DAGSORDEN 1. Valg af dirigent 2. Sektionens beretning Den skriftlige beretning fremgår af bilag 1 på siderne 2 6 Efter behandling af beretningen vil der blive drøftelse af følgende emner i minde grupper: Skal DMH ændres? Skal DÅM ændres? Hvad med Grand Prix serien og DM-B? Hvad er barriererne for at være arrangør? 3. Drøftelse af målsætning og handleplan for sektionen Fremgår af bilag 2 på siderne 7 9 4. Orientering om sektionens regnskab og budget 5. Behandling af indkomne forslag 6. Øvrige emner til drøftelse Forretningsorden for svømmesektionen fremgår af bilag 3 på siderne 10-12 7. Valg af Sektionsleder Sektionslederen er også leder af Mesterskabsudvalget. Valget er for 2 år. 8. Valg af øvrige medlemmer til sektionens ledelse samt udvalg a) Valg af leder af Dommerudvalg Valget er for 1 år b) Valg af leder af Mastersudvalg Valget er for 2 år c) Valg af 4 medlemmer til Mesterskabsudvalget 2 vælges for 2 år og 2 vælges for 1 år d) Valg af 3 medlemmer til Dommerudvalget 1 vælges for 1 år og 2 vælges for 2 år e) Valg af 2 medlemmer til Mastersudvalget 1 vælges for 2 år og 1 vælges for 1 år 9. Eventuelt - 1 -
BILAG 1 Svømmesektionen består af: Lise Møller (sektionsleder) Marianne Rom (medlem) Ricki Clausen (medlem) Svend Sander (medlem + repræsentant for Svømme Region Vest) Jette Sulsbrück (svømmeleder i Svømme Region Øst) Lise H. Petersen (sagsbehandler Svømme Region Vest) Connie Florin (sagsbehandler Svømme Region Øst) Lars Jørgensen (bestyrelsens repræsentant) Sektionens beretning Svømmesektionen har i det forløbne år afholdt fire aftenmøder, ét kravtidsmøde samt et internatmøde. Herudover holdes altid et møde i tæt relation til Områdemødet. Til sektionens møder indbydes altid elitechef Lars Sørensen. Der er for øjeblikket ikke en deltager fra DSTS. Svømmesektionen finder det rigtigt, at så bred en kreds har mulighed for at deltage i møderne og er glad for de faste samarbejdsparter. Svømmesektionen vil dog gerne have en bredere dialog med både ledere og trænere. Svømmesektionen har to faste udvalg dommerudvalget og mastersudvalget. Lise Møller deltager fast i dommerudvalgets møder samt i det årlige seminar. Marianne Rom er kontaktperson til mastersudvalget og deltager i deres møder efter behov. Herudover holdes der årligt et fællesmøde mellem Svømmesektionen og mastersudvalget. Lise Møller deltager desuden i relevante møder med eliteafdelingen. Det daglige bindeled til Unionskontoret er klubchef Morten Kjær. Mesterskaber Selvom det er tre år siden den nye mesterskabsstruktur startede, er den et tilbagevendende diskussionsemne. Diskussionerne går aktuelt ikke så meget på relationen til den internationale kalender, men mere på om det er det rigtige tilbud vi giver. Den nye struktur i Unionen træder i kraft nu, og det rejser spørgsmålet om, der er sammenhæng i de tilbud som henholdsvis Breddesektionen og Svømmesektionen giver med andre ord er der en rød tråd? Svømmesektionen har derfor sat spørgsmålet til debat på de møder, der afholdes i løbet af februar måned 2008 med klubberne. Vi håber, det er muligt at tage pejling på Områdemødet 2008. - 2 -
Grand Prix serien blev startet i 2005. Vi har i 2007 måttet tage konsekvensen af, at det endnu ikke er lykkedes Unionen at finde en anden sponsor, og har måttet reducere præmiepengene drastisk. Det er nu et spørgsmål om, vi kan lade Grand Prix serien fortsætte. DM på Langbane var også i 2007 anerkendt af FINA som OL-kvalifikationsstævne. Vi oplevede, at der rent faktisk blev svømmet så stærkt at svømmere kvalificerede sig til OL. Det var meget positivt at dette kunne ske på dansk jord. DM på Kortbane blev afviklet i Greve Svømmehal. Dejligt at det atter kunne lade sig gøre at afvikle et mesterskab i denne hal. GTI havde lagt et stort arbejde i at skabe gode rammer, og alle deltagere kvitterede med stor ros og et