Tønder Boligselskab Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 17. september 2014 kl. 19.00 på Hostrup Hotel, Søndergade 30 Tønder Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 3 7 Valg af formand... 3 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 4 10 Valg af revisor... 4 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 4 12 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 13 Kompetencedelegation m.v.... 5 14 Sammenlægning af afdelinger... 5 15 Eventuelt... 6 Følgende afdelinger fra repræsenteret ved mødet: 1303, Klostervej m.v. 1304, Sælstræde, Rømø 1329, Tønder Byhuse 1351, Sæl- og Hvalstræde, Rømø Fra Domea deltog: Klavs Hedelund, markedschef Martin M. Andreasen, driftschef Udsendt den 15. oktober 2014 Side 1 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg: Referat: Klavs Hedelund, Domea blev valgt som dirigent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets fra side 10. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Martin Andreasen gennemgik den og repræsentantskabet godkendte årsberetningen. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår er vedlagt indkaldelse. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Martin Andreasen gennemgik det og repræsentantskabet godkendte årsregnskabet. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Martin Andreasen gennemgik den og repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. Side 2 af 7
5 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår forventes godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 17. september 2014 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Martin Andreasen gennemgik det og repræsentantskabet godkendte budgettet for 2015-16. 6 Behandling af indkomne forslag Referat: Ingen indkomne forslag punktet udgik. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 13. september 2012 blev Allis M. Jensen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger formand for 2 år. Referat: Allis M. Jensen blev genvalgt for 2 år. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet og ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Allis Marie Jensen Formand Repræsentantskabet 13-09-2014 Anne Christiansen Næstformand Org. bestyrelsen 17-09-2015 Helle Dige Medlem Repræsentantskabet 13-09-2014 Eli Kølleskov Medlem Repræsentantskabet 13-09-2014 Kaj Ringsted Medlem Domea 07-06-2015 Birthe L. Pedersen Medlem Repræsentantskabet 17-09-2015 Anne-Lisbeth S Eggert Medlem Repræsentantskabet 17-09-2015 Svend Weiland Medlem Suppleant 17-09-2014 Side 3 af 7
Afgangsorden indebærer, at Allis Marie Jensen, Helle Dige og Eli Kølleskov er på valg på det ordinære repræsentantskabsmøde. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Helle Dige og Eli Kølleskov blev genvalgt for 2 år. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2013 blev Svend Weiland Petersen valgt som 1. suppleant Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Som 1. suppleant blev Jørgen Thomsen, 1329 og som 2. suppleant blev Helga Andersen, 1329 valgt. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO blev genvalgt. 11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Tønder Boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Side 4 af 7
Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Allis M. Jensen og Anne Christiansen er udpeget af bestyrelsen. 12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Tønder Boligselskab kan vælge 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Referat: Allis M. Jensen og Anne Christiansen er udpeget af bestyrelsen. 13 Kompetencedelegation m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Indstillingen blev godkendt. 14 Sammenlægning af afdelinger Der har været forslag om sammenlægninger på 4 afdelingsmøder i år. Årsagen til forslaget er at Domea nedsætter sit administrationshonorar med op til 35% fra 01.01.2016 resulatatet var følgende: Side 5 af 7
Afd. 1303, Klostervej m.v.: Der var ikke flertal for sammenlægning, selv om der kunne opnås en større nedsættelse af administrationshonoraret og besparelser på drift og vedligeholdelsesudgifterne. Afd. 1304, Sælstræde, Rømø: Der var flertal for sammenlægning med afd. 1329 og 1351 hvilket giver afdelingen en nedsættelse af administrationshonoraret på 35% mod 0 uden sammenlægning. Afd. 1329, Tønder Byhuse: Der var flertal for sammenlægning med afd. 1304 og 1351, nedsættelse af administrationshonoraret er uændret 35%, men det giver mulighed for bedre likviditet og besparelser på drift og vedligeholdelsesudgifterne. Afd. 1351, Sæl- og Hvalstræde, Rømø: Der var flertal for sammenlægning med afd. 1304 og 1329 hvilket giver afdelingen en nedsættelse af administrationshonoraret på 35% mod 0 uden sammenlægning. Det indstilles at repræsentantskabet foretager endelig godkendelse af ovenstående sammenlægning af afd. 1304, 1329 og 1351 til en ny afdeling med afdelingsnummer 1352. Referat: Ovenstående sammenlægning blev godkendt. 15 Eventuelt Der har været afholdt licitation vedr. arbejdet med flyttelejligheder og følgende firmaer vandt: Maler: Malerfirma Grossmann & Søn, 6100 Haderslev Gulv: Gulvsliberne v/morten J. Feddersen, 6240 Løgumkloster Rengøring: Hjemmeservice Syd, 6240 Løgumkloster Vedr. malerarbejdet havde Maler Helle også givet tilbud, men havde lavet fejl i tilbudsberegningen, hvilket ville have betydet, at hun ville have haft et underskud på kr. ca. 220.000 om året på at lave arbejdet korrekt beregnet ville hendes pris dog have været kr. 18.875 billigere end Grossmann & Søn, men licitationslovgivningen giver ikke mulighed for at overdrage arbejdet til hende, da hun havde lavet fejl i tilbuddet. En beregning af tidligere genførte syn / istandsættelser har vist at de nye malerudgifter er 14,5% lavere end tidligere. I øvrigt gennemføres alle syn nu ved hjælp af ipad, hvilket giver en tidsbesparelse for ejendomsmestrene, når de er fuldt fortrolige med det. Der er nu blevet åbnet for døgnvagt på et SSG-Domea telefonnummer, lejerne får det oplyst på telefonsvarer og kan ringe udenfor normal arbejdstid og blive hjulpet. SSG har fået nogle ordre de skal arbejde ud fra, disse er lavet af ejendomsmesteren, som også får besked hvis der har været opringninger til SSG- Domea nummeret. For Gørrismarkvej / Ulriksallé, afd. 1329 har der været arbejdet med at skifte fra naturgasopvarmning til fjernvarme, den foreløbige rapport anbefaler ikke en udskiftning på nuværende tidspunkt på grund af fjernvarmeprisen. Rapporten mangler dog væsentlige udgifter til reparation og udskiftning af kedler, så den skal revideres. Side 6 af 7
Landsbyggefondssagen vedr. Bernadotteparken, Kastanieallé m.v., afd. 1329 har lagt stille i et stykke tid på grund af manglende afklaring af reduktionen af antallet af boliger i Tønder by. Der holdes et møde med Tønder Kommune, Tønder Andelsboligforening (Salus) og os den 10. september 2014. På Rømø er der også en Landsbyggefondssag, her afventes nærmere fra Landsbyggefonden der vil dog ikke ske noget i denne sag før efter afgørelsen vedr. Bernadotteparken. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Efter få spørgsmål vedrørende udbuddet af arbejder ved fraflytningslejligheder, blev orienteringen taget til efterretning. Haderslev, den 18. september 2014 Martin M. Andreasen For referatets godkendelse: den - 20 den - 20 Allis M. Jensen, formand Klavs Hedelund, dirigent Side 7 af 7