Ansøgningsvejledning udbud 2015 Denne vejledning er udarbejdet som en hjælp for ansøger til at udfylde udarbejde ansøgning til ForskEL og ForskVE. Vejledning er opdelt i følgende tre afsnit som hver består af flere punkter: 1. Projektbeskrivelse 2. Projektøkonomi 3. Gantt-diagram Under hvert afsnit beskrives for hvert punkt, hvad du skal være opmærksom på ved udfyldelsen af skabelonen, og hvad der som minimum skal indgå i ansøgningen. Ansøgningsskabeloner, der skal anvendes ved ansøgning til de fire programmer (EUDP, ForskEL, ForskVE og ELFORSK), er opbygget med en identisk struktur. Afhængigt af hvilket program du søger, er der dog forskel på hvilke afsnit/punkter, der skal udfyldes i skabelonen samt i hvilket omfang. Ansøgere til ELFORSK skal udfylde afsnit 0-7, mens ansøgere til EUDP og ForskEL/ForskVE udfylder afsnit 1-9 (punkt 9 udfyldes dog ikke af ansøgere til ForskVE) Ansøgningen skal holdes så kort og præcis som muligt, men skal samtidig være tilstrækkelig informativ til at danne grundlag for en faglig og økonomisk evaluering. Som udgangspunkt kan det ikke antages, at evaluatorerne har kendskab til tidligere udført arbejde relateret til projektansøgningen. Ansøgningen skal derfor tillige beskrive State-of-the-art for den pågældende teknologi Relevante bilag skal indgå i Projektbeskrivelsen (Projektøkonomi og Ganttdiagram er dog separate dokumenter). Ansøgningen består således af i alt tre dokumenter. Til ansøgningen anvendes de ansøgningsskabeloner, som findes på ForskELportalen www.forskel.dk. For at få adgang til skabelonen skal du være oprettet som administrator på ForskEL-portalen (se separat vejledning i, hvordan du opretter dig der) og have oprettet en ansøgning (udtaget et projektnummer). Skabelonen kan også hentes på energiforskningsportalen www.energiforskning.dk.
1. Projektbeskrivelse 0. Data I forbindelse med ansøgningen skal der angives følgende stamdata for ansøgningen og ansøger: Projekttitel på dansk og engelsk Ansøgte støtteprogram ((angiv også om der er søgt andre støtteprogrammer) Indsatsområde i forhold til de definerede områder (Bio og affald, Brint- og brændselsceller, Energieffektivitet, Smart Grid og systemer, Vind, Sol, Bølge eller Andet) Projekttype (anvendt forskning, udvikling, pilotprojekter, demonstrationsprojekter og markedsintroduktion): Ved anvendt forskning (Industriel forskning) forstås projekter af original karakter med henblik på at erhverve viden og indsigt med sigte på bestemte praktiske mål og anvendelser. Ved udvikling (eksperimentel udvikling) forstås anvendelse af viden med henblik på at fremstille nye eller forbedre eksisterende materialer, produkter, processer, metoder, systemer eller tjenester. Ved pilotprojekter (eksperimentel udvikling) forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode i en større skala end under laboratorieforhold, men mindre end fuldskala. Typisk kan pilotanlæg være 1:10 i forhold til fuldskala. Med demonstrationsprojekter (eksperimentel udvikling) forstås projekter, der foretager en eksperimentel afprøvning af en teknologi, et system eller en metode under virkelighedsnære forhold med henblik på efterfølgende markedsintroduktion eller - når demonstrationen giver anledning hertil - yderligere udvikling før markedsintroduktion. Under ForskVE-programmet kan der ydes støtte til markedsintroducerende projekter, der fremmer udbredelsen af vedvarende elproduktionsteknologier baseret på vedvarende energikilder. Virksomhedens/Instituttets navn og adresse CVR-nummer Navn på projektleder samt underskriftsberettigede Deltagende partnere i projektet Web Teaser (kort beskrivelse i ikke-teknisk og let tilgængeligt sprog på max. 350 anslag til brug på www.energiforskning.dk) Projektbeskrivelse (kort beskrivelse i ikke-teknisk og let tilgængeligt sprog på 200 ord til brug på www.energiforskning.dk) Projektperiode (Forventet start- og sluttidspunkt) Samlet timeforbrug i projektet Samlet budget (totale omkostninger, støttebeløb, egenfinansiering, evt. anden finansiering, samlet støtteprocent) 1. Generel beskrivelse af teknologien I dette afsnit beskrives det innovative energifaglige samt det tekniske indhold, der er omdrejningspunktet i projektet samt teknologiens nuværende udviklingsstadie. Der skal herunder argumenteres for teknologiens nyhedsværdi, anvendelsesområde, modenhed mv. Hvis projektet bygger videre på tidligere offentligt støttede projekter, redegøres der også herfor. 2. Projektbeskrivelse a. Projektets formål Beskriv projektets hovedformål og de forskellige arbejdspakker, som er angivet i Ganttdiagrammet (bilag til ansøgningen). Ligeledes redegøres for baggrunden for at starte projektet op.
