Offentlige indkøb af varer og tjenester Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning 2010
FORORD Kære læser, INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Hvilke myndigheder skal følge udbudsreglerne?...4 1.1 Hvilket direktiv? Forsyningsdirektivet eller udbudsdirektivet?...4 I denne vejledning er der hjælp at hente, når du som indkøbsansvarlig skal vurdere, om en kontrakt om offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser skal i EU-udbud eller ej. Offentlige organisationer er udbudsretligt forpligtet til at sende indkøbet i EU-udbud, når organisationens samlede indkøb inden for en specifik varegruppe overstiger de såkaldte tærskelværdier. 2. Hvornår skal en opgave i EU-udbud? Tærskelværdi og kontraktværdi...5 2.1 Tærskelværdi og kontraktværdi...5 2.2 Hvilke tærskelværdier gælder?...6 2.3 Hvad er bilag A-tjenesteydelser og bilag B-tjenesteydelser?...7 2.4 Bilag A-tjensteydelser...8 2.5 Bilag B-tjenesteydelser...9 Vi sætter fokus på de tærskelværdier og regler, der gælder, når værdien af en kontrakt skal beregnes, og giver dig svar på en række centrale spørgsmål: Hvilke tærskelværdier gælder for 2010/2011? Hvordan beregner jeg kontraktværdien? Hvornår regner jeg indkøb med hos decentrale enheder? Hvornår og hvordan kan jeg bruge rammeaftaler? Hvordan kan jeg løfte udbudspligten? Hvilke kontrakter er omfattet af annonceringspligten? Hvordan bliver udbudsreglerne håndhævet? God læselyst! Med venlig hilsen SKI 3. Hvordan beregnes kontraktværdien?...10 3.1 Sammenlægning af flere kontrakter/ensartede ydelser...11 3.2 Særregel om tjenesteydelseskontrakter...12 3.3 Skal indkøb foretaget af decentrale enheder regnes med?...12 4. Brug af rammeaftaler...14 4.1 Fritagelse for egen udbudsforpligtelse...15 4.2 Indkøb uden for rammeaftalen?...16 5. Delkontrakter - hvornår er det muligt at opdele en kontrakt?...17 5.1 Delkontrakter og centrale indkøbsorganisationer...18 6. Kontrakter omfattet af annonceringspligt...19 7. Standardformularer...20 8. Udbudsreglerne håndhæves med kontroldirektiver...21 9. Kundeservice kan hjælpe dig videre...23 10. Appendiks: SKI ordbogen...24 2 3
1.Hvilke myndigheder skal følge udbudsreglerne? Offentligretlige organer Udbudsreglerne gælder for alle myndigheder i den offentlige sektor. Derudover er en række organer, der på den ene eller den anden måde er kontrolleret af det offentlige, også omfattet af reglerne. 2.Hvornår skal en opgave i EU-udbud? Tærskelværdi og kontraktværdi For at afgøre om et indkøb eller en opgave skal i EU-udbud, må ordregiveren se på, om den forventede værdi af kontrakten - inden for en fireårig periode (eksklusive moms) overstiger tærskelværdien. Det er derfor af stor betydning, at kontraktværdien beregnes korrekt. Om der er tale om et såkaldt offentligretligt organ, afhænger af flere ting: For det første skal organet have til opgave at udføre opgaver, der imødekommer almenhedens behov Dernæst skal organet være en såkaldt selvstændig juridisk person Beregn kontraktværdien inden for en fireårig periode. Ved at læse videre og studere eksemplerne, kan du få et overblik over de regler, der gælder, når offentlige udbydere skal udregne kontraktværdien. Tærskelværdierne ændres løbende. På næste side kan du se, hvilke tærskelværdier der som udgangspunkt gælder for årene 2010 og 2011. Endelig skal organet være kontrolleret af det offentlige. Eksempler på offentligretlige organer er: DR, TV2, Danmarks Nationalbank og de almene boligorganisationer. 2.1 Hvilke tærskelværdier gælder? Der er tre ting, du skal være opmærksom på i forhold til hvilken tærskel værdi, der gælder: SKI er også et offentligretligt organ, der gennemfører EU-udbud på vegne af den offentlige og halvoffentlige sektor. SKI er et aktieselskab, ejet 55 pct. af staten (v/finansministeriet) og 45 pct. af KL. Tre opmærksomhedspunkter 1) Du skal ind i det direktiv, der er gældende for dit udbud. Det vil i langt de fleste tilfælde være udbudsdirektivet medmindre den ydelse, der udbydes vedrører forsyningsvirksomhed. Hos SKI sender vi løbende varer og tjenesteydelser i EU-udbud på vegne af det offentlige, dermed også din organisation. 2) Dernæst skal du vælge den kolonne, der gælder for den myndighedskategori, du skal købe ind for. 1.1 Hvilket direktiv? Forsyningsdirektivet eller udbudsdirektivet? Forsyningsdirektivet gælder, når forsyningsvirksomheder tildeler kontrakter (over en vis værdi). Det kan være virksomheder som fx er ansvarlige for vandforsyning og energi (el, gas og fjernvarme samt olieudvinding). 3) Endelig skal du vælge den tærskelværdi for den type kontrakt, det konkret drejer sig om. Forsyningsdirektivet gælder for forsyning Hvis en kommune har holdt vandforsyningen inden for sine forvaltningsgrene, skal kommunen altså følge forsyningsdirektivet, når det handler om vandforsyning. På andre områder skal den følge det almindelige udbudsdirektiv. Udbudsdirektivet dækker de fleste offentlige kontrakter Udbudsdirektivet gælder for alle de andre offentlige kontrakter (over en vis værdi). Direktivet dækker langt de fleste udbudspligtige kontrakter indgået af den offentlige sektor. Udbudsreglerne gælder kun for de kontrakter, som offentlige myndigheder indgår med eksterne leverandører, når kontrakten har en værdi, der ligger over en vis værdi, kaldet»tærskelværdien«. Når det er tilfældet skal kontrakten som udgangspunkt udbydes efter reglerne i EU s udbudsdirektiver. 4 5
