Hovedbestyrelse Referat - møde den 8. marts 2016

Hovedbestyrelse Referat - møde den 8. marts 2016 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Laila Nebel Ole Pedersen Steen Hagstrøm Benny Poulsen Afbud: Simone Christensen Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf. 48 17 22 21 Fax 48 17 76 03 alleroed@bdk.dk www.boligkontoret.dk Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 8. marts 2016, kl. 17.00 21.30, i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Eventuelt 7. Næste hovedbestyrelsesmøde 8. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Datapolitik 2. Instruks, tablets 3. Referat afdelingsmøde afd. 5 4. Beboerklagenævnssag 5. Uddrag af referat af møde den 8. september 2015 6. Kompendium af materiale vedr. sag om reduktion af leje, afd. 10 7. BDK-pris

1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Foreningen Datapolitik På hovedbestyrelsesmødet den 2. februar 2016 godkendte bestyrelsen datapolitik for foreningens ansatte. Politikken er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. Hovedbestyrelsen har på møde den 3. maj 2012 vedtaget en instruks (politik) for anvendelse af tablets. Instruksen er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. at hovedbestyrelsen beslutter en samlet datapolitik gældende for hovedbestyrelsens medlemmer (relateret til bestyrelsesarbejdet). Hovedbestyrelsen besluttede, at der skal ske en sammenskrivning af en datapolitik gældende for hovedbestyrelsens medlemmer. Denne vil blive forelagt bestyrelsen på et kommende møde. 2.2 Foreningen Seminar den 5. marts 2016 Der har været afholdt seminar for hovedbestyrelses- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer, samt ansatte, lørdag den 5. marts 2016. Seminaret omfattede en tur til Nakskov og Sakskøbing for blandt andet oplæg og besigtigelse af et stort helhedsplansprojekt. Der var 23 deltagere. På hovedbestyrelsesmødet den 8. marts 2016 evalueres seminaret. at hovedbestyrelsen forholder sig til seminaret afholdt den 5. marts 2016. Hovedbestyrelsen udtrykte tilfredshed med seminaret, og særligt med de to oplægsholdere fra Boligkontoret Danmark, Anders Mogensen og Bettina Garner. Hovedbestyrelsen noterede sig de store forskelle i muligheder og begrænsninger, der er relateret til geografiske forhold, hvor syd for Storstrøm fx har vanskeligheder med kreditfinansiering af byggesager. Der blev udtrykt utilfredshed med frokosten en kritik som Gert Fris har givet videre til restauranten. Restaurantchefen har efterfølgende beklaget, men konklusionen synes fortsat, at frokosten var utilfredsstillende. Hovedbestyrelsen ser gerne en større deltagelse fremover, og det blev aftalt at afholdelse af næste års seminar allerede påbegyndes drøftet på det kommende formandsmøde den 16. marts 2016. 2.3 Foreningen Bestyrelsesvederlag, telefongodtgørelse og kontorholdsvederlag Der er set behov for en bekræftelse af, hvilke beløb der udbetales til hovedbestyrelsens medlemmer, og hvornår det foretages. side 2/8

Bestyrelsesvederlag Bestyrelsesvederlaget beregnes udfra gældende satser, aktuelt er satserne 75,82 pr. enhed for de første 100 lejemålsenheder og 45,49 pr. enhed for øvrige. Det samlede vederlag andrager aktuelt ca. 45.000 Vederlaget reguleres løbende efter gældende satser. Bestyrelsesvederlaget fordeles mellem hovedbestyrelsens formand og næstformand med 2/3 til formand og 1/3 til næstformand. Vederlaget udbetales månedsvis i 12 lige store rater. Telefongodtgørelse Der kan udbetales et skattefrit beløb på 2.300 årligt. Skattefritagelsen