VERSION 1.0. Instruks for eksamensklager og øvrige klager

VERSION 1.0 Instruks for eksamensklager og øvrige klager November 2015

Indhold 1. Generelt... 1 2. Navngivning af dokumenter i TeamShare... 3 2.1.1 Klageprocedure... 3 3. Standardtekster til klagehåndtering... 4 3.1.1 Klage modtaget (sagen oprettes i TeamShare)... 4 3.1.2 Bekræftelse af modtagelse af klage (dokument til klager - kvittering)... 5 3.1.3 Klage sendes til partshøring (dokument til eksaminator og censor)... 6 3.1.4 Bekræftelse af modtagelse af partshøring (dokument til eksaminator og censor - kvittering)... 7 3.1.5 Partshøring til kommentering hos den studerende (dokument til klager)... 8 3.1.6 Bekræftelse af modtagelse af kommentarer fra studerende (dokument til klager kvittering)... 9 3.1.7 Afgørelsesskrivelse... 10 3.1.8 Afgørelsesskrivelse sendt til den studerende og bedømmere... 11 4. Øvrig vejledning... 15 4.1.1 Juridisk bistand... 15 4.1.2 Klager til styrelse eller ministerie... 15 5. Skematisk oversigt ved procedure for eksamensklager... 16 6. Behandling af klage over generelle forhold i UCL... 17 6.1.1 Procedure ved klager... 17 6.1.2 Behandling af klagen... 18 6.1.3 Beslutning... 18 6.1.4 Klage til Styrelsen for Videregående Uddannelser... 18 0

1. Generelt Klager behandles i overensstemmelse med eksamensbekendtgørelsens regler [BEK 1519/2013]. Afgørelse af en eksamensklage er en forvaltningsretlig afgørelse, og den skriftlige begrundelse skal leve op til de krav, der er fastlagt i 24 i forvaltningsloven [LBK 433/2014]. Studerende opretter klagesagen via systemet Nilex. Klager skal indgives individuelt, skriftligt og begrundet ( 40, stk. 1) og skal indgives senest 2 uger efter, at bedømmelsen er offentliggjort på sædvanlig måde ( 40, stk. 2). Eksaminators og censors udtalelser skal være individuelle, skriftlige og begrundede ( 42, stk. 2) og besvares inden for en frist på normalt 2 uger. Den studerende skal have lejlighed til at kommentere udtalelserne inden for en frist på 1 uge. Klager behandles løbende, og hurtigst muligt, af de studieadministrative medarbejdere, der har denne opgave. Den studerende skal, senest 3 dage efter at klagen er kommet UCL i hænde, have besked om, at klagen er modtaget og vil blive behandlet i overensstemmelse med klageproceduren (klageproceduren medsendes til den studerende). Klager arkiveres i TeamShare på den studerendes sag i overensstemmelse med de fastlagte retningslinjer. Klager besvares som hovedregel via UCL mailsystemet. Der besvares via den studerendes officielle studentermail (xx@stud.ucl.dk) og/eller som Offentlig Digital Post til den studerendes e-boks. Henvendelser besvares ikke via studerendes Hotmail, G-mail o. lign., undtaget er dog henvendelser til studerende, der enten er ophørt eller har afsluttet deres uddannelse. Såfremt korrespondancen sker pr. post, anvendes den officielle UCL brevskabelon. Alle dokumenter, der vedhæftes, fremsendes i et skrivebeskyttet format, typisk som PDF filer. Det betyder, at afgørelser altid fremsendes som beskyttede vedhæftede filer. Dokumentet/mailen signeres af den studieadministrative medarbejder, der behandler sagen. Afgørelsen skal være skriftlig og begrundet ( 44). Afgørelsesbrevet skal altid underskrives/fremsendes af uddannelseschefen (den bemyndigede til at træffe afgørelse i klagesagen). 1