2.2 Tærskelværdier for 2010/2011 Kommissionen har offentliggjort følgende tærskelværdier, der som udgangspunkt gælder for årene 2010 og 2011 (EUR omregnet til DDK). Forsyningsvirksomheder Tærskelværdierne er eksklusiv moms. 1. Varekøb og tjenesteydelser 2.884.350 kr. Udbud/anskaffelser efter direktiverne: Tjenesteydelser Statslige kontrakter Regionale og kommunale kontrakter 1. Bilag II A tjenesteydelser 931.638 kr. 1.438.448 kr. 2. Bygge- og anlægsarbejder 36.110.270 kr. 3. Delydelser (tjenesteydelser og varer) 596.248 kr. 4. Delarbejder (bygge og anlæg) 7.453.100 kr. 2. Bilag II B tjenesteydelser 1.438.448 kr. 1.438.448 kr. 3. Delydelser 596.248 kr. 596.248 kr. Vareindkøb Statslige kontrakter Regionale og kommunale kontrakter 1. Varekøb 931.638 kr. 1.438.448 kr. 2. Delydelser, varer 596.248 kr. 596.248 kr. 2.3 Hvad er bilag II A tjenesteydelser og bilag II B tjenesteydelser? Bilag II A-ydelser skal følge procedureforeskrifter Tjenesteydelserne er inddelt i to forskellige kategorier af ydelser med hver deres tærskelværdi bilag II A og bilag II B-ydelser. Ordregiver må derfor undersøge, hvilken kategori en konkret opgave falder ind under. Hvis en kontrakt består af både bilag II A og bilag II B-ydelser, behandles kontrakten da fuldt ud som enten bilag II A eller bilag II B-ydelse, afhængig af om værdien af bilag II A ydelsen overstiger værdien af bilag B ydelsen eller omvendt. De tjenesteydelsesaftaler, der er omfattet af direktiverne, er opdelt i to grupper: Bilag II A-ydelser, der skal følge direktivernes detaljerede procedureforskrifter. 3. Varekøb på forsvarsområdet omfattet af bilag V 4. Varekøb på forsvarsområdet ikke omfattet af bilag V 931.638 kr. 1.438.448 kr. Bygge og anlæg Statslige kontrakter Regionale og kommunale kontrakter Bilag II B-ydelser skal ikke følge procedureforeskrifter, men respektere regler i direktivet Bilag II B-ydelser, der ikke skal følge disse procedureforskrifter. Bilag II B-ydelser skal dog respektere reglerne i direktivet om metoder til at beskrive kontraktgenstanden og indberetning af kontrakten til EU-publikationskontoret. Derudover skal også Lissabon traktatens principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet mv. respekteres. Bilag II B-ydelser kaldes ofte for»ikke-udbudspligtige«. Udtrykket skal ikke tages for pålydende, da sådanne ydelser ofte vil være underlagt en eller anden form for pligt til konkurrenceudsættelse i medfør af Lissabon traktatens principper. 1. Bygge- og anlægsarbejder: 36.110.270 kr. 36.110.270 kr. 2. Koncessioner, jf. art. 56: 36.110.270 kr. 36.110.270 kr. 3. Delarbejder: 7.453.100 kr. 7.453.100 kr. 6 7
2.4 Bilag II A-ydelser Bilag II A-ydelserne er inddelt i følgende 16 kategorier: 2.5 Bilag II B-ydelser Bilag II B-ydelserne er opdelt i følgende 11 kategorier: 16 kategorier 1) Vedligeholdelse og reparation 11 kategorier 17) Hotel- og restaurationsvirksomhed 2) Landtransport, herunder sikkerhedstransport og kurérvirksomhed, undtagen postbesørgelse 3) Lufttransport: Transport af personer og gods, undtagen postbesørgelse 4) Postbesørgelse på land og i luften 5) Teletjenester 6) Finansielle tjenesteydelser: a) Forsikring b) Bank- og investeringstjenesteydelser 7) Edb-tjenesteydelser og hermed beslægtede tjenesteydelser 18) Jernbanetransport 19) Transport ad vandveje 20) Støtte- og hjælpetransporttjenesteydelser 21) Juridiske tjenesteydelser 22) Personaleudvælgelse og rekruttering 23) Efterforsknings- og sikkerhedstjenesteydelser, undtagen sikkerhedstransport 24) Undervisning og erhvervsuddannelse 25) Sundheds- og socialvæsen 8) FoU-tjenesteydelser 26) Fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter 9) Regnskab, revision og bogholderi 27) Andre tjenesteydelser 10) Markeds- og opinionsundersøgelser 11) Managementkonsulentvirksomhed og hermed beslægtede tjenesteydelser 12) Arkitektvirksomhed: Rådgivende ingeniørvirksomhed og integreret ingeniørvirksomhed, byplanlægning og landskabsarkitektur, hermed beslægtet teknisk-videnskabelig konsulentvirksomhed, teknisk afprøvning og analyse 13) Reklamevirksomhed 14) Bygningsrengøring og ejendomsadministration 15) Forlags- og trykkerivirksomhed på honorar eller kontraktbasis 16) Kloakering og affaldsbortskaffelse: rensning og lignende tjenesteydelser 8 9