forudsætter, at der ikke samtidig udbetales bestyrelsesvederlag. Hovedbestyrelsens medlemmer, bortset fra formand og næstformand, får i dag udbetalt 2.300 hver. Beløbet udbetales kvartalvis med 575 Kontorholdsvederlag Der kan udbetales et skattefrit beløb på 1.200 årligt. Skattefritagelsen forudsætter, at der ikke samtidig udbetales bestyrelsesvederlag. Der udbetales ikke kontorholdsvederlag i dag. Enkelte hovedbestyrelsesmedlemmer får i dag dækket særskilte kontorholdsudgifter, fx ny blækpatroner til egne printere. at hovedbestyrelsen forholder sig til udbetaling af bestyrelsesvederlag, telefongodtgørelse og kontorholdsvederlag. Hovedbestyrelsen besluttede, at fastholde nuværende udbetaling af bestyrelsesvederlag og telefongodtgørelse. Hovedbestyrelsen besluttede, at der fremover udbetales et kontorholdsvederlag på 1.200 pr. medlem/årligt. Beløbet udbetales i 4 rater, kvartalvis. Undtaget herfor er bestyrelsens formand, næstformand og medarbejderrepræsentanten i bestyrelsen. Beløbet dækker således alle kontorholdsudgifter, som hver enkelt måtte have. Beløbet erstatter nuværende dækning via bilag. 2.4 Alle afdelinger Driftsbudgetter for 2016/2017 Boligkontoret Danmark har i samarbejde med de respektive afdelingsbestyrelser, eller den udpegede værge, udarbejdet driftsbudgetter gældende for perioden 1. maj 2016 30. april 2017. Budgetterne er efterfølgende blevet behandlet og godkendt på afdelingsmøderne. Der er budgetteret med følgende huslejestigninger: Afdeling Stigning Gns. bolig/md M 2 -leje 1/5 2016 Afd. 1, Rosenvænget, ulige 3,54 201 929 Afd. 2, Rosenvænget, lige 2,97 169 960 Afd. 3, Linde Allé 3,61 172 883 Afd. 4, Kirkevænget 2,75 111 762 Afd. 5, Rugvænget 0 0 1.043 Afd. 6, Møllevænget 2,88 146 889 Afd. 7, Møllevænget 2,52 113 831 Afd. 8, Møllevænget 2,97 138 864 Afd. 9, Poppelgården 0 0 928 Afd. 10, Ørnevang 0 0 777 Afd. 11, Uglevang 0 0 767 Afd. 12, Lindehøj-Lindebakken 2,93 155 930 side 3/8

Afd. 13, Frederiksborgvej 0,62 30 937 Afd. 14, Linde Allé 0 0 1.292 Afd. 15, Jægerhegnet-Lindebakken 0 0 983 Afd. 16, Kirsebærgården 1,07 32 1.219 Afd. 17, Engbuen 0 0 892 Afd. 18, Gl. Amtsvej 5,05 247 1.164 Afd. 19, Violvej 0 0 1.051 Driftsbudgetterne kan rekvireres hos Boligkontoret Danmark, chefkonsulenterne Jesper Kjærsgaard og Christina Iversen. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse I forbindelse med årsregnskabet 2014/15 har Lillerød Boligforeningens revisor, pwc, Benny Lundgaard, i protokollatet, bemærket at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse forekommer i nogle afdelinger at være relative beskedne. Revisor opfordrer til en forøgelse af afdelingernes samlede henlæggelser i de afdelinger, hvor henlæggelsen er under 250 pr. m 2 (konto 401). Hovedbestyrelsen har endvidere tilkendegivet forud for budgetudarbejdelsen, jf. seneste årsberetning, at henlæggelserne skal forøges, hvor de ikke opfylder revisionens minimumskrav. På baggrund heraf er der i budgetterne for 2016/17 arbejdet med en forøgelse af de årlige henlæggelser (konto 120), og der er budgetteret følgende: Afdeling 2015/16 2016/17 Stigning Afd. 1, Rosenvænget, ulige 145.000 135.000-10.000 Afd. 2, Rosenvænget, lige 145.000 152.000 7.000 Afd. 3, Linde Allé 275.000 215.000-60.000 Afd. 4, Kirkevænget 370.000 370.000 0 Afd. 5, Rugvænget 450.000 450.000 0 Afd. 6, Møllevænget 540.000 635.000 95.000 Afd. 7, Møllevænget 350.000 400.000 50.000 Afd. 8, Møllevænget 350.000 425.000 75.000 Afd. 9, Poppelgården 300.000 315.000 15.000 Afd. 10, Ørnevang 2.050.000 2.050.000 