PERSONALEGUIDE Regler og vilkår Version: Maj 2014
Indhold Indledning... 3 1. Definitioner... 3 1.1 Aftale... 3 1.2 Kunden... 3 1.3 Kundeportal... 3 1.5 Værktøjer... 3 1.6 Bluegarden... 3 2. Aftalens omfang... 3 3. Bluegardens ydelser... 3 4. Kundens forpligtigelser... 3 5. Priser og betalingsbetingelser... 4 6. Ansvar og ansvarsfraskrivelse... 4 7. Mangler ved det leverede... 4 8. Personoplysninger, backup og anti-virus... 5 9. Hæftelse for andre leverandører... 5 10. Immaterielle rettigheder... 5 11. Tavshedspligt... 6 12. Ændring af aftalen... 6 13. Aftalens ophør... 6 14. Overdragelse... 6 15. Lovvalg og værneting... 6 Bluegarden Maj 2014 Side 2 / 6
Indledning PersonaleGuide er et personalejuridisk opslagsværk med artikler om personalejuridiske emner og skabeloner til personaleadministrativt arbejde. PersonaleGuide giver adgang til generel telefonisk rådgivning om personalemæssige forhold. Herudover giver PersonaleGuide adgang til juridisk rådgivning og personalejuridiske ydelser, som Bluegarden leverer efter bestilling fra Kunden. Ydelserne leveres af Bluegarden på grundlag af oplysninger fra Kunden og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende ydelsesbeskrivelser. 1. Definitioner 1.1 Aftale Aftalen mellem Kunden og Bluegarden, regler for PersonaleGuide samt beskrivelse af den valgte ydelse. 1.2 Kunden Den virksomhed, der som arbejdsgiver indgår en Aftale med Bluegarden om Personale- Guide. 1.3 Kundeportal Kundeportal, hvorfra Værktøjer på Personale- Guide gøres tilgængelige. 1.5 Værktøjer Faciliteter på Kundeportal, der fungerer som praktisk hjælp for Kunden i det daglige arbejde med personaleadministration og ansættelsesret. 1.6 Bluegarden Bluegarden A/S, CVR-nr. 48 11 77 16, som er et selskab i Bluegarden-koncernen. 2. Aftalens omfang 2.1 Aftalen gælder for PersonaleGuide. En ændring er kun gyldig, hvis den er skriftligt aftalt. 2.2 Kunden må kun anvende PersonaleGuide erhvervsmæssigt. 2.3 Bluegarden skal ifølge Bekendtgørelse om god skik for juridisk rådgivning oplyse, at Bluegarden har tegnet en ansvarsforsikring, jfr. bilag 1, Erklæring om forsikringsforhold. 3. Bluegardens ydelser 3.1 Bluegarden stiller i PersonaleGuide juridiske dokumenter inden for ansættelsesret samt dokumenter og mindre applikationer inden for personaleadministration til rådighed for Kunden på Kundeportalen. Dokumenterne opdateres løbende i henhold til gældende ansættelsesret. 3.2 Bluegarden yder generel og konkret telefonisk og/eller skriftlig rådgivning i relation til personaleadministration og ansættelsesret jf. gældende ydelsesbeskrivelser. Udover ovenstående yder Bluegarden vejledning i Kundens brug af Værktøjer på Kundeportalen. 3.3 Bluegardens rådgivere er enten jurister eller andre medarbejdere, som er internt uddannet i personalejura. 3.4 Bluegarden optager alle telefonsamtaler mellem Kunden og Bluegardens kundecentre for at kunne fastslå samtalernes indhold. Samtalerne opbevares i 12 måneder, hvorefter de slettes. 4. Kundens forpligtigelser 4.1 Kunden skal overholde bestemmelserne i ydelsesbeskrivelserne, herunder aflevere oplysninger og overholde tidsfrister. 4.2 Kunden indestår for oplysningernes ægthed og rigtighed. 4.3 Kunden kan afbestille en ikke-igangsat opgave hos Bluegarden indtil 24 timer efter modtagelse af Bluegardens elektroniske ordrebekræftelse. Afbestiller Kunden en opgave efter denne frist, vil Bluegarden fakturere Kunden svarende til et kvarters juridisk rådgivning i henhold til den til enhver tid gældende prisliste. 4.4 Kunden skal opbevare datagrundlag, datadokumentation og andet relevant materiale i henhold til lovgivningen. Bluegarden Maj 2014 Side 3 / 6
4.5 Kunden skal opbevare skabeloner og udfyldte dokumenter leveret af Bluegarden. Bluegarden opbevarer ikke dette materiale. 5. Priser og betalingsbetingelser 5.1 Ydelser og abonnement faktureres i henhold til Bluegardens til enhver tid gældende prisliste med tillæg af moms. Betaling for abonnement på PersonaleGuide sker månedsvis. 5.1.1 Har Kunden PersonaleGuide i tilknytning til DataLøn eller LønAdministration, fakturerer Bluegarden for PersonaleGuide sammen med DataLøn. 