3. Hvordan beregnes kontraktværdien? Ved vurderingen af om en kontrakt ligger over eller under tærskelværdien, må du som myndighed og udbyder se på den forventede værdi af kontrakten eksklusiv moms. 3.1 Sammenlægning af flere kontrakter/ ensartede ydelser Værdien af flere kontrakter skal lægges sammen ved vurderingen af tærsklen, når der er tale om en indholdsmæssig sammenhæng mellem leverancerne. Alle optioner og mulighed for forlængelse regnes med Udgangspunkt er hele kontraktens løbetid Dokumentation for fornuftigt skøn Eksempel 1: Kommune udbyder grafiske tjenesteydelser Du skal anvende dit bedste skøn, og alle optioner og muligheder for forlængelse skal regnes med. Som udgangspunkt må du beregne kontraktværdien for hele kontraktens løbetid. Er der ikke et tilstrækkeligt grundlag for at foretage et fornuftigt skøn, kan der være behov for at undersøge markedet nærmere, hvor andre indkøberes erfaring kan indgå i vurderingen. Du skal som ordregiver kunne dokumentere, at du har udvist et fornuftigt skøn. En kommune ønsker at indgå en treårig kontrakt om grafiske tjenesteydelser fx trykkeri- og distributionsydelser. Kontrakten prisfastsættes til 800.000 kr. pr. år, hvilket betyder, at den samlede kontraktværdi udgør 2,4 mio. kr. Værdien af kontrakterne lægges sammen Kontrakter, der tjener til at nå samme mål Hvis du som myndighed/udbyder således indgår flere aftaler om ensartede eller gentagne ydelser, må værdien af kontrakterne over en given periode (typisk et regnskabsår) altså lægges sammen. Det gælder uanset om ydelserne eller flere ensartede indkøb er spredt i geografisk eller tidsmæssig henseende. Der kan her være tale om aftaler for køb af varer eller tjenesteydelser, som enten indgås regelmæssigt gennem en række særskilte aftaler med én eller flere leverandører, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum. Det samme er tilfældet, hvis flere kontrakter tilsammen tjener til at nå ét og samme mål, fx fordi et givet resultat kan forbedres ved et samarbejde mellem forskellige leverandører. Dermed overstiger opgaven tærskelværdien og den skal i EU-udbud. Indeholder kontrakten tillige en option på forlængelse i et år, skal denne option regnes med. Den samlede kontraktværdi bliver således 3,2 mio. kr. Eksempel 3: Kommune udbyder skole pc er En kommune ønsker at indkøbe nye computere til en af kommunens skoler. Når kommunen skal undersøge, om dette køb er udbudspligtigt efter EU-reglerne, skal den sammenlægge værdien af alle computerkøb i kommunen. Eksempel 2: Kommune udbyder computere En kommune ønsker at indgå en kontrakt om levering af 300 stk. computere ved to leveringer over tre år. Kommunen skal ved hver levering betale 600.000 kr., hvilket betyder, at den samlede kontraktværdi udgør 1,2 mio. kr. Dermed overstiger opgaven ikke tærskelværdien, og opgaven skal altså ikke i EU-udbud. Indeholder kontrakten tillige en option på køb af op til 200 computere mere, skal den maksimale værdi af denne option regnes med. Udgør denne fx 800.000 kr., bliver den samlede kontraktværdi 2,0 mio. kr. Det betyder, at køb af computere til andre skoler, børnehaver, plejehjem, biblioteker, rådhus mv. skal indgå i beregningen af, om værdien af købet ligger over eller under tærskelværdien. Kommunen kan her vælge at beregne kontraktværdien på to måder: 1) Den samlede værdi af computerkøb foretaget de foregående 12 måneder/ det foregående regnskabsår eller 2) Den samlede anslåede værdi af køb de følgende 12 måneder/i indeværende regnskabsår. Med en sådan option vil den samlede opgave overstige tærskelværdien, og dermed skal opgaven i EU-udbud. Det gælder, uanset om kommunen til sin tid vælger at benytte sig af optionen eller ej. 10 11
3.2 Særregel om tjenesteydelseskontrakter Særlige beregningsregler Tjenesteydelseskontrakter kan være omfattet af begge direktiver, dvs. både udbudsdirektivet og forsyningsdirektivet. De to direktiver behandler stort set tjenesteydelser ens. Der gælder i begge direktiver særlige beregningsregler for tjenesteydelseskontrakter, hvor der ikke er fastsat en samlet pris: Er kontrakten tidsbegrænset, er det den anslåede samlede værdi for hele løbetiden, der er afgørende. Er kontrakten tidsubegrænset eller har en løbetid på over 48 måneder, skal den samlede kontraktværdi i forhold til tærskelværdien fastsættes til den månedlige værdi ganget med 48. Hvornår kan decentrale enheder betragtes som selvstændige udbydere ift. udbudsreglerne? Ja, hvis du kan svare bekræftende på fire forhold Eller om sådanne enheder kan betragtes som selvstændige udbydere i forhold til udbudsreglerne og dermed i forhold til beregning af kontraktværdien. Generelt skal der meget til, før en decentral enhed kan betragtes som en selvstændig udbyder og normalvis er fx børnehaver og skoler, plejehjem ikke selvstændige udbydere, og deres indkøbsvolumen skal derfor indregnes i kommunens samlede indkøb. For at svare på spørgsmålet, må du som offentlig myndighed kunne svare bekræftende på disse forhold: Står enheden selv for udbudsforretningen, dvs. er den ansvarlig for udbudsprocedurens forløb, og kan den bestemme, hvem kontrakten skal indgås med? Har enheden et selvstændigt budget og står den selv for finansieringen af kontrakten? Eksempel 4: Kommune udbyder tjenesteydelser ikke fastsat samlet pris En kommune indgår en aftale om grafiske tjenesteydelser, hvor der ikke er fastsat en samlet pris. Der er heller ikke fastsat nogen løbetid for kontrakten, der blot løber, til den bliver opsagt af én af parterne. Er anskaffelserne alene beregnet til enhedens eget virke og ikke til hele myndigheden? Har myndigheden ved uddelegering opgivet at udnytte sin position til at opnå stordriftsfordele? Kommunen anslår, at den månedlige gennemsnitlige værdi af kontrakten udgør 50.000 kr. Det medfører, at den samlede kontraktværdi i forhold til tærskel - værdien udgør 2.4 mio. kr. Dermed skal opgaven i EU-udbud. Og vurdere tilfældet konkret Kan du bekræfte ovenstående spørgsmål, peger det i retning af, at der er tale om en selvstændig enhed og dermed en selvstændig udbyder. Der skal dog altid ske en konkret vurdering. At blive betragtet som en kommunal decentral enhed forudsætter både, at enheden Relt tager uafhængige beslutninger, og 3.3 Skal indkøb foretaget af decentrale enheder regnes med? Offentlige myndigheder kan være organiseret på en sådan måde, at der findes én eller flere selvstændigt agerende enheder under myndigheden kaldet decentrale enheder. Der kan fx være tale om en institution under kommunen, der er bemyndiget til at foretage egne indkøb. Har fuld kompetence til at anvende egne midler og eventuelle tilskud, og Må ikke på det konkrete område have nogen forbindelse til kommunens indkøbsvirksomhed. Her opstår spørgsmålet om, hvorvidt decentrale enheders indkøb skal medregnes i forhold til den centrale myndigheds indkøb. 12 13
4. Brug af rammeaftale En rammeaftale er en løbende aftale, indgået mellem en eller flere udbydere på den ene side og en eller flere leverandører på den anden side. Eller mellem en indkøbscentral som SKI på den ene side, og en eller flere leverandører på den anden side. 4.1 Rammeaftaler fritager dig for egen udbudspligt og annonceringspligt Når du køber ind gennem en rammeaftale er din organisation fritaget for at sende ordren i EU-udbud, ligesom du ikke har annonceringspligt. Det er allerede sket gennem SKI. Fastsætter vilkårene Kan kun anvendes af abonnenter, der har været med fra begyndelsen Formålet med en rammeaftale er at fastsætte vilkårene (fx med hensyn til pris, kvalitet og påtænkt mængde) for de kontrakter, som på baggrund af rammeaftalen skal indgås i løbet af en given periode. Rammeaftalen skal udbydes efter de sædvanlige udbudsprocedurer og vil typisk være relevant, hvor udbyder har behov for en række ensartede ydelser. Kontraktværdien for rammeaftaler skal opgøres til det samlede skøn over det maksimale indkøb under aftalen. En rammeaftale kan kun anvendes af de parter, som har været med i aftalen fra begyndelsen. For indkøb gennem en central indkøbsorganisation som SKI betyder det, at udbyder skal være abonnent på det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen offentliggøres. Det er altså ikke muligt at tilslutte sig en allerede eksisterende rammeaftale. Frivillige indkøbsaftaler Forpligtende rammeaftaler Det forudsætter naturligvis, at den centrale indkøbsorganisation har udbudt i overensstemmelse med reglerne. Offentlige udbydere er ikke forpligtet til at trække på indkøbscentralers rammeaftaler, der skal ses som et stående tilbud fra leverandøren. Der er altså tale om en slags frivillig indkøbsaftale. Der er dog ikke noget i vejen for, at udbyder i kontrakten forpligter sig til at aftage en vis mængde eller for et vist beløb. På samme måde kan man i de tilfælde, hvor en central indkøbsorganisation indgår en forpligtende rammeaftale, melde ind med et bestemt beløb og således forpligte sig til at bruge rammeaftalen for det indmeldte beløb en forpligtende rammeaftale. Hos SKI er det frivilligt om man vil forpligte en indkøbsvolumen eller ej. De fleste offentlige myndigheder har abonnement hos SKI. Er du i tvivl om, hvorvidt din organisation har abonnement, er du velkommen til at kontakte SKIs kundeservice. 14 15
4.2 Indkøb uden for rammeaftalen? Behov for særlige varer udbydes, når de overstiger tærskelværdien Eksempel 5: Hvornår skal indkøb uden for rammeaftalen i udbud? Når der er tale om en frivillig rammeaftale, kan udbyder vælge at købe ind uden for rammeaftalen. Ved forpligtende rammeaftaler kan behovet opstå ved særlige varer, der ikke kan indkøbes over rammeaftalen. Sådanne indkøb skal imidlertid udbydes efter reglerne i udbudsdirektivet, når den enkelte udbyders samlede indkøb overstiger tærskelværdien. Beregningsreglerne fører nemlig til, at ensartede indkøb inden for og uden for rammeaftalen skal lægges sammen. Det betyder i en sådan situation, at indkøb uden for rammeaftalen også skal udbydes, selvom de ikke i sig selv overstiger tærskelværdien. En kommune er abonnent på SKIs rammeaftale om undervisningsmøbler og tavler til undervisningsmiljøer, som kommunen løbende trækker på. Kommunen har imidlertid behov for et parti stole med en særlig funktionalitet, som ikke kan rekvireres over rammeaftalen. Kontraktværdien for denne særskilte aftale er 900.000 kr. Beregningsreglerne fører til, at kommunens egen kontrakt skal i udbud, hvis dette indkøb sammenlagt med kommunens indkøb gennem SKI s rammeaftale overstiger tærskelværdien for varekøb. 