Bekendtgørelse om revision af de anerkendte a-kasser

Transkript

1 BEK nr 1142 af 30/09/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. februar 2017 Ministerium: Beskæftigelsesministeriet Journalnummer: Beskæftigelsesmin., Arbejdsdirektoratet, j.nr Senere ændringer til forskriften BEK nr 354 af 08/04/2015 Bekendtgørelse om revision af de anerkendte a-kasser I medfør af 88, stk. 4 og 5, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 574 af 27. maj 2010 fastsættes efter forhandling med Beskæftigelsesrådet: Kapitel 1 Indledende bestemmelser 1. Revisionen udføres af en statsautoriseret revisor. Stk. 2. I tilfælde af revisorskift skal den tiltrædende revisor rette henvendelse til den fratrædende revisor, der har pligt til at oplyse om grundene til fratrædelsen. 2. For den del af a-kassens virksomhed, der vedrører forskuds- og refusionsmidler, foretages revisionen i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997), men med de begrænsninger, der følger af Arbejdsdirektoratets øvrige bestemmelser om revisionen. Revisionen af a-kassens øvrige virksomhed foretages i overensstemmelse med god revisionsskik. Stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Kapitel 2 Revisionens tilrettelæggelse og omfang 3. Revisionens omfang og nærmere indhold afhænger af a-kassens administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen. Stk. 2. Revisionen skal udføres efter revisionsinstruksen, jf. bilag 1 til denne bekendtgørelse. Stk. 3. Revisionens omfang og nærmere indhold skal i øvrigt tilrettelægges under hensyn til særlige revisionstemaer, som Arbejdsdirektoratet kan udmelde som supplement til den ordinære revision. 4. Der foretages sædvanligvis revision i årets løb. Som led i revisionen undersøger revisor de eksisterende forretningsgange med henblik på at påse, om den interne kontrol er betryggende. Ud over systemrevision udfører revisor i nødvendigt omfang substansrevision. Revisionen udføres som udgangspunkt ved stikprøvevise undersøgelser. Uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn indgår i revisionen. Stk. 2. Ved den afsluttende revision påses det, at årsregnskabet er opstillet i overensstemmelse med regnskabsbestemmelserne i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., bekendtgørelse om standardvedtægt for anerkendte a-kasser, bekendtgørelse om tilsynet med de anerkendte a-kassers økonomi og regnskabsvæsen m.v. og bekendtgørelse om udbetaling af forskud og refusion til de anerkendte arbejdsløshedskasser, og at regnskabet ikke indeholder væsentlige fejl eller mangler, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. 1

2 5. A-kassen skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af a-kassens regnskab samt for revisors vurdering af administrationen. A-kassen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv. 6. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med a-kassens aktiviteter, påhviler det revisor straks at give a-kassen meddelelse derom samt påse, at a-kassen inden 3 uger giver Arbejdsdirektoratet meddelelse herom. I modsat fald er det revisors pligt at orientere Arbejdsdirektoratet. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen. Stk. 2. Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at fortsættelse af driften er usikker af økonomiske eller andre grunde. Kapitel 3 Revisionspåtegning og revisionsprotokol 7. Det reviderede årsregnskab forsynes med en revisionspåtegning, der er udformet i overensstemmelse med de af Arbejdsdirektoratet og Rigsrevisionen givne retningslinier, herunder bestemmelserne i erklæringsbekendtgørelsen og relevante revisionsstandarder. Det skal fremgå af revisionspåtegningen, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne bekendtgørelse. Forbehold skal fremgå af påtegningen. Stk. 2. Revisor skal føre en revisionsprotokol med fortløbende sidenummerering. Stk. 3. I protokollen skal der indføres oplysninger om, 1) hvilke revisionsarbejder der er udført og resultatet heraf, herunder resultatet af foretagne uanmeldte kasse- og beholdningseftersyn, 2) væsentlig usikkerhed, fejl eller mangler vedrørende a-kassens bogholderi, regnskabsvæsen eller interne kontrol, 3) de arbejder der er udført i henhold til Arbejdsdirektoratets bestemmelser, jf. 3, stk. 3, samt 4) øvrige væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger. Stk. 4. Det skal i protokollatet til årsregnskabet oplyses, 1) om revisor opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser, 2) om revisor under revisionen har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om, 3) om revisionen har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om forskud og refusion er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og 4) om revisionen har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om forskud og refusion er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. Stk. 5. Er der indgået aftaler om udførelse af detaljeret kontrol eller om afgivelse af rapporter eller erklæringer i forbindelse med rådgivning og assistance, skal oplysning om opgavernes udførelse indføres i protokollen. Revisionsprotokollen skal i øvrigt udfærdiges under hensyntagen til Arbejdsdirektoratets krav om oplysninger til brug for tilsyn og kontrol, jf. bilag 1 til denne bekendtgørelse. Stk. 6. Genpart af revisionsprotokollater indsendes af a-kassen til Arbejdsdirektoratet senest 8 dage efter, at protokollatet er modtaget. 2