b. Beskrivelse af projektets indhold Her redegøres for projektets overordnede struktur for de enkelte faser og milepæle, projektet er opdelt i fra start til slut (jf. Gantt-diagrammet). Ligeledes beskrives de metodiske tilgange, der anvendes for at nå de overordnede mål for projektet såvel som de enkelte mål for de enkelte faser. Herunder: Hvilke aktiviteter der gennemføres i hver arbejdspakke? Hvem deltager i aktiviteten? Hvilket udstyr/eksterne leverancer skal leveres i de forskellige arbejdspakker? Hvilken type resultater forventes? c. Beskrivelse af arbejdspakker (indhold, aktører, budget i forhold til tidsplan) De enkelte arbejdspakker detailbeskrives i forhold til det arbejde, der skal udføres, deltagende partnere og deres kompetencer i forhold til deres respektive opgaver. d. Risikovurdering Beskriv de største risikoelementer i projektet samt mulige konsekvenser for projektet heraf. Ligeledes skal der i ansøgningen redegøres for, hvorledes identificerede risikoelementer kan minimeres. Yderligere information omkring risiko og risikovillighed findes i gældende regelsæt samt den udarbejdede vejledning Risk Appetite under [Forskning] på www.energinet.dk e. Miljøpåvirkninger Tabellen 'Miljøkonsekvenser og milepæle for miljøforbedringer' er ment som en hjælp til beskrivelse af miljømæssige udfordringer. Tabellen afkrydses både for karakter af konsekvens og eventuel tilhørende handling i projektet. Uddyb oversigten i tabellen med en kort beskrivelse af de væsentlige konsekvenser, og hvordan disse vil blive håndteret i projektet. For utvetydige og kendte konsekvenser kan det være tilstrækkeligt med få noter i tabellen. Det kan selvfølgelig være relevant at beskrive andre miljøaspekter. Det er ikke diskvalificerende at beskrive negative miljøkonsekvenser i ForskEL- og ForskVE-ansøgningen. Tværtimod kan det være diskvalificerende, hvis miljøkonsekvenser ikke beskrives. Miljøforhold indgår i evalueringen af ansøgningerne, og miljøperformance er et formelt udvælgelseskriterium. Det er derfor en fordel, hvis der er opmærksomhed på miljøkonsekvenserne og særligt, hvis der knyttes en handling til konsekvenserne. Skelnen mellem en uvæsentlig og en væsentlig konsekvens beror på en vurdering af konsekvensens størrelsesorden, sandsynlighed, varighed, frekvens, reversibilitet og eventuelle synergistiske effekter med andre påvirkninger). I tabellen "Bidrag til politiske for et mere miljøvenligt energisystem" skal projektets bidrag krydses af. Underbyg med argumenter for, hvorfor bidrag er væsentlige ved at beskrive, på hvilke specifikke måder projektet vil bidrage. En god miljøbeskrivelse er utvetydig og præcis: For nogle konsekvenser er det nok at skrive få noter i tabellerne, mens mere særlige eller komplekse konsekvenser kræver en beskrivelse ud over afkrydsningen i tabellen. Der er for ForskEL- og ForskVE-programmerne opsat mål for programmernes samlede performance. Målene vil være en del af grundlaget for at udvælge projekter til støtte: 40 % af de væsentlige negative konsekvenser skal håndteres i de støttede projekter. Dermed anerkendes det, at det kan være mere relevant at behandle væsentlige konsekvenser andre steder i F&U-processen end i det konkrete projekt At 40 % af projekterne indeholder milepæle relateret til deres miljøperformance. Dermed anerkendes det, at det ikke er relevant at lave milepæle for miljøforhold i alle projekter. For hvert af de angivne nationale mål skal 40 % af projekterne have et væsentligt bidrag. Dermed anerkendes det, at det langt fra er et krav, at det enkelte støttede projekt har væsentlige bidrag til hvert nationalt mål.