Underskrift sker altid med farven blå. Mails skal være forsynet med den officielle UCL signatur. Hvis klagen ikke lever op til de formelle krav i 40 (indgives individuelt, skriftligt og begrundet ), tages der kontakt til den studerende med henblik på at få indhentet de manglende oplysninger eller nærmere præciseret oplysningerne eller begrundet klagen (forvaltningslovens princip om god forvaltningsskik og officialprincippet). Såfremt det ikke er muligt at indhente de manglende oplysninger, afvises klagen administrativt med den begrundelse, at den ikke lever op til de formelle klagekrav og derved ikke kan behandles inden for klagereglernes rammer. Overskrides tidsfrister, afvises klagen med henvisning til bestemmelsen om den fastlagte tidsfrist. I det følgende er angivet, hvordan dokumenter navngives i TeamShare, og der er ydermere skabeloner til de skrivelser, der udsendes i forbindelse med klagesagens behandling. 2

2. Navngivning af dokumenter i TeamShare Klage modtaget (sagen oprettes i TeamShare) Bekræftelse af modtagelse af klage (kvittering til den studerende) Klage til partshøring hos eksaminator og censor (evt. påføres modulnavn, og hvad klagen omhandler prøveforløb, bedømmelse) Partshøring modtaget fra eksaminator og censor (hvis man modtager fra flere end eksaminator og censor, tilføjes eksaminator-1, censor-1 osv.) Bekræftelse af modtagelse af partshøring (kvittering til eksaminator og censor) Partshøring til kommentering hos den studerende (materialet fra eksaminator og censor) Modtagelse af kommentarer fra studerende Bekræftelse af modtagelse af kommentarer fra studerende (kvittering til den studerende) Afgørelse af klage (materiale sendt til afgørelse hos uddannelseschefen) Afgørelse af klage sendt til bedømmere og studerende 2.1.1 Klageprocedure Ovenstående kan fremsendes til den studerende som klageprocedure. Det er god forvaltningsskik at påføre datoer for, hvornår den studerende kan forvente, at denne bliver involveret i sagen (partshørt), og hvornår sagen forventes at være endeligt afgjort. 3

3. Standardtekster til klagehåndtering 3.1.1 Klage modtaget (sagen oprettes i TeamShare) Klagen modtages og journaliseres med ovenstående tekst og studienummer/cpr.nr. (entydig identifikation af den studerende på samme måde, som det sker i SIS/TeamShare). Navngivning af dokumenter kan med fordel ske med ÅÅMMDD og en kort tekst (150924 tekst ). 4

3.1.2 Bekræftelse af modtagelse af klage (dokument til klager - kvittering) Kære (fulde navn) Hermed bekræftes, at XX uddannelsen i XX har modtaget din klage vedrørende: (skriv kun det der klages over) (NB! Studerende kan godt klage over flere ting, fx både prøveforløb og bedømmelse). 1. Eksamensgrundlaget, herunder prøvespørgsmål, opgaver og lignende, samt dets forhold til uddannelsens mål og krav 2. Prøveforløbet 3. Bedømmelsen - ved prøven på modul X, i XXX, den DD.MM.ÅÅÅÅ. Klagen er indgivet individuelt, skriftligt og begrundet i overensstemmelse med eksamensbekendtgørelsens 40, stk. 1., samt rettidigt jf. 40, stk. 2. [BEK 1519/2013]. Din klage bliver forelagt bedømmerne, som skal afgive en faglig udtalelse. Den får du lejlighed til at kommentere. Herefter vil uddannelseschefen træffe beslutning i din klagesag. Afgørelsen kan gå ud på: 1. Ny bedømmelse (ombedømmelse), dog ikke ved mundtlige prøver 2. Ny prøve (omprøve) 3. At du ikke får medhold i klagen (klagen afvises) Du kan forvente svar inden for xx (tid) fra dags dato. Jeg skal gøre dig opmærksom på, at du kan anmode om at få en kopi af den stillede opgave og ved prøver med skriftlig besvarelse tillige en kopi af egen besvarelse. Din anmodning skal fremsendes til undertegnede. Tilføjelse af tekst i sommerferien: Med ovennævnte frister kommer vi helt tæt på afvikling af sommerferien i juli måned, hvorfor det kan blive aktuelt, at afgørelsen først vil foreligge efter sommerferien. Du vil derfor kunne forvente svar i uge xx. 5