3 Kapitel 4 Ikrafttrædelsesbestemmelser 8. Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. januar 2011 med virkning for regnskabsåret Samtidig ophæves bekendtgørelse nr. 398 af 4. maj 2006 om revision af de anerkendte a-kasser, dog således at denne finder anvendelse ved revisionen for regnskabsåret Arbejdsdirektoratet, den 30. september 2010 JESPER HARTVIG PEDERSEN / Susanne L. Bærentzen 3

4 Bilag 1 Bilag til Arbejdsdirektoratets bekendtgørelse nr af 30. september 2010 om revision af de anerkendte a-kasser Revisionsinstruks for de anerkendte a-kasser 1. Revisionen omfatter den løbende revision i a-kassen med tilhørende afdelinger samt revision af a- kassens årsregnskab, herunder refusionsopgørelse, resultatopgørelse, status, noter og beretningsdel. A- kassens statsautoriserede revisor er ansvarlig for den samlede revision, selvom nogle afdelinger eventuelt har valgt egen revisor. Hvis a-kassens statsautoriserede revisor anvender arbejde udført af en eventuel intern revision, skal den interne revisions arbejdsplaner godkendes af den statsautoriserede revisor. Endvidere skal den interne revision løbende afgive beretninger til a-kassens hovedbestyrelse og til den statsautoriserede revisor om det udførte revisionsarbejde. Samme fremgangsmåde skal anvendes, hvis tilsvarende arbejde udføres af en anden intern kontrolenhed. Uanset at Arbejdsdirektoratet gennemfører en stikprøvevis revision af, om sagsbehandlingen i forbindelse med udbetaling af dagpenge m.v. er foretaget på et korrekt grundlag, skal revisor foretage undersøgelser af udbetalingsgrundlaget i det omfang, det er nødvendigt for at skaffe sig en begrundet overbevisning om forretningsgangenes sikkerhed og pålidelighed. Revisor skal løbende ved oplysning i revisionsprotokollen rapportere om resultatet af disse undersøgelser. 2. Revisionen af den del af regnskabet, der vedrører forskuds- og refusionsmidler, foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, dog skal der ikke foretages forvaltningsrevision. Revisionen af den øvrige del af regnskabet foretages i overensstemmelse med god revisionsskik. Revisionen skal i øvrigt foretages i overensstemmelse med relevante revisionsstandarder udsendt af Foreningen af Statsautoriserede Revisorer. Revisor skal bl.a. kontrollere, 1) at en eventuel intern revision eller anden intern kontrolenhed har fungeret tilfredsstillende og rapporteret i det forudsatte og nødvendige omfang, hvis a-kassens statsautoriserede revisor anvender dennes arbejde i sin bedømmelse af regnskabet, eller dennes arbejde er en del af a-kassens interne kontrolprocedurer, 2) at a-kassens kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange er betryggende, herunder om der er adskillelse mellem kasse og bogholderi, 3) at der er etableret anden og tilstrækkelig sikkerhed, hvis der ikke er adskillelse mellem kasse og bogholderi, 4) at hovedkassen har ført fornøden løbende kontrol med eventuelle afdelingers overholdelse af gældende regler og forskrifter, 5) at attestationsregler er blevet overholdt, 6) at der er etableret betryggende kontrolforanstaltninger til sikring af hovedkassens og eventuelle afdelingers indtægter og aktiver, 7) at der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger omkring a-kassens udbetaling af dagpenge m.v., herunder at ydelsesmodtagerne er berettigede til at modtage ydelserne i henhold til gældende regler, 8) at der er etableret tilstrækkelige kontrolforanstaltninger omkring anvendelse af it-systemer, herunder at a-kassen har en it-sikkerhedspolitik, der er ført ajour, 9) at udgifterne er behørigt dokumenteret ved bilag, kontrakter m.v. og posteret på de rigtige konti, 10) at indtægter og udgifter er henført til rette regnskabsår efter gældende regler, 11) at tilbageholdte beløb, hvor der er hjemmel hertil, er afregnet over for rette myndighed og til rette tid, 12) at mellemværender med Arbejdsdirektoratet, faglige organisationer m.v. er afstemt, og 4

