REFERAT LEDERMØDE EJENDOMSCENTER GULDBORGSUND

Transkript

1 REFERAT LEDERMØDE EJENDOMSCENTER GULDBORGSUND DATO: NR STED: MØDELOKALE SAL, BLOK D TIDSPUNKT: FRAVÆRENDE: AFBUD: REFERENT: JANE 1

2 Indholdsfortegnelse 1. GODKENDELSE AF REFERAT OPGAVER FORANKRET I ADMINISTRATIONEN MÅLSTYRING FORUM FOR UDVIKLING AF EJENDOMSDRIFTEN EVENTUELT Personale Fællesmøde med eksterne leverandører AM-kursus NÆSTE MØDE DELTAGERE:

3 1. Godkendelse af referat BESKRIVELSE AF SAGEN: Der henvises til referat af møde nr. 1 INDSTILLING: At referatet godkendes. BESLUTNING: Godkendt. 2. Opgaver forankret i Administrationen BESKRIVELSE AF SAGEN: Distriktskoordinatorerne har på møde drøftet, hvilke opgavevaretagelser, som med fordel i forhold til hele Ejendomscenteret med fordel kunne forankres i Administrationen. Der er tale om følge opgaver: 1. Ledelsesstyring gennem formidling: GUFI (vedligeholdelse og udvikling af portal) herunder udgivelse af nyhedsbreve, procedure, retningslinjer, foldere mm. 2. Fravær (sygdom og ferie), herunder - Beskrivelse af procedure for registrering af fravær og udpegning af ansvarlig(e) - Valg af fælles registreringsværktøj 3. Mødestruktur - planlægning og bookning af møder, hvor der tages afsæt i godkendt mødestruktur for hele Ejendomscenteret. 4. Registrering af PCer, Mobiler, ipad, Multimediebeskatning ift. medarbejdere 5. Økonomi i forhold til hele Centeret for Park, Vej & Ejendomme, herunder Ejendomscenteret 6. Personaleadministration (Julegaver, fællesarrangementer, jubilæer o.l) 7. Dansk BygningsData - Vedligeholdelse af stamdata i systemet - Energistyring - Opgavestyringssystem - Grønt regnskab (en gang årligt forelægges politisk niveau) - Qvickguide (udarbejdelse og vedligeholdelse) 3

4 INDSTILLING: At placering af ovennævnte opgaver drøftes i forhold til helheden. At der tages stilling til den videre proces, hvor der tages udgangspunkt i ressourcer og nuværende opgavevaretagelse, samt stillingtagen til (fjerne, vedligeholde, udvikling). At der tages stilling til opstart af Arbejdspakker, herunder - udpegning af tovholdere, - registrering i ProjektFlow, - udarbejdelse af tidsplan. BESLUTNING: Steen anmodes om at udarbejder oplæg for den videre proces for analyse af Administrationens nuværende og ny opgaver. Der tages udgangspunkt i ressourcer og nuværende opgavevaretagelse, samt stillingtagen til (fjerne, vedligeholde, udvikling) udvidet med de ovenfor nævnte nye opgaver. Herudover ønskes en beskrivelse af organisering af processen (nedsættelse af ad hoc-grupper, som vurderes relevante ift. analysedelen), herunder - udpegning af tovholdere, - udarbejdelse af tidsplan Processen for Analyse af Administrationen opgaver (gamle og nye) for Ejendomscenteret - opdelt på ift. relevante sammenhæng skal registreres og følges i ProjektFlow. Steen anmodes om at udarbejde Tidsplan for hele analyse-forløbet. Steen Tid: INDSTILLING DEN : Der henvises til ovenstående beslutning på møde BESLUTNING: Ad 1: Ledelsesstyring gennem formidling: Administrationen for Ejendomscenteret har ansvaret for formidling af Ledergruppen beslutninger (generelle for hele ECG), således at alle medarbejdere konstant er opdateret om rammer i forhold til hverdagen samt at sikre, at vi alle arbejder i samme retning fremadrettet. Udarbejdelse af retningslinjer, procedure, foldere o.l. sker på baggrund af optimering af arbejdsgange i samarbejde med relevante medarbejdere og MED-udvalget. En gang årligt evalueres ovenstående mhp. opdatering/udvikling. Steen (formidling af generelle ledelsesbeslutninger, opdatering af arbejdsgange som beskrevet, evaluering) Ad: Fravær (sygdom og ferie), herunder Opgaven er forankret i Omstillingen v/4 medarbejdere. Folderen Velkommen til ECG, herunder afsnittet Sygdom/fravær opdateres således: 4

