andre tilgodehavender, moms Udskudt skatteaktiv Likvide beholdninger 200.000-24.241 23.063 - - 11.225 1.010.971 200.000-24.970 23.650 27.404 20.315 50.150 709.182 Aktiver i alt 1.247.050 1.055.671 Passiver Arkibas ApS: anpartskapital egenkapital pr. 1/1 resultat efter beregnet skat Arkibas ApS anparts- og egenkap., 31/12 200.000 665.032 183.855 1.048.887 200.000 640.233 24.799 865.032 Gældsforpligtelser: Skyldigt Andre skyldige omkostninger Skyldigt revisionshonorar 178.163 20.000 198.163 170.639 20.000 Passiver i alt 1.247.050 1.055.671-36 -
2012 strategi- og arbejdsplan Sammenslutningen af Lokalarkiver og Arkibas ApS SLA skal arbejde for: en lovgivning, der kan sikre, at arbejdet med den lokale, arkivalske del af kulturarven får sin berettigede plads i det samlede nationale arkivlandskab og på længere sigt i en bred lov om kulturarven, en økonomisk anerkendelse af lokal- og stadsarkivernes arbejde i form af en permanent plads på finansloven, oprettelse af et kommune- eller stadsarkiv inden for hver af de nye kommuner, at sikre det størst mulige samarbejde mellem lokal- og stadsarkiver - blandt andet lokalt gennem arkivsamvirker og regionalt gennem kredse (til dels i de gamle amtsområder, til dels i større geografiske områder), at styrke den brede rekruttering af både ansatte og frivillige til arbejdet på lokal- og stadsarkiverne, en struktureret indsamlingspolitik for alle typer af materiale, herunder også IT-arkivalier, bedst mulig sikring af det indsamlede materiale, blandt andet gennem forbedrede lokale- og magasinforhold, bedre kendskab til konservering og øget digitalisering af samlinger, en fortsat udbredelse og udvikling af registreringssystemet Arkibas, der er skræddersyet til lokal- og stadsarkivers behov, herunder en udvikling af den webbaserede adgang til lokal- og stadsarkivernes registreringer (Arkibas.dk), en styrket indsats for tilgængeliggørelse, forskning og formidling af materiale i lokal- og stadsarkivernes samlinger, - 37 -
en fortsat indsats for at styrke arkivlederes og arkivmedarbejderes uddannelse og derigennem af arkivernes faglige kompetence, en fortsat kvalitetssikring af arkiverne, bl.a. gennem fastsatte minimumskrav, at der i størst muligt omfang hentes inspiration gennem samarbejde med andre institutioner og organisationer inden for kulturarvsområdet, herunder også med Statens Arkiver og med andre af de kulturbevarende institutioner i Privatarkivudvalget, gennem ABM-samarbejde generelt og gennem samarbejde på internationalt (nordisk) plan. Endelig skal SLA som medlemsorganisation fremme disse mål gennem kurser, seminarer, medlemsinformation, publikationer, fælles indkøbsordninger, (deltagelse i) fælleskampagner og projekter samt informationsvirksomhed, rettet mod Kulturministeriet, de politiske partier, Kommunernes Landsforening, beslægtede organisationer og over for offentligheden bredt. SLA vil både på kortere og længere sigt arbejde for størst muligt samarbejde mellem de eksisterende danske arkivorganisationer for lokal- og stadsarkiver. Arbejdsplan 2012 SLA skal i indeværende foreningsår inden for de foreliggende økonomiske og arbejdsmæssige ressourcer arbejde for virkeliggørelsen af ovennævnte målsætninger, blandt andet ved: synliggørelse af SLA som den brede arkivorganisation og af lokal- og stadsarkiverne generelt ved kontakt til Folketingets kulturordførere, Kulturministeriet og Kommunernes Landsforening, mindst to besøg på medlemsarkiver af kulturordførere eller kulturminister pr. år, - 38 -