5. Delkontrakter Hvornår er det muligt at opdele en kontrakt? Samlet værdi af alle delkontrakter skal i EU-udbud, hvis summen overstiger tærskelværdien Betingelse for at undlade udbud af delkontrakt 80/20 pct. reglen Delkontrakt under tærskelværdi Generelt gælder, at du som offentlig udbyder ikke kan komme uden om direktiverne ved at opdele en kontrakt over tærskelværdien i en række delkontrakter, der hver er under tærskelværdien. Det betyder naturligvis ikke, at en udbyder ikke må opdele sit behov for en bestemt ydelse i flere delkontrakter. Det er dog her stadig den samlede værdi af alle delkontrakter, som afgør om der skal foretages EU-udbud. Overstiger summen af alle delkontrakter tærskelværdien, skal EU-udbudsreglerne anvendes på hver enkelt delkontrakt. I nogle tilfælde vil det dog være muligt at undlade at udbyde visse mindre delkontrakter. Det gælder, både når der er tale om køb af tjenesteydelser og varer. For så vidt angår varer, gælder reglen dog kun ved køb af ensartede varer eller ved indkøbsprojekter. Et sådant indkøbsprojekt kan fx være indkøb af uniformer, hvor udbyder både har behov for jakker, bukser, bælter, støvler m.v. Betingelsen for at undlade udbud af en delkontrakt er i begge direktiver, at: Den samlede værdi af undtagne delydelser ikke overstiger 20 pct. af den samlede kontraktværdi, (eller 80.000 ) Og samtidig, at: Den enkelte delkontrakt er under tærskelværdien for delydelser, se kapitel 2.2 for gældende tærskelværdi. Kun inden for samme indkøbs-projekt Den totale kontraktværdi er her summen af samtlige delkontrakter, både de udbudte og de undtagne. Det er vigtigt at gøre sig klart, at reglen om delydelser er en beregningsregel, som udbyder alene kan benytte på kontrakter, der indgås inden for samme indkøbsprojekt. Specielt ved rammeaftaler kan reglen om delydelser anvendes, når udbyder selv indgår en sådan aftale og dermed har foretaget et konkret estimat over aftalens værdi. 16 17
5.1 Delkontrakter og centrale indkøbsorganisationer. Abonnenter med og uden forpligtende indkøbsvolumen Ønsker udbyder at trække på en rammeaftale, som stilles til rådighed af en central indkøbsorganisation, er der ikke mulighed for at anvende delydelsesreglen, når udbyder alene er tilknyttet rammeaftalen via en abonnementsordning. Det skyldes, at den enkelte udbyder ikke er identificeret i aftalen med en bestemt indkøbsvolumen. 6. Annonceringspligt Folketinget vedtog i 2007 at ændre Tilbudsloven og indføre nye regler om den såkaldte annonceringspligt for at øge den offentlige konkurrenceudsættelse. Annonceringspligten betyder, at offentlige myndigheder forud for en kontrakttildeling skal annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi på 500.000 kr. eller derover, også kaldet nationalt udbud. Hvis udbyder derimod har forpligtet sig til at aftage en konkret mængde på rammeaftalen, kan delydelsesreglen anvendes, også ved køb via en central indkøbsorganisation. Fx ved indgåelse af koordineringskøbsaftale, køb af klippekort eller ved miniudbud. Hvilke kontrakter er omfattet af annonceringspligten? Annonceringspligten gælder for alle indkøb af varer og alle indkøb af tjenesteydelser, der ikke er omfattet af krav om EU-udbud, jf. 15 a, stk. 1. Tjenesteydelser er i udbudsdirektivet delt op i de såkaldte bilag II A- og bilag II B-ydelser. Uanset denne opdeling er alle tjenesteydelser, hvad enten de hører under bilag II A eller bilag II B, annonceringspligtige. Eksempel 6: Hvornår skal delkontrakter i udbud? En kommune skal indkøbe it-udstyr. Kommunen har blandt andet brug for hardware, printere, scannere, mv. Indkøbet beløber sig samlet til 5 mio. kr. Heraf udgør købet af fladskærme 500.000 kr. og scannere 450.000 kr. Annonceringspligt ved kontraktværdi på over 500.000 kr. Annonceringspligten indtræder, hvis den samlede værdi af et indkøb i kontraktperioden overstiger beløbsgrænsen på 500.000 kr. eksklusiv moms. Beregningen af kontraktværdien skal foretages på samme måde, som beskrevet i kaptitel 3, når en myndighed beregner en kontraktværdi, hvor EU-udbud kan komme på tale. Udbyder kan således vælge at holde disse to indkøb uden for EU-udbud, da de hver især ikke repræsenter 80.000, og ikke overstiger tærskelværdien og da de tilsammen udgør mindre end 20 pct. af den samlede kontraktværdi på 5 mio. kr. Skal indkøb over EU s tærskelværdier annonceres? Annonceringspligten gælder ikke for indkøb af varer og bilag II A-tjenesteydelser, der overskrider udbudsdirektivets tærskelværdier. Når tærskelværdierne i udbudsdirektivet er nået, er det alene udbudsdirektivets regler, der gælder. Det resterende indkøb skal herefter i udbud eller indkøbes via en rammeaftale, hvor kommunen har forpligtet sig til at aftage en konkret mængde. Annonceringspligt for bilag II B Ved udbud af bilag II B-tjenesteydelseskontrakter, gælder tillige annonceringspligt iht. Tilbudsloven, se nærmere i Konkurrencestyrelsens pjece:»annonceringspligt og hvad så nu«, fra juli 2007. Pjecen kan downloades her: http://www.konkurrencestyrelsen.dk/fileadmin/webmasterfiles/ publikationer/udbud/2007/annonceringspligt/pjece.pdf 18 19