0 Afd. 11, Uglevang 2.000.000 2.000.000 0 Afd. 12, Lindehøj-Lindebakken 710.000 875.000 165.000 Afd. 13, Frederiksborgvej 280.000 280.000 0 Afd. 14, Linde Allé 80.000 80.000 0 Afd. 15, Jægerhegnet-Lindebakken 240.000 347.000 107.000 Afd. 16, Kirsebærgården 95.000 135.000 40.000 Afd. 17, Engbuen 400.000 870.000 470.000 Afd. 18, Gl. Amtsvej 50.000 60.000 10.000 Afd. 19, Violvej 55.000 105.000 50.000 at hovedbestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. maj 2016 30. april 2017. Hovedbestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. maj 2016 30. april 2017. side 4/8

2.5 Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Afdelingsmøde Punktet er medtaget på hovedbestyrelsens dagsorden, idet afdelingen ikke har valgt en afdelingsbestyrelse og hovedbestyrelsen varetager dette hverv. Der har været afholdt afdelingsmøde den 27. januar 2016. Referat af møde er vedlagt denne dagsorden som bilag 3. I forhold til afdelingsmødets beslutninger skal der arbejdes videre med: 1) en ordning for snerydning og 2) udlejning af garager, herunder udarbejdelse af retningslinjer for udlejningen. Boligkontoret Danmark vil på et kommende hovedbestyrelsesmøde fremkomme med oplæg herom til beslutning. at hovedbestyrelsen forholder sig til det afholdte afdelingsmøde i Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om det afholdte afdelingsmøde i Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget, til efterretning, idet bestyrelsen afventer oplæg vedrørende snerydning og udlejning af garager. 2.6 Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Beboerklagenævnssag På hovedbestyrelsesmødet den 2. februar 2016 blev bestyrelsen forelagt en mindre ændring i opkrævningen af husleje i afdelingen, jf. referatets punkt 3.4. En beboer i afdelingen har ved brev af 3. februar 2016 indbragt ændringen overfor Beboerklagenævnet, vedlagt denne dagsorden som bilag 4. Boligkontoret Danmark har ved brev af 25. februar 2016 kommenteret sagen overfor nævnet. at hovedbestyrelsen forholder sig til den indbragte sag angående ændring af huslejeopkrævningen i Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om den konkrete nævnssag til efterretning. 2.7 Afdeling 10, Ørnevang Lejemål over selskabslokale Hovedbestyrelsen behandlede en eventuel reduktion af leje, for boligen beliggende over afdelingens selskabslokale, på møde den 8. september 2015. Uddrag af referat af møde er vedlagt denne dagsorden som bilag 5. Hovedbestyrelsen besluttede, at der ikke skal ske reduktion i lejen for det pågældende lejemål. Hovedbestyrelsens beslutning er meddelt afdelingsbestyrelsen, ved formand, ved fremsendelse af referat af hovedbestyrelsesmøde og med en særskilt henvisning til punktet, den 9. september 2016. Afdelingsbestyrelsen har efterfølgende udtrykt uenighed i beslutningen, og har gjort gældende at denne er truffet på et ufuldstændigt grundlag. Derudover rejses kritik af den administrative håndtering af sagen, og af administrationens fremlæggelse af sagen overfor hovedbestyrelsen. Konkret nævner afdelingsbestyrelsen blandt andet, at der i grundlaget ikke er fremlagt regler for leje af selskabslokalet. Afdelingsbestyrelsen har også rejst forholdet overfor formand Birthe Petersen og Boligkontoret Danmarks adm. direktør Michael Demsitz. Vedlagt denne dagsorden, som et samlet bilag 6, er: referater af afdelingsbestyrelsesmøder afholdt den 11. august 2015, 1. oktober 2015, 18. oktober 2015, 14. januar 2016 og 8. februar 2016 afdelingsbestyrelsens skriftlige årsberetning til afdelingsmøde afholdt den 27. januar 2016 side 5/8