5.1.2 I øvrige tilfælde opkræves abonnementet på PersonaleGuide månedsvis forud, 6. Ansvar og ansvarsfraskrivelse 6.1 Kunden hæfter for alle dispositioner som Kunden, dennes medarbejdere eller andre uden for Bluegarden har foretaget via PersonaleGuide, også selv om misbrug har fundet sted. 6.2 Bluegarden er ikke ansvarlig for indholdet af Værktøjer, herunder ansættelsesretlige standarddokumenter m.v., efter at Kunden har udfyldt dokumenter fra Værktøjer. Dette indebærer, at det alene er Kundens ansvar at vælge de rigtige dokumenter, indtaste de korrekte informationer/oplysninger samt træffe de korrekte valg. 6.3 Bluegarden er ikke ansvarlig for Kundens manglende modtagelse af påmindelser i form af SMS-besked og e-mail i det omfang manglende modtagelse af påmindelse skyldes Kundens egne forhold. Bluegarden kan heller ikke gøres ansvarlig i det omfang, tab skyldes forhold hos en af Kunden valgt leverandør. 6.4 I intet tilfælde er Bluegarden ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste og rentetab. 6.5 Bluegarden er ikke ansvarlig for direkte tab, som skyldes omstændigheder uden for Bluegardens kontrol, herunder tekniske nedbrud, forstyrrelser ved datatransmission eller drift af netværk uden for Bluegarden-koncernen, manglende forsyning af elektricitet, svigtende telekommunikation, brand, eksplosion, hærværk (begrebet hærværk omfatter i denne sammenhæng også skader som følge af computervirus og hacking), indbrud, røgskade, vandskade eller arbejdsuroligheder. 6.6 I det omfang Bluegarden er ansvarlig for kundens direkte tab, er Bluegardens erstatningsansvar begrænset til kr. 250.000 pr. skadesbegivenhed. 6.7 Bluegarden er ikke ansvarlig for skader, der skyldes lovforskrifter, myndighedsforanstaltninger eller lignende, indtruffet eller truende krig, oprør, borgerlige uroligheder, terror, sabotage, naturkatastrofer, strejker, lockout, boykot eller blokade. Dette gælder både, når Bluegarden er part i og ikke er part i konflikten, herunder at denne kun rammer dele af Bluegardens funktioner, forudsat at der ikke foreligger selvstændigt ansvar for Bluegarden. 6.8 Begrænsningerne i punkterne 6.4-6.7 gælder for både Kundens direkte krav og for Kundens regreskrav for erstatning udbetalt af Kunden, og uanset om Bluegarden kan bebrejdes eller ikke kan bebrejdes tabet på grund af uagtsomhed. 7. Mangler ved det leverede 7.1 Er Bluegarden ansvarlig for fejl eller mangler, herunder forsinket eller urigtig meddelelse, er Bluegarden berettiget og forpligtet til vederlagsfrit at 7.1.1 afhjælpe alle sådanne fejl og mangler, i det omfang det er praktisk muligt og kan ske uden urimelige økonomiske konsekvenser, og 7.1.2 foretage omlevering af udført arbejde, hvor dette er nødvendigt. 7.2 Eventuelle fejl eller mangler i Bluegardens ydelser skal meddeles Bluegarden uden ugrundet ophold og inden to uger, efter at disse blev konstateret eller burde være konstateret. Såfremt Kunden ikke skriftligt underretter Bluegarden om en mangel eller fejl inden for fristen, som er angivet i dette punkt, mister Kunden sin ret til at fremsætte krav i anledning af manglen. 7.3 Hvis Bluegarden ikke er ansvarlig for fejl eller mangler, kan Bluegarden efter Kundens anmodning medvirke ved afhjælpning eller omlevering, som beskrevet i punkt 7.1 mod et rimeligt vederlag. Bluegarden Maj 2014 Side 4 / 6
8. Personoplysninger, backup og anti-virus 8.1 Bluegarden er databehandler, jf. den til enhver tid gældende persondatalov, og behandler udelukkende oplysninger på den dataansvarliges vegne. Bluegarden er anmeldt til Datatilsynet som databehandlende edbservicevirksomhed. 8.2 I forhold til Bluegarden er kunden dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som kunden behandler og sender til Bluegarden til brug for Bluegardens levering af ydelser. Bluegarden behandler på vegne af den dataansvarlige de personoplysninger, der er nødvendige for opfyldelse af ydelserne. Oplysningerne omfatter bl.a. Cpr.nr., navn, adresse, stilling, løn, skat og pensionsforhold. 8.3 Bluegarden behandler udelukkende de af den dataansvarlige leverede personoplysninger i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser og er i øvrigt forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. 8.4 Bluegarden træffer de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er nødvendige mod, at de i punkt 8.2 nævnte personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. 8.5 Bluegarden er forpligtet til straks at give den dataansvarlige meddelelse om driftsforstyrrelser, mistanke om brud på databeskyttelsesreglerne eller andre uregelmæssigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger. 8.6 Bluegarden skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at Bluegarden har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. 8.7 Bluegarden anvender i overensstemmelse med god praksis backup- og antivirusprocedurer til at forhindre tab af data eller dele deraf i forbindelse med strømsvigt, brand, virusangreb eller andre produktionsforstyrrelser. 8.8 Bluegarden opbevarer kopi af leverede data og ydelser i henhold til persondataloven. 8.9 Bluegarden skal inden overførsel af personoplysninger til en anden databehandler (underleverandør), jf. punkt 9.1, sikre, at en sådan databehandler har indgået en databehandlingsaftale, som forpligter underleverandøren efter reglerne i denne aftale. 8.10 Bluegarden er ikke berettiget til at overføre eller videregive personoplysninger til andre tredjeparter uden forudgående tilladelse fra Kunden, medmindre en sådan videregivelse eller overførsel følger af lovgivningen. 8.11 Bluegarden eller en underleverandør må ikke behandle personoplysninger udenfor EØSområdet uden skriftligt samtykke fra Kunden. 8.12 På Bluegardens hjemmeside offentliggøres en oversigt over leverandører, der behandler persondata på vegne af Bluegarden. Bluegardens kunder kan, efter anmodning, få udleveret en kopi af databehandleraftaler med underleverandører. 9. Hæftelse for andre leverandører 9.1 Bluegarden kan anvende underleverandører. Hvis Bluegarden benytter underleverandører til at udføre tjenester til opfyldelse af Aftalen, hæfter Bluegarden for underleverandørernes ydelser på samme måde som for egne forhold. 9.2 Bluegarden påtager sig intet ansvar for forhold, der vedrører en eventuel aftale mellem Kunden og en administrator eller andre leverandører om personaleadministration, levering af standard-programmel eller andet udstyr, kommunikationslinjer eller andre leverancer, som er nødvendige for at anvende PersonaleGuide. 10. Immaterielle rettigheder 10.1 Bluegarden har ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til PersonaleGuide, herunder dokumentation, vejledninger og programmel, som Bluegarden anvender til at levere ydelserne til Kunden, dog med undtagelse af programmel eller andet materiale fra Kundens andre leverandører. Bluegarden Maj 2014 Side 5 / 6
11. Tavshedspligt 11.1 Bluegarden og Bluegardens medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til enhver fortrolig oplysning om Kunden og Kundens medarbejdere, forretningshemmeligheder, oplysninger om forretningsforbindelser samt andre fortrolige forhold, som Bluegarden får kendskab til ved Aftalens opfyldelse. 11.2 Fortrolige oplysninger fra Kunden må kun anvendes og opbevares som led i Aftalens opfyldelse. Opbevaring og anvendelse skal ske på forsvarlig måde og med mindst samme omhu, som Bluegarden anvender på sine egne fortrolige oplysninger. 12. Ændring af aftalen 12.1 Bluegarden kan ændre Aftalen, herunder priser, med en måneds skriftligt varsel. Dette gælder dog ikke, hvis myndighedskrav, sikkerhedshensyn eller lignende forhold nødvendiggør et kortere varsel. Ændringer kan varsles elektronisk via e-mail til Kundens e- mailadresse. 13.2.3 hver af parterne, hvis den anden part erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, kommer under tvangsakkord eller lignende gældsordning, medmindre boet efter konkurslovens regler har ret til at indtræde i Aftalen og vælger at gøre dette. 14. Overdragelse 14.1 Ingen af parterne kan uden den anden parts skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til tredjemand. Bluegarden har dog ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til et andet selskab i Bluegarden-koncernen uden Kundens samtykke. 15. Lovvalg og værneting 15.1 Aftalen er undergivet dansk ret. Eventuelle uoverensstemmelser mellem parterne, som ikke kan løses ved forhandling, kan indbringes for de almindelige domstole. 12.2 Kunden skal give Bluegarden meddelelse om ændring af adresse, telefonnummer, e-mailadresse, pengeinstitutkonto og lignende oplysninger. 13. Aftalens ophør 13.1 Kunden kan opsige Aftalen med en måneds skriftligt varsel til den 1. i en måned. Bluegarden kan opsige Aftalen med tre måneders skriftligt varsel til den 1. i en måned. 13.2 Aftalen kan hæves helt eller delvis uden varsel af: 13.2.1 Bluegarden, hvis Kunden misligholder Aftalen ved, at der ikke er dækning for fakturerede beløb for Bluegardens leverancer, 13.2.2 hver af parterne, hvis den anden part væsentligt misligholder Aftalen, og parten efter modtagelse af et skriftligt påkrav om afhjælpning af misligholdelsen ikke har påbegyndt afhjælpningen inden syv arbejdsdage efter modtagelsen af påkravet, Bluegarden Maj 2014 Side 6 / 6