Boligselskabet BSB Nordfyn Referat af ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 15. september 2014 kl. 17.30 på Bogense Hotel, Adelgade 56, 5400 Bogense. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 3 2 Godkendelse af årsberetning... 3 3 Godkendelse af årsregnskab... 3 4 Godkendelse af revisionsberetning... 3 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 4 7 Valg af formand... 4 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 4 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 5 10 Valg af revisor... 5 11 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab... 5 12 Kompetencedelegering m.v.... 6 13 Vedtægtsændringer... 6 14 Eventuelt... 7 Boligselskabet BSB Nordfyn Repræsentantskabets sammensætning Boligselskabets bestyrelse Svend Erik Johansen (formand) Joan Andersen Poul Andersen Anne Mette Durand Søndersø Ældreboligselskab: Klara Aagaard Jette Mortensen Afbud Tove Poulsen Afbud Afdeling 8201 Gitte Ansbjerg Kej Afbud Afdeling 82-12 Ellen Jensen Lillian Larsen Afdeling 82-20 Brian Steen Hansen Afbud Bente Pedersen Afbud Kit Rødsgaard Afbud Afdeling 82-21 Christa Pedersen Afbud Gunnar Lindvig Afbud Eigil Marius Poulsen Afbud Side 1 af 7
Afdeling 82-22 Marianne Sørensen Pia A. Givskud Afbud Kirsten Boie Jeppesen Afbud Øvrige deltagere: Claus Olesen, Driftschef Domea (CLO) Nicolaj Malling, Ejendomsmester Domea Lisa Lund Knudsen, Kunderådgiver Domea (LLK) Domea, Boligcenter Svendborg, den 29. september 2014 Side 2 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Svend Erik Johansen blev valgt som dirigent 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets. Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2012/2013 findes i regnskabsbogen. Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der fremgår af regnskabsbogen, og som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen og forelægges til orientering. Repræsentantskabet tog budgettet til efterretning. Side 3 af 7
6 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til: Domea, Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg, eller til e- mail lij@domea.dk. og skal være Domea i hænde senest tirsdag den 2. september 2014. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Der var ingen indkomne forslag. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 17. september 2013 blev Svend Erik Johansen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år, og der skal således ikke ske valg til formandsposten i år. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 5 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet og èt medlem udpeges af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Svend Erik Johansen Formand Repræsentantskabet 2015 Udpeget af Domea Poul Andersen Medlem Repræsentantskabet 2014 Joan Andersen Medlem Repræsentantskabet 2015 Anne Mette Durand Medlem Repræsentantskabet 2014 Vakant Medlem Repræsentantskabet 2015 Afgangsorden indebærer, at Poul Andersen og Anne Mette Durand er på valg i år. Der skal vælges et medlem (vakant) til bestyrelsen for 1 år. Side 4 af 7
Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordnen. Poul Andersen ønskede ikke genvalg. Anne Mette Durand blev genvalgt. Marianne Sørensen(2år) og Lillian Larsen (1 år) blev valgt til organsationsbestyrelsen. Joan Andersen blev valgt som næstformand. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Svend Erik Johansen Formand Repræsentantskabet 2015 Udpeget af Domea Joan Andersen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Marianne Sørensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Anne Mette Durand Medlem Repræsentantskabet 2016 Lillian Larsen Medlem Repræsentantskabet 2015 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2013 blev Anne Mette Durand valgt som 1. suppleant. Der blev ikke valgt nogle suppleanter. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Repræsentantskabet genvalgte BDO for indeværende regnskabsår. 11 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Side 5 af 7
Boligselskabet BSB Nordfyn kan vælge op til 2 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Joan Andersen og Anne Mette Durand blev valgt. 12 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. 13 Vedtægtsændringer Forslag til repræsentantskabet om mulighed for at kunne stemme ved fuldmagt til afdelingsmøderne. Vedtægtens 16, stk. 4 tilføjes følgende tekst: På afdelingsmøder kan der stemmes ved maksimalt 2 fuldmagter som skal være fra samme husstand. Vedtægtsændringer blev enstemmigt vedtaget, men pga. for få fremmødte repræsentantskabsmedlemmer blev punktet udskudt til endelig vedtagelse på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 8. oktober 2014 Side 6 af 7
14 Eventuelt Formanden takkede Poul Andersen og Klara Aagaard for deres arbejde i BSB Nordfyn/Søndersø Ældreboliger. Referatet godkendt: Svend Erik Johansen Formand/dirigent Svendborg den 29.09.2014 CLO/llk Side 7 af 7