7. Standardformularer Du skal ved offentliggørelse af EU-udbud være opmærksom på, at du som udbyder er forpligtet til at benytte de standardformularer til bekendtgørelse af EU-udbud, som Kommissionen stiller til rådighed. 8. Håndhævelse af udbudsreglerne Lov om håndhævelse af udbudsreglerne er en implementering af EU s såkaldte kontroldirektiver, og det kan få følgende virkning for offentlige myndigheder og Offentligretlige organer, hvis udbudsreglerne ikke overholdes. Loven trådte i kraft i juli 2010. Du kan finde yderligere information om formularerne og få hjælp til at udfylde disse på følgende site: www.ks.dk/udbudsomraadet/standardformularer. Skærpede sanktioner Kontrakter kan erklæres for uden virkning ved grove overtrædelser Skærpede sanktioner for overtrædelse af udbudsreglerne Klagenævnet for Udbud (herefter Klagenævnet) får mulighed for at erklære kontrakter for uden virkning ved grove overtrædelser af udbudsreglerne. Ved grove overtrædelser af udbudsreglerne kan Klagenævnet erklære en indgået kontrakt for uden virkning. Det betyder, at kontrakten skal bringes til ophør inden for en nærmere angivet tidsfrist, som udgangspunkt for fremtidige leverencer. Grove overtrædelser af udbudsreglerne er fx ulovlig tildeling af en kontrakt uden et foregående udbud eller indgåelse af en kontrakt i den såkaldte standstill-periode (perioden umiddelbart efter et udbud er afgjort, hvor kontrakten endnu ikke må underskrives). Grove overtrædelser er fx ulovlig tildeling uden foregående udbud Der indføres økonomiske sanktioner i form af fx bøder for grove overtrædelser af udbudsreglerne. Klagenævnet får mulighed for at pålægge en ordregiver, som groft har overtrådt udbudsreglerne, en økonomisk sanktion. En økonomisk sanktion anvendes som alternativ til at erklære en kontrakt for uden virkning. Fx hvis en kontrakt ikke kan erklæres for uden virkning af hensyn til almenhedens interesser. Økonomiske sanktioner i form af bøder fra 25.000 kr. 10 mio. kr. En økonomisk sanktion forudsættes som hovedregel at skulle beløbe sig til minimum 25.000 kr. og maksimalt 10. mio. kr. Ved fastsættelse af sanktionen vil der blive taget hensyn til, hvor alvorlig en overtrædelse der er tale om. Bedre klagemuligheder Bedre mulighed for at klage over overtrædelser af udbudsreglerne Standstillperioden er en obligatorisk pause i udbudsprocessen mellem ordregiverens beslutning om at tildele en kontrakt og ordregiverens underskrivelse af kontrakten. Formålet med perioden er at gøre det muligt at indgive en klage, inden kontrakten underskrives. Endvidere indføres frister for, hvor længe der kan klages over visse beslutninger i udbudsprocessen. 20 21
Standstill-perioden udvides fra 10-15 kalenderdage Tid til at klage over et udbud i forbindelse med tildeling af en kontrakt. Standstill-perioden i forbindelse med et udbud udvides fra 10 kalenderdage til 15 kalenderdage, når ordregiveren underretter de berørte tilbudsgiver pr. brev, men 10 dage ved elektronisk underretning. Standstill-perioden skal sikre, at alle der har budt på opgaven får mulighed for at klage over tildelingsbeslutningen på et tidspunkt, hvor kontrakten endnu ikke er underskrevet. Dermed kan en eventuel overtrædelse af udbudsreglerne stadig afhjælpes. 9. Kundeservice kan hjælpe dig videre SKIs kundeservice er klar til at hjælpe dig videre og kan svare på spørgsmål, som blandt andet handler om: Sådan bliver jeg kunde hos SKI Sådan handler jeg på en SKI-aftale Find mit kundenummer Log-in i Netindkøb, SKI s elektroniske varekatalog Klager over tildeling har opsættende virkning Indgåede kontrakter kan erklæres for uden virkning Klager i forbindelse med tildeling af en kontrakt får automatisk opsættende virkning, så en kontrakt ikke underskrives, såfremt der klages indenfor stand still i perioden. En klage, der indbringes til Klagenævnet i standstill-perioden har automatisk opsættende virkning. Dermed må ordregiveren ikke fortsætte sin udbudsproces. Igangværende udbud Tilmelding til elektronisk nyhedsbrev Find kontaktperson i SKI Klagenævnet har 30 dage til at afgøre evt. fortsættelse af opsættende virkning Klagefrister Såfremt ordregiveren indgår kontrakt med den vindende tilbudsgiver i en periode, hvor en klage har opsættende virkning, kan kontrakten erklæres for uden virkning. Når en klage har automatisk opsættende virkning, har Klagenævnet 30 dage til at afgøre, om klagen skal have opsættende virkning til der foreligger en afgørelse. Der indføres en række klagefrister i udbudsprocessen for at undgå, at ordregiveren kan mødes med sanktioner på ubestemt tid Bestille et møde Kundeservice har åbent mandag til torsdag kl. 8 til 16. Fredage kl. 8 til 15.30. Du er altid velkommen til at kontakte os på: kunderservice@ski.dk eller 33 42 70 00. 