3.1.3 Klage sendes til partshøring (dokument til eksaminator og censor) Kære (fulde navn) Vi har modtaget en klage fra studerende (fulde navn) over: (skriv kun det der klages over) 1. Eksamensgrundlaget, herunder prøvespørgsmål, opgaver og lignende, samt dets forhold til uddannelsens mål og krav 2. Prøveforløbet 3. Bedømmelsen ved prøven på modul X den DD.MM.ÅÅÅÅ. Klagen er indgivet individuelt, skriftligt og begrundet i overensstemmelse med eksamensbekendtgørelsens 40, stk. 1., samt rettidigt jf. 40, stk. 2. [BEK 1519/2013]. - ved prøven på modul X, afholdt DD.MM.ÅÅÅÅ. Klagen er vedhæftet i kopi. Klagen behandles i henhold til eksamensbekendtgørelsen kapitel 10. Jeg vil bede dig om at tage stilling til klagen og fremsende din faglige udtalelse til undertegnede, så jeg har den senest DD.MM.ÅÅÅÅ. Din besvarelse skal indeholde en præcis stillingtagen til de punkter, der klages over, dvs., at du skal forholde dig til de faglige forhold, faglige mangler mv., som kan begrunde den bedømmelse, du har givet, eller som kan begrunde den måde, eksaminationen er forløbet på, eller som kan begrunde det grundlag, eksamen blev gennemført på baggrund af. (skriv kun det der er relevant, i forhold til det der klages over) Grundlæggende skal alle klager besvares fyldestgørende og i overensstemmelse med forvaltningslovens regler, dvs., at en bedømmer skal forholde sig til faglige, metodiske og formelle mangler, således at udtalelsen kan danne grundlag for en forvaltningsretlig afgørelse jf. 43. Den studerende har krav på at blive partshørt, så din faglige udtalelse bliver sendt til den studerende, som får mulighed for at kommentere din faglige udtalelse, inden uddannelseschefen træffer afgørelse i klagesagen. 6

3.1.4 Bekræftelse af modtagelse af partshøring (dokument til eksaminator og censor - kvittering) Kære (fulde navn) Din faglige udtalelse er modtaget. (eksaminator og censor skal indsende individuelle, skriftlige og begrundede udtalelser) Uddannelseschefen afgør klagen på grundlag af: klagen, bedømmernes faglige udtalelser, de studerendes kommentarer til bedømmernes faglige udtalelser, i henhold til eksamensbekendtgørelsens regler [BEK 1519/2013, 44]. Du vil modtage afgørelsen til orientering, samtidig med at den studerende får afgørelsen. 7

3.1.5 Partshøring til kommentering hos den studerende (dokument til klager) Kære (fulde navn) XX uddannelsen i XX har modtaget udtalelse vedrørende prøveforløbet og bedømmelse af den eksterne prøve på modul X, afholdt DD.MM.ÅÅÅÅ, eksamineret samt bedømt af EKSAMINATOR OG CENSOR. Udtalelserne er vedhæftet denne mail. Du har frist indtil DD.MM.ÅÅÅÅ i forhold til at kommentere udtalelsen. Dine bemærkninger fremsendes til undertegnede, således at den modtages senest DD.MM.ÅÅÅÅ, jf. eksamensbekendtgørelsens 42, stk. 2. Jeg skal gøre dig opmærksom på, at hvis du undlader at kommentere de faglige udtalelser, der er fremsendt til dig, inden for den fastsatte tidsfrist, vil der blive truffet afgørelse uden dine kommentarer. 8