3. Projektets relevans (i forhold til energipolitisk mål, FUD-strategier) Redegør for på hvilken måde og i hvilken grad projektet bidrager til at understøtte de energipolitiske målsætninger om forsyningssikkerhed, dansk uafhængighed af fossil energi, klima/renere miljø og omkostningseffektivitet. Herunder hvordan teknologien kan indpasses i det danske energisystem. Projektets betydning for realiseringen af de energipolitiske mål skal så vidt muligt kvantificeres. Hvad gør projektet (ideen, produktet, teknologien) enestående i forhold til andre? Hvilken viden baserer projektet sig på, og hvordan adskiller de sig fra andre tidligere gennemførte projekter. Det være sig både danske såvel som internationale projekter. Du kan finde yderligere oplysninger om tidligere projekter her (ikke udtømmende): - www.energiforskning.dk/ - www.forskningsdatabase.dk - cordis.europa.eu - www.etde.org/etdeweb 4. Formidlingsplan og forankring Da projektet gennemføres med offentlig støtte, er der krav om, at resultater formidles offentligt. Der skal derfor redegøres for, hvordan projektets resultater vil blive formidlet (formidlingsprodukter og -aktiviteter) og til hvem resultaterne formidles (målgrupper). Ligeledes beskrives, hvis muligt, hvordan andre projekter vil kunne få fordel af de resultater, der tilvejebringes. Ved formidling fra projektet, skal det angives, at dette projekt gennemføres med støtte fra ForskEL og ForskVE. 5. Organisering og kompetencer for aktører Af ansøgningen skal fremgå, hvilke virksomheder/institutter der deltager I projektet, samt hvilke kompetencer de bibringer projektet. Præsentér kort hver af de deltagende virksomheder og oplys hver deltagers hovedaktiviteter, omsætning og antal ansatte Redegør for projektets organisering og de deltagende virksomheders ansvarsområder. Herunder at deltagerne dækker relevante dele af værdikæden. Redegør, for hvordan projektdeltagernes relevante kompetencer inddrages. Heriblandt både forskningsbaseret, industriel og anvendelsesorienteret viden samt projektleders ledelseskompetence. Ledelseserfaring for projektleder og evt. centrale projektdeltagere dokumenteres. Beskriv hvorledes forretningsmæssige kompetencer er inddraget evt. i form af konsulentbistand. Beskriv projektdeltagernes evne til at realisere potentialerne. Når der ansøges om støtte til udenlandske projektdeltagere, redegør ansøger særskilt for behovet for den udenlandske deltagelse i projektet Der skal som minimum vedlægges et 1-sides CV for projektlederen. Deltager udenlandske partnere i projektet, skal dette beskrives. Deltagelse foregår på samme vilkår som for danske partnere. Dog tilpasses omkostningsniveauet til det pågældende land. Projektleder og ansøger skal være dansk. Hvis ikke brugeren af de opnåede resultater deltager direkte i projektet, hvordan er brugeren så tænkt inddraget? Inspiration omkring inddragelse af brugere i projektet findes i guiden User involvement under [Forskning] på www.energinet.dk.
