BEK nr 370 af 28/04/2011 (Gældende) Udskriftsdato: 23. januar 2017 Ministerium: Beskæftigelsesministeriet Journalnummer: Beskæftigelsesmin., Pensionsstyrelsen, j.nr. 10-22-0024 Senere ændringer til forskriften BEK nr 1249 af 14/10/2016 Bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration I medfør af 88, stk. 4-6, og 91, stk. 10, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 574 af 27. maj 2010, fastsættes efter forhandling med Beskæftigelsesrådet: Anvendelsesområde 1. Pensionsstyrelsen fører tilsyn med, at a-kasserne administrerer efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og efter andre regler, hvor administration og udbetaling af ydelser er eller har været henlagt til a- kasserne ved lov. Stk. 2. Pensionsstyrelsens tilsyn skal medvirke til at sikre kvaliteten af a-kassernes administration, herunder at a-kasserne forebygger og standser fejludbetalinger af ydelser til medlemmerne. A-kassernes forretningsgange 2. A-kasserne skal udarbejde forretningsgange, der skal indeholde alle procedurer, som a-kassernes medarbejdere skal følge ved administrationen af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og efter andre regler, hvor administration og udbetaling er henlagt til a-kasserne. Stk. 2. Forretningsgangene skal være ført ajour. Stk. 3. Forretningsgangene skal indeholde sikkerhedsprocedurer for udbetalinger. Stk. 4. Pensionsstyrelsen skal have adgang til at gøre sig bekendt med forretningsgangene. 3. A-kassernes forretningsgange skal indeholde regler for sikker anvendelse af indkomstregisteret, jf. lov om et indkomstregister, herunder 1) at den enkelte bruger skal have en særlig adkomst, 2) at brugeren er underlagt tavshedspligt, og 3) at der kun må indhentes oplysninger om egne medlemmer. Dokumentation for medlemmernes rettigheder og pligter 4. A-kasserne skal indhente og opbevare dokumentationsmateriale, som er nødvendigt for at vurdere medlemmernes rettigheder og pligter. Stk. 2. Oplysninger fra indkomstregistret udgør tilstrækkelig dokumentation i alle de tilfælde, hvor der i lovgivningen er henvist dertil. Stk. 3. Hvis indkomstregisteret ikke indeholder de nødvendige oplysninger, eller oplysningerne er mangelfulde eller behæftede med fejl, kan a-kasserne indhente og anvende oplysninger fra arbejdsgivere, jf. 91, stk. 1, i lov om arbejdsløshedsforsikring mv. Stk. 4. Hvis medlemmernes rettigheder hidrører fra arbejdsforhold, som ikke fremgår af indkomstregistret, skal a-kasserne påse, at den fornødne dokumentation, f.eks. lønsedler og ansættelsesbeviser, er umiddelbart forståelig og troværdig. 1
5. Dokumentationsmaterialet, herunder dokumentation for enhver udbetaling, skal opbevares i mindst 5 år. Stk. 2. A-kasserne skal registrere, hvornår et dokument eller en oplysning er modtaget. Hvis oplysningen hidrører fra indkomstregistret, er en logning tilstrækkeligt. Stk. 3. A-kasserne kan opbevare dokumentationen i elektronisk form. Fysiske dokumenter, som er scannet, må først destrueres, når det er sikret, at de er læsbare og overensstemmende med originalerne. Procedurerne for scanning og sikring skal fremgå af a-kassernes forretningsgange, jf. 2, og være godkendte af a-kassernes statsautoriserede revisorer, jf. 9. A-kassernes it-sikkerhedspolitik og it-systemer 6. A-kasserne skal have en skriftlig it-sikkerhedspolitik, der sikrer de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid mod god databehandling. Stk. 2. It-sikkerhedspolitikken skal indeholde forholdsregler med henblik på at forhindre uvedkommendes adgang til personoplysninger. Det skal fremgå, 1) at kun personale, der er beskæftiget med behandling