Vejledning til Januar 2013 Denne vejledning er en introduktion til ISOLA 3 med eksempler på anvendelse af statistikker, samt en række gode råd til, hvordan du får mere ud af ISOLA3. Indholdsoversigt: 1. Velkommen til ISOLA 3 - Hvad kan du bruge ISOLA 3 til? - Statistikker i ISOLA 3 - Sådan virker ISOLA 3 2. Statistikeksempler - Lønudvikling - Løntillæg - Indeksregner - Persondata - Fravær - Personaleomsætning 3. Find rundt i ISOLA 3 - Skærmens opbygning - Statistikker og tabeller - Regneark - Indstillinger - Hjælp - Indstillinger 4. Vilkår og retningslinjer for brug af ISOLA 3 5. Oversigter over statistikker i ISOLA 3-1 -
1. Velkommen til ISOLA 3 ISOLA 3 er en forkortelse for InformationsSystem Om Løn- og Ansættelsesvilkår (version 3). Det er en samling af nogle af de mange oplysninger om statslige medarbejderes ansættelsesforhold, som Moderniseringsstyrelsen er i besiddelse af. I Moderniseringsstyrelsen ønsker vi at fremme mulighederne for at se de mange oplysninger i en større sammenhæng, således at der danner sig et samlet billede af en virksomheds medarbejdere. Det kræver et simpelt og effektivt værktøj, som interesserede med et minimum af arbejdsindsats kan anvende. Hvad kan du bruge ISOLA 3 til? Alt afhængigt af din funktion, din virksomhed, dine behov og interesser, vil dit fokus på ISOLA 3 s statistikker variere. Hovedformålene med ISOLA 3 er på den ene side anvendelse som værktøj til opfølgning på blandt andet lokal lønudvikling, anvendelse af nye lønsystemer og opfyldelse af måltal for eksempelvis fravær, og på den anden side som redskab til styrkelse af den lokale løndannelse, for eksempel ved anvendelse af statistikkerne som udgangspunkt for lokale lønforhandlinger. Statistikker i ISOLA 3 ISOLA 3 rummer en bred vifte af statistikker opdelt i to hovedgrupper: Lønstatistikker og Personalestatistikker. Lønstatistikkerne omfatter følgende hovedområder: Indeksregner - til sammenligning og benchmarking af større personalegrupper. Løntillæg - til analyse og opfølgning på anvendelsen af nye lønsystemer. Indplacering - viser lønniveauet for nyansættelser. Lønstruktur - angiver forskydninger i lønstrukturen. Lønudvikling - til opfølgning på den lokale løndannelse. Løndata over tid lønudviklingen for enkeltpersoner over tid Personalestatistikkerne dækker over følgende områder: Fravær - lokale fraværsstatistikker. Personaleomsætning - viser personalebevægelser i form af afgange og tilgange. Personalefordelinger - hurtige oversigtstabeller over personalesammensætningen. Socialt kapitel - til opfølgning på måltal for ansatte i særlige ordninger. Senior- og Fratrædelsesordninger - oplysninger om ansatte på disse ordninger. Vi vil i denne vejledning trække et par af disse statistikker frem som eksempler. Sidst i vejledningen findes en oversigt over alle statistikkerne i ISOLA 3. - 2 -
Et væsentligt skridt mod forståelsen af ISOLA 3 er, at det primært er en præsentation af statistikker. Med dette mener vi, at for at opnå en højere grad af repræsentative og eksemplariske oplysninger foretager vi en vis afgrænsning af datagrundlagene for statistikkerne. Eksempelvis vil vi typisk udelade timelønnede ansatte fra lønstatistikkerne, eller ansatte med en meget lav ansættelsesgrad, for ikke at lade dem skævvride statistikken. I andre statistikker medtages for eksempel kun fuldtidsansatte eller ansatte på nye lønsystemer, alt afhængigt af fokus i den pågældende statistik. Du vil derfor kunne opleve, at nogle oplysninger på detailniveau ikke altid svarer fuldstændigt til de oplysninger, du kan få fra dit lønanvisningskontor eller hente ud af dit lokale tidsregistreringsystem. Dog tilbyder de fleste af statistikkerne i ISOLA 3 muligheden for at hente datagrundlaget ned til for eksempel et Excel-regneark. Det vil give dig detaljerede personoplysninger om de ansatte, der ligger til grund for statistikken. Dette kan du enten bruge til at opklare spørgsmål i forhold til statistikkens tal eller til videre bearbejdning i Excel. Sådan virker ISOLA3 For de fleste statistikkers vedkommende indsamler vi data kvartalsvist, enten fra virksomhederne selv, fra centrale dataindsamlingspunkter eller fra de større statslige løncentraler. Vi renser, efterbehandler og validerer disse data. Herefter foretager vi kørsler af data, så de kan anvendes i ISOLA 3 s specialiserede statistikker. Alle statistikkerne