3.1.6 Bekræftelse af modtagelse af kommentarer fra studerende (dokument til klager kvittering) Kære (fulde navn) Vi har modtaget dine kommentarer til udtalelserne på klagen vedr. modul X prøven DD.MM.ÅÅÅÅ. Du vil modtage en afgørelse ultimo uge X fra XX. 9

3.1.7 Afgørelsesskrivelse Afgørelsesskrivelsen arkiveres og journaliseres i TeamShare sammen med øvrige dokumenter og evt. korrespondance via mail. 10

3.1.8 Afgørelsesskrivelse sendt til den studerende og bedømmere Kære NAVN (fulde navn) Afgørelse af eksamensklage [Studerende] har fremsendt en klage til xx, over xx til xx eksamen, afholdt DD.MM.ÅÅÅÅ. Der klages over xx jf. BEK 1519/2013, xx, stk. xx, nr. xx og over xx jf. BEK 1519/2013, xx, stk. nr. xx. (skriv kun det, der er relevant) Afgørelse Her skrives afgørelsen i kort og præcis formulering. Begrundelse I afgørelsen er der lagt vægt på, (her skal der være en præcis beskrivelse af de krav, der er til prøven, sammenholdt med de faglige udtalelser der er modtaget fra eksaminator og censor) fx: Din besvarelse skal indeholde en præcis stillingtagen til de punkter, der klages over, dvs., at du skal forholde dig til de faglige forhold, faglige mangler mv., som kan begrunde den bedømmelse, du har givet. Grundlæggende skal alle klager besvares fyldestgørende, dvs., at en bedømmer skal forholde sig til faglige, metodiske og formelle mangler, således at udtalelsen kan danne grundlag for afgørelsen jf. 43. Der kan være et afsnit i afgørelsen, der fastlægger, hvad der ikke er taget stilling til (her kan der kort skrives andre forhold, der ikke er taget stilling til, som bedømmelsen ikke skal og kan tage stilling til i en eksamensklage, f.eks. personlige klager over en underviser, undervisningen i semestret osv.). Hvis den studerende får medhold, skal der gøres opmærksom på, at den studerende, inden for en frist på to uger fra afgørelsen er meddelt, skal give en tilbagemelding på, om der ønskes en omprøve eller ombedømmelse (når det er muligt) i henhold til eksamensbekendtgørelsens 44. Accepterer den studerende en omprøve eller en ombedømmelse, skal den studerende udtrykkeligt gøres opmærksom på, at det kan resultere i en lavere karakter jf. 44, stk. 3., samt at der sættes nye bedømmere på til eksamen jf. 45, stk. 2. Sagens grundlag Følgende dokumenter er indgået i behandling af sagen; din klage af DD.MM.ÅÅÅÅ, eksaminators partshøring af DD.MM.ÅÅÅÅ, censors partshøring af DD.MM.ÅÅÅÅ, og dine kommentarer af DD.MM.ÅÅÅÅ til eksaminators og censors udtalelser, som blev fremsendt til dig DD.MM.ÅÅÅÅ. NB! Hvis den studerende ikke har kommenteret eksaminators og censors faglige udtalelser, skal der gøres opmærksom på, at afgørelsen er truffet på det foreliggende grundlag. Her skriver man i ovennævnte afsnit. Vi har ikke modtaget dine kommentarer til eksaminators og censors faglige udtalelser trods anmodning herom. 11

Klagevejledning Hvis den studerende er uenig i afgørelsen, kan den studerende anke afgørelsen af den faglige bedømmelse til uddannelsesinstitutionen jf. 45, og/eller klage over retlige forhold til Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, jf. 50 stk. 2. Anker og klager sendes til uddannelsesinstitutionen. Definition Klage over retlige forhold/spørgsmål kan f.eks. være en klage over, at sagen ved uddannelsen ikke er behandlet i overensstemmelse med uddannelseslove eller bekendtgørelser, herunder at almindelige forvaltningsretlige grundsætninger ikke er overholdt, eller at afgørelsen i øvrigt strider mod lovgivning eller konventioner. Styrelsen har ikke kompetence til at tage stilling til faglige skøn, som uddannelsesinstitutionen efter reglerne har kompetencen til at foretage. Hvis uddannelsesinstitutionen har overskredet grænsen for det faglige skøn, f.eks. har udøvet skønnet efter ulovlige kriterier, kan der dog klages til styrelsen. Med venlig hilsen Fulde navn og underskrift Uddannelseschef (eller bemyndiget til at træffe afgørelse) Klagevejledning skal altid vedhæftes (ny side til uddrag af eksamensbekendtgørelsens kapitel 10) 12

