Boligselskabet Futura Fredericia Referat fra ordinært repræsentantskabsmøde Onsdag den 29. maj 2013 kl. 18.30 Mødet blev holdt i fælleshuset Thygesmindevej 81, Fredericia. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Godkendelse af årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Styringsrapport og styringsdialog... 3 6 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 7 Behandling af indkomne forslag... 3 7.1 Domea 2015... 3 8 Valg af næstformand... 3 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 4 11 Valg af revisor... 5 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 13 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 14 Kompetencedelegation m.v.... 6 15 Sammenlægning af 4501 og 4502 til ny afd. 4512 Thygesminde... 6 16 Eventuelt... 6 Domea, Boligcenter Haderslev, den 17. juni 2013 Side 1 af 7
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Bestyrelsen indstiller Vibeke Kiil som dirigent. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Vibeke Kiil blev valgt som dirigent. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 10 til 22. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Referat: Jonna Jørgensen fremlagde årsberetningen, årsberetning blev herefter godkendt. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 2012 vedlægges som bilag. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Driftschef Carsten Nielsen fremlagde årsregnskabet. - Konto 502. Mødeudgifter mv. Her var der en overskridelse på 53 tkr. Årsagen er at Futura har haft rigtige mange mødeaktiviteter i 2012. Der indstilles derfor til at der ved budget lægningen 2015, foretages en regulering på denne konto såfremt 2013 viser samme tendens. Referat: Årsregnskabet blev herefter godkendt. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der vedlægges som bilag. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Revisorberetningen blev gennemgået i hovedpunkter og efterfølgende godkendt. Side 2 af 7
5 Styringsrapport og styringsdialog Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Styringsrapport blev gennemgået i hovedpunkter og efterfølgende godkendt. 6 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for kommende regnskabsår er til godkendelse på organisationsbestyrelsen på møde den 29. maj 2013 og forelægges til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Driftschef Carsten Nielsen fremlagde budget 2014, dette blev herefter godkendt. 7 Behandling af indkomne forslag Der er indkommet følgende fra Jonna Jørgensen. 7.1 Domea 2015 Lukket referat. 8 Valg af næstformand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at næstformanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 27. juni 2011 blev Henning Due Lorentzen genvalgt som næstformand. Næstformanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger næstformand for 2 år. Referat: Henning Due Lorentzen blev genvalgt for 2 år. 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Fredericia Kommune, 1 medlem vælges af og blandt Domeas bestyrelses medlemmer. Side 3 af 7
Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Navn Post Valgt af Valgt indtil Jonna K. Jørgensen Formand Repræsentantskabet 2014 Henning Due Lorentzen Næstformand Repræsentantskabet 2013 Turan Savas Suppleant Udpeget af kommunen til 31.12.2013 Elisabeth Kristensen Medlem Repræsentantskabet 2013 Hanne Lumby Medlem Udpeget af kommunen 2013 Pernelle Jensen Suppleant til 31.12.2013 Ingward te Pas Medlem Repræsentantskabet 2013 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea 2013 Vibeke Johansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Ulla Pia Josefsen 1. Suppleant Repræsentantskabet 2013 Jan Broch Jørgensen. 2. Suppleant Repræsentantskabet 2013 Med Domea s.m.b.a. som administrator. Afgangsorden indebærer, at Henning Due Lorentzen er på valg som næstformand, og medlem Elisabeth Kristensen og Ingward te Pas er på valg for 2 år. Næstformanden vælges under pkt. 8 Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Ingward te Pas, 4512 blev genvalgt og Anette Daugaard, 4506 blev valgt i stedet for Elisabeth Kristensen, som udtræder af bestyrelsen. Efterskrift: Bestyrelsen for Boligselskabet Futura Fredericia med tilhørende afdelinger har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Jonna K. Jørgensen Formand Repræsentantskabet 2014 Henning Due Lorentzen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Turan Savas Suppleant Udpeget af kommunen til 31.12.2013 Anette Daugaard Medlem Repr. 2015 Hanne Lumby Medlem Udpeget af kommunen til 2013 Pernelle Jensen Suppleant 31.12.2013 Ingward te Pas Medlem Repræsentantskabet 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea 2013 Vibeke Kiil Medlem Repræsentantskabet 2014 Jan Broch Jørgensen 1. Suppleant Repræsentantskabet 2014 Niels Bakmann 2. Suppleant Repræsentantskabet 2014 Med Domea s.m.b.a. som administrator. 10 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. Side 4 af 7
På repræsentantskabsmøde i 2010 blev Ulla Pia Josefsen og Jan B. Jørgensen valgt som suppleanter. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Referat: Jan Broch Jørgensen blev valgt som 1. Suppleant, Niels Bakmann blev valgt som 2. Suppleant, begge fra afd. 4512. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2012 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO fastholdes som revisor. 12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Futura Fredericia kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Indstillingen blev taget til efterretning, Jonna K. Jørgensen og Henning Due Lorentzen fortsætter. 13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Futura Fredericia kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Side 5 af 7
Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Efterretning blev taget til efterretning, Vibeke Kiil og Ingward te Pas fortsætter. 14 Kompetencedelegation m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Ovennævnte kompetencedelegation og valg at administrator fastholdes. 15 Sammenlægning af 4501 og 4502 til ny afd. 4512 Thygesminde Sammenlægningen af ovennævnte afdeling 4501 og 4502 sker med virkning fra 1.01.2013, til en ny afdeling 4512 Thygesminde. Sammenlægningen er godkendt på afdelingsmøder i 2011 og 2012, og godkendt af organisationsbestyrelsen den 28.06.2012. Fredericia Kommune har godkendt underretning den 31.01.2013. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Referat: Repræsentantskabet tog sammenlægning af afd. 4501 og afd. 4502 til ny afd. 4512 til efterretning. 16 Eventuelt Intet til referat. For referatets godkendelse: Side 6 af 7
den - 20 den - 20 Jonna Kristiansen Jørgensen, formand Vibeke Kiil, dirigent Side 7 af 7