i ISOLA3 er opdelt i et forvalg i venstre side og et vindue til visning af statistikken. Dine muligheder for statistikvisning, dataudvælgelse m.m. varierer fra statistik til statistik. Du kan løbende ændre dine kriterier for statistikken i venstre side og trykke på knappen Opdater. Statslige virksomheder Løncentraler Forhandlingsdatabasen De fleste af statistikkerne tilbyder mulighed for at overføre det detaljerede datagrundlag for statistikken direkte til regneark, så du kan analysere årsagerne til tallene eller benytte dem til videre bearbejdning. Dog er det kun muligt at hente personoplysninger for ansatte i egen virksomhed. Du kan læse mere om, hvordan du bruger ISOLA 3, og hvad de enkelte dele på skærmen betyder ved at vælge Hjælp til denne side i Hjælp-menuen i øverste højre hjørne. - 3 -
2. Statistikeksempler Lønudvikling ISOLA 3 giver dig flere muligheder for at analysere forskellige aspekter af de ansattes lønudvikling. Du kan vælge mellem tre forskellige beregningsmetoder, der hver især retter sig mod forskellige behov. Der findes ingen rigtig måde at opgøre lønudvikling på, og derfor tilbyder vi tre forskellige statistikker med hver deres fordele og ulemper. Alle tre statistikker er meget fleksible, og du kan begrænse og fordele tallene på utrolig mange måder, så det sværeste er at vælge den beregningsmetode, der passer bedst til dit behov. Senere i denne vejledning kan du læse mere om, hvordan du bruger denne type statistik i ISOLA 3. I hver af de tre statistikker kan du vælge mellem at sammenligne samlet løn eller fast løn. Den faste løn består af grundløn, pensionsbidrag samt alle varige tillæg. Samlet løn er alle løndele, dvs. fast løn samt alle variable tillæg, særlig feriegodtgørelse, udbetalt overarbejde mv. Lønudvikling for identiske personer Ønsker du at kende den faktiske lønudvikling, som de ansatte oplever, skal du vælge Lønudvikling for identiske personer. Denne statistik viser dig gennemsnittet af de lønstigninger, som hver enkelt ansat har oplevet i den valgte periode og er således velegnet til brug ved de lokale lønforhandlinger. Det er ved de lokale lønforhandlinger vigtigt at vide, hvilken lønudvikling de ansatte i en bestemt personalekategori har oplevet for at kunne afgøre, om der skal gives tillæg og i så fald af hvilken størrelse. Lønudvikling for identiske personer kan betragtes som den reelle lønudvikling, set fra de ansattes perspektiv, men den har nogle ulemper. For det første vil lønstigning som følge af anciennitetsstigninger slå fuldt igennem, da det er de samme (identiske) personer, der sammenlignes. For det andet vil personer, der er nyansatte eller afgået i perioden, ikke indgå, og det samme gælder ansatte, hvis ansættelsesforhold er ændret væsentlig, for eksempel i forbindelse med opkvalificering fra fuldmægtig til specialkonsulent. Lønudvikling for identiske trin Fra arbejdsgivers side er det interessant, om sammenlignelig arbejdskraft bliver dyrere. Med Lønudvikling for identiske trin kan du undersøge lønudviklingen for personalegrupper, uden at anciennitetsvirkningen slår - 4 -
igennem. Denne metode sammenligner lønudviklingen for grupper af ansatte, således at en given type ansatte på et givent løntrin i starten af perioden sammenlignes med den tilsvarende gruppe i slutningen af perioden. Dette renser lønudviklingen for anciennitetsvirkningen, men til gengæld kan metoden blive upræcis, når du ser på få ansatte. Hvis du borer dig ned i data og kigger på for små personalegrupper, vil der ofte være for få identiske trin til, at en brugbar lønstigningsprocent kan findes. Derfor kan du i tabellen se, hvor mange personer, der indgår i beregningen for både start- og slutperioden. Lønudvikling for fuldtidsansatte Den sidste beregningsmetode viser lønudviklingen som den rå stigning i lønsummen for den pågældende personalegruppe. Metoden kan blandt andet bruges til at udtrykke lønudviklingen ud fra institutionens økonomiske perspektiv. Med andre ord kan en opgørelse af lønudviklingen som summarisk gennemsnit bidrage til at udtrykke, hvad det koster at drive en virksomhed. Løntillæg De nye lønsystemer har åbnet op for en mere fleksibel, lokal løndannelse, og med denne mulighed følger også behovet for at kunne analyse forhold omkring anvendelsen af tillæg for de nye lønsystemer i de statslige virksomheder. Her er et eksempel på fordelingen af tillægssummer for forskellige personalekategorier i en virksomhed. Ud over til overvågning af tillægsfordelingerne kan du for eksempel også anvende løntillægsstatistikkerne i forbindelse med fastsættelsen af en nyansat medarbejders løn. Den nyansatte skal indplaceres under hensynstagen til lønforholdene i virksomheden, og derfor er der brug for at vide, - 5 -