5 Rettelser til folderen i øvrigt sendes løbende til Steen Jensen. Steen (opdatering af folder) Alle ledelsesrepræsentanter (input til opdatering medbringes til næste møde). Mødestruktur Der arrangeres møde med deltagelse af Leder, Distriktskoordinatorer og Administrationskoordinator samt Inge Pilt Nielsen (opgaveansvarlig ift. planlægning og bookning af møder), hvor der tages afsæt i godkendt mødestruktur for hele Ejendomscenteret. Ifølge ovennævnte mødestruktur afholdes der ledermøder i Ejendomscenteret onsdage/ugentlig i tidsrummet Mødestrukturen ift Ledermøderne justeres således, at ledermødet hver 2. onsdag i måneden ændres, så der skabes forbedring af samspil if. Projektafdelingen. Nævnte planlægges ud fra følgende ramme: Ledermøde (fast punkt: Økonomiopfølgning) Marlene Friis Bæk inviteres til disse møder Ledermøde udvidet med deltagelse af Projektafdelingen Individuelle møder mellem ledelsesrepræsentanter og specialister ift. opgaven (Projektafdelings- eller Administrationsmedarbejdere) Mødestrukturen evalueres ultimo juni Jane (justering af nuværende mødebooking ift. ledermøder) Tid: Uge 3 5

6 Steen (arrangere møde vedr. planlægning og booking for hele mødestrukturen) Tid: Januar 2015 Registrering af PCer, Mobiler, ipad, Multimediebeskatning mm ift. medarbejdere Der henvistes til arbejdsgang for registrering af ovennævnte i Center for Park, Vej & Ejendomme, Rådhuset, som i dag udføres af Tina Lolk, Administrationen ECG. Samme systematik og overblik forventes implementeret ift. Ejendomscenteret. Kørekorttjek indarbejdes i MUS-koneptet.. Børneattest - Der indføres systematisk opdatering af børneattest, som sker i samarbejde med HR Steen Tid: Januar 2015 Økonomi i forhold til hele Centeret for Park, Vej & Ejendomme Der henvises til nedenstående ledelsesbeslutning i Ledergruppen Park, Vej & Ejendomme som er rammesættende for økonomistyringen i forhold til helheden: Økonomistyringen vil finde sted ud fra følgende opgavefordeling: Centerniveau Økonomi sættes på dagsordenen ad hoc, når det vurderes relevant af hhv. ledelsen og/eller Marlene Ejendomscenteret Økonomiopfølgning finder sted den sidste onsdag i måneden om formiddagen. Marlene deltager i disse møder Økonomiopfølgning politisk: 30. marts skal der være udfærdiget oplæg til politisk niveau indeholden beskrivelse af hvilke indsatsområder/aktiviteter, som Center for Park, Vej & Ejendomme vil have fokus på i Det vil blive tale om indsatsområder, som tager afsæt i udvalgsstrategien for TMU. Sagsbehandlere med ansvar for økonomi vil blive ansvarlig for udarbejdelse af ovenstående i samspil med Marlene. 30. juni skal der være udarbejdet økonomiopfølgning til politisk niveau. Sagsbehandlerne får ansvaret for beskrivelse ift. eget ansvarsområde i samspil med Marlene. Regnskabsafslutning 2014: Januar/februar 2015 Sagsbehandlere med økonomiansvar anmodes om at udfærdige regnskabsbemærkninger i samspil med Marlene. Regnskabsbemærkninger skal indeholde oplysning om, hvad der inden for det enkelte område er opnået af effekt og om aktivitet. Lederne for den enkelte afdeling anmodes om - i samarbejde med Marlene - at sikre, at der udfærdiges regnskabsmærkninger ud fra ensartet koncept. Budget 2015 Budgetrammen for Center Park, Vej & Ejendomme vil blive fordelt og meldt ud ultimo januar 2015 v/marlene 2016 Forberedelse finder sted i august oktober