30 dages frist for at klage over prækvalifikation Klager over ikke at være prækvalificeret under et udbud skal være indgivet til Klagenævnet inden 30 dage fra beslutningen om, hvem der skal prækvalificeres. 6 mdrs. frist for at klage over andet end prækvalifikation For klager over andet end prækvalifikationen gælder der bl.a. en frist for indgivelse af klage på 6 måneder. Der indføres også frister i visse andre situationer. 12 måneders frist ved rammeaftaler For klager over indgåelse af rammeaftaler er fristen 12 måneder fra dagen efter underskrift af aftalen. Tærskelværdier i forbindelse med klage I forbindelse med klage over tildeling på rammekontrakt efter miniudbud eller dynamisk indkøbssystem gælder, at tildelingen alene skal erklæres for uden virkning, hvis aftalen er indgået i strid med udbudsdirektivet og den anslåede kontraktværdi svarer til eller overstiger tærskelværdierne. Dvs. her beregnes værdien af den enkelte tildeling ikke over en 4-årig periode. (Med mindre kontrakten løber 4 år) 22 23
10.Appendix SKI-ordbogen Aftalenummer Et tal, der henviser til en specifik rammeaftale. Hver aftale har et egentligt navn, som beskriver hvad der kan købes gennem aftalen, men numrene bruges alligevel ofte internt i SKI som hurtigt synonym til rammeaftalens navn. Fx 0412: Tryk, Kommunikation og Websites. Begrænset udbud En udbudsform, hvor det kræver prækvalifikation at afgive tilbud. Et begrænset udbud er opdelt i to faser: Udvælgelsesfasen, som resulterer i prækvalifikation af et antal ansøgere, og tilbudsfasen (også kaldet tildelingsfasen), som resulterer i valg af et antal leverandører på en rammeaftale. Begrænset udbud anvendes ofte, når der er langt flere interesserede virksomheder end det ønskede antal leverandører på den kommende aftale. Formålet er at begrænse antallet af tilbudsgivere. EU-udbud Et udbud af en offentlig kontrakt om indkøb af varer eller tjenesteydelser, hvor alle virksomheder i EU har lige mulighed for at byde på kontrakten. Foregår efter faste regler og procedurer. EU-udbud kræver ofte mange ressourcer til at sikre, at alle formkrav og procedurer følges. Følgegruppe En gruppe af offentlige indkøbere eller andre med anden nyttig erfaring, der er med til at beskrive krav og ønsker til en kommende rammeaftale sammen med SKI. Kendskab til følgegruppens reelle indkøbsbehov er afgørende vigtigt for den nye rammeaftales brugbarhed. It-aftalerne SKI s portefølje af rammeaftaler om it og relaterede ydelser. Giver tilsammen mulighed for at købe næsten alle typer it og it-projekter gennem SKI. Konkurrenceudsættelse I udbudsforstand den specifikke konkurrence om en enkelt kontrakt, der opstår mellem tilbudsgivere under et udbud. Formålet er at give bedre betingelser for køber. Kriterier Tildelingskriterium Det overordnede kriterium, som afgør hvilken eller hvilke tilbudsgiver(e), der vælges som leverandør. Ved udbud af rammeaftaler benytter SKI altid tildelingskriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket vil sige, at andre kriterier end pris inddrages i evalueringen af de indkomne tilbud (andre kriterier kan fx være kvalitet, miljø, sortiment m.v.). Under udbud af en rammeaftale vil en række tilbudsgivere vurderes at have indgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud, og vælges derfor som leverandører på rammeaftalen. Ved køb på rammeaftalen må køberen (den offentlige enhed) derefter vurdere, hvilken af disse leverandører, der er mest økonomisk fordelagtig ift. køberens konkrete situation og behov. Underkriterier Kriterier, der knytter sig til det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Underkriterier kan fx være kvalitet, pris, eller miljøhensyn. Dermed er underkriterierne (og vægtningen af dem) afgørende for, hvilke leverandører der vælges på rammeaftalen. Underkriterier kan endvidere have en række delkriterier knyttet til sig. Delkriterier Delkriterierne er specifikke kriterier, der ligger til grund for hvordan tilbudsgivernes tilbud bliver vurderet på de enkelte underkriterier. Et underkriterium som fx Miljø kan derfor have en række delkriterier tilknyttet, som tilsammen danner basis for, hvordan tilbudsgivernes tilbud vurderes på dette område. Udvælgelseskriterier Udvælgelseskriterier er kriterier, der anvendes i forbindelse med en evt. prækvalifikation under udbuddet af en rammeaftale. Udvælgelseskriterier retter sig mod tilbudsgivernes egnethed til at løfte den udbudte opgave, men må ikke vedrøre den udbudte genstand som sådan. Typiske udvælgelseskriterier er fx referencer, teknisk eller faglig formåen, virksomhedsøkonomi m.v. Kunde Hos SKI forstås en kunde som en offentlig institution, der er registreret som bruger af SKI, og som køber varer og/eller ydelser gennem SKI s rammeaftaler. Kvalificering Virksomheder kan kvalificere sig til at blive leverandører på en rammeaftale, hvis de deltager i løbet af EU-udbuddet af aftalen. Kvalificeringen foregår overordnet ved, at virksomhederne bl.a. angiver de varer og ydelser, de kan levere, samt de vilkår, priser og rabatter, de er villige til at tilbyde. Faktorerne lægges sammen og vægtes til en samlet score, hvorefter virksomhederne med de højeste antal point vælges til at blive leverandører på rammeaftalen. Leverandørvalg At en offentlig organisation vælger en bestemt leverandør til at levere varer eller tjenesteydelser. Valget af leverandør skal ifølge loven foregå sagligt, objektivt og ikkediskriminerende, uanset om organisationen handler gennem en rammeaftale eller ej. 24 25
