REFERAT LEDERMØDE EJENDOMSCENTER GULDBORGSUND DATO: NR. STED: 12-08-2015 12 MØDELOKALE 2. 1. SAL, BLOK D TIDSPUNKT: 08.00-10.00 FRAVÆRENDE: AFBUD: STEEN JENSEN, MORTEN RASMUSSEN REFERENT: JANE 1
Indholdsfortegnelse 1. GODKENDELSE AF REFERAT... 3 2. TAVLESTYRING (EVALUERING)... 3 3. OPFØLGNING IFT. LEDERMØDE I TEKNIK & MILJØ, NR. 1... 4 4. OPFØLGNING IFT. AFHOLDTE PROJEKTGRUPPEMØDE ESCO... 5 5. OPFØLGNING IFT. AFHOLDTE DIALOGGRUPPEMØDER... 5 6. TEMADAGE (DIALOG VEJEN TIL GODT SAMARBEJDE)... 6 7. EJENDOMSCENTERETS 1 ÅRSDAG... 6 8. EVENTUELT... 6 9. NÆSTE MØDE... 6 DELTAGERE:... 7 2
1. Godkendelse af referat Der henvises til referat af møde nr. 11 den 01-07-2015. At referatet godkendes. BILAG: Referat nr. 11 (-16571915) Godkendt. 2. Tavlestyring (evaluering) Der henvises til ledermøde ECG, den 01-07-2015, hvor følgende blev aftalt: At Tavlestyring med start 1. august 2015 - udvides med et niveau mere. Tavlestyring vil fremadrettet finde sted således hver 2. uge: 1. niveau Mellem Leder af ECG og Distriktskoordinatorerne/Adm. Koordinator 2. niveau Mellem Distriktskoordinatorerne/Adm. Koordinator og Områdeplanlæggerne Emner/indsatsområder, som hidtil har været behandlet via Tavlestyring blev drøftet. Opmærksomheden henledtes på, at det er væsentligt, at alle involverede ift. Tavlestyring er introduceret ift. indsatsen, herunder forberedelse af proces ift. hvad der ønskes af resultat, og i forhold til hvad det er man vil opnå. Og ikke mindst hvorledes det vil give mening i forhold til overordnede målsætninger. Efter sommerferien vil der med alle involverede parter på hhv. niveau 1 og 2 blive drøftet og valgt indsatsområder, som der skal udvikles ud fra. Ansvarlig: Søren (niveau 1.) Ansvarlig: Marianne, Allan, Morten, Steen (niveau 2.) At tavlestyring på hhv. niveau 1 og 2 drøftes, og at der vælges indsatsområder, som der skal udvikles ud fra. 3
På baggrund af drøftelserne indkaldes til møder vedr. forberedelse af tavlestyring på hhv. niveau 1 og 2, hvor der tages afsæt i fra strategi til effekt. Hovedtemaerne tager afsæt i skabelse af fælles kultur (dialog understøtte brugernes kerneopgaver) og Harmonisering (forenkling af nuværende arbejdsgange, hvor det giver mening). Ansvarlig: Jane Bach Ladevig (indkalder til møder ift. niveau 1 og 2) Tid: Aftalt til hhv. 20/8 og 25/8 3. Opfølgning ift. Ledermøde i Teknik & Miljø, nr. 1 Der henvises til referat af 1. møde i ledergruppen Teknik & Miljø (rådhuset). At der tages stilling til eventuelt tiltag som følge af det besluttede på ovennævnte møde. Næste ledermøde i Teknik & Miljø er aftalt som fælles ledermøde, og finder sted den 04-09-2015. BILAG: Referat fra Ledermøde i Teknik & Miljø nr. 1/2015 (dok. 163980-15) Til efterretning med følgende bemærkning: Ad pkt. 5: Yammer Yammer som er et socialt netværk,og som gør det lettere for medarbejdere at få kontakt til de rette mennesker, dele oplysninger og administrere projekter, så vi kan nå længere på kortere tid er udrullet til alle medarbejdere i Centeret Teknik & Miljø. Distriktskoordinatorer/Adm. Koordinator anmodes om at sikre, at alle bliver koblet på systemet. Information vil i august arrangere Gå hjem-møder, hvor Yammer præsenteres. Ansvarlig: Distriktskoordinatorer /Adm. Koordinator (alle medarbejdere skal kobles på systemet) 4