7 Konto 6 budgettet er flyttet fra Økonomiudvalget til det enkelte fagudvalg. Det betyder, at TMU fra 2015 har ansvaret for konto 6 ift. centrene - Park, Vej & Ejendomme og Miljø & Plan. Lederne på afdelingsniveau vil på førstkommende personalemøde orientere om ovenstående arbejdsgang og ansvarsfordeling for økonomi. Søren og Martin (orientering til personalet) Tid: Januar 2015 Ovenstående tages til efterretning. Tid: Steen (at rammerne efterleves og udføres som besluttet) Løbende som ovenfor beskrevet. Personaleadministration (Julegaver, fællesarrangementer, jubilæer o.l) Ledelsesrepræsentanter med personaleansvar Dansk BygningsData - Vedligeholdelse af stamdata i systemet - Energistyring - Opgavestyringssystem - Grønt regnskab (en gang årligt forelægges politisk niveau) - Qvickguide (udarbejdelse og vedligeholdelse) Susanne Carlsson Tid: Udrulning sker sidste halvdel af januar Målstyring BESKRIVELSE AF SAGEN: Der henvises til beslutning på fælles ledermøde den : At målaftalerne på afdelingsniveau hhv. Ejendomscenteret, Park & Vej og Entreprenørvirksomheden nu rulles helt ud i organisationen på medarbejderniveau, således at alle inddrages, og arbejder målrettet ift. indgåede målaftaler. Der henvises til allerede udarbejdede målaftaler på afdelingsniveau, ud fra hvilke der skal udarbejdes målaftaler således - på underliggende niveauer: - 4 målaftaler, der udspringer af niveauet ovenfor - 1 målaftale (frivillig) Målaftaler på alle niveauer samt valg af metode for målstyring hvor der tages afsæt i overordnet niveau - præsenteres på Fælles ledermøde Park, Vej & Ejendomme på møde i marts

8 Lederne på alle niveauer (udarbejdelse af mål og metoder samt beskrivelse af effekt) Jane (dagsordenen fælles ledermøde ) Tid: Januar/Februar 2015 Der er Nedsat en Ad hoc-gruppe, der får til opgave at udarbejde koncept for målstyring af målaftaler for hele Centeret Park, Vej & Ejendomme organiseret på alle niveauer. 1. møde finder sted den INDSTILLING: At ledelsen drøfter og planlægger det videre forløb for målaftaler, som skal være realiserbare (valg af metode ift. målstyring/effekt). Der er tale om følgende niveauer: TMU Målaftaler (Centerchef) Målaftaler for Ejendomscenteret Ejendomscenteret (Søren) Målaftaler på Stab-, Distrikts-/Administrativt niveau (Marianne, Morten, Allan, Steen, Søren) Målaftaler for Områderne (OPerne) Præsentation af målaftaler, effekt og metode skal ske på fællesmøde for Park, Vej & Ejendomme møde BESLUTNING: Distriktskoordinatorerne og administrationskoordinator anmodes om at komme med oplæg til fokusområder inden for det enkelte distrikt/administrationen, som skal være helhedsorienteret og tage afsæt i overordnede målaftaler. Der skal tages afsæt i Ejendomscenterets følgende målaftaler ( ): 1. Kultur Skabe en fælles kultur for ECG ud fra visionen Sammen finder vi de rigtige løsninger. 2. Koncept for dynamisk udvikling af ECG At der udarbejdes et koncept hvorigennem der sikres kontant udvikling/effektivisering ift. brugere og optimal udnyttelse af ressourcer (personale, arealanvendelse, økonomi) 3. Forenkling af arbejdsgange Alle arbejdsgange skal optimeres i Der skal i den forbindelse tænkes helhed (samarbejde på tværs) se ( ) 4. Medarbejdertrivsel At ECG bliver en af kommunens bedste arbejdspladser. En arbejdsplads som står for Troværdighed, respekt, retfærdighed, stolthed, fællesskab. Driftskoordinatorerne og Administrationskoordinator (Fokusområder/prioritering) Tid: Næste ledermøde nr INDSTILLING: Drøftes i fortsættelse af ovenstående beslutning på møde