5 13) at obligatorisk medlemsbidrag, bidrag til efterløn, bidrag til ATP og eventuelle reguleringer er opgjort og afregnet i overensstemmelse med gældende regler. 3. Ved bedømmelse af a-kassens administration vedrørende udbetaling af dagpenge m.v. skal revisor bl.a. efterprøve, 1) at a-kassen overholder forskrifterne for udbetaling af dagpenge m.v., 2) at a-kassens midler holdes adskilt fra en eventuel tilknyttet faglig organisations midler, 3) at forskuddene ikke overstiger det beløb, som a-kassen har viderebetalt til ydelsesmodtagerne, 4) at refusionen ikke overstiger det beløb, som a-kassen har viderebetalt til ydelsesmodtagerne, 5) at a-kassens forretningsgange, kontrolprocedurer m.v. sikrer korrekt udbetaling af dagpenge m.v., og 6) at a-kassens forvaltning af mellemværender med arbejdsgivere, medlemmer, offentlige myndigheder, faglige organisationer m.v. sker i overensstemmelse med de fastsatte bestemmelser. 4. Revisor skal hvert år gennemgå følgende administrationsområder: 1) Korrekt belægning af dagpengekort, herunder om der er sket korrekt fradrag for G-dage, overskydende timer og mindsteudbetalingsregel. 2) Supplerende dagpenge, herunder om medlemmet er omfattet af den tidsmæssige begrænsning i retten til supplerende dagpenge, om medlemmet har et opsigelsesvarsel, og i givet fald om frigørelsesattest er afleveret rettidigt. 3) Selvstændig virksomhed som bibeskæftigelse, herunder om betingelserne for godkendelse af virksomheden som bibeskæftigelse er opfyldt, om a-kassen løbende har vurderet beskæftigelsens omfang, om a-kassen har omfattet medlemmet af 78 ugers reglen, og om der er sket korrekt fradrag for beskæftigelse i virksomheden. 4) Rådighed, herunder om a-kassen har registreret medlemmets oplysninger om arbejdssøgning, om a- kassen har udfærdiget plan for jobsøgning og foretaget en løbende revidering af planen, om a-kassen har afholdt rådighedssamtaler rettidigt, om a-kassen har registreret rådighedsvurdering og begrundelse herfor, og om a-kassen har reageret på henvendelse fra Jobcentre om tvivl om medlemmets rådighed (underretningspligtige hændelser). 5) Overgang til efterløn, herunder om anciennitetskrav er opfyldt, og om der foreligger dokumentation for ophør med drift af selvstændig virksomhed. 6) Korrekt belægning af efterlønskort, herunder om der er sket korrekt fradrag for timer ved lønarbejde og timer ved selvstændig virksomhed, samt fradrag for pensioner. 7) Drift af selvstændig virksomhed samtidig med efterløn, herunder tilladelsen med dokumentation for virksomhedens omfang, og om der efterfølgende er sket ændringer i forhold til tilladelsen samt årserklæring. Øvrige administrationsområder skal gennemgås mindst én gang over en 5-årig periode. 5. Revisionen udføres som udgangspunkt ved stikprøvevise undersøgelser, jf. bekendtgørelsens 4, stk. 1. Stikprøverne, der også skal omfatte eventuelle afdelinger, udvælges bl.a. under hensyntagen til de etablerede forretningsgange, omfanget af en intern revision eller anden intern kontrolenhed, samt til hovedkassens løbende kontrol med afdelingerne. 6. Hvis a-kassen har indgået en administrationsaftale med en faglig organisation, skal revisor endvidere kontrollere, 1) at administrationsaftalen er indgået i overensstemmelse med gældende regler, 2) at administrationsvederlaget er fastsat på grundlag af de med administrationen reelt forbundne omkostninger, og 3) at de anvendte fordelingsnøgler er korrekt beregnet og anvendt i overensstemmelse med gældende regler. 5