ønske om, at det ikke var sidste gang et mesterskab skulle afvikles i denne hal. Evalueringerne tyder dog også på, at forventningerne til kommende mesterskaber er stigende - specielt på IT-siden. På trods af at det tekniske møde ved DM-L og DM-K fortsat ikke er det mest velbesøgte har svømmesektionen besluttet, at det fortsat vil være at finde i 2008. Begrundelsen er, at vi ser at flere klubber ankommer aftenen før, hvilket kunne betyde, at fremmødet også vil være stigende. Herudover giver det bedre ro ved mesterskabets start. Brugen af call-room ser efterhånden ud til at være naturlig og opleves af svømmerne som god træning før eventuel deltagelse i et internationalt mesterskab. Mesterskabernes svageste punkt er speakerbemandingen. Svømmesektionen har derfor besluttet at gøre en ekstra indsats i 2008 for at skaffe flere speakere og give et specielt uddannelsestilbud til speakere ved mesterskaber. 2007 har været det foreløbig sidste år, hvor der er blevet foretaget biomekaniske tests af samtlige finaledeltagere. Selvom enkelte klubber har undret sig over den efterfølgende opkrævning, er det vores indtryk, at alle trænere var glade for at få del i resultaterne. Mange trænere har givet udtryk for, at de biomekaniske test har været en stor hjælp i det daglige arbejde med svømningens tekniske detaljer. Af mere negative ting kan vi se, at det er blevet sværere at skaffe lokalarrangører. Vores fornemmelse er, at det handler både om problemer med at få den krævede bassintid, men også at den enkelte klub føler, de ikke har tilstrækkelig arbejdskraft og ekspertise til at afvikle et mesterskab. Vi har besluttet at tage emnet op på klubmøderne i starten af 2008, på områdemødet samt i øvrigt sætte fokus på problemet i 2008. Licenssystem, WinGrodan og Octo Overgangen til den automatiske håndtering af licenser som en del af Octo Statistik er stort set forløbet uproblematisk. Vi oplever det som en lettelse for klubberne, at de ikke længere skal oprette og forny licenser hvert år også selvom de stadig skal melde klubskifte. Octo Statistik har i 2007 fungeret som national tidsdatabase med stor succes. Den enkelte klub kan udtrække egne resultater til Grodan Statistik og selv opstille alle former for lister, herunder ranglister. - 3 -
Vi har i sommeren 2007 fået etableret Octo Open, som er en offentlig tilgængelig hjemmeside, hvor presse, forældre og andre interesserede kan søge oplysninger om svømmernes bedste tider. Svømmesektionen sikrer desuden, at LEN modtager resultater for de bedste svømmere, så de kommer på ranglister, og kan tilmeldes internationale mesterskaber. WinGrodan udvikles fortsat løbende, og Svømmesektionen sikrer, at resultatformidling sker hurtigt og optimalt, uanset om man er til stede ved stævnet eller sidder hjemme ved en pc. Alle mesterskaber kan nu få resultatformidling via Livetiming, men det krævet at der er internetforbindelse i svømmehallen. Vi kan se et stigende antal brugere af dette tilbud. Livetiming har fået en ny og forbedret struktur, som gør det muligt at lægge det færdige program ud, samt nemmere at finde resultater. Svømmesektionen prioriterer at Dansk Svømmeunions hjemmeside er både informerende og et værktøj. Når det ikke altid lykkes at leve op til egne målsætninger skyldes det en kombination af manglende tid og teknik. Dommerudvalget Dommerudvalget består uændret af Leo Lykke, Jens-Christian Iversen, Arthur Brander og Walther Lundis. Udvalget har i 2007 afholdt to møder, hvor bemandingen af de forskellige mesterskaber blev koordineret og planlægningen af årets dommerseminar blev diskuteret. Et møde blev primært brugt til at klargøre udvalget til unionens nye struktur i form af udfærdigelse af nyt kommissorium samt arbejds- og funktionsbeskrivelse for udvalget. Begge dele er efterfølgende godkendt af svømmesektionen. Udvalget er