Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg Referat af ordinært repræsentantskabsmøde torsdag den 27. november 2014 kl. 17.00 i Hjerteparkens fælleshus, Svendborg Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 4 2 Godkendelse af årsberetning... 4 3 Godkendelse af årsregnskab... 4 4 Godkendelse af revisionsberetning... 5 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget... 5 6 Fremtidig driftsstruktur... 6 7 Behandling af indkomne forslag... 6 7.1 Forslag fra organisationsbestyrelsen... 7 8 Valg af formand... 7 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 8 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 9 11 Valg af revisor... 9 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 10 13 Kompetencedelegering m.v.... 10 14 Eventuelt... 11 Boligselskabet BSB Svendborg Repræsentantskabets sammensætning Boligselskabets bestyrelse Svend Erik Johansen (formand) Lis Neumann Erik Langkilde Karsten Berg Leo Jørgensen - Afbud Morten Byder Flemming Pedersen Svend Hviid Mogensen Brian W. Andersen Afdeling 7501 Karin R. Rasmussen Elly Rafn Nielsen - Afbud Diana Steinlein - Afbud Niels Christensen Palle S. Christensen Afdeling 7502 Frank Poulsen Erik Fransson Allan Tang Jespersen - Afbud Alice Hansen Andreas Jensen - Afbud Side 1 af 11

Afdeling 7504 Erling Hegaard Jensen Jeanet Weber Larsen - Afbud Bodil Pers Ulla Lillethorup Søren Mortensen Afdeling 7508 John Nielsen Trine Vest Kyed Joan Hansen - Afbud Birthe D. Pedersen - Afbud Afdeling 7511 Kaj Børge Hansen Iversen Birgit Storm Hansen Hella Nielsen Christina Weiskvist Bjarne Sørensen Afdeling 7514 Carina Jensen - Afbud Kirsten Schang Pia Yvonne Rasmussen - Afbud Afdeling 7515 Ruth Jørgensen Grete Elisabet Marseen - Afbud Rita Majbrit Dreyer - Afbud Afdeling 7516 Lone Gertrud Melin - Afbud Ole Schmidt - Afbud Søren Melin - Afbud Afdeling 7517 Gert Ole Andersen - Afbud Torben Eriksen - Afbud Frede Sørensen - Afbud Afdeling 7522 Inger Martinussen Eva Paskjær Birgit Nielsen Erik Linde Jakobsen John P. Georgsen - Afbud Afdeling 7524 Jørgen Naundrup Petersen Side 2 af 11

Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef Domea Martin Skytte, Kundechef Domea Pernille Poulsen, Servicekoordinator Domea Tinus Lassen, Chefkonsulent Erik Lønne, Regionsdirektør Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til Domea, Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg eller til e-mail: pp@domea.dk og skal være Domea i hænde senest torsdag den 13. november 2014 kl. 15.00. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Domea, Boligcenter Svendborg, den 27. januar 2015 Side 3 af 11

1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Svend Erik Johansen bød velkommen til repræsentantskabsmødet, og organisationsbestyrelsen indstillede Tinus Lassen som dirigent. Tinus Lassen blev valgt, og erklærede mødet for korrekt indkaldt og varslet. Tinus Lassen orienterede repræsentantskabet om, at næstformanden i år er på valg, og vælges direkte af mødet, og at dette punkt desværre ikke var med på dagsordenen som et selvstændigt punkt. Repræsentantskabet gjorde indvending imod, at dagsordenen ikke var korrekt, og ønskede, at der blev indkaldt til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, med henblik på valg af næstformand. Pernille Poulsen blev valgt til referent, og som stemmeudvalg blev Klavs Hedelund og Erik Lønne valg. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Svend Erik Johansen henviste til den udsendte beretning, der sidder i regnskabsbogen. Der var en kommentar til, at administrationen kun sender 1 eksemplar til formænd af organisationsbestyrelsesmøde, og ikke til hele afdelingsbestyrelsen. Der var en kommentar til, at man var af den overbevisning, at pilotprojektet i afdeling 7502+7504 samt indgåelsen om aftalen om et servicecenter skulle have været afgjort af repræsentantskabet. Årsberetningen blev herefter godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Side 4 af 11

Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2013/2014 findes i regnskabsbogen. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Martin Skytte gennemgik årsregnskabet for 2013/2014. Der var et spørgsmål til omkostningen for boligmessen der blev afholdt i februar 2014. Svend Erik Johansen forklarede, at der havde været nogle større engangsudgifter af materiale til messen, herunder nogle stor skilte til ophæng på standen. Der ud over er der også indkøbt bluser til organisationsbestyrelsen, ejendomspersonalet og administrationen. Der var et spørgsmål til forskellen på renteindtægterne på budgettet og regnskabet. Martin Skytte forklarede, at man altid budgetterede renteindtægter lavt. Boligselskabets årsregnskab blev herefter godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der fremgår af regnskabsbogen, og som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Martin Skytte orienterede repræsentantskabet om, at revisionen ikke havde givet anledning til forbehold. Repræsentantskabet godkendte herefter revisionsberetningen. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen og forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. Martin Skytte gennemgik budgettet for indeværende år. Der var et spørgsmål til nybyggerifonden, hvorfor der ikke er afsat penge? Martin Skytte undersøger ved regnskab og har efterfølgende modtaget følgende nedenstående svar: o Beboerbetaling til nettokapitaludgifter er på 3,4% af hovedstolen ved afdelingens start og vil derefter have en fastbestemt stigning. Nybyggerifonden kommer ind i billedet alt efter hvordan renten arter sig på de støttede lån, hvor der så enten udbetales eller op- Side 5 af 11

kræves fra Landsbyggefonden, så ydelsen til nettokapitaludgifter vil følge den faste stigning. Tidligere har denne udgift kun været ført i afdelingen, da pengene har været betalt direkte til Staten, men nu indbetales de til nybyggerifonden og skal derfor vises i selskabet også. Grunden til at man ikke har budgetteret det er, at man ikke ved hvordan renten udarter sig inden for de næste 2 år, og derfor ikke ved om der vil forekomme en udgift/indtægt. Derudover vil ydelsen blive både udgiftsført og indtægtsført i selskabet, og vil derfor ikke have en driftsmæssig konsekvens for selskabet. Budgettet blev herefter godkendt. 6 Fremtidig driftsstruktur Med udgangspunkt i evalueringen af pilotprojektet i Jægermarken og Toftemarken og de skitserede forslag til kommende driftsstruktur som fremlagt på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 22. oktober 2014, ønskes en debat om rammerne for den fremtidige drift for BSB Svendborg. Det indstilles, at repræsentantskabet drøfter ovenstående Martin Skytte indledte en debat om driftsfællesskabet i BSB Svendborg, og fremviste slides på zonerne i BSB Svendborg. 7508 Hjerteparken og 7511 Fruerparken/Fruerlunden er ikke med i et driftsfællesskab d.d., og organisationsbestyrelsen opfordrer afdelingerne til evt. at indgå i et fællesskab. Kaj Iversen (7511) synes at deres afdeling bliver presset til at være med i et driftsfællesskab. Kaj Iversen mente også, at beboerne i afd. (7514, 7515 & 7517), burde være blevet spurgt. Martin Skytte oplyste, at bestyrelserne har siddet sammen og taget beslutningen herom. Ruth Jørgensen (7515) orienterede repræsentantskabet om, at de også havde været meget skeptiske, men i og med at deres ejendomsmester er gået på pension, var det oplagt, at de kom med i et driftsfællesskab, hvor Ulrik Rasmussen er ejendomsmester, nemlig afd. 7514 Magnavej og 7517 Grønnedal. Det ser ud til at blive et rigtig godt driftsfællesskab, og de er allerede meget tilfredse. Debatten blev afsluttet. 7 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til: Domea, Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg, eller til e- mail pp@domea.dk og skal være Domea i hænde senest torsdag den 13. november 2014 kl. 15.00. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Side 6 af 11

7.1 Forslag fra organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen foreslår, at der jf. nedenstående gruppering, etableres driftsfællesskab mellem følgende grupper: Gruppe 1: 75-01 Femte Maj Plads, 75-16 Sankt Peder Stræde/Pistolstræde, 75-22 Bryghusvej, 75-24 & 75-25 Ryttervej. Gruppe 2: 75-02 Toftemarken, Klintemarken & Frilandsvej, 75-04 Jægermarken Gruppe 3: 75-14 Magnavej, 75-15 Wandallshaven, 75-17 Grønnedal. I de afdelinger som d.d. ikke indgår i nogen gruppe (75-8 Hjerteparken, 75-11 Fruerparken/Fruerlunden), vurderer afdelingsbestyrelsen hvilken gruppe man ønsker at indgå i. Afdelingsbestyrelsen kan eventuelt vælge at inddrage beboerne via et afdelingsmøde. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender forslaget. Referat Kaj Iversen kom med et ændringsforslag. De sidste 4 linjer i organisationsbestyrelsens forslag skal slettes, og i stedet for stå: I de afdelinger, som d.d. ikke indgår i nogen gruppe 7508 Hjerteparken og 7511 Fruerlunden/Fruerparken fastholdes, at afdelingerne står uden for driftsfællesskabet, indtil beboerne på et afdelingsmøde beslutter noget andet. Tinus Lassen gjorde repræsentantskabet opmærksom på, at det oprindeligt er organisationsbestyrelsens afgørelse, organisationsbestyrelsen har overdraget det til afdelingsbestyrelserne, der nu i Kaj Iversens forslag bliver overdraget til beboerne. Formand for Hjerteparken Trine Vest Kyed bekræftede, at det også er den model, de har besluttet sig for. Hvis de ønsker at indgå et driftsfællesskab, ser de sig bedst indgå en aftale med afdeling 7502 og 7504. Der blev afstemning om Kaj Iversens forslag: Forslaget blev vedtaget ved håndsoprækning. Ændring vedtaget. Det er afdelingsmødet der beslutter et evt. driftsfællesskab for 7508 & 7511, ikke afdelingsbestyrelsen. 8 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 28. november 2013 blev Svend Erik Johansen valgt som formand. Formanden vælges for 2 år, og der skal således ikke ske valg til formandsposten i år. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Side 7 af 11