hvor stor en andel, der modtager tillæg, samt hvilken størrelse, type og varighed de har. Til lokale lønforhandlinger er Løntillægsrapporterne også meget anvendelige, da de giver et samlet overblik over udmøntningen af tillæg på forskellige personalegrupper i din virksomhed. Ovenstående eksempel er et udsnit af en løntillægsrapport, hvor der vises de gennemsnitlige løntillæg, men kun for ansatte, der modtager de pågældende tillæg. Indeksregner Indeksregneren viser dig lønniveauet for større personalegrupper som letlæselige indekstal i forhold til en valgt referencevirksomhed. Med større personalegrupper menes overenskomstgrupper, der kan sammenlignes på tværs i staten, og som har et veldefineret trinforløb. Eksempler herpå er AC-ansatte, Kontorfunktionærer (HK) og håndværkere. Her er et eksempel på en indeksberegning for AC ere og TAT ere i en virksomhed, sammenlignet med det statslige løngennemsnit for de samme grupper. Af tabellen her kan det ses, at nyansatte AC ere i virksomheden er lønnede på niveau med andre nyansatte AC ere i staten (indeks 100), mens AC ere med 1-3 års anciennitet ligger over gennemsnittet. Det er oplagt at anvende indeksregneren til sammenligning af lønniveauer mellem virksomheder i staten eller over for staten som helhed. Data er nemlig bearbejdet med henblik på at sikre størst mulig sammenlignelighed. Da indeksberegningerne er vægtede, vil sammenligningen derfor være mindre følsom over for virksomheder med forskellige personalesammensætninger. - 6 -
Du kan også bruge indeksregneren til de lokale lønforhandlinger, hvor du kan have brug for at vide, hvordan din virksomhed lønner bestemte personalegrupper i forhold til andre virksomheder i staten, som du normalt sammenligner dig med. Indeksregneren skal dog bruges med omtanke og kræver indgående kendskab til virksomhedens faktiske personalesammensætning, før man drager konklusioner. Du har også mulighed for at få vist gennemsnitslønningerne for grupperne, samt hvor mange ansatte, der ligger bag indeksberegningen. Indekstal baseret på meget få medarbejdere kan være meget følsomme over for selv små lønforskelle. Det samlede gennemsnit skal også tages med forbehold for den faktiske sammensætning af virksomheden, da kun personalegrupper, der kan sammenlignes på tværs i staten er medtaget. Fravær Fraværsstatistikkerne i ISOLA 3 er relevante, når du vil følge grupper af medarbejdere eller din virksomheds samlede fravær, eksempelvis fra kvartal til kvartal. Statistikkerne er også oplagt at anvende, hvis du søger en platform til sammenligning af fravær. ISOLA 3 giver nemlig mulighed for at foretage sammenligninger af fraværet i din virksomhed med staten som helhed eller med andre relevante virksomheder i staten. Med tal for fraværet i andre dele af staten er det lettere at vurdere størrelsen af din virksomheds fravær. En typisk anvendelse af statistikken over Fraværstyper er en fordeling af virksomhedernes fravær på enten personalekategorier eller på køn. Et eksempel på et udtræk fordelt på personalekategorier er vist til højre. Her er der relativ stor forskel, selv mellem de største personalekategoriers fravær. En typisk anvendelse af statistikken over Fraværsperioder er en tabel over fordelingen af fraværsdage på periodernes varighed. Med en sådan tabel kan du identificere, om virksomheden har meget af det korte eller det lange sygefravær. Det kan således være med til at forklare, hvorfor virksomheden er landet på det givne fraværsniveau. Her er vist et eksempel, hvor størstedelen af sygefraværet kan henføres til de kortere perioder. Desuden er der nogle steder, hvor forskelle mellem mænds og kvinders sygdomsmønstre også træder frem. - 7 -
Når fraværsmønstret er identificeret enten gennem opdeling på personalekategorier, køn mv. eller på periodernes varighed, kan din virksomhed lettere underbygge eventuelle indsatsområder og initiativer til at nedbringe fraværet. Personaleomsætning Personaleomsætning er relevant at anvende, når du vil følge din virksomheds udskiftning af de fastansatte medarbejdere. Statistikken kan hjælpe med at identificere, om der er særlig høj eller lav udskiftning af medarbejdere inden for specifikke aldersgrupper eller personalekategorier, og om der er forskel mellem kønnene. Her er vist et typisk udtræk, hvor der er en generel høj udskiftning i de fleste aldersgrupper. Udskiftningen varierer mere mellem mænd og kvinder i nogle aldersgrupper end i andre. Det er også muligt at undersøge, om din virksomheds personaleomsætningsmønster svarer til resten af statens eller andre dele af statens. Statistikkerne over personaleomsætning i ISOLA 3 kan blandt andet danne grundlag for din virksomheds videre arbejde med eventuelle rekrutteringsog fastholdelsesopgaver. - 8 -
Persondata Persondata er en af de mest anvendte dele af ISOLA 3. Selvom ISOLA 3 tilbyder mange fleksible statistikker, kan det ofte være nyttigt at overføre detaljerede data til et regneark, enten til videre bearbejdning og analyse eller til undersøgelse af oplysninger for enkeltpersoner. Med Persondata kan du foretage analyser og lave opdelinger på grupper af ansatte i din virksomhed, som ellers ikke er mulige i ISOLA 3. Afhængig af din adgang til ISOLA 3 har du mulighed for at udtrække personoplysninger fra de fleste statistikker, enten som en selvstændig indgang eller som en mulighed inde i statistikken. En speciel funktion i Persondata er Løndata over tid. Denne statistik giver mulighed for at trække en gruppe ansatte ud i din egen virksomhed, fx de fuldmægtige, og se deres udvikling i fast løn og tillæg over de flere kvartaler. Du kan følge en person så længe, personen har været ansat i et identisk ansættelsesforhold, dvs. en forfremmelse fra fuldmægtig til specialkonsulent vil give en afbrudt tidsserie. I Persondata er det næsten kun fantasien, der sætter grænser for, hvilke videre bearbejdninger og analyser, du kan foretage med løndata fra ISOLA 3. - 9 -
3. Find rundt i ISOLA 3 Skærmens opbygning Brugergrænsefladen i ISOLA 3 er ændret fuldstændigt i forhold til tidligere versioner af ISOLA. I samarbejde med vores brugere har vi forsøgt at løse en del af de problemer, som tidligere har voldt kvaler, både med hensyn til at finde rundt i statistikkerne og med hensyn til statistikkernes fleksibilitet. Resultatet er blevet et design, der består af simple elementer, der går igen i alle statistikker. Disse vigtigste elementer er: 1. Venstre margen: Forvalg og kriterier for statistikken. 2. Navigationslinje og faneblade: Navigation i ISOLA3 og skift mellem forskellige statistikvisninger. 3. Indholdsrude: Her vises statistikken. 4. Dataafgrænsning: En samlet beskrivelse af grundlaget og kriterierne for statistikken. 5. Hjælp-menu: Hjælp til statistikken og til ISOLA generelt, samt en ordliste med forklaring af tekniske begreber. Venstre margen Venstre margen er typisk det sted, hvor du skal foretage valg. Fra forsiden og statistikvalgsiderne skal du her vælge, hvilket statistikområde, du vil anvende (for eksempel Lønudvikling eller Fravær). Inde i selve statistikkerne vil venstre margen være dér, hvor du vælger kriterier som periode, virksomhed, personalegrupper, lønbegreber og så videre. Præcis hvad, du kan vælge i venstre margen, varierer meget fra statistik til statistik. Men vi har i ISOLA 3 forsøgt at gøre de enkelte elementer i venstre margen ens i alle statistikker, så for eksempel valg af hovedkonto eller valg af periode ser ens ud og fungerer på samme måde i hele ISOLA 3. Dog kan der naturligvis være undtagelser, hvis der stilles særlige krav til en given statistik. - 10 -
I mange af valglisterne i ISOLA 3 har du mulighed for at vælge flere værdier, hvis du for eksempel vil se en samlet statistik for flere hovedkonti eller flere personalekategorier på én gang. Ved at bruge CTRL-tasten, mens du vælger værdier i en liste, kan du til- og fravælge flere værdier. De fleste valglister med mange værdier er også udstyret med en lille knap i øverste højre hjørne af listen. Med denne knap kan du udvide og sammentrække listen, så det bliver lettere for dig at overskue listens indhold og vælge de rette værdier. Enkelte valglister har angivet en lille, rund pil ved siden af listens navn. Dette ikon, der oftest ses i forbindelse med valg af periode, fortæller, at når du vælger en ny værdi, vil de øvrige valglister genindlæses. Dette er for at sikre, at valg af for eksempel ministerområder og hovedkonti følger kontoplanen for den periode, du har valgt. ISOLA 3 vil så vidt det er muligt genvælge de værdier, du måtte have valgt på forhånd, men i tilfælde af større ressortomlægninger kan dette ikke altid lade sig gøre. I dét tilfælde vil du blive gjort opmærksom på, at ikke alle dine tidligere valgte værdier kunne vælges igen. I mange statistikker har du mulighed for at afgrænse dit valg til et eller flere delregnskabsnumre. Afhængigt af din adgang og om du har valgt Kun eget område eller ej, vil listen med delregnskabsnumre være skjult eller synlig. Hvis valg af delregnskabsnumre er skjult, klikkes blot på Vis Delregnskabsnumre. Listen opdateres ikke med Ministerområde/Hovedkonti, så hvis du vil begrænse listen af delregnskabsnumre til kun de dele, der ligger under den valgte hovedkonto, trykker du på Opdatér delregnskabsnummerlisten. I ISOLA 3 s Indstillinger (se nedenfor) kan du vælge, om du vil anvende frie specifikationer til yderligere præcisering af dine statistikker. Valg af frie specifikationer vil i de fleste statistikker fungere på samme måde som valg af delregnskabsnumre. Når du har foretaget alle dine valg i venstre margen, skal du trykke på opdateringsknappen nederst i venstre margen: Dette viser statistikken i indholdsruden, eller opdaterer den, hvis du har foretaget ændringer i forvalget i venstre margen. - 11 -
Indholdsrude Indholdsruden er dér, hvor du ser resultatet af dine statistikker. Det er også her, du vil have mulighed for at navigere frem og tilbage i ISOLA 3 og vælge mellem forskellige visninger af statistikken (for eksempel skift mellem tabel og grafik), og sammen med statistikken vil du se oplysninger om udtrækket og datagrundlaget. Navigationslinje I toppen af indholdsruden ser du navigationslinjen. Her kan du hele tiden se, hvor i ISOLA 3 s statistikker du befinder dig, og ved at klikke på de markerede links kan du frit hoppe tilbage til statistikvalget eller helt tilbage til forsiden. I navigationslinjen vil du også kunne se følgende, når en statistik beregnes, eller når en side indlæses: Det betyder, at ISOLA 3 arbejder på at behandle statistikken. Når der er mange, der bruger ISOLA 3 samtidigt, kan der opstå ventetider, og vi beder dig derfor have tålmodighed. Faneblade Mange af statistikkerne i ISOLA 3 består af flere sider eller flere visninger af statistikken. Du vælger mellem siderne ved at klikke på fanebladene over statistikken: Uanset hvilket faneblad du vælger, så vil forvalget i venstre margen hele tiden være synligt, og hvad enten du ser på en tabel eller grafik, så kan du ændre dit forvalg og trykke Opdatér. Statistikker og tabeller Der er grundlæggende to slags tabelstatistikker i ISOLA 3. I den ene slags statistik foretager du alle valg i venstre margen, trykker Opdatér og ser statistikken i indholdsruden. Den anden slags statistik er de såkaldte drill-down-tabeller. Disse omfatter Løntillæg, de tre hovedstatistikker under Lønudvikling, Fraværstyper og perioder, samt Status på ordninger under Socialt kapitel. I disse statistikker foretager du kun ganske få, overordnede valg i venstre margen, mens den egentlige navigation gennem statistikken foregår i selve tabellen i indholdsruden. Som udgangspunkt vil du til at begynde med kun få vist en total for enten Hele staten eller Eget område, afhængigt af din adgang og hvad, du har valgt på foregående side. - 12 -
I menuen Vælg næste underopdeling vælger du nu, hvilken oplysning du vil fordele data på, når du næste gang klikker på en værdi i tabellen. Hvis du f.eks. vælger Ministerområde og klikker på Hele staten i tabellen, vil du se en statistik for hele staten, fordelt på ministerområder. Vælger du nu Personalekategori og klikker på et ministerområde i tabellen, vil du se en statistik for det pågældende ministerområde, underopdelt på personalekategorier. Over tabellen kan du hele tiden se, hvad du tidligere har valgt. Ved at klikke på oplysningerne kan du hoppe tilbage og foretage nye underopdelinger eller valg af værdier. Underopdelingen af tabellerne fungerer også som dataafgrænsning for de grafiske præsentationer af statistikken, samt for udtræk af persondata. Du borer dig altså ned i data ved at klikke på værdierne i tabellen med symbolet, og du går tilbage til et vilkårligt punkt i processen ved at klikke i tabelhovedet på værdier med symbolet. Ved at klikke på Hele staten/eget område kommer du helt tilbage til udgangspunktet. Disse drill-down-tabeller kan være svære at håndtere til at begynde med, men når du først er blevet fortrolig med dem, vil du kunne foretage nogle utroligt fleksible afgrænsninger og fordelinger, som ikke er mulige med andre statistikker. Bemærk, at hvilke oplysninger, du kan vælge i listen Næste underopdeling, kan afhænge af din adgang og om du har valgt at benytte frie specifikationer (se nedenfor under Indstillinger). Regneark De fleste statistikker i ISOLA 3 tillader overførsel af informationer til et regneark. Der er grundlæggende 3 slags dataoverførsler i ISOLA 3 : - 13 -
Ved tryk på ikonet over tabellen kan stort set alle statistiktabeller overføre indholdet til regneark. Dette er praktisk, hvis tabellen er meget stor, og du ønsker at arbejde videre med tallene på egen hånd. Hvis indholdet skal bruges i for eksempel et Word-dokument, kan det også være praktisk at klippe/indsætte fra Excel frem for fra browseren, da det giver mere kontrol over udseendet af tabellen. Flere statistikker har et faneblad med navnet Persondata, der tillader dig at overføre det bagvedliggende datagrundlag for den aktuelt viste statistik (dette afhænger af din adgang). Disse data er på individniveau, og tillader dig at arbejde videre med data i Excel, eller du kan blot overføre data for at undersøge årsager til eventuelle udsving eller statistiske anomalier. Under Løn, Fravær og Socialt kapitel er der separate indgange til overførsel af Persondata direkte til regneark (dette afhænger af din adgang). Selvom vi har forsøgt at gøre statistikkerne ISOLA 3 så fleksible som muligt, så vil der altid kunne opstå behov for at foretage beregninger og datafiltreringer på egen hånd. Derfor kan du her let overføre meget detaljerede oplysninger til Excel eller et andet program. Når du vælger at få overført et regneark, vil du ofte blive præsenteret for et eller flere popup-vinduer. Afhængigt af din computers opsætning og dine brugervalgte indstillinger for overførsel, kan du blive bedt om at indtaste dit ISOLA-brugernavn og password igen. Det skyldes en del af sikkerhedssystemet i Windows og kan ikke styres af ISOLA. Du vil også få et vindue, hvor du skal vælge mellem Åbn, Gem og Annuller. Hvis du vælger Åbn, vil regnearket blive overført og åbnet direkte i Excel. Hvis du vil gemme regnearket til senere bearbejdning eller til åbning i et andet program, skal du vælge Gem. Da overførsel til regneark fungerer meget forskelligt på forskellige computere, kan det ske, at det ikke umiddelbart fungerer korrekt på din arbejdsplads. Hvis det er tilfældet, kan du foretage en række indstillinger, både i ISOLA 3 og i Windows, som vil løse problemet. Under Indstillinger fra ISOLA 3 s forside kan du læse mere om overførsel til regneark og om, hvad du kan gøre for at løse problemer. Hjælp På alle sider i ISOLA 3 finder du hjælpemenuen i øverste højre hjørne. Når du holder musen over ordet Hjælp, får du en liste over tilgængelige hjælpefunktioner: Den generelle hjælp (alle punkterne under stregen) er altid til rådighed. Afhængigt af, hvor i ISOLA 3, du befinder dig, vil der være et antal hjælpesider (over stregen), der er specifikke for den statistik, du befinder dig i. Figuren her viser, - 14 -
hvordan hjælpemenuen ser ud inde fra Løntillæg. Her er der 3 specifikke hjælpesider: Hjælp til denne side viser en teknisk hjælpeside, der fortæller dig, hvordan du bruger de forskellige dele af statistikken. Om Løntillæg er en side, der giver dig en introduktion til statistikken, hvad du kan bruge den til og så videre. Om metoder og data giver en forklaring af datagrundlaget for statistikken - hvor kommer data fra? hvem er med? hvem er ikke med? og så videre - og hvordan statistikken er beregnet. De generelle hjælpesider er altid tilgængelige: Om ISOLA generelt er en overordnet introduktion til ISOLA 3. Find rundt i ISOLA. En generel introduktion til ISOLA 3 s brugergrænseflade. Ordforklaring er en liste over hyppigt anvendte begreber i ISOLA 3 med forklaringer. Kontakt os - her kan du se kontaktoplysninger, hvis du har spørgsmål eller problemer med ISOLA 3. Indstillinger Ved hjælp af Indstillinger under Mit ISOLA på forsiden kan du blandt andet ændre på dine indstillinger for overførsel til regneark og benævnelsen af dit adgangsområde i statistikkerne. Foretager du ikke ændringer i benævnelsen af dit adgangsområde, vil det blot stå opført som Eget område. Her kan du også vælge, om du vil anvende de såkaldte Frie Specifikationer til at præcisere dine statistikker ud over delregnskabsnummerniveau. De frie specifikationer er 6 segmenter i lønsystemet, der kan opsættes lokalt til for eksempel angivelse af den ansattes afdeling, kontor, fakultet eller lignende. Specifikationerne er talværdier hvis betydning bestemmes lokalt af lønanviserne eller departementet. Vælger du at anvende en eller flere frie specifikationer, vil muligheden for valg af disse optræde i de fleste statistikker. Benytter du aldrig eller kun meget sjældent frie specifikationer, anbefaler vi dig at slå dem fra for at forbedre indlæsningshastigheden i ISOLA 3. Se i øvrigt mere information om mulighederne for personlig opsætning af ISOLA 3 under Indstillinger. - 15 -
4. Vilkår for anvendelse af ISOLA 3 Som bruger af ISOLA skal du være opmærksom på følgende vilkår og retningslinjer: Adgang til ISOLA 3 kan kun ske med anvendelse af gyldigt brugernavn og password, der opnås ved ansøgning herom. Se Moderniseringsstyrelsens hjemmeside (www.modst.dk) for ansøgningsblanket. Adgang til ISOLA 3 og Forhandlingsdatabasen er fortrinsvist for anvendelse af de statslige virksomheder. Kun i særlige tilfælde gives begrænset adgang for øvrige interessenter. Din adgang til ISOLA 3 er personlig og må ikke benyttes af eller videregives til andre uden Moderniseringsstyrelsens samtykke. Har din virksomhed brug for flere adgange, er I altid velkomne til at søge om flere passwords. Gem dit password et sikkert sted, og gem det aldrig sammen med dit brugernavn. ISOLA 3 giver adgang til personfølsomme oplysninger. Videregiv eller offentliggør ikke oplysninger, der er personlige eller direkte personhenførbare uden udtrykkeligt samtykke fra de registrerede parter. Statistikker og øvrig information fra ISOLA 3 må kun offentliggøres med Moderniseringsstyrelsen som kilde, såfremt informationernes indhold ikke er ændret væsentligt fra de oprindelige informationer eller Moderniseringsstyrelsen har givet samtykke hertil. Som bruger af ISOLA 3 er du ansvarlig for IT-sikkerheden omkring visning og opbevaring af downloadede personoplysninger og anden personhenførbar information fra ISOLA 3. Omvendt sørger Moderniseringsstyrelsen for, at uvedkommende ikke kan tilgå persondata, og at al dataoverførsel til og fra ISOLA 3 sker krypteret. Som bruger er du ansvarlig for at informere Moderniseringsstyrelsen om ændrede stamoplysninger, som for eksempel ændret e-mailadresse, ansættelsesophør eller virksomhedsskift. I henhold til persondataloven og Dansk Standard DS484:2005 (Standard for informationssikkerhed) registrerer og gemmer Moderniseringsstyrelsen information om alle statistikudtræk og overførsler af persondata fra ISOLA 3 i op til 6 måneder. Har du spørgsmål omkring ISOLA 3, er du altid meget velkommen til at kontakte os. Det letteste er at anvende siden Kontakt os, som du finder i ISOLA 3 s Hjælp-menu i øverste højre hjørne. Her finder du også telefonnumre på de ansvarlige sagsbehandlere for de enkelte statistikker. - 16 -
Lønniveau Indeksregner Benchmarking for større personalegrupper. Vægtede lønindeks i forhold til hele staten, egen virksomhed eller en anden frit valgt reference. Velegnet til lokale lønrapporter. Løntillæg Fleksibelt værktøj til at bore i anvendelsen af nye lønsystemer. Få vist fordelingen af løntillæg fordelt på virksomheder, personalegrupper, køn, forhandlingsfællesskaber med mere. Løntillægsrapporter Hurtige oversigtstabeller over anvendelsen af løntillæg i din egen virksomhed. Velegnet til lokale lønforhandlinger. Sammenlign Løntillæg Brug denne statistik til direkte sammenligning af to tillægsfordelinger på én gang. Indplacering Indplaceringsstatistikken giver dig et overblik over lønniveauet for nyansatte. Du får et billede af hvilke personalegrupper, der er særlig efterspørgsel efter, og hvilken pris de ansættes til. Lønstruktur Med Lønstrukturstatistikken kan du analysere forskydninger over tid i lønstrukturen. Du kan blandt andet bruge statistikken til at undersøge, hvorledes lønnen er fordelt inden for specifikke områder, og svare på, hvorvidt lønfordelingen er blevet mere eller mindre skæv over tid.
Lønudvikling Identiske personer Lønudvikling for identiske personer udtrykker den individuelle lønstigningstakt, som den enkelte medarbejder faktisk oplever fra den ene periode til den næste. Det gør metoden relevant i lønforhandlingen med den enkelte medarbejder. Identiske trin Lønudvikling for identiske trin udtrykker ændring i aflønningen af sammenlignelig arbejdskraft og erfaring, og den viser gennemsnitsprisen på arbejdskraft før og nu. Fuldtidsansatte Lønudvikling for fuldtidsansatte viser ændringen i gennemsnitslønsummen for medarbejderne. Metoden tager ikke hensyn til ændringer i personalesammensætning eller anciennitet og viser den rå ændring i virksomhedens aflønning af arbejdskraften. Sammenlign Lønudvikling Brug denne statistik til direkte sammenligning af lønudvikling for to områder på én gang. Beregningsmetoden er identiske personer. Persondata ISOLA standard datagrundlag Dette er det datagrundlag, der benyttes til de fleste af statistikkerne i ISOLA 3. ISOLA totalt datagrundlag Datagrundlag med alternative grupperinger Løndata over tid Dette er det samme datagrundlag som standard-grundlaget, men i det totale datagrundlag er ansatte med løsere ansættelsesforhold medtaget. Et datagrundlag med andre lønbegreber end dem, der benyttes andre steder i ISOLA 3. Der er lagt vægt på lønbegreber til cheflønsanalsyer. En mulighed for at sammenligne enkeltpersoners lønudvikling over flere kvartaler. Der kan ses udvikling i både fast løn og tillæg.
Fravær Fraværsperioder Med Fraværsperioder kan du få oplysninger om afsluttede sygefraværsperioder. Statistikken giver indblik i antallet og fordelingen af sygdomsperioder og deres varighed. Fraværstyper Med denne statistik kan du følge det gennemsnitlige antal fraværsdage fordelt på forskellige fraværsårsager (sygefravær, barns 1. sygedag, barsel med videre). Persondata Til analyse af tallene bag statistikkerne eller til specialiserede opgørelser kan du overføre detaljerede persondata med fraværsoplysninger om egen virksomhed til et regneark. Personaleomsætning Personaleomsætning og nettotilgang Med Personaleomsætningsstatistikkerne kan du følge og analysere udskiftningen af personale, opgjort som personaleomsætning og nettotilgang eller som reel tilgang og afgang i årsværk. Personalefordeling Sammensætning Her kan du hurtig trække overblikstabeller over hvor mange ansatte eller årsværk, der er placeret i forskellige virksomheder og/eller personalegrupper. Oplysninger til redegørelse om ligestilling Sammenfatter oplysninger, der primært kan benyttes ved den lovpligtige udarbejdelse af ligestillingsredegørelser for virksomheder med mere end 50 ansatte.
Socialt kapitel Status på ordninger Med denne statistik kan du få et overblik antal personer ansat i beskæftigelsesordninger under det sociale kapitel. Dette kan anvendes til at følge op på den lokale opfyldelse af måltal. Udvikling over tid Viser udviklingen i antal ansatte under det sociale kapitel i en given virksomhed som et overskueligt søjlediagram. Persondata Her kan du hente detaljerede baggrundsoplysninger bag statistikkerne for ansatte under det sociale kapitel i din egen virksomhed. Senior/Fratrædelse Statistikken viser hvor mange personer, der er ansat på en seniorordning, samt hvor mange, der er ansat på deltid eller retræte. Seniorordninger Fratrædelsesordninger Statistikken viser hvor mange personer, der er på en fratrædelsesordning, samt hvor mange, der modtager godtgørelse i form af pensionsaldersforhøjelse, ekstra pensionsbidrag, fratrædelsesbeløb, særlig godtgørelse eller supplerende ydelse.