således klar til at implementere den nye struktur fra områdemødet den 6. april 2008. Her skal alle medlemmer i dommerudvalget vælges for første gang. Pr. 1. januar 2008 har Dansk Svømmeunion 26 unionsdommere, som besætter nøglefunktionerne som overdommer/starter ved alle svømmesektionens nationale og regionale mesterskaber. Herudover er der i alt 132 klub-overdommere, som gør at der fortsat kan rekrutteres unionsdommere samt sikrer afholdelse af de talrige øvrige stævner i klubberne. Der er tale om en lille tilbagegang i forhold til 2006. I 2007 har vi sagt farvel til Poul Højbjerg og Ib Steffensen som unionsdommere. Tak for jeres indsats igennem rigtig mange år. Ny unionsdommer er Daniel Holm Hansen fra Svømmeklubben Syd. Vi ønsker Daniel velkommen og siger tillykke med udnævnelsen. Internationalt har Dansk Svømning igen været stærkt repræsenteret på bassinkanten i 2007. Jens Jensen deltog ved VM (langbane) i Melbourne (Australien), Poul Stougaard deltog ved EJM og Arne Skovbjerg deltog ved EM (kortbane) i december 2007. Udvalget har i 2007 præsenteret og implementeret procedure og vejledninger for håndtering af protester ved stævner. Vi skal som overdommere takle de opståede situationer på en professionel og korrekt måde. Proceduren omkring protester skal altid følges. Emnet blev taget op på dommerseminaret og gennemgået grundigt, hvor der - 4 -
også var et indlæg af Gert Ottesen omkring konflikthåndtering. Forud for seminaret blev der afholdt møde i bedømmergruppen under dommervalget. Årets udviklingssamtaler med såvel nye overdommere som de etablerede unionsdommere, blev evalueret og planen for evalueringer i 2007/2008 lagt. Der vil fortsat være en mentor ordning for de nyuddannede OD, ligesom vi følger og udvikler unionsdommerne med fokus på såvel den regeltekniske som den ledelsesmæssige del. Erfaringerne fra og indholdet i det nye OD kursus er bearbejdet og implementeres nu i vores bedømmelsessystem i samarbejde med Gert Ottesen. Udvalget har i 2007 diskuteret Danmarks Idræts Forbunds og Team Danmarks udspil til etiske regler for konkurrencesport herunder det fremlagte udkast for specielt dommere og officials. Vi synes udspillet er godt og har derfor allerede implementeret det overfor alle overdommere. De etiske regler vil ligeledes blive taget op på overdommerkurset. Mastersudvalget I 2007 var der mastersmesterskaber både i Øst, Vest, nationalt og internationalt. Udvalget er meget glad for at dette er lykkedes, og håber at der også fremover vil være interesserede og engagerede lokalarrangører. DOM-K i Glostrup var meget velbesøgt og for første gang var pre-masters inviteret med. Der er ingen tvivl om, at de også bliver inviteret i fremtiden. Pre-masters er indført efter ønske fra klubberne. De efterspurgte et tilbud til de elitesvømmere, der ikke havde mulighed for eller ønskede at træne på højeste plan mere. I 2007 har der igen været problemer med haller, der ikke har de krævede FINA-mål. Hvis der bliver sat en europa- eller en verdensrekord - og det gør der jo jævnligt - kræves det, at der medsendes en attest på opmåling af bassinet for at få rekorden anerkendt. Unionskontoret er derfor begyndt at registrere hvilke svømmehaller, der er opmålt. Mastersudvalget besvarer løbende rigtig mange spørgsmål fra klubber. Hvis spørgsmålene er almene og hyppige offentliggøres både spørgsmål og svar på hjemmesiden. Rejselysten hos Masters fejler stadig intet, og der bliver sat mange rekorder både i indland og udland. Alle rekorder kan I læse mere om på hjemmesiden. Og så endnu en gang tak til alle, der løfter i Masters, det er jeres fortjeneste, at Masters er blevet mere synligt Ny struktur og rekruttering Svømmesektionen vil fremover være opbygget omkring kerneområderne afvikling af mesterskaber, aktiviteter for masterssvømmere samt funktionen som dommer. Herudover vil de nødvendige supportfunktioner understøttes. Da afvikling af mesterskaber er den største aktivitet, vil formanden for dette udvalg være leder af sektionen. Sektionsledelsen vil således bestå af de tre udvalgsledere sammen med yderligere to medlemmer fra Mesterskabsudvalget. Sektionsledelsen skal arbejde med overordnede visioner og koordination samt hele det økonomiske område. - 5 -