af personoplysninger, eller for hvem adgang til oplysninger er nødvendig med henblik på revision eller drifts- og systemtekniske opgaver, kan autoriseres og som sådan have adgang til personoplysninger i det nødvendige omfang, 2) at den enkelte medarbejder skal have tildelt brugerrettigheder og et fortroligt password, og 3) at der skal ske logning af alle transaktioner. Stk. 3. Hvis a-kasserne bruger en databehandler, skal a-kasserne ved en skriftlig aftale sikre sig, at databehandleren alene handler efter instruks fra a-kasserne, og at databehandleren herudover træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Stk. 4. Der skal fastsættes særlige retningslinier i it-sikkerhedspolitikken, hvis a-kasserne har hjemmearbejdspladser med adgang til personfølsomme oplysninger. Stk. 5. A-kasserne skal vurdere deres it-sikkerhedspolitik, hvis der sker lovmæssige, teknologiske eller organisatoriske forandringer af betydning for it-sikkerheden i a-kassen. A-kasserne skal dog revidere deres it-sikkerhedspolitik mindst 1 gang om året. 7. Brugeren skal forud for adgang til indkomstregistret have underskrevet en erklæring om, at vedkommende er bekendt med reglerne for anvendelse af systemet og konsekvenserne af overtrædelser. Stk. 2. A-kasserne skal foretage logning af alle opslag i indkomstregistret. 8. A-kasserne skal have beskrivelser af deres it-systemer. Beskrivelserne skal altid være ført ajour. A- kasserne skal også have ajourførte beskrivelser for brugen af it-systemerne. Stk. 2. Beskrivelserne skal som minimum indeholde 1) oplysninger om, hvilke funktioner it-systemerne varetager, 2) oplysninger om, hvilke data der foreligger ved de enkelte funktioner, 3) beskrivelse af de automatiske kontroller, som it-systemerne varetager, 4) oplysning om, hvilke lister it-systemerne kan udskrive, og 5) kopier af it-systemernes skærmbilleder og eksempler på de lister, som systemerne kan udskrive. Stk. 3. Kravene til beskrivelsen gælder også for a-kasser, der bruger en databehandler. Stk. 4. Hvis flere a-kasser bruger et fælles it-system, skal a-kasserne oplyse, om den enkelte a-kasse bruger hele systemet eller kun dele heraf. Stk. 5. Hvis en a-kasse kun bruger dele af et it-system, skal den oplyse, hvilke dele den bruger. 2
A-kassernes statsautoriserede revisorer 9. A-kasserne skal sikre, at deres statsautoriserede revisorer undersøger forretningsgange, it-systemer og it-sikkerhedspolitik, jf. 2-8. Stk. 2. Undersøgelserne skal omfatte 1) at a-kassernes forretningsgange, beskrivelser af it-systemer og it-sikkerhedspolitikker er ført ajour, 2) at forretningsgangene, beskrivelserne og it-sikkerhedspolitikker passer med de faktiske forhold, og 3) at forretningsgangene, beskrivelserne og it-sikkerhedspolitikkerne er udformet, så de sikrer en betryggende administration af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og andre områder, hvor udbetaling af ydelser ved lov er henlagt til a-kasserne. Stk. 3. Ved undersøgelserne af a-kassernes anvendelse af indkomstregistret skal de statsautoriserede revisorer på baggrund af logningerne, jf. 7, stk. 2, særligt kontrollere, at der udelukkende er hentet oplysninger om a-kassernes egne medlemmer. Stk. 4. De statsautoriserede revisorer skal kontrollere, at a-kasserne har efterkommet påbud, jf. 10-13. Påbud til a-kasserne 10. For at undgå fejludbetalinger, eller at a-kasserne administrerer på en måde, der ikke er hensigtsmæssig for forsikringssystemet, kan Pensionsstyrelsen give a-kasserne såvel generelle påbud som påbud til den enkelte a-kasse. Påbuddene kan rette sig mod 1) struktur og administration, herunder forretningsgangene, 2) de personalemæssige ressourcer, 3) it-systemerne, herunder brug og funktioner samt 4) it-sikkerhedspolitikken. 