særskilt arbejde for at øge det årlige tilskud til SLA s virksomhed i almindelighed og herunder også at søge en sikring af de midler til arkivformål, som tidligere har været afholdt af amterne (som tilskud til kredsenes og konsulenternes arbejde), udsendelse af nyhedsbrev til medlemmerne pr. mail efter behov (og pr. post til de arkiver, der ikke har en mailadresse), udgivelse af OmSLAget med mindst fire numre pr. årgang, udsendelse af ét nummer af OmSLAget hvert år til medlemmerne af Folketingets Kulturudvalg, til medlemmerne af de kommunale kulturudvalg og til relevante personer i kommunernes kulturadministration, udgivelse af Journalen i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening med mindst tre numre pr. årgang, udsendelse af mindst fire pressemeddelelser pr. år med relevante emner fra lokal- og stadsarkivernes verden (herunder nyt fra Arkibas og evt. eksempler på "den gode historie" fra enkelte arkiver andre eksempler: Arkivernes Dag, kulturstatistik, årsmøde), rådgivning til arkiver i kommuner, hvor der lokalt ønskes oprettet arkivsamvirker, deltagelse i relevante udvalg og arbejdsgrupper, f.eks. omkring udnyttelse af lokalarkivernes samlinger af film og billeder og omkring samarbejdsprojekter som Arkivernes Dag, afholdelse af et til to seminarer med emner inden for indsamlingsområdet, forberedelse og afholdelse af årsmøde, forberedelse og afholdelse af kredsmøde, forberedelse af en fællesnordisk konference om formidling af materiale fra arkivernes samlinger, - 39 -
udbud af arkivuddannelsen med mindst to modultilbud pr. halvår og med en tilstræbt geografisk spredning i udbuddet (i samarbejde med kredse, arkivsamvirker og kommuner, der ønsker noget sådant), udbud af Arkibaskurser både centralt og decentralt, udbud af scanningskurser, årlig opgørelse af det antal kursusdeltagerdage, som SLA forestår, både inden for arkivuddannelsen og inden for Arkibasområdet, og som SLA yder tilskud til i kredse og arkivsamvirker, udarbejdelse af årlig kulturstatistik, deltagelse i nordisk samarbejde om Arkivernes Dag og udarbejdelse af materialer til brug for medlemsarkivernes deltagelse i markeringen af dagen samt koordination i samme forbindelse, udvikling af sekretariatet som rådgivnings- og serviceplatform for medlemsarkiverne bl.a. gennem videreuddannelse af medarbejderne, udbredelse af kendskabet til gode forsikringsforhold for arkiverne og eventuelt også formidling af attraktive forsikringstilbud til interesserede lokalarkiver, udvikling af SLA's hjemmeside med håndbogsindhold, elektronisk arkivvejviser, tilmeldingsmodul til kurser og bestillingsmodul for varer fra SLA's Forlag, udarbejdelse af en let tilgængelig vejledning om ophavsret til billeder og film, ikke mindst i forbindelse med tilgængeliggørelsen af disse materialetyper på internettet, formidling af tilbud om konservatorbesøg i medlemsarkiverne, udbredelse af kendskabet til kommunelicensordningen for Arkibas og dermed af mulighederne for at blive tilsluttet ordningen, videreudvikling af Arkibas4 til Arkibas5 og Arkibas.dk, - 40 -
sikring af finansiering af udviklingsarbejdet med Arkibas5 og Arkibas.dk og efterfølgende igangsættelse af dette arbejde, fortsat udbredelse af mini-arkibas.dk, tilbud om CMS-system specielt til medlemsarkiver uden hjemmeside. Revideret februar 2012-41 -
Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver 1 Navn Foreningens navn er Sammenslutningen af Lokalarkiver, herefter kaldet SLA. 2 Formål Stk. 1 SLAs formål er at understøtte medlemmernes bestræbelser for at indsamle, bevare, forske i og formidle den arkivalske kulturarv, såvel af privat som offentlig oprindelse. Stk. 2 SLA skal arbejde for at styrke arkivernes kulturpolitiske placering samt fremme arkivernes fortsatte faglige udvikling og kompetence. Stk. 3 SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et offentligt arkiv i arkivlovens forstand. Stk. 4 SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et arkivsamvirke, for så vidt der findes mere end ét lokalarkiv i kommunen. Stk. 5 Formålet søges bl.a. opnået ved: 1) at repræsentere medlemmerne i arkivpolitiske spørgsmål samt over for myndigheder i alle principielle og praktiske spørgsmål 2) at samarbejde med andre organisationer og institutioner med beslægtede arbejds- og interesseområder, herunder det statslige arkivvæsen og udenlandske organisationer - 42 -