Uddrag af eksamensbekendtgørelsen [BEK 1915/2013], Kapitel 10. Klager over prøver 40. Klager over forhold ved prøver indgives individuelt af den studerende til uddannelsesinstitutionen. Klagen skal være skriftlig og begrundet. Stk. 2. Klagen indgives senest 2 uger efter, at bedømmelsen af prøven er bekendtgjort på sædvanlig måde. Institutionen kan dispensere fra fristen, hvor usædvanlige forhold begrunder det. Stk. 3. Til brug for klagesagen skal den studerende efter anmodning have udleveret en kopi af den stillede opgave og ved prøver med skriftlig besvarelse tillige kopi af egen opgavebesvarelse. 41. Den studerende kan fortsætte uddannelsen under klagesagens behandling bortset fra, hvor andet er fastsat i bekendtgørelse eller i henhold til bekendtgørelse. 42. Klagen kan vedrøre 1) eksaminationsgrundlaget, herunder prøvespørgsmål, opgaver og lignende, samt dets forhold til uddannelsens mål og krav, 2) prøveforløbet eller 3) bedømmelsen. Stk. 2. Uddannelsesinstitutionen forelægger straks klagen for bedømmerne, jf. dog stk. 3, der har en frist på normalt 2 uger til at afgive en udtalelse. Bedømmerne skal udtale sig om de faglige spørgsmål i klagen. Den studerende skal have lejlighed til at kommentere udtalelserne inden for en frist af normalt 1 uge. Stk. 3. Når opgaverne ved prøven er stillet af Styrelsen for Videregående Uddannelser, videresender institutionen straks klager, der drejer sig om prøvegrundlaget, til styrelsen ledsaget af institutionens udtalelse. 43. Uddannelsesinstitutionen afgør klagen på grundlag af bedømmernes faglige udtalelser og den studerende s kommentarer til udtalelserne, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Er opgaverne ved prøven stillet af Styrelsen for Videregående Uddannelser, træffer styrelsen afgørelse vedrørende klager over prøvegrundlaget og i øvrigt om, i hvilket omfang, der skal gives tilbud om omprøve. 44. Afgørelsen, der skal være skriftlig og begrundet, kan gå ud på 1) tilbud om ny bedømmelse (ombedømmelse), dog ikke ved mundtlige prøver, 2) tilbud om ny prøve (omprøve) eller 3) at den studerende ikke får medhold i klagen. Stk. 2. Kun når bedømmerne er enige om det, kan uddannelsesinstitutionens afgørelse gå ud på, at klageren ikke får medhold. Stk. 3. Institutionen skal straks give den studerende og bedømmerne meddelelse om afgørelsen. Går afgørelsen ud på tilbud om ombedømmelse eller omprøve, skal den studerende informeres om, at ombedømmelse eller omprøve kan resultere i en lavere karakter. 45. Accept af tilbud om ombedømmelse eller omprøve skal ske senest 2 uger efter, meddelelse om afgørelsen er afgivet. Ombedømmelse eller omprøve skal finde sted snarest muligt. Er bevis udstedt, jf. 36, skal uddannelsesinstitutionen inddrage beviset, indtil bedømmelsen foreligger, og eventuelt udstede et nyt bevis. Stk. 2. Til ombedømmelse og omprøve påsættes nye bedømmere. Stk. 3. Ved ombedømmelse skal bedømmerne have forelagt sagens akter: opgaven, besvarelsen, klagen, de oprindelige bedømmeres udtalelser med den studerendes bemærkninger hertil samt institutionens henholdsvis styrelsens afgørelse. Bedømmerne meddeler institutionen resultatet af ombedømmelsen vedlagt en skriftlig begrundelse for bedømmelsen. Institutionen giver den studerende meddelelse om bedømmelsen og begrundelsen for bedømmelsen. Stk. 4. Omprøve og ombedømmelse kan resultere i en lavere karakter. Anke af afgørelse 46. Den studerende kan indbringe uddannelsesinstitutionens afgørelse vedrørende faglige spørgsmål, jf. 43, stk. 1, for et af institutionen nedsat ankenævn, jf. 47, der træffer afgørelse. Stk. 2. Den studerende indgiver anken til institutionen. Anken skal være skriftlig og begrundet. Stk. 3. Anken skal indgives senest 2 uger efter, at den studerende er gjort bekendt med institutionens afgørelse. Institutionen kan dispensere fra fristen, hvor usædvanlige forhold begrunder det. 13