Miniudbud Konkurrenceudsættelse af en specifik ordre på de vilkår, der er fastlagt i en rammeaftale. Ved et miniudbud opnår køberen at få en række tilbud på en specifik anskaffelse, fx et samlet projekt. Fordelen ved et miniudbud er, at det er en kortere og mere enkel proces end et EU-udbud. Offentligt udbud Et udbud, som alle interesserede virksomheder kan deltage i. Leverandørerne vælges på baggrund af udvælgelses- og tildelingskriterierne der er fastsat i udbudsbekendtgørelsen og i udbudsmaterialet. Orienteringsmøde Et møde tidligt i udbudsprocessen, hvor interesserede virksomheder får grundig indføring i det, der kræves for at blive SKI-leverandører på den udbudte rammeaftale. Partnerskab Et tæt samarbejde mellem SKI og en stor kunde med det formål at effektivisere kundens indkøb bedst muligt på baggrund af kundens konkrete situation. Kan involvere forskellige tiltag, deriblandt øget benyttelse af SKI s rammeaftaler. Partnerskabskunde En kunde, som har indgået partnerskab med SKI. Prækvalificering Forhåndsgodkendelse, der giver de prækvalificerede virksomheder mulighed for at afgive tilbud i et begrænset udbud. Prækvalificeringen sker på baggrund af vurdering af virksomhedernes økonomiske, finansielle og evt. faglige formåen. Rammeaftale (rammekontrakt) Handelsaftale, der gør det muligt for offentlige institutioner at købe bestemte varer eller ydelser fra en afgrænset række leverandører uden at være nødt til at gennemføre eget EU-udbud. Har tidligere været kaldt rammekontrakt, og det gamle udtryk bruges stadig visse steder. Tilbud (under udbud af rammeaftale) En virksomheds konkrete besvarelse af spørgsmålene i udbudsmaterialet under udbud af en rammeaftale. Spørgsmålene kan omhandle bl.a. de priser, sortiment og vilkår, virksomheden vil være underlagt gennem aftalen. Det samlede antal modtagne tilbud bliver evalueret for at afgøre hvilke virksomheder, der bliver valgt som leverandører. Tilbudsgiver En virksomhed, der afgiver tilbud under et udbud. Tildeling (direkte tildeling) At give en kontrakt om levering af varer eller ydelser til en bestemt leverandør. Er resultatet af leverandørvalg. Når man handler gennem en rammeaftale, kan man kun tildele kontrakten til en af de leverandører, der har kvalificeret sig til at være på den pågældende aftale. Direkte tildeling sker på de vilkår, der allerede er fastlagt. Udvælgelse/tildeling sker på baggrund af de anvendte tildelingskriterier. Tærskelværdi Den beløbsgrænse, hvor offentlige kontrakter bliver så omfattende, at de kræver gennemførelse af EU-udbud. Tærskelværdien afhænger af mange faktorer, bl.a. om det er stat eller kommune, der afgiver ordren, samt typen af vare eller tjenesteydelse. Værdien beregnes samlet for den overordnede institution (fx en kommune) over en periode på 4 år. Derfor kan selv mindre indkøb bryde tærskelværdien, og dermed være udbudspligtige. Udbud Procedure til at finde den (eller de) bedst egnede leverandører, ud fra en række kriterier. Ordregiveren specificerer sine krav, og indhenter tilbud fra en række tilbudsgivere. Et udbud giver ordregiver mulighed for at opnå bedre priser og vilkår gennem konkurrenceudsættelse, især på større ordrer. SKI afvikler hovedsagelig enten begrænset udbud eller offentligt udbud. Det er lovpligtigt at afholde EU-udbud for større offentlige anskaffelser, medmindre købet sker gennem en rammeaftale, der har været i EU-udbud. Udbudsmateriale Materiale, der beskriver et specifikt udbud i detaljer, herunder omfang og evt. krav til tilbudsgiverne. Centralt i materialet er spørgeskemaerne samt kontraktudkast, som tilbudsgiverne skal udfylde med fx deres ydelser, kompetencer og specifikke priser. Besvarelserne af udbudsmaterialet ligger til grund for tildelingen. Udbudspligt Den pligt, offentlige institutioner ifølge loven har til at gennemføre EU-udbud ved køb af varer eller tjenesteydelser for beløb, der ligger over tærskelværdien. Zeppelinerhallen Bygning på Islands Brygge i København, hvor SKI er baseret. Har sit navn fra bygningens indre struktur, der oprindelig var del af en zeppelinerfabrik i Tyskland. Tilbudsfase Den periode i løbet af et udbud, hvor tilbudsgiverne afgiver deres tilbud. Længden af tilbudsfasen varierer alt efter udbudsform. 26 27
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen Islands Brygge 55 DK-2300 København S Tlf. + 45 33 42 70 00 Fax + 45 33 93 41 44 ski@ski.dk www.ski.dk Vi værner om miljøet og bruger kun Svanemærket papir