regler for leje af selskabslokale mailkorrespondance mellem formand Birthe Petersen og afdelingsformand Ole Christophersen (af 25. februar 29. februar 2016) mailkorrespondance mellem afdelingsformand Ole Christophersen og Boligkontoret Danmarks direktør (af 26. februar 1. marts 2016) korrespondance med tidligere lejer af boligen der danner grundlag for afdelingsbestyrelsens anmodning om en huslejereduktion (materialet er uddrag af en omfattende korrespondance fra perioden 25. november 2013 9. december 2013) at hovedbestyrelsen forholder sig afdelingsbestyrelsens anmodning om en genbehandling af sagen, herunder af den rejste kritik. Hovedbestyrelsen tilkendegav, at de ikke ser anledning til en ændring af den beslutning, der blev truffet i den konkrete sag på hovedbestyrelsesmødet den 8. september 2015. Hovedbestyrelsen ønsker ikke, at lejen differentieres mellem boligerne på baggrund af beliggenhed i og ved fælles anlæg, fx som et selskabslokale og fælles vaskeri. Hovedbestyrelsen udtrykte i øvrigt tilfredshed med sagshåndteringen og med præsentationen heraf, der ligger til grund for hovedbestyrelsens beslutning truffet på mødet den 8. september 2015. 3. Sager til orientering Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. 3.1 Foreningen Nybyggeri Hovedbestyrelsen har nedsat i byggeudvalg bestående af Birthe Petersen, Gert Fris, Jette Jungersen, Steen Hagstrøm, Leif Boyer, Kurt Hansen og Benny Poulsen. Udvalget har til opgave at arbejde for nybyggeri og er bevilget en økonomi på 200.000 til rådighed herfor. Arkitektfirmaet KANT arkitekter A/S er blevet tilknyttet. Byggeudvalget har indtil nu afholdt 5 møder og har haft fokus på byudviklingen af Ny Blovstrød. Byrådet har netop vedtaget, at udbyde et areal i Ny Blovstrød, B2-arealet, til de almene boligorganisationer, der i forvejen er repræsenteret i kommunen. På arealet kan bygges omkring 100 almene boliger. Der arbejdes nu på et konkret konkurrenceprojekt, og frist for aflevering er i uge 22, ultimo maj. 3.2 Foreningen Stormøde indkaldt af beboer På hovedbestyrelsesmødet den 2. februar 2016 blev bestyrelsen forholdt, at en beboer i foreningen har indkaldt til stormøde den 3. februar 2016 om den fremtidige administration af Lillerød Boligforening. Hovedbestyrelsen tog afstand fra pågældende beboers kritik af administrationen og af de navngivne medarbejdere. Stormødet den 3. februar 2016 var indkaldt til selskabslokalet i Afdeling 12, Lindebakken. Der mødte ikke nogen beboere frem. 3.3 Foreningen BDK-prisen Boligkontoret Danmark har annonceret / indkaldt indstillinger til BDK-prisen 2016, som i år hylder de ildsjæle der gør en forskel, og som arbejder for fællesskabet. Flyer er vedlagt denne dagsorden som bilag 7. side 6/8

Formandskabet har på foreningens vegne støttet en indstilling af afdelingsformand for Afdeling 12, Lindebakken, Jeanette Oxfeldt. Jeanette har over kort tid påtaget sig hverv for afdelingsformand og været initiativtager til en række sociale aktiviteter i afdelingen, som styrker trivslen blandt beboerne. 