3) at videreudvikle arkiver som aktive institutioner i samfundet, påvirke den politiske debat og fremme arkivernes interesser i forhold til offentlige myndigheder 4) at udvikle fælles registreringssystemer samt arrangere fælles faglige kurser og konferencer 5) at drive SLA Forlag og gennem ejerskab af Arkibas ApS at tilvejebringe et fælles edb-baseret registreringssystem. 3 Medlemmer Stk. 1 Som ordinære medlemmer optages offentligt tilgængelige arkiver og samlinger med arkivalsk og andet dokumentationsmateriale vedrørende et specifikt geografisk område, og som opfylder de i bilag 1 opstillede minimumskrav til arkivdrift. Stk. 2. Som ekstraordinære medlemmer kan optages andre typer arkiver, institutioner og samlinger, der arbejder med indsamling og formidling af materiale af historisk interesse. Ekstraordinære medlemmer betaler klasse 1-kontingent (jfr. bilag 2) og har samme rettigheder og adgang til de tjenesteydelser, organisationen leverer, som de ordinære medlemmer. Ekstraordinære medlemmer har ikke stemmeret. Stk. 3 Ansøgning om såvel ordinært som ekstraordinært medlemskab behandles af SLAs styrelse efter samråd med relevante parter (kredse og/eller arkivsamvirker). Afgørelser vedrørende medlemsoptagelser kan indankes til generalforsamlingens afgørelse. Stk. 4 Udmeldelse finder sted skriftligt til SLAs formand med to måneders varsel til regnskabsårets udgang. - 43 -
Stk. 5 Et medlem, som handler til skade for SLA, kan efter beslutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel ekskluderes. Eksklusionen kan, med opsættende virkning, inden 30 dage ankes til afgørelse på den førstkommende generalforsamling. Stk. 6 Et medlem, der ikke opfylder minimumskravene til arkivdrift, kan efter beslutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel ekskluderes med virkning fra følgende regnskabsår. Stk. 7 Medlemmer, der trods påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes som medlem uden videre fra det pågældende regnskabsårs udløb. Eksklusion eller slettelse på grund af kontingentrestance fritager ikke for kontingentforpligtelse i det regnskabsår, i hvilket eksklusionen finder sted. 4 Organisation og regnskab Stk. 1 SLA ledes af en styrelse på syv personer, som vælges for to år ad gangen. Heraf vælges de fire i ulige år, de tre i lige år. Der vælges to suppleanter, en 1. suppleant og en 2. suppleant, som begge er på valg hvert år. Suppleanterne kan inviteres til at deltage i styrelsesmøder uden stemmeret. SKAs formand deltager i SLAs styrelsesmøder. Stk. 2 Styrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Styrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af formand, næstformand og et medlem af styrelsen. Styrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres referat over styrelsens møder. Stk. 3 SLA s medlemmer kan danne kredse, typisk inden for et af de tidligere amter eller de nuværende regioner. - 44 -
Stk. 4 SLAs medlemmer kan indgå i arkivsamvirker inden for den kommune, de har hjemsted i. Det står arkiverne og arkivsamvirkerne frit for at organisere sig i kredse eller netværk, der kan varetage organisering af kursusvirksomhed og andet af fælles interesse i et defineret område. Stk. 5 Stads- og kommunearkiver, som er offentlige arkiver efter arkivloven, herefter kaldet 7 arkiver, danner, udover at være ordinære medlemmer af SLA, Sammenslutningen af Kommunearkiver, SKA, hvis virke udøves i henhold til vedtægter, der vedtages af SKA selv og godkendes af SLA. SLAs