47. Uddannelsesinstitutionen nedsætter et ankenævn hurtigst muligt efter indgivelse af en anke. Der kan nedsættes permanente ankenævn. Institutionen afholder udgiften til ankenævn. Stk. 2. Nævnet består af to beskikkede censorer, en eksaminationsberettiget lærer og en studerende inden for fagområdet. Stk. 3. Censorformanden, jf. 26, stk. 1, udpeger de to censorer. Censorformanden udpeger en af censorerne som formand for nævnet. Censorformanden kan udpege sig selv som censor eller som formand. Stk. 4. Institutionen udpeger den eksaminationsberettigede lærer og den studerende. Stk. 5. Ankenævnets virksomhed er omfattet af forvaltningsloven. 48. For at ankenævnet kan være beslutningsdygtigt, skal alle nævnets medlemmer deltage i nævnets drøftelse og alle sagens akter være fremsendt til alle medlemmer. Drøftelsen kan foregå skriftligt, herunder elektronisk, hvis der er enighed blandt nævnets medlemmer om skriftlig behandling, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Kan der ikke opnås enighed i ankenævnet, afsluttes drøftelsen ved et møde, hvor alle nævnets medlemmer skal være til stede. Afsluttes drøftelsen med afstemning, og der er stemmelighed, er formandens stemme udslaggivende. Stk. 3. Bliver ankenævnet i forbindelse med behandlingen af anke opmærksom på fejl og mangler ved en prøve orienteres uddannelsesinstitutionen herom, og reglerne i 38 finder anvendelse. 49. Ankenævnet træffer afgørelse på grundlag af det materiale, som lå til grund for uddannelsesinstitutionens afgørelse, jf. 43, stk. 1, og den studerendes begrundede anke. Stk. 2. Ankenævnets afgørelse, der skal være skriftlig og begrundet, kan gå ud på 1) tilbud om ombedømmelse ved nye bedømmere, dog ikke ved mundtlige prøver, 2) tilbud om omprøve ved nye bedømmere eller, 3) at klageren ikke får medhold i anken. 50. Ankenævnets afgørelse meddeles uddannelsesinstitutionen snarest muligt og ved vintereksamen senest 2 måneder og ved sommereksamen senest 3 måneder efter, at anken er indgivet til institutionen. Stk. 2. Kan anken ikke behandles inden for denne frist, skal institutionen hurtigst muligt underrette klageren herom med angivelse af begrundelsen herfor og oplysning om, hvornår anken forventes færdigbehandlet. Stk. 3. Institutionen giver hurtigst muligt den studerende meddelelse om og bedømmerne kopi af afgørelsen. Går afgørelsen ud på tilbud om ombedømmelse eller omprøve, skal den studerende informeres om, at ombedømmelse eller omprøve kan resultere i en lavere karakter. Stk. 4. Ankenævnets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. dog 51. Stk. 5. Omprøve og ombedømmelse sker efter reglerne i 45. Kapitel 11. Klager over afgørelser truffet af en uddannelsesinstitution eller et ankenævn 51. Klage over retlige spørgsmål i afgørelser, der er truffet af bedømmerne i henhold til 45, stk. 3, og ankenævnet i henhold til 49, stk. 1, indbringes til uddannelsesinstitutionen inden for en frist af 2 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt klageren. Institutionen træffer herefter afgørelse. Stk. 2. Klager over retlige spørgsmål i afgørelser, der er truffet af institutionen efter reglerne i bekendtgørelsen, kan indbringes for Styrelsen for Videregående Uddannelser. Klagen indgives til institutionen, der afgiver en udtalelse, som den studerende skal have lejlighed til at kommentere inden for en frist på normalt 1 uge. Institutionen sender klagen, udtalelsen og klagerens eventuelle kommentarer til styrelsen. Fristen for indgivelse af klage til institutionen er 2 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt klageren. 14