6. Finansiering og generelle kommentarer til budget I Projektbeskrivelsens punkt 6 skal der angives de overordnede budgettal for projektet. Det vil sige totale projektsum, støtteandel, egenfinansiering og evt. anden finansiering. Ligeledes skal omkostningerne for de enkelte faser angives. Specielle kommentarer til budgettet skal ligeledes angives under dette punkt i ansøgningen. Til angivelse og indsendelse af budgettet skal der anvendes den dertil beregnede budgetskabelon (Projektøkonomi). Vejledning til udfyldelse af denne skabelon findes i afsnit 2 i denne vejledning. 7. Tilskyndelsesvirkning Støtte fra ForskEL og ForskVE skal have tilskyndelsesvirkning. Det betyder, at hver enkelt støttemodtager skal redegøre for, hvorledes støtte til det ansøgte projekt vil øge indsatsens omfang, udstrækning, tempo set I forhold til en situation, hvor der ikke opnås støtte. 8. Markedet Projekter skal forholde sig til, hvor stort markedspotentialet er for den pågældende teknologi. Afhængig af placering i udviklingskæden (forskning-udvikling-demonstration-markedsmodning) er der forskel til kravet i omfang af beskrivelsen. Jo mere markedsnært projektet er, jo mere omfattende beskrivelse af markedspotentialet kræves. Det gælder således, at demonstrationsprojekter samt ForskVE-projekter skal bekrive markedspotentialet mere omfattende end forskningsprojekter. Beskriv den samlede proces frem til den endelige markedsintroduktion/kommercialisering af teknologien. Herunder markedsrettede aktiviteter, markedsføring af teknologien, salg, samarbejde mv. a. Målgruppe og merværdi for forbrugere Hvem er den endelige målgruppe for den teknologi, der udvikles i projektet? Forbrugere? Andre virksomheder? Beskriv hvilke behov, teknologien efter endelig markedsintroduktion bidrager til at dække hos målgruppen (kan evt. opdeles i slutbrugere og mellemled). Gør rede for hvilken merværdi (value proposition), teknologien bidrager med for målgruppen i forhold til eksisterende teknologier. Det kan være økonomisk merværdi, som lavere pris, eller ikke-økonomisk merværdi f.eks. komfort, design eller funktionalitet. b. Konkurrenceanalyse Beskriv konkurrencesituationen for den pågældende teknologi: Hvem er konkurrenterne og hvilke er de konkurrerende teknologier? Hvilke fordele og ulemper har projektets teknologi i forhold til konkurrenters teknologi? Ansøgeren kan endvidere inkludere en SWOT-analyse (står for strengths/weaknesses, opportunities/threats). I form af en matrix giver denne en ramme for analysen af interne styrker og svagheder i en virksomhed, ligesom den kan illustrere muligheder og hindringer for markedsadgang. c. Markedspotentiale Beskriv størrelsen af det forventede marked ved markedsintroduktion og potentialet senere hen (omfang og omsætning). Angiv hvornår teknologien forventes at være konkurrencedygtig på markedet. Redegør kvalitativt og kvantitativt for udviklingstrends i efterspørgslen inden for teknologien. Redegør for teknologiens muligheder på de globale vækstmarkeder.
d. Markedsføringsplan 9. Forskning Beskriv planen for arbejdet med teknologien efter projektets afslutning og frem til den endelige markedsintroduktion/kommercialisering. Redegør for, hvornår teknologien skal lanceres. Redegør for, hvor teknologien skal lanceres (lokalt/regionalt, nationalt/internationalt). Redegør for, hvordan teknologien skal lanceres overfor den identificerede målgruppe ved markedsintroduktion. Inkludér afsætnings- og distributionskanaler mm. Redegør for, hvilke(n) deltager(e) der efter projektafslutning skal kommercialisere projektresultaterne. Redegør for eksistensen af eventuelle adgangsbarrierer/afsætningsbarrierer og hvordan disse søges overvundet. Her beskrives det forskningsbaserede indhold i projektet, herunder en beskrivelse af det forskningsfaglige personale samt en forskningsplan for de forskningsrelaterede aktiviteter. Det betyder, at ansøgninger, der indeholder industriel forskning i et væsentligt omfang, skal kunne evalueres forskningsfagligt på baggrund af oplysningerne i dette afsnit! Forskningsindhold Beskriv den forskningsbaserede del af projektet. Herunder hvilken form for forskning og undersøgelser der vil blive udført, og hvad det forventede resultat vil blive. State-of-the-art: På baggrund af den internationale litteratur/peer reviewed artikler, skal den forskningsfaglige viden på området beskrives. Herunder hvor der er mangel på den viden, som forventes at ville blive bragt til veje i projektet. Bemærk! Denne beskrivelse adskiller sig fra state-ofthe-art beskrivelsen af teknologien som sådan og anvendelsen heraf. Ligeledes skal der redegøres for hypotese og målsætning (afledt af state-of-the-art) Forskningsbaseret bemanding Angiv hvem der er den forskningsfaglige ansvarlige. Hvis der indgår Ph.d. og post Docs oplyses antallet heraf samt i hvilke aktiviteter, de indgår, og hvem der er vejleder. Indgår der andre forskningsrelevante rådgivere og øvrigt personale angives dette også. For hver af de forskningsfaglige projektdeltagere vedlægges et ét-siders CV (forskningsansvarlige max. 2 sider), der beskriver de forskningsbaserede faglige evner, coaching erfaringer og offentliggjorte publikationer. Forskningsplan Forskningsplanen indledes med en oversigt over aktiviteter og derpå beskrivelse af aktiviteter. For hver aktivitet skal der være: a) Overskrift b) Deltagere c) Målsætning d) Metode e) Milepæle (Tid) og f) Resultater (Tid)
2. Projektøkonomi 1. Generelt Grundlæggende skal det altid vurderes, om omkostningerne er nødvendige for gennemførelsen af projektet. For udviklings- og demonstrationsprojekter kræves en væsentlig egenfinansiering fra projektdeltagerne. Niveauet er afhængigt af deltagerkredsen og af, hvor tæt et projekt vurderes at være på en efterfølgende kommercialisering. Tilskudsprocenten for den enkelte deltager fastsættes individuelt og kan være lavere end de maksimale tilskudsprocenter, der er fastsat i EU's statsstøtteregler. Omkostninger udover det budgetterede er projektholders ansvar. Der må ikke indgå profit i budgettet, herunder i forbindelse med løn. 2. Andre omkostninger Andre omkostninger opgøres på følgende kategorier: (A) Personaleudgifter (B) Instrumenter og udstyr (C) Bygninger (D) Andre driftsudgifter, herunder materialer (E) Eksterne- / underleverancer (F) Overheadudgifter (G) Indtægter (fra kommercielle prototyper/demoanlæg) (H) Rejser / formidling / andet Ad A) Der gives tilskud til faktiske lønudgifter (beregnes på baggrund af årlig bruttoløn inkl. feriepenge) (hvis det ikke er muligt at fastsætte en markedsbestemt løn, kan det undtagelsesvist aftales en timesats med programmet). Der opereres med to personalekategorier (forsker og TAP/andet). Der fastsættes et fast årstimetal på netto 1500 timer pr. år for en fuldtidsansat medarbejder. Timeforbruget anvendes i forbindelse med vurdering af ansøgningen (står timeforbrug i rimeligt forhold til opgaverne i projektet). Taxameterudgifter til en Ph.d. (se punkt H). Bemærk at procentsatser er max. grænser. Den samlede støtteintensitet jf. EU s statsstøtteregler kan ikke overskrides. Ad B) Støtteberettigede omkostninger til udstyr og instrumenter kan medtages i projektbudget i det omfang, det er nødvendigt for projektets gennemførsel. Afskrives omkostningen ikke 100 pct. i projektets løbetid, medtages kun den del, der afskrives som en støtteberettiget omkostning. Udgifter til instrumenter og udstyr, i det omfang og den periode de anvendes til projektet. Hvis sådanne instrumenter og sådant udstyr ikke anvendes til projektet i hele deres livscyklus, anses kun afskrivningsomkostninger under forskningsprojektets varighed, beregnet på grundlag af god regnskabspraksis. Ad C) Udgifter til køb og etablering af bygninger er principielt en støtteberettiget omkostning. Omkostninger til bygninger vil dog kun medfinansieres, hvis specielle forhold taler herfor. Køb af jord betragtes ikke som en støtteberettiget omkostning. Ad D) Andre driftsudgifter, herunder forbrugsmaterialer som f.eks. brændsler, stålrør, isoleringsmaterialer osv. Vil være at betragte som støtteberettigede omkostninger.