Emnet rekruttering trænger sig på. De nuværende medlemmer af Svømmesektionen og de tilknyttede sagsbehandlere har pålagt sig selv mange opgaver og har stadig ambitioner om at øge niveauet for mesterskaber yderligere. Alle har været aktive i mange år, og alle har krævende civile job. Alle er fortsat villige til at løfte en opgave, men finder også, at det vil være rigtigt, at opgaverne spredes på flere hænder. Den nye struktur lægger op til at tilknytte en større kreds af enkeltpersoner, der varetager nøje definerede arbejdsopgaver. Vi håber, at områdemødet sammen med os vil drøfte, hvorledes vi breder arbejdsopgaverne ud på flere hænder og dermed også sikrer rekruttering til både udvalg som sektionsledelse. Afslutning For at sikre at flere kommer til orde vil Svømmesektionen også i år give plads for diskussion af beretningen med fokus på særlige emner i mindre grupper. Svømmesektionen ser derfor frem til en særlig god og livlig debat på årets møde. Til sidst skal der rettes en stor tak til alle, der bidrager til Svømmesektionens arbejde. Alle der har ydet en stor arbejdsindsats skal have en tak og et klap på skulderen. Vi håber, I fortsat vil være med. En særlig tak skal rettes til medarbejderne på Unionskontoret. De er vores nærmeste hjælpere og yder altid en hurtig hjælp med et smil. - 6 -
BILAG 2 Målsætning(MS) / handleplaner(hp) 2008/2009 * Markerer at handleplan er iværksat. MESTERSKABER MS Sikre at mesterskabstilbuddet er tidssvarende, behovsopfyldende, fleksibelt og udgørende et kontinuum fra bredde til elite *HP1 Løbende evaluering af den gennemførte ændrede struktur pr. januar 2005, MS *HP2 MS *HP 3 *HP 4 MS *HP 5 SVSK skal afvikle mesterskaber af høj kvalitet, men samtidig i rimeligt omfang bidrage økonomisk til unionens elitearbejde. SVSK vil arbejde med kvalitetssikring af alle mesterskaber. Med udgangspunkt i den nye Mesterskabshåndbog og gennem samarbejde med den arrangerende klub sikres at arrangementet lever op til en given standard. Svømmesektionen vil arbejde for en tidssvarende it-strategi med datakonsistens og udbrede kendskabet til mulighederne Oplyse om brug og derved fremme kendskab. Beskrive sektionens behov til fremtidige IT-løsninger Løbende forbedre kvalitet og funktionalitet på sektionens hjemmeside. Svømmesektionen vil sikre implementering af relevante punkter i DIF s etiske kodeks i forhold til svømmemesterskaber Udarbejde etisk kodeks for svømning. MASTERS MS At udbrede kendskabet til disciplinen Mastersvømning. HP 6 Udarbejdelse af information til alle klubber, der beskriver Mastersvømning og indeholdende terminsliste for afholdelse af arrangementer. Pointere Mastersvømningens både sociale og konkurrencemæssige aspekt. Information evt. med hjælp af Dansk Svømmeunions informationsmedarbejder. - 7 -
HP 7 Udarbejdelse af materiale til alle klubber med opfordring til at optage Mastersvømning i undervisningsplanen (motionshold). Være klubberne behjælpelige med organisation af haltid m.v. KOMMUNIKATION MS Forbedre intern og ekstern kommunikation. *HP 8 Udvide og tydeliggøre Menu-funktionen på hjemmeside. Sikre at Holdledere/trænere har let og forståelig adgang til de relevante regler og bestemmelser. KLUBBER MS Dialog med klubberne i et mindre stift forum end fagområdemødet. *HP 9 MS *HP 10 Svømmesektionen vil løbende evaluere mesterskabsstrukturen og drøfte det etiske kodeks med klubberne. Svømmesektionen ønsker at gøre områdemødet mindre