Boligselskabet BSB Svendborg

Transkript

1 Boligselskabet BSB Svendborg af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 19. september 2016 kl i Domea.dk, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst Orientering fra formanden Fremlæggelse af revisionsprotokol Udlejningssituationen Nyt fra Domea.dk Demens By Kursus for bestyrelser og personale (konflikthåndtering) Domea.dk Landskonferencen Effektivisering af driften Prækvalifikationsansøgning ang. Boligsocial helhedsplan til LBF LUKKET PUNKT Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Karsten Berg, næstformand Morten Byder Bodil Pers Flemming Pedersen Kirsten Schang Frank Poulsen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) - Afbud Jens Anker Gjelstrup (Udpeget af Domea) Ruth Jørgensen 1. suppleant Jørgen Naundrup Petersen 2. suppleant Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Erik Lønne Gottfredsen, Regionsdirektør - Afbud Martin Skytte, Kundechef Lise Jørgensen, Servicekoordinator Mette Østerberg, Sekretariatsleder Domea.dk Servicecenter Svendborg, den 12. oktober 2016 Side 1 af 6

2 1 Velkomst Ved formand Svend Erik Johansen Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og takkede for hilsnerne i forbindelse med hans sygeforløb. En særlig velkomst til Jens Anker Gjelstrup som nyt medlem af organisationsbestyrelsen i BSB Svendborg. I samme forbindelse ønskede Svend Erik Johansen en kort præsentation af alle mand. Svend Erik Johansen ønskede et nyt LUKKET punkt 10 på dagsordenen, hvor de 2 suppleanter bedes forlade mødet imens. Ligeledes ønskede Svend Erik Johansen punkt 9 V/Mette Østerberg rykket frem som første punkt. 2 Orientering fra formanden Orienteringen gives på mødet. Svend Erik Johansen oplyste, at der til dagens møde var afbud fra Erik Lønne Gottfredsen og Brian Andersen som havde ferie. Domea.dk har fået ny byggechef Charlotte Nørbak. Pernille Poulsen har valgt at opsige sin stilling som servicekoordinator på Servicecenter Svendborg pr Jancy Astina Amalathas er ansat pr som servicekoordinator på Servicecenter Svendborg. Der har været åbent hus i afd Magnavej & Grønnedal i forbindelse med afdelingernes 25 års jubilæum. Der er kommet nyt afdelingsbestyrelsesmedlem i 75-4 Jægermarken & Magnavej. Isyn har været ude i udbud (maler, gulvlægger, rengøring), og der er nu fundet håndværkere de næste 4 år frem. Der har været markvandring i alle afdelinger. Der har været overskud i alle afdelinger for regnskaber 2015/2016. Der er kommet ny boligportal på Domea.dks hjemmeside. Svend Erik Johansen fremviste bladet Aktiv pensionist, hvor BSB Svendborg har en reklame i, samt en artikel om den nye Demens By ved Bryghuset, Svend Erik Johansen havde flere eksemplarer med, som kunne fås ved mødet. Der afholdes løbende byggeudvalgsmøder i forbindelse med renoveringen i afd Toftemarken/Klintemarken & Frilandsvej samt 75-4 Jægermarken. Side 2 af 6

3 3 Fremlæggelse af revisionsprotokol Revisionsprotokol fremvises til orientering. Orienteringen blev taget til efterretning. 4 Udlejningssituationen Tomgangsstatus / orientering gives på mødet. Udlejning til Jobcenter Svendborg (midlertidige flygtninge boliger) er pr. d. 29. august 2016 opgjort til følgende: Afd = 7 boliger (ingen ændring siden sidste møde i juni) Afd = 9 boliger (ingen ændring siden sidste møde i juni) Jobcenter Svendborg har i alt fået tilbudt 107 boliger. Der er pt. 3 tomgangslejligheder i Jægermarken. Martin Skytte orienterede kort omkring udlejningen til Jobcenter Svendborg. (Det er efterfølgende aftalt med Svendborg Kommune (Jobcenter Svendborg), at vi stopper med at tilbyde dem flere boliger, da de pt. ikke har brug for dem.) 5 Nyt fra Domea.dk Orientering gives på mødet. Jens Anker Gjelstrup gav en orientering om hvad der pt. sker i Domea.dk, og om diverse møder han har deltaget i samt svarede på spørgsmål. Der er styr på økonomien i Domea.dk. Jens Anker Gjelstrup og direktionen har været i tale med regeringen omkring den ny boligaftale. 6 Demens By Orientering gives på mødet af Svend Erik Johansen og Martin Skytte Martin Skytte orienterede omkring Demens By (Bryghuset). Der forventes indvielse medio november Martin Skytte viste landskabsarkitekttegning samt forslag til lukning af de 2 portåbninger, som var udarbejdet af Svendborg Kommune. Der var enighed om, at 2 af de 3 fremviste forslag ikke kunne Side 3 af 6

4 accepteres (jernport & eternit løsning). Forslagene samt ny mulighed blev drøftet, Martin Skytte undersøger om nyt forslag kan lade sig gøre. Man eniges om, at Martin Skytte arbejder videre med Svendborg Kommune om en port løsning med automatik i portåbningen mod den gl. del af bryghuset, og en muret & filtset løsning mod Johs. Jørgensens Vej, med 2 stk. vinduer som følger den øvrige facade. Beslutningen blev enstemmigt vedtaget. 7 Kursus for bestyrelser og personale (konflikthåndtering) Orientering gives på mødet af Svend Erik Johansen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter orienteringen og træffer en beslutning. Svend Erik Johansen kunne oplyse, at der d.d. var tilmeldt 33 personer til konflikthåndtering, men sidste svarfrist er først 3. okt. Der kom flere tilmeldinger under mødet. (Der er efterfølgende tilmeldt 68 personer.) 8 Domea.dk Landskonferencen Effektivisering af driften Kirsten Schang ønsker drøftelse af årets Landskonference i Domea.dk, hvor temaet var effektivisering i driften. Kirsten Schang spørger og ønsker debat om: Er der metoder, som vil kunne inspirere/eller bruges i BSB Svendborg? Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovennævnte orientering. Kirsten Schang udtrykte god inspiration fra Landskonferencen, og håber/ønsker at emnerne kunne drøftes i bestyrelsen for evt. senere, at kunne blive bragt ud i livet. Kirsten Schang synes bl.a. der var god idé i, at ejendomspersonalet havde flere sommertimer og færre vintertimer. Klavs Hedelund og Martin Skytte orienterede om flere fælles udbud på tværs af afdelinger/selskaber, fælles indkøb af- og fælles maskinpark, større driftsfællesskaber, personale omkostninger, drone kamera, udlicitering af vinter bekæmpelse, traktor med hækklipper, robotplæneklippere samt ny mulighed for opmåling af udearealer digitalt. Det blev aftalt, at Martin Skytte skal arbejde videre med- og komme med oplæg til organisationsbestyrelsen, ang. opmåling af udearealer til første organisationsbestyrelsesmøde i Bestyrelsen gav formand, næstformand og Martin Skytte fuldmagt til, at undersøge prisniveau for digital opmåling samt igangsætning i én afdeling/et område i BSB Svendborg, som erfaringsoplæg. Klavs Hedelund talte kort om den Servicecenter Svendborg prognose som blev godkendt, da BSB Svendborg indgik i Servicecenteret. Her skal der i løbet af efteråret 2016 ske en opfølgning på denne prognose, som viser status ved udgangen af Jens Anker Gjelstrup vil gerne i bestyrelsen have diskuteret effektivisering, og gav et eksempel på en afdeling i Børkop hvor der var høj husleje (1100, ,- pr. m2). De har nu købt maskiner via dispositionsfonden, og lejerne har efterfølgende fået en huslejereduktion. Side 4 af 6