4. Øvrig vejledning 4.1.1 Juridisk bistand Der kan altid søges juridisk bistand i Studieadministrationen i forbindelse med klagesager. Det kan være i forbindelse med: Hvorvidt klagen kan behandles eller afvises Processen undervejs i behandling af klagesagen Vurdering af hvordan klagen skal afgøres Afgørelsesskrivelsen 4.1.2 Klager til styrelse eller ministerie I forbindelse med 2. instans klagesager, dvs. klagesager til styrelsen eller ministeriet, skal der søges juridisk bistand i forbindelse med klagens behandling. 15

5. Skematisk oversigt ved procedure for eksamensklager 0 Sagens gang 1 Klagen modtages i Studieadministrationen via systemet Nilex, og arkiveres i TeamShare, samtidig modtager den studerende kvittering for modtagelsen. 2 Chefen for området/uddannelsen, hvor klagen er rettet til, orienteres om sagen. 3 Klagen sendes til høring hos eksaminator og censor, der fremsender en udtalelse inden for 2 uger. 4 Eksaminator og censors udtalelse sendes til høring hos den studerende, som har 1 uge til at fremsende bemærkninger. 5 Studieadministrationen samler alt materiale i en sag, dvs. klagen, udtalelser og bemærkninger. Materialet afleveres til uddannelseschefen, som træffer afgørelse på det foreliggende grundlag. 6 Afgørelsen sendes til den studerende med oplysning om, at der kan klages over retlige forhold til styrelsen inden for 2 uger. 7 Kommer der ingen klage over retlige forhold, er sagen afsluttet. 8 Kommer der en klage over retlige forhold, fremsendes klagen til uddannelseschefen til udtalelse. 9 Herefter sendes det samlede materiale til styrelsen, den oprindelige klagesag, klagen over retlige forhold og uddannelsens bemærkninger hertil. 10 Styrelsen afgør sagen, og meddeler sin afgørelse til den studerende, med orientering til uddannelsen. Herefter er sagen afsluttet. 16