formelt. Relevante informationer forefindes ved sæsonstart. Udnyttelse af hjemmeside og Svømmepost således at alle nødvendige oplysninger er tilgængelige for de, der skal bruge dem. IT - LØSNINGER MS. Der skal løbende arbejdes med og udvikles værktøjer til brug for stævneafvikling samt resultatformidling. Informationer om sektionens område skal være tilgængelige på hjemmesiden. *HP 11 Sikre at involverede personer har relevante informationer og er forankret i organisationen. ÅBENT VAND MS Dansk Svømmeunion skal være mest vidende om åbent vand arrangementer i Danmark, og være medarrangør af åbent vand svømning i alle dele af landet. HP 13 Svømmesektionen vil være med til at sikre, at de relevante personer får tilgang til den nødvendige information om svømning i Åbent Vand. - 8 -
HP 14 MS HP 15 MS *HP 16 Svømmesektionen vil være med til at sikre at en arrangementsgruppe indhenter den nødvendige viden og erfaring til at kunne afholdes Åbent Vand stævner af høj kvalitet. Dansk Svømmeunion vil arbejde på at få VM i åbent vand til København i 2014. Svømmesektionen vil arbejde for at få en afdeling af World Cup i Åbent Vand til København i 2009 Registrering af rekorder for svømning i Åbent Vand. Indhente de nødvendige informationer også af mere historisk karakter, og offentliggøre disse på hjemmesiden. - 9 -
Bilag 3 Forretningsorden for svømmesektionen 1. Sektionens formål Sektionens formål er at skabe mulighed for alle til at dyrke konkurrencesvømning, og arrangere nationale og landsdelsmesterskaber. 2. Beføjelser og referencer Svømmesektionen er et underudvalg under Dansk Svømmeunions bestyrelse og er underlagt de beslutninger, som Dansk Svømmeunions bestyrelse træffer. Sektionen er forpligtet til at arbejde loyalt og konstruktivt efter de retningslinier, som Dansk Svømmeunion har vedtaget. 3. Områdemøde Der afholdes hvert år inden udgangen af april måned et områdemøde efter bestemmelserne i Dansk Svømmeunions vedtægter 15-16. Mødet skal placeres i forbindelse med Svømmeunionens Generalforsamling. Dagsorden for områdemødet er: 1. Valg af dirigent 2. Svømmesektionens beretning 3. Drøftelse af målsætnings- og handleplan for sektionen 4. Orientering om sektionens regnskab og budget 5. Behandling af indkomne forslag 6. Øvrige emner til drøftelse 7. Valg af sektionsleder 8. Valg af øvrige medlemmer til sektionens ledelse 9. Eventuelt Forslag til behandling på områdemødet skal være Dansk Svømmeunion i hænde inden den 1. februar. Forslag til personvalg, jævnfør dagsordenens punkt 7 og 8, skal være Dansk Svømmeunion i hænde senest 14 dage før områdemødet. Ved vakance kan opstilles kandidater på mødet. Indkaldelse til områdemødet udsendes senest 15. december året før. Endelig dagsorden med eventuelle bilag - herunder regnskab, budget og eventuelt indkomne forslag - udsendes til foreningerne senest 28 dage før mødet. Endelig oversigt over valgene på områdemødet udsendes til foreningerne 14 dage før mødet. - 10 -
Møde- og taleret på områdemødet har bestyrelsen, sektionsledelsen, de nedsatte underudvalg og enhver forening, der er ordinært medlem af Dansk Svømmeunion. Stemmeret på områdemødet har sektionsledelsen med en stemme hver, og de foreninger, der har haft svømmesektionens aktiviteter på programmet inden for det sidste kalenderår med to stemmer hver. Hver deltager på områdemødet kan ikke både stemme for sektionsledelse og forening. Stemmeberettigede er kun de foreninger, som har indberettet medlemstallet til DIF inden for den fastsatte indberetningsfrist, og som ikke er i restance til Dansk Svømmeunion. Ingen foreningsrepræsentant kan afgive stemme for en anden forening. For at få udleveret stemmesedler skal foreningen inden områdemødets start skriftligt meddele, hvem der repræsenterer foreningen. På områdemødet træffes beslutning om sektionens beretning og om