9 BESLUTNING: På baggrund af drøftelserne blev det aftalt at igangsætte proces for målaftaler på distrikts- og områdeniveau, hvor der tages afsæt i overordnede målaftaler på Ejendomscenterniveau.. Jane udarbejder opgavebeskrivelse for udarbejdelse af Målaftaler på ovennævnte niveauer. Efterfølgende arrangeres der som aftalt - møder om ovenstående v/distriktskoordinatorer og Administrationskoordinator. Der arbejdes videre med målaftaler fra strategi til effekt på heldagsmøde i ledergruppen, som finder sted den Tid: Januar 2015 Distriktskoordinatorer og Administrationskoordinator Søren/Jane - (forberedelse af ledermøde ) 4. Forum for udvikling af ejendomsdriften BESKRIVELSE AF SAGEN: Forberedelse ift. 1. møde i Forum for udvikling af ejendomsdriften, som finder sted den 29. januar Der henvises til mail af til samtlige centerchefer vedr. opstart af Forum for udvikling af ejendomsdriften med virkning pr. 1/ Af samme fremgår det, at det forventes, at repræsentant for centeret tildeles kompetence ift. følgende ansvarsområde: Medvirke til at kvalificere helhedstænkning ift. input fra ad hoc- Dialoggrupper (sammensat ud fra opgaver, geografi mm.), som forventes at komme med forslag til optimering af ejendomsdriften. Kvalitetssikring (opfølgning) ift. daglig ejendomsdrift Træffe beslutninger af principiel karakter ift. helheden. Ligeledes, at Forum for udvikling af ejendomsdriften vil blive sammensat således: Christian Refstrup, centerchef PVE (formand) Leder Søren Petersen, leder af Ejendomscenter Guldborgsund 1 repræsentant for hver af de 10 øvrige centre 1 driftskoordinator Jane Bach Ladevig, PVE (referent) Der er udpeget 1 repræsentant og 1 suppleant for samtlige centre med undtagelse af Borger & Branding og Personale & Politik. Første møde er planlagt til den INDSTILLING: Drøftes. BESLUTNING: Forberedelse og udarbejdelse af dagsordenindhold til møde finder sted således: 9

10 Søren Petersen Marianne Heyn Thøgersen Allan Wriedt Moren Rasmussen Søren Petersen Søren Petersen Præsentation af Ejendomscenteret, herunder Struktur for Ejendomscenteret Orientering om Forummets ansvarsområde Forventningsafstemning Status ift. ejendomscenteret, herunder Driften Personale Økonomi Etablering af dialoggrupper, herunder opgaveindhold Begrebsafklaring af hhv. Drift og Service Tid: Uge 2 /Januar 2015 BESLUTNING : Drøftet. 5. Eventuelt 5.1 Personale Projektafdelingen i Ejendomscenteret vil fra blive udvidet med en medarbejder. Der er tale om omrokering af tidligere leder af Distriktsservice : Niels Hemmingsen, som skal bistå med opgaverne Risikostyring og Klog m Fællesmøde med eksterne leverandører Der arrangeres dialogmøde ud fra relevant tema med eksterne leverandører ift. driftsopgaver, i Byrådssalen ultimo februar Søren sammen med Distriktskoordinatorerne Tid: Primo februar AM-kursus Der vil blive arrangerer AM-kursus af 2 dages varighed for såvel ledelses- og medarbejderrepræsentanter. Der bliver således tale om 5 ledelsesrepræsentanter 5 medarbejderrepræsentanter 6. Næste møde BESKRIVELSE AF SAGEN: Næste møde finder sted onsdag den , kl

11 11

12 Deltagere: Søren Petersen, Leder af Ejendomme & Projekter (SRPE) Morten Rasmussen, Driftskoordinator, distrikt Lolland (MR) Allan Wriedt, Driftskoordinator, distrikt Nykøbing F. (AWR) Steen Jensen, Administrationskoordinator, ECG Administration (SJEN) Marianne Thøgersen, Driftskoordinator, distrikt Falster (MAT) Jane Bach Ladevig, Specialist, Park, Vej & Ejendomme (JBL) 12