6 7. Revisor skal påse, at a-kassen har betryggende procedurer til håndtering af den elektroniske registrering af AR 260 (den løbende registrering af medlems- og efterlønsbidragsperioder), jf. reglerne i Arbejdsdirektoratets bekendtgørelse om dokumentation for medlemsanciennitet og indbetaling af efterlønsbidrag m.v. Revisionen omfatter kontrol af den elektroniske registrering af AR 260. Vedrørende a-kassens procedurer til håndtering af den elektroniske registrering af AR 260 skal revisor som minimum kontrollere, a) at a-kassen har sikre forretningsgange til elektronisk registrering af medlemsoplysninger til brug for udstedelse af efterlønsbevis og ved overgang til efterløn, b) at a-kassens forretningsgange omfatter intern kontrol af grundoplysninger m.v., og c) om der er funktionsadskillelse mellem de løbende registreringer og den interne kontrol. Endvidere skal revisor årligt udtage en stikprøve på mindst 20 sager til detailkontrol. 8. Arbejdsdirektoratet kan f.eks. omkring årsskiftet udmelde et særligt tema, eventuelt med en nærmere angivet arbejdsmetode, der skal indgå i revisionen det følgende år. 9. Revisionsprotokollen skal som minimum indeholde de nedenfor anførte punkter, der bør fremgå tydeligt og i den viste rækkefølge: 1) En redegørelse for den udførte revision, herunder henvisning til de i årets løb afgivne beretninger. Redegørelsen skal bl.a. omfatte de undersøgelser og revisionsarbejder, der ovenfor er stillet krav om. Redegørelsen skal endvidere indeholde oplysning om a) baggrunden for revisors udvælgelse af administrationsområder til den stikprøvevise kontrol af udbetalingsgrundlaget, b) hvorledes sagerne er udvalgt i de enkelte stikprøver, f.eks. ud fra fødselsdato, c) det samlede antal sager i stikprøverne, d) antal sager i stikprøverne inden for hvert af de udvalgte administrationsområder og e) antal sager i stikprøverne i forhold til populationen inden for hvert af de udvalgte administrationsområder angivet i procent. Populationen skal opgøres på årsbasis, dvs. 12 måneder, for hele a-kassen. 2) De bemærkninger revisionen har givet anledning til, en udførlig beskrivelse af baggrunden for bemærkningerne, herunder oplysning om antal fundne fejl, om forholdet har medført fejludbetalinger, størrelsen af fejludbetalte beløb, om a-kassen har påtaget sig fejludbetalingerne som eneansvar samt om eventuelle svagheder i forretningsgange og interne kontroller. 3) Revisors eventuelle forslag til ændringer i forretningsgange, herunder ændringer der i årets løb er aftalt med a-kassens ledelse. 4) Revisors udtalelse om a) de generelle edb-kontroller sikrer en betryggende system-, drift- og datasikkerhed og giver det nødvendige grundlag for etablering af betryggende administrative forretningsgange og procedurer, b) der er etableret betryggende administrative forretningsgange og procedurer, samt at de interne kontroller i brugersystemet sikrer en fuldstændig, nøjagtig og rettidig behandling af godkendte transaktioner, c) der foreligger ajourførte og dækkende beskrivelser af de administrative forretningsgange og procedurer samt etablerede interne kontroller, og d) der eventuelt er konstateret underslæb eller lignende vedrørende arbejdsløshedskassemidler, som har øvet indflydelse på vurderingen. 5) Revisors udtalelse om a) forretningsgange, beskrivelser af it-systemet og a-kassens it-sikkerhedspolitik er ført ajour, 6

7 b) forretningsgange, beskrivelser af it-systemet og a-kassens it-sikkerhedspolitik passer med de faktiske forhold, c) forretningsgange, beskrivelser af it-systemet og a-kassens it-sikkerhedspolitik er udformet, så de sikrer en betryggende administration af reglerne efter lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. og andre områder, hvor udbetaling af ydelser ved lov er henlagt til a-kasserne, og som er omfattet af Arbejdsdirektoratets tilsyn, d) a-kassen, i de tilfælde hvor a-kassen bruger en databehandler, har indhentet en tilfredsstillende revisorattesteret tredjepartserklæring fra databehandleren vedrørende databehandlerens it-sikkerhed, e) at a-kassen har efterkommet evt. påbud om kontrol. 6) Resultatet af revisors kontrol af den elektroniske registrering af AR 260, herunder oplysning om a) størrelsen af udtagne stikprøver, b) eventuelle svagheder i forretningsgange og interne kontroller og c) eventuelle kommentarer til a-kassens afhjælpning af fejl og svagheder. 7) Revisors eventuelle kommentarer til enkelte regnskabsposter samt oplysning om, at de øvrige regnskabsposter ikke har givet anledning til kommentarer. 8) Revisors eventuelle kommentarer til a-kassens inddrivelse af fejlagtigt udbetalte dagpenge m.v. eller oplysning om, at området ikke har givet anledning til kommentarer. 9) Revisors eventuelle kommentarer til omfanget af a-kassens kontingentrestancer og disses inddrivelse eller oplysning om, at området ikke har givet anledning til kommentarer. 10) Oplysning om, at revisor har kontrolleret, at obligatorisk medlemsbidrag, bidrag til efterløn, bidrag til ATP og eventuelle reguleringer er opgjort og afregnet i overensstemmelse med gældende regler. Revisors eventuelle kommentarer skal fremgå af revisionsprotokollen, eller det skal fremgå, at området ikke har givet anledning til kommentarer. 10. Hvis revisor har taget forbehold i påtegningen, skal der i revisionsprotokollen gives en nærmere redegørelse herfor. 7