Referat Orienteringen blev taget til efterretning. 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 7 medlemmer vælges af repræsentantskabet, og 1 medlem udpeges som medarbejder repræsentant, mens 1 medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Svend Erik Johansen Formand Repræsentantskabet 2015 Lis Neumann Næstformand Repræsentantskabet 2014 Erik Langkilde Medlem Repræsentantskabet 2014 Flemming Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2015 Karsten Berg Medlem Repræsentantskabet 2014 Leo Jørgensen Medlem Repræsentantskabet 2015 Morten Byder Medlem Repræsentantskabet 2015 Brian W. Andersen Medlem Medarbejder repræsentant 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Udpeget af Domea Afgangsorden indebærer, at Lis Neumann, Erik Langkilde og Karsten Berg er på valg i år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat Næstformand Lis Neumann kan ikke vælges under dette punkt, da dette skal ske på et selvstændigt punkt. Der indkaldes til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Der blev kampvalg mellem Karsten Berg, Kirsten Schang, Ruth Jørgensen og Bodil Pers. 23 stemmer på Kirsten Schang 16 stemmer på Bodil Pers 15 stemmer på Karsten Berg 8 stemmer på Ruth Jørgensen Kirsten Schang og Bodil Pers blev valgt til bestyrelsen for 2 år. Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Side 8 af 11

Navn Post Valg af Valgt indtil Svend Erik Johansen Formand Repræsentantskabet 2015 Lis Neumann Næstformand Repræsentantskabet 2014 Bodil Pers Medlem Repræsentantskabet 2016 Flemming Pedersen Medlem Repræsentantskabet 2015 Kirsten Schang Medlem Repræsentantskabet 2016 Leo Jørgensen Medlem Repræsentantskabet 2015 Morten Byder Medlem Repræsentantskabet 2015 Brian W. Andersen Medlem Medarbejder repræsentant 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Udpeget af Domea Frank Poulsen 1 suppleant Repræsentantskabet 2015 Karsten Berg 2 suppleant Repræsentantskabet 2015 Med DOMEA s.m.b.a. som administration. 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmødet i 2013 blev Morten Byder og Lone Merlin valgt som 1. og 2. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat Der blev kampvalg mellem Karsten Berg, Frank Poulsen og Ruth Jørgensen. 28 stemmer på Frank Poulsen 18 stemmer på Karsten Berg 16 stemmer på Ruth Jørgensen Frank Poulsen blev valgt til 1. suppleant og Karsten Berg blev valgt til 2. suppleant. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2013 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Side 9 af 11

Referat BDO blev genvalgt som revisor. 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. BSB Svendborg kan vælge op til 7 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til x medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Referat Punktet udskydes til behandling på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, der vil blive indkaldt til hurtigst muligt. 13 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. Side 10 af 11

Referat Repræsentantskabet bekræftede kompetencedeligationen. 14 Eventuelt Referat Der var et ønske om, at regnskabsbogen fremover blev trykt i farver. Kirsten Schang udtrykte glæde og tak for Martin Skyttes måde at fremlægge og orientere på. Der var enighed blandt repræsentantskabet. Tinus Lassen takkede for god ro og orden, og Svend Erik takkede for et godt fremmøde, og takkede Tinus for rollen som dirigent. Svend Erik orienterede om, at der vil blive indkaldt til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde hurtigst muligt. Mødet slut kl. 19.40 Referatet godkendt: Svend Erik Johansen Formand Tinus Lassen Dirigent Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Tinus Lassen Svendborg den 27. januar 2015 MSK/PP Side 11 af 11