3.4 Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Helhedsplan Hovedbestyrelsen er senest på møde den 10. november 2015 drøftet afdelingens mulige helhedsplan, og særligt muligheden for en gennemgribende renovering af mellembygningerne. På mødet blev byggeudvalget bemyndiget til, og i samarbejde med Boligkontoret Danmark, at søge afklaring med Landsbyggefonden om helhedsplanens videre forløb. Dette forinden der tilknyttes et arkitektfirma. Byggeudvalget har haft møde den 25. januar 2016 for en gennemgang af en økonomi forbundet med projektet. Med udgangspunkt i den leje, som beboerne i dag betaler både grundleje, forbedringsforhøjelser for både kollektive og individuelle forbedringer ses det muligt at få en økonomi til at hænge sammen, med en støtte fra foreningen og Landsbyggefonden. Forinden forhandlinger med Landsbyggefonden og konkrete drøftelser i hovedbestyrelsen og med beboerne, ser byggeudvalget det hensigtsmæssig, at drøfte helhedsplanens muligheder med beboerne. Det er derfor aftalt, at der indkaldes til et temamøde blandt beboerne, som forventes at blive afholdt i løbet af april-maj 2016. at hovedbestyrelsen tager orienteringen om sager til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Birthe Petersen og Gert Fris følgende: der har været afholdt SU-møde dags dato, hvor også lokalinspektør Henrik Bomholt deltog, jf. bestyrelsens beslutning herom på seneste møde; på mødet blev resultater af trivselsundersøgelse/apv drøftet og der er generelt tilfredshed med både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø medarbejderne drøfter etablering af en lokal faglig klub ny driftschef starter 1. maj 2016 og der kommer en orientering om vedkommende fra Boligkontoret Danmark, Tonny Bjørn, i slutningen af måneden mangeludbedringen af sokler på ejendomskontoret er fortsat uafklaret, der er rykket for reaktion flere gange og senest den 7. marts 2016 at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra formandsskabet til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra formandsskabet til efterretning. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Udlejning statusrapport På hovedbestyrelsesmødet den 2. februar 2016 blev bestyrelsen orienteret om den markedsundersøgelse, som der er gennemført i forbindelse med det forberedende arbejde til et kommende nybyggeri i Ny Blovstrød. Undersøgelsen omfatter over 300 besvarelser fra boligsøgende på foreningens venteliste, og vil indgå som en del af materialet til et kommende side 7/8

projekt. Når projektet er udarbejdet og afleveret vil bestyrelsen få en gennemgang heraf, også omfattende markedsundersøgelsen. 5.2 Dispositionsfonden Ajourført oversigt over dispositionsfonden er under udarbejdelse, og vil blive forelagt bestyrelsen på næste møde tirsdag den 26. april 2016. at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Eventuelt På mødet oplyste Jette Jungersen, at hun har deltaget i et arrangement i Boligkontoret Danmarks byggenetværk, hvor de har besigtiget et projekt i Birkerød der har været udfordret med MGO-plader. På mødet nævnte Jette Jungersen benyttelse af fugtkort, og ser gerne at det undersøges nærmere, om de skal bringes i anvendelse i Lillerød Boligforening. 7. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde er planlagt afholdt tirsdag den 26. april 2s016, kl. 17.00 21.30 (bemærk, at mødet afholdes sidste tirsdag i april). at hovedbestyrelsen forholder sig til en eventuel anden dato for næste hovedbestyrelsesmøde, og aftaler eventuelle emner/sager til behandling på dette. Der blev ikke nævnt yderligere punkter til behandling på næste hovedbestyrelsesmøde. Det blev bemærket, at mødet afholdes den 26. april, og derved ikke første tirsdag i måneden, som de fleste hovedbestyrelsesmøder afholdes. 8. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 8. marts 2016 godkendt ved underskrift. Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Laila Nebel Ole Pedersen Simone Christensen (-) Steen Hagstrøm side 8/8