formand deltager i SKAs bestyrelsesmøder. Stk. 6 SLA udarbejder årlige arbejdsplaner. Stk. 7 SLA tegnes af formand sammen med næstformand eller af formand og to styrelsesmedlemmer i forening. Ved optagelse af lån eller lignende større økonomiske dispositioner, kræves dog underskrift af samtlige styrelsesmedlemmer. Stk. 8 SLAs regnskab revideres af en generalforsamlingsvalgt, offentligt godkendt revisor. Desuden revideres regnskabet af to kritiske revisorer, der også vælges på generalforsamlingen. Disse vælges for to år, således at en afgår hvert år. Der vælges en revisorsuppleant hvert år. Stk. 9 SLAs medlemmer betaler et kontingent. I disse vedtægters bilag 2 fastlægges sammenhængen mellem indbyggertal, kontingentklasse og stemmeantal. Størrelsen af kontingentet fastsættes på generalforsamlingen efter forslag fra styrelsen. - 45 -
Stk. 10 SLAs regnskab føres af SLAs sekretariat. Stk. 11 Regnskabsåret er kalenderåret. Stk. 12 SLA hæfter kun med sin formue. 5 Generalforsamling Stk. 1 Generalforsamlingen er SLAs højeste myndighed, jf. dog 5 stk. 8. Bilag 2 til vedtægterne definerer, hvor mange stemmer det enkelte medlem har på generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling holdes hvert år i september/oktober. Stk. 2 Generalforsamlinger skal indkaldes med mindst seks ugers varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne, ledsaget af dagsorden. For den ordinære generalforsamling skal indkaldelsen desuden være ledsaget af styrelsens beretning, revideret regnskab og styrelsens eventuelle kandidatforslag til valg. Stk. 3 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1) Valg af dirigent 2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse 3) Forelæggelse og godkendelse af beretning 4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab 5) Indkomne forslag 6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent 7) Valg Tre, henholdsvis fire styrelsesmedlemmer og 2. suppleanter - 46 -
En offentligt godkendt revisor En af to kritiske revisorer En revisorsuppleant 8) Eventuelt Stk. 4 Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, herunder forslag til vedtægtsændringer, skal være formanden i hænde senest fire uger forinden og udsendes til medlemmerne senest tre uger før den berammede dato for generalforsamlingens afholdelse. Stk. 5 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af styrelsen. Ekstraordinær generalforsamling kan desuden indkaldes, såfremt en femtedel af de ordinære medlemmer begærer dette, ledsaget af motiveret dagsorden. Styrelsen skal herefter foranstalte den ekstraordinære generalforsamling afholdt senest syv uger efter begæringens modtagelse. Stk. 6 Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen med almindeligt stemmeflertal, når mindst halvdelen af stemmerne er repræsenteret, eller når 2/3 af de fremmødte stemmer, stemmer herfor. Stk. 7 Valgbare er personer, der er tilknyttet et ordinært medlem og fungerer som aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem. Stk. 8 Afgørelser, dog ikke valg jf. 5, stk. 3, truffet på generalforsamlingen, skal sendes til urafstemning, såfremt 1/4 af de fremmødte stemmer begærer det. Begæringen skal fremsættes inden generalforsamlingens afslutning, og afstemningen skal være afsluttet inden otte uger efter begæringens fremsættelse. 9 Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. - 47 -