strukturen og indholdet i de arrangementer, der tilbydes foreningerne. Områdemødet er Svømmesektionens højeste myndighed. Mellem områdemøderne har sektionsledelsen beslutningskompetence. Områdemødet kan endvidere beslutte, at der skal opkræves en registreringsafgift for aktive, der deltager i sektionens arrangementer. Sektionsledelsen udarbejder forslag til regler for størrelse af/og opkrævning af registreringsafgift, der godkendes af bestyrelsen. Områdemødets beslutninger træffes af de tilstedeværende ved almindeligt flertal. Skriftlig afstemning gennemføres, såfremt 1 tilstedeværende stemme kræver det, og ved personvalg hvor der er mere end 1 kandidat. 4. Sektionens sammensætning Sektionens ledelse består af a. Sektionslederen, som også er leder af mesterskabsudvalget b. Lederen af dommerudvalget og lederen af mastersudvalget c. Yderligere to medlemmer af mesterskabsudvalget Mesterskabsudvalget består af en leder og fire medlemmer. De to af medlemmerne er geografiske kontaktpersoner. Lederen af mesterskabsudvalget samt de to geografiske kontaktpersoner vælges på områdemødet i lige årstal. De øvrige medlemmer vælges i ulige årstal. Dommerudvalget består af en leder og tre medlemmer. De to af disse er også geografiske kontaktpersoner. Lederen og ét medlem af dommerudvalget vælges i ulige årstal, de øvrige medlemmer i lige årstal. Mastersudvalget består af en leder og to medlemmer. Lederen og ét medlem af mastersudvalget vælges i lige årstal, det andet medlem i ulige årstal. Octo WinGrodan gruppen er en arbejdsgruppe der fungerer som stabsfunktion for svømmesektionen. Gruppens deltagere udpeges af svømmesektionen. - 11 -
Medlemmer af sektionsledelsen, der er valgt på områdemødet, kan ikke samtidig være indvalgt i Dansk Svømmeunions bestyrelse. Alle medlemmer af sektionsledelse og faste udvalg vælges for en 2-årig periode. Beslutninger i sektionen træffes ved almindeligt flertal. Sektionen og udvalgene kan nedsætte arbejdsgrupper til afgrænsede arbejdsopgaver. Områdemødet træffer beslutning om en eventuel udvidelse/indskrænkning i antallet af medlemmer i sektionsledelsen. Sektionen fastsætter regler for det daglige virke og fordeling af arbejdsopgaver. Sektionslederen er ansvarlig overfor bestyrelsen for udarbejdelse af regnskab og budget samt målsætnings- og handleplaner for hele sektionens virkeområde. Sektionsledelsen er over for bestyrelsen ansvarlig for varetagelse af sektionens arbejdsopgaver. 5. Arbejdsopgaver Sektionen har blandt andet følgende arbejdsopgaver: Udarbejdelse af regler for og afvikling af mesterskaber turneringer på regionsog unionsniveau. Udarbejde kriterier for deltagelse i andre nationale arrangementer Vedligeholde regler for licenser og startfællesskaber Sikre at der er tidssvarende stævnesystemer og eltid til rådighed for såvel union, regioner og klubber. Opsamle resultater og bearbejde disse med henblik på udarbejdelse af ranglister og Registrering af rekorder. Påpege uddannelsesbehov overfor udviklingsafdelingen samt deltage i markedsføring af kurser med videre, der vedrører sektionen Vedligeholde dommersystem og dommerbedømmelsessystem. Påsætte dommere og startere ved mesterskaber, samt indstille kandidater til FINA/LEN lister. Vedligeholde nålesystem. Samarbejde med andre nationale organisationer indenfor sektionens virkeområde. Udarbejde budget Udarbejde regnskab Udarbejde målsætnings- og handleplaner. Udvikle og afvikle masterssvømning. Udvikle og afvikle åbent vand arrangementer. 6. Økonomi Bestyrelsen fastsætter, efter aftale med sektionen, sektionens overordnede budget. Sektionen skal på baggrund heraf udarbejde et budget med detaljeret angivelse af alle indtægter og udgifter til orientering for bestyrelsen og områdemødet. Bestyrelsen skal have orientering om væsentlige ændringer i budgettet i løbet af et regnskabsår. - 12 -