11. Pensionsstyrelsen kan påbyde a-kasserne at bruge bestemte standardmaterialer samt åbne standarder for elektronisk udveksling af information m.v. 12. Pensionsstyrelsen kan give påbud om, at a-kasserne skal sende alt materiale om de udbetalinger og medlemsrettigheder, som Pensionsstyrelsen vil undersøge. Materialerne omfatter også dokumentations- og it-materiale. Stk. 2. Ved tilsynsbesøg skal a-kasserne give Pensionsstyrelsens repræsentanter adgang til det i stk. 1 nævnte materiale. 13. A-kassernes administration af lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og af andre regler, hvor administration og udbetaling af ydelser er eller har været henlagt til a-kasserne ved lov, skal i videst mulige omfang ske på grundlag af de oplysninger om løn, arbejdstid m.v., som fremgår af indkomstregistret. Stk. 2. Pensionsstyrelsen kan give a-kassen påbud om tilrettelæggelsen af kontrollen af ydelser. Påbuddene kan bl.a. rette sig mod omfanget af kontrollen og metoden. Rådighedstilsynet 14. Pensionsstyrelsen fører tilsyn med a-kassernes administration af reglerne om rådighed og selvforskyldt ledighed, herunder a-kassernes vurdering af et medlems rådighed efter 3 måneders sammenlagt ledighed. Stk. 2. Pensionsstyrelsen kan pålægge a-kasserne at lægge materiale frem i forbindelse med tilsynsbesøg eller at sende materialet i bestemte formater og inden for bestemte frister. Stk. 3. Ved Pensionsstyrelsens tilsyn med a-kassernes vurdering af et medlems aktive jobsøgning efter 3 måneders sammenlagt ledighed skal a-kasserne som minimum være i besiddelse af følgende materiale: 1) plan for medlemmets jobsøgning, 2) kopi af den vejledning, som medlemmet i øvrigt har fået om pligten til aktiv jobsøgning, 3) kopi af de jobansøgninger medlemmet har medbragt til rådighedssamtalen, 3
4) oplysninger om stillingsbetegnelse for samtlige job medlemmet har søgt, og 5) beskrivelse af jobmulighederne på det relevante jobmarked. Frister ved a-kassernes behandling af tilsynssager 15. I tilsynssager, hvor Pensionsstyrelsen anmoder a-kasserne som 1. instans om at undersøge et forhold (indberetning), skal a-kasserne træffe afgørelse hurtigst muligt og inden 4 måneder efter, at a-kasserne har fået indberetning fra Pensionsstyrelsen. Stk. 2. I sager, der er indberettet til a-kasserne som led i rådighedstilsynet, skal a-kasserne dog træffe afgørelse inden 1 måned efter, at a-kasserne har fået indberetningerne. Stk. 3. A-kasserne skal sende en kopi af afgørelsen og grundlaget herfor til Pensionsstyrelsen. Dette skal ske, enten når klagefristen er udløbet, eller når medlemmet har klaget. Stk. 4. Pensionsstyrelsen kan i enkelte tilfælde tillade, at de i stk.1 og 2 nævnte frister forlænges. Frister ved a-kassernes behandling af sager ved egenkontrol 16. Når a-kasserne ved egenkontrol optager en sag til undersøgelse efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., skal a-kasserne hurtigst muligt og inden 4 måneder træffe afgørelse. Ikrafttræden mv. 17. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. maj 2011 1). Stk. 2. Samtidig ophæves Arbejdsdirektoratets bekendtgørelse nr. 801 af 24. august 2009 om tilsynet med de anerkendte arbejdsløshedskassers administration og bekendtgørelse nr. 496 af 21. juni 1999 om arbejdsgiverdokumentation som betingelse for udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn. Pensionsstyrelsen, den 28. april 2011 JENS BRØCHNER / Susanne Bærentzen 4
1) Der udarbejdes en vejledning til bekendtgørelsen 5