6. Behandling af klage over generelle forhold i UCL I forbindelse med studerendes ophold og studiet på UCL, kan der opstå situationer, hvor studerende ikke føler sig korrekt behandlet, fx i hverdagen, i forbindelse med undervisning og vejledning, i forhold til faciliteter og fysiske rammer, i forhold til klagesagsbehandling over eksamensklage, i forhold til tilrettelæggelse, samarbejdet med ansatte eller andre studerende mv. Der kan altså være en række forskellige forhold, som studerende ønsker at gøre opmærksom på eller klage over. De rammer studerende har for at klage over forhold, som der eventuelt er utilfredshed med, og som ikke vedrører eksamen, hvor der er en særskilt vejledning og klageprocedure, er beskrevet i det følgende. Såfremt studerende er utilfredse med forhold på uddannelsen, studiet eller andet har den studerende ret til at klage. I forbindelse med klagebehandlingen anbefales det, at den studerende som det første starter med at drøfte problematikken direkte med den eller de personer der har ansvaret for det område, eller den aktivitet, eller de forhold man er utilfreds med. Det gælder også, når det drejer sig om sager mellem personer, f.eks. andre studerende, uddannelsesfaglige medarbejdere, det teknisk administrative personale eller ledelsen. Hvis første skridt ikke fører til en tilfredsstillende løsning, kan den studerende klage til uddannelseschefen eller den stabsleder der har ansvaret for området eller de forhold, man er utilfreds med. Der kan altid klages til den, der er den nærmeste overordnede, over den man klager over. Herefter er der tale om en officiel klage, der behandles efter nedenstående procedure. 6.1.1 Procedure ved klager Klagen skal være indgivet senest 4 uger efter hændelsen. Som udgangspunkt skal klagen være skriftlig og indeholde nedenstående punkter: Fakta oplysninger om klager (navn, adresse, telefon, e-mail, uddannelse) Sted, dato og tidspunkt for hændelsen De involverede parter En kort oplysning om området eller aktiviteten eller forholdene En kort konkret beskrivelse af hændelsen eller problemet eller sammenhængen problematikken opstod i Begrundelsen for at klage Studerende opretter klagesagen via systemet Nilex. 17

6.1.2 Behandling af klagen Den studerende modtager en kvittering for, at klagen er modtaget, med en oplysning om, hvornår det kan forventes, at der bliver truffet beslutning. Ledelsen behandler klagen, og de rejste problemstillinger undersøges. Der kan indhentes yderligere oplysninger for at belyse sagen fra relevante vinkler, med henblik på at tilvejebringe et sikkert grundlag at træffe beslutning på. Der kan ske partshøring af klager, og den eller dem der klages over. På ovenstående grundlag træffer ledelsen beslutning, som meddeles skriftligt til den studerende og de involverede inden for en frist på 4 uger. 6.1.3 Beslutning Beslutning og begrundelse meddeles via den studerendes officielle studentermail (xx@stud.ucl.dk) og/eller som Offentlig Digital Post til den studerendes e-boks. Henvendelser besvares ikke via studerendes Hotmail, G-mail o. lign., undtaget er dog henvendelser til studerende, der enten er ophørt eller har afsluttet deres uddannelse. Beslutning om ikke retlige spørgsmål kan ikke påklages til anden administrativ myndighed (se efterfølgende afsnit vedr. begreber). 6.1.4 Klage til Styrelsen for Videregående Uddannelser Uddannelsesinstitutionens afgørelse kan indbringes for Styrelsen for Videregående Uddannelser, men kun når klagen vedrører retlige spørgsmål, i henhold til Professionsbachelorbekendtgørelsen [BEK 1521/2013], 19. Klagen over retlige spørgsmål indgives til uddannelsen, inden for en frist på 2 uger fra den dag uddannelsens afgørelse er meddelt til klager. Uddannelsen afgiver en udtalelse som klager skal have lejlighed til at kommentere inden for en frist på 1 uge. Uddannelsen sender klagen til styrelsen, vedlagt udtalelsen og klagers eventuelle kommentarer hertil. Begreber: Klage over ikke-retlige spørgsmål, er en klage over en beslutning der af uddannelsen er truffet på grundlag af det faglige skøn, praktiske hensyn eller som led i ledelsesretten, f.eks. planlægning og gennemførsel af undervisning, karaktergivning, ansøgning om eksamensforsøg, tildeling af praktikpladser og specialisering, fastlæggelse af eksamensdato og reeksamensdato, lokaletildeling mv. Den type spørgsmål er led i almindelig drift og omfattet af faktisk forvaltningsvirksomhed, hvor uddannelsen har fuld kompetence til at træffe beslutning, som ikke kan påklages til anden administrativ myndighed. Klage over retlige spørgsmål, er en klage der skal afgøres ud fra en juridisk vurdering. Det kan være forhold der ikke er behandlet i overensstemmelse med uddannelseslove og bekendtgørelser, herunder almindelige forvaltningsretlige regler og principper, eller om en afgørelse er i strid med lovgivning eller konventioner. 18