5 Jens Anker Gjelstrup, Klavs Hedelund og Martin Skytte orienterede kort om det nye fremsatte lovforslag fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, som bl.a. har fokus på effektivisering i driften. Der lægges bl.a. op til, at man ønsker at præcisere organisationsbestyrelsens kompetencer i forhold til afdelingsbestyrelserne. Der lægges også op til, at organisationsbestyrelsen får handlepligt, hvis analyser og produktivitetsnøgletal peger på forbedringsområder. Samt et oplæg til, at den almene sektor samlet frem mod 2020, skal effektivisere driften med 1,5 mia. kr. 9 Prækvalifikationsansøgning ang. Boligsocial helhedsplan til LBF Drøftelse og beslutning om tilsagn til deltagelse i prækvalifikationsansøgning angående en ny boligsocial helhedsplan til Landsbyggefonden. Bilag til mødet eftersendes efter den 8. september 2016 v/ Mette Østberg. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter orienteringen og træffer en beslutning. Mette Østerberg orienterede omkring rammerne for den nye boligsociale helhedsplan. Styregruppen for den boligsociale helhedsplan har på mødet den 8. september besluttet, at indstille til organisationsbestyrelsen for BSB Svendborg, at der indsendes ansøgning til Landsbyggefonden om prækvalificering til en ny boligsocial helhedsplan hvori 75-2 Toftemarken/ Klintemarken/ Frilandsvej, 75-4 Jægermarken samt 75-8 Hjerteparken indgår. Ligeledes fortalte Mette Østerberg omkring deres arbejde i teamet, og præsenterede navnene på de 6 ansatte i teamet. Udover dem er der ansat 50 frivillige som bl.a. bidrager til indsatsområder og aktiviteter. Teamet mødes med andre Domea.dk folk og deler gode erfaringer. Mette Østerberg svarede på diverse spørgsmål. Bestyrelsen besluttede enstemmigt, at Mette Østerberg går videre med ansøgningen. 10 LUKKET PUNKT 11 Eventuelt Kirsten Schang spurgte ind til muligheden for fleksibel udlejning på Magnavej. Administrationen undersøger hos Svendborg kommune omkring en mulighed for fleksibel udlejning i en periode med visse kriterier. Kirsten Schang spurgte ligeledes til udlejning af ungdomsboliger/tjek af disse i forbindelse med uddannelse. Alle ungdomsboliger får brev 1 gang om året (studiekontrol), de skal dernæst skriftligt melde retur, om de er under uddannelse. Alle ny udlejninger får samme besked. Har vi tynde ventelister og ingen under uddannelse, udlejes boligen 1 år på dispensation, er der kommet unge under uddannelse på listen i mellem tiden, bliver lejer med dispensation opsagt. Side 5 af 6

6 Klavs Hedelund og Karsten Pedersen har været til møde med Borgmester Lars Erik Hornemann, kommunaldirektør Erik M. Bendorf samt Jan Carlsson, Svendborg kommune omkring mindre billige almene boliger. Svendborg kommune har fået tilsagn til 100 boliger til kontanthjælpsmodtagere og flygtninge på starthjælp. På mødet blev det drøftet, at det vil være hensigtsmæssigt, at bygge boligerne i mindre klynger (20-40 boliger) forskellige steder i byen. Organisationsbestyrelsen vil hører nærmere om dette. Svend Erik Johansen spurgte Karsten Berg, Bodil Pers, Kirsten Schang, Ruth Jørgensen & Jørgen Naundrup Petersen om de modtog genvalg til det ordinære møde i november alle modtager genvalg. Svend Erik Johansen orienterede om næste mødedatoer/tidspunkt: Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november kl på Hotel Svendborg. Repræsentantskabsmøde onsdag den 30. november kl i Hjerteparkens gildesal. Mødet slut kl et godkendt Svend Erik Johansen Formand Svendborg den MSK/LIJ Side 6 af 6