Ad E) Eksterne leverancer er støtteberettigede omkostninger. Hvis leverancen udgør 10 pct. af støtterammen eller mere (dog minimum 500.000,- kr.), så bør leverandøren indgå som partner i projektet. Kun i de tilfælde, hvor leverandøren ikke har umiddelbar interesse eller gavn af at deltage, kan der dispenseres herfor. En partner i et projekt kan ikke også være underleverandør. Som udgangspunkt bør underleverancer kun udgøre en mindre del af projektet. Ad F) Overhead defineres som værende: faktiske yderligere generalomkostninger, der er direkte knyttet til projektet. For virksomheder må der maks. medtages overhead på 150 pct. af lønomkostninger. For universiteter, forskningsinstitutioner mv. fastsættes overhead til 44 pct. af alle omkostninger. Ad G) Kommerciel udnyttelse foranlediget af det støttede projekt skal eventuelle indtægter fradrages i de støtteberettigede omkostninger. Ad H) Kategorien dækker først og fremmest over rejse- og formidlingsaktiviteter. Ph.d. taxameterudgifter på 80.000 kr. kan medtages til uddannelse af en Ph.d. (gælder for en hel uddannelse). Udgifter til "andet" skal specificeres. Rejseudgifter skal følge statens regler (cirkulære) for rejser for statsansatte. 3. Støtteintensitet Støtten gives i overensstemmelse med EU s statsstøtteregler. Disse regler og link hertil er beskrevet nærmere i regelsættet. Ved indtastning af virksomhedens karakteristika samt projektets karakter, beregnes den maksimale støtteintensitet, der kan gives. For definitionen af en virksomheds størrelse henvises til afsnittet "Definition af virksomhedsstørrelse" (EU's SMV-definition) i det gældende regelsæt. Bemærk, at der er tale om en maksimal støtteintensitet, og at visse projekter må forventes at egenfinansiere en større andel af projektomkostningerne.
3. Gantt-diagram 1. Projektforløb Projektet skal opdeles i arbejdspakker. Alle arbejdspakker navngives/nummereres, og den tidsmæssige placering og udstrækning i Gantt-diagrammet angives (vandrette tidsforløb). Der skal opstilles relevante milepæle i projektets forløb. Angiv milepælenes tidsmæssige placering i Gantt-diagrammet. En milepæl er en planlagt, målbar og synlig hændelse, som viser, at en opgave eller stor leverance fra projektet er afsluttet. Der skal være milepæle for både forskningsmæssige (FM), tekniske (TM) og kommercielle (KM) aktiviteter. Indsæt endvidere nr. og navn på milepæle og markér disse tidsmæssigt med lodrette kolonner. Skemaet er forberedt til op til 10 milepæle i alt. Flere kan tilføjes hvis nødvendigt. Indholdet i de respektive arbejdspakker og milestones beskrives i "Projektbeskrivelsens" punkt. 2 og 9. 2. Omkostninger opdelt på arbejdspakker Hver projektpartner angiver deres respektive omkostninger på de enkelte arbejdspakker i projektet. Derved skabes overblik over omkostningerne på såvel arbejdspakkeniveau, partnerniveau og projektniveau.