6 Kredsmødet Stk. 1 Mindst en gang årligt indkalder styrelsen repræsentanter for sammenslutningens kredse og arkivsamvirker til møde. Herudover kan repræsentanter for de enkelte medlemsarkiver deltage. På disse møder forelægges og drøftes væsentlige spørgsmål vedrørende sammenslutningens arbejde og organisation. Stk. 2 Kredsmødet kan vedtage henstillinger og anbefalinger til styrelsen. Stk. 3 Kredsmødet kan nedsætte udvalg til at behandle særlige spørgsmål. SLAs styrelse skal udpege mindst én repræsentant til hvert udvalg. Ved nedsættelse af udvalg skal disse gives et kommissorium. 7 Udvalg Stk. 1 Styrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særlige sagsområder. Udvalgene beskikkes normalt for et kalenderår af gangen, og udvalgenes kommissorium og forretningsorden fastsættes af styrelsen. 8 Sekretariat Stk. 1 Sammenslutningens daglige arbejde udføres af sammenslutningens sekretariat. Forretningsudvalget foretager ansættelse og afskedigelse af sekretariatets medarbejdere og fastsætter arbejdsfordelingen mellem medarbejderne, herunder det regnskabsmæssige ansvar. Stk. 2 Formanden fører tilsyn med sekretariatet og drager omsorg for, at de af generalforsamlingen eller styrelsen trufne beslutninger bringes til udførelse. - 48 -
9 Opløsning Stk. 1. SLA kan opløses ved vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst seks og højst otte ugers mellemrum. På den første af disse kræves det, at 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. På den anden kræves blot almindeligt flertal af de fremmødte stemmer. Ved opløsning skal generalforsamlingen tage beslutning om anvendelse og anbringelse af SLAs midler og arkiv. Således vedtaget den 2. oktober 2010 til ikrafttræden fra dato. - 49 -
Bilag 1 til Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver Minimumskravene til arkivdrift: At arkivet indsamler arkivalier m.v. i sit specifikke lokalområde. Det tilstræbes, at arkiver kun har sammenfaldende dækningsområder efter gensidig aftale mellem arkiverne. At arkivets samlingers forbliven i offentlig eje garanteres. At der er offentlig adgang til arkivet i en månedlig, bekendtgjort åbningstid. At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende tilgængelighedsregler og lovgivning overholdes. At arkivet sørger for en god arkivmæssig opbevaring samt en forsvarlig journalisering og registrering af materialet. At det af vedtægter eller arbejdsgrundlag klart fremgår, hvem der har ansvaret for arkivets drift. At arkivet årligt indberetter statistiske oplysninger At personer, der tiltræder som arkivleder efter 1. januar 2007, inden for en periode på fire år gennemgår en af SLA godkendt grunduddannelse. Generalforsamlingen den 13. september 2003 vedtog endvidere følgende: Det anbefales arkiverne, at de holder åbent mindst en gang hver uge. - 50 -
Bilag 2 til Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver Beregning af kontingent til SLA er baseret på indbyggertallet i medlemsarkivets definerede dækningsområde. På baggrund af indbyggertallet indplaceres hvert medlemsarkiv i én af 12 kontingentklasser. Et medlemsarkivs stemmeantal er baseret på den kontingentklasse, medlemsarkivet er indplaceret i. Kontingentklasse Antal indbyggere i dækningsområde Antal stemmer pr. medlemsarkiv Klasse 1 Op til 5.000 indbyggere 1 stemme Klasse 2 5.-10.000 indbyggere 1 stemme Klasse 3 10.-15.000 indbyggere 2 stemmer Klasse 4 15.-20.000 indbyggere 2 stemmer Klasse 5 20.-30.000 indbyggere 3 stemmer Klasse 6 30.- 40.000 indbyggere 3 stemmer Klasse 7 40.-50.000 indbyggere 4 stemmer Klasse 8 50.-60.000 indbyggere 4 stemmer Klasse 9 60.-70.000 indbyggere 5 stemmer Klasse 10 70.-80.000 indbyggere 5 stemmer Klasse 11 80.-90.000 indbyggere 6 stemmer Klasse 12 Over 90.000 indbyggere 6 stemmer Beregningsgrundlaget (indbyggertallet i et medlemsarkivs dækningsområde) baseres på oplysninger fra Danmarks Statistik. Som grundlag for opkrævning af kontingent og fastsættelse af stemmetal i 2007 anvendes indbyggertallet, jfr. Danmarks Statistik, pr. 1. januar 2007. Herefter ajourføres beregningsgrundlaget hvert andet år. - 51 -
Quality Hotel Park Middelfart Viaduktvej 28 Middelfart Tlf.: 6343 6363 e-mail: park@millinghotels.dk