A/B Gudenå Dagsorden til konstitueringsmøde efter repræsentantskabsmøde Torsdag den 19. marts Mødested: Tronborg, Grenåvej 2, 8960 Randers SØ Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 1
Mødedeltagere: Bestyrelsen (Mødedeltagere fra bestyrelsen er forudsat genvalg til alle opstillede medlemmer) Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Kurt Timmermann Lars Karlson Lars Balle Christensen Ingrid Birkeskov (KS) (LJ) (LS) (KT) (LK) (LC) (IB) Administrationen Dennis Larsen (DLA) Berit M. Rudbeck - referent (BMR) Dagsorden 136. Godkendelse af dagsorden... 3 137. Bestyrelsesforhold... 3 138. Bestyrelseshonorar og godtgørelser... 4 139. Boligforeningens eksterne interesser... 6 140. Fremtidig mødeoversigt... 6 141. Eventuelt... 7 Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 2
136. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsorden 137. Bestyrelsesforhold Bestyrelsen for A/B Gudenå så før repræsentantskabsmødet den 19. marts således ud: Bestyrelsesmedlem Valgt af Valgt til Knud Spangsø (formand) repræsentantskabet marts 2016 Lone Jakobsen (næstformand) repræsentantskabet marts 2016 Lillian Strangholt repræsentantskabet marts 2016 Kurt Timmermann repræsentantskabet marts 2016 Lars Balle Christensen repræsentantskabet marts Lars Karlson repræsentantskabet marts Ingrid Birkeskov Indtrådt i 16. januar 2014 marts Med RandersBolig som administrator. Repræsentantskabet vælger/genvælger den 19. marts, 3 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode. Næstformand Som en del af bestyrelsens konstituering skal bestyrelsen vