Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud Rammeaftale Standard Software Delaftale 4 Standard Software kompatibelt med SAS software

Transkript

1 Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud Rammeaftale Standard Software Delaftale 4 Standard Software kompatibelt med SAS software Rammeaftale Kontorvarer

2 Indholdsfortegnelse 1. Proces for tildeling sådan identificeres Kundens Leverandør Kunden kan ikke anvende Direkte tildeling Miniudbud Kunden skal altid anvende Miniudbud Tildelingskriterium Sådan gennemføres Miniudbud i praksis Side 2 af 9

3 1. Proces for tildeling sådan identificeres Kundens Leverandør Den efterfølgende tildeling af en konkret kontrakt (Leveringsaftale) via Rammeaftalen sker kun ved Miniudbud. Det gennemgås i det følgende, hvordan Miniudbud gennemføres. Kunden er ved Miniudbud berettiget til at anskaffe de produkter, som er omfattet af Rammeaftalens udbudte Standard Software (med tilknyttede ydelser) (Bilag E2), idet Kunden ved anskaffelse af de produkter, som er omfattet af det udbudte varesortiment har afløftet sin udbudspligt. Foretager Kunden anskaffelse af andre produkter end de der fremgår af varesortimentet, er udbudspligten ikke afløftet ved brug af Rammeaftalen. Hver af de til Rammeaftalekomplekset tilknyttede Rammeaftaler (delaftaler) er at betragte som selvstændige rammeaftaler, hvorfor det ikke er muligt at tildele på tværs af flere delaftaler Side 3 af 9

4 2. Kunden kan ikke anvende Direkte tildeling Direkte tildeling er ikke en mulighed. Alle indkøb via Rammeaftalen sker ved gennemførelsen af Miniudbud Side 4 af 9

5 3. Miniudbud 3.1. Kunden skal altid anvende Miniudbud Da alle vilkår ikke er fastsat i Rammeaftalen, vil tildeling ske efter fornyet konkurrence mellem Leverandørerne (miniudbud) eller, hvis der alene er én Leverandør, ved skriftlig konsultation af denne Leverandør, som herefter kompletterer sit tilbud. Kunden skal anvende det af SKI udarbejdede miniudbudsmateriale via log in på Ved Miniudbud gennemfører Kunden en fornyet konkurrenceudsættelse mellem Leverandørerne på delaftalen. Ved Miniudbud er alle vilkår ikke fastlagt i Rammeaftalen, og Kunden skal i miniudbudsmaterialet angive Kundens behov, herunder Leveringsaftalens længde. Kunderne kan enkeltvis eller i sammenslutninger gøre brug af Rammeaftalen Tildelingskriterium Ved Miniudbud skal tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes. Underkriterierne er Kvalitet af tilknyttede ydelser og Totalpris, og vægtes af Kunden indenfor de i parenteserne angivne spænd: Kvaliteten af tilknyttede ydelser (skal vægtes 51-60%) Underkriteriet Kvalitet af tilknyttede ydelser udgøres af et eller flere af nedenstående punkter. Kunden skal ved gennemførslen af Miniudbud anvende de af nedenstående punkter, der objektivt udgør Kundens behov. Kunden skal desuden ligeledes præcisere, hvad der indenfor det enkelte punkt vurderes positivt i forbindelse med det konkrete Miniudbud: Procedurer for installation Procedurer for konfiguration Procedurer for SAM-rådgivning, herunder de værktøjer der benyttes i forbindelse med SAM. Rådgivning af Kunden om aktuelle licensmodeller, produkter, alternativer og optimeringspotentiale. Understøttelse af Kundens licensforvaltning Side 5 af 9

6 Procedure for opbygning og vedligeholdelse af kompetencer på licensregler og aftaler. Licensstatitikker, der kan leveres til Kunden. Procedurer for licensrådgivning i hele aftaleperioden, herunder: o Aftaleindgåelse o Dagligdag o Årsforfald o Aftaleudløb og evt. gentegning Kundens muligheder for Hotline support. Kundens mulighed for at modtage IT-kurser. Kundens muligheder for at modtage IT-faglitteratur. Kundens muligheder for at benytte E-learning værktøjer (på CD/DVD/Online). Leverandørens medarbejderes certificeringer knyttet til den udbudte Standard Software, herunder hvor længe de har været certificeret. Muligheder for at tilvejebringe Kundens brugere med producentens originale software. Sikkerhed for at levering kun sker til den af Kunden berettigede kreds af modtagere/brugere Bemærk: Det er vigtigt at Kunden kun anvender de af ovenstående punkter i Miniudbuddet, som objektivt har betydning for Kunden og den konkrete anskaffelse. Totalpris på (skal vægtes 49-40%) Underkriteriet Totalpris skal indeholde nedenstående punkter: Licenser. Opgraderinger. Vedligehold. Tilknyttede ydelser Side 6 af 9

7 3.3. Sådan gennemføres Miniudbud i praksis Miniudbud gennemføres, som beskrevet nedenfor trin-for-trin, og ved anvendelse af følgende paradigmer for Miniudbudsmateriale (jf. trin 5 nedenfor), der kan downloades på via log-in. Gennemførelse af et Miniudbud indebærer, at tildeling blandt delaftalens Leverandører bliver afgjort efter Kundens modtagelse af tilbud samt efterfølgende tilbudsvurdering. Trin 1 - Teknisk dialog Det er vigtigt at Kunden etablerer et overblik over sit behov (eventuelt med ekstern hjælp), hvis Kunden ikke allerede har det fulde overblik over hvordan behovet bedst og billigst licenseres. SKI henviser Kunderne til, at den tekniske afklaring skal foretages inden for de rammer som udbudsdirektivet opstiller jf. præambel 8, således at konkurrence ikke forhindres. Trin 2 - Kundens behov Miniudbud påbegyndes formelt ved, at Kunden foretager en opgørelse af sit behov i form af forventede mængder. Kunden kan tage udgangspunkt i sit historiske forbrug og/eller et kvalificeret skøn over de forventede mængder i Leveringsaftalens varighed. Bemærk: Kunden forpligter sig til som minimum at anskaffe for et beløb svarende til 100% af den vindende Tilbudsgivers totalpris for den i Miniudbuddet udbudte Standard Software (med tilknyttede ydelser) frem til Leveringsaftalens ordinære ophør. Kunden kan maksimalt anskaffe Standard Software (med tilknyttede ydelser) under Leveringsaftalen for optil 150% af værdien af den vindende tilbudsgivers totalpris. Trin 3 - Kunden identificerer Standard Software med tilknyttede ydelser Kunden beskriver det Standard Software (med tilknyttede ydelser), som skal indgå i Kundens behov (bilag C2.1). Kunden kan via log in på hente SKIs E-katalog for hver Leverandør, hvor Leverandørens tilbudte Standard Software og tilknyttede ydelser fremgår. Trin 4 - Igangsættelse af Miniudbud Kunden igangsætter Miniudbuddet ved at fremsende enslydende udfyldt Miniudbudsmateriale, jf. trin 5, til alle Leverandører på delaftalen med opfordring til at afgive tilbud på det af Kunden identificerede Standard Software med tilknyttede ydelser. Trin 5 - Udarbejdelse af miniudbudsmateriale Til brug for miniudbuddet skal Kunden færdiggøre miniudbudsmaterialet, hvilket sker på følgende måde: Fremsendes til Leverandørerne: Side 7 af 9

8 Miniudbudsbetingelser, bilag B1 (Områder markeret med [ ] udfyldes af Kunden) Opfordringsskrivelse, bilag B2 (Områder markeret med [ ] udfyldes af Kunden) Tro og loveerklæring, bilag B3 (udfyldes af Leverandøren) Leveringsaftale, bilag C2 (justeret af Kunden jf. trin 2 ovenfor) Kundens behov (miniudbud), bilag C2.1 (udfyldes af Kunden) Leverandørens tilbud (miniudbud), bilag C2.2 (udarbejdes af Leverandøren) Licensvilkår med forrang, bilag C2.3 (kan ikke ændres) SKIs vilkår for konsulentydelser, bilag C2.4 (kan ikke ændres) Dokumentation for anvendelse af SKI rammeaftale, bilag C3 (kan ikke ændres) Producentens licensvilkår, bilag C2.5 indgår i Leveringsaftalen med den tildelte Leverandør. Trin 6 - Tilbud fra Leverandørerne Leverandørerne udarbejder deres tilbud ved Miniudbud af Leveringsaftalen ved at udfylde bilag C2.2 som anført ovenfor, med de af Leverandøren i miniudbuddet tilbudte priser og besvarelse af kvaliteten vedr. tilknyttede ydelser. Leverandørernes tilbud sendes tilbage til Kunden indenfor den i Miniudbudsbetingelserne angivne tilbudsfrist. Desuden udfyldes tro og love-erklæring vedrørende forfalden ubetalt gæld til det offentlige. Trin 7 - Evaluering af tilbuddene Kunden evaluerer tilbuddene på baggrund af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud Trin 8 - Samtidig meddelelse om tildeling Kunden underretter samtidig og skriftligt Leverandørerne om resultatet af Miniudbuddet med oplysning om, hvilken Leverandør Kunden agter at indgå Leveringsaftale med. Trin 9 - Kontraktindgåelse efter afholdelse af Miniudbud Når Kunden har truffet afgørelse om, hvem Leveringsaftalen skal indgås med, orienteres Leverandørerne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidigt til alle Leverandørerne ved . Underretningen skal angive en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, så det for forbigåede Leverandører fremstår klart hvorfor opgaven er tildelt til anden side. En fyldestgørende underretning indebærer, at håndhævelseslovens frist for indgivelse af klager over et Miniudbud på 30 kalenderdage, regnet fra dagen efter underretningen, begynder at løbe. Uanset om en Leverandør tildeles opgaven eller ej, er Leverandøren ikke berettiget til særskilt honorar for udarbejdelse af tilbud Side 8 af 9

9 Såfremt Kunden vælger at afholde en frivillig stand still periode, indebærer dette at Klagenævnet for Udbud ikke kan bringe sanktionen uden virkning i anvendelse ved en evt. klagesag. Afholdelse af en frivillig stand still-periode indebærer endvidere, at aftalen i tilfælde af en klagesag ikke længere er omfattet af adgangen til at få erklæret aftalen for uden virkning med en forpligtelse til at bringe aftalen til ophør, jf. håndhævelseslovens regler herom. Indgåelse af en Leveringsaftalen sker, når Kunden og den Leverandør, der tildeles opgaven, har underskrevet Leveringsaftalen (bilag C), således som udfyldt af Kunden henholdsvis den tildelte Leverandør i overensstemmelse med den ovenstående procedure. Vedr. profylakse-bekendtgørelser henviser SKI i øvrigt til vejledning på ski.dk for udfyldelse og indsendelse af bekendtgørelse om forudgående gennemsigtighed (profylakse) samt til den for rammeaftalen forud udfyldte skabelon for profylakse. Trin 10 Dokumentation for anvendelse af SKI rammeaftale Efter gennemført tildeling via Rammeaftalen, skal Kunden og den tildelte Leverandør i fællesskab udfylde og indsende skema til SKI (via kundeservice@ski.dk) jf. bilag C Side 9 af 9