4. Opfølgning ift. afholdte Projektgruppemøde ESCO Der henvises til Projektgruppen ESCOs møde nr. 11 den 25-06-2015, hvor følgende blev aftalt: Siemens tilbud (udvidet med teknisk service og vedligeholdelse) Eventuel ændring af nuværende tilbud v/siemens udvidet med teknisk service og vedligeholdelse drøftes på kommende fællesmøde mellem ECG og Siemens. Ansvarlig: Søren Petersen (indkalder til møde) Drøftes. Tilbud fra Siemens (teknisk service og vedligeholdelse) På baggrund af drøftelserne anmodes Distriktskoordinatorerne sammen med projektleder for ESCO at drøfte og tage stilling til indgåelse af tilbud fra Siemens. Som udgangspunktet for drøftelserne tages der afsæt i, at aftale skal væreog i første omgang forløbe i 2 år. Ansvarlig: Marianne Heyn Thøgersen (indkalde til møde) Tid:: Uge 34 Fremadrettet energihåndtering Set i et længere perspektiv for ESCO vurderes det relevant, at der aftales tidsplan og retning samt roller ift. den fremadrettede energihåndtering. Der arrangeres møde herom snarest. Ansvarlig: Søren Petersen 5. Opfølgning ift. afholdte Dialoggruppemøder Drøftelse af afholdte dialoggrupper hhv. den 10. og 11. august 2015, hvor sidste dialoggruppe finder sted 13. august samt forberedelse af efterfølgende Forum-møde. Ellers planlagt Forum-møde den 20/8 2015 udsættes til november. Årsagen hertil er, at Centrene ikke har haft tilstrækkelig tid til i forhold til helhed at drøfte hhv. - Ønsker om justering af hidtil leveret ydelser fra Ejendomscenteret ift. centrenes kerneopgaver - Ønsker til vedligeholdelse som følge af f.eks. ændringer af Centrenes kerneopgaver - Forslag til harmonisering 5
Der sendes information i næste uge til Dialoggrupper/Forum om ovenstående med opfordring om, at Dialoggrupperne - senest medio oktober - fremsender svar på ovenstående. Formålet hermed er, at der skabes et fælles beslutningsgrundlag for Forum for udvikling af ejendomsdriften ud fra hvilket forummet - ift. helheden kan prioritere hhv. ydelser, vedligeholdelsesmidler samt tage stilling til harmoniseringstiltag. Ansvarilg: Jane Bach Ladevig / Søren Petersen (info til dialoggrupper / Forum 6. Temadage (Dialog vejen til godt samarbejde) Drøftelse af forløb og indhold ifm. ledelsens temadagene 2. og 3. september 2015. På baggrund af drøftelserne udarbejdes der program for besøg i Holbæk, som i hovedtræk vil dreje sig om Dialog - som en enkel vej til et godt samarbejde og besøg hos Holbæk Kommune (erfaringer tværgående samarbejde udbud dagligdagen) Ansvarlig: Søren Petersen (program mm.) Tid: Uge 34 7. Ejendomscenterets 1 årsdag BESKRIVELSE Drøftelse af ramme og indhold for Ejendomscenterets 1 årig fødselsdag 01-09-2015. INDSTILLING Invitation udsendes til alle i Ejendomscenteret i indeværende uge. Ansvarlig: Marianne Heyn Thøgersen Tid: Uge 33 8. Eventuelt Intet. 9. Næste møde Er aftalt til den 26. august 2015, kl. 08.00-10.00. 6
Deltagere: Søren Petersen, Leder af Ejendomscenteret (SRPE) Morten Rasmussen, Driftskoordinator, distrikt Lolland (MR) Allan Wriedt, Driftskoordinator, distrikt Nykøbing F. (AWR) Steen Jensen, Administrationskoordinator, ECG Administration (SJEN) Marianne Thøgersen, Driftskoordinator, distrikt Falster (MAT) Jane Bach Ladevig, Specialist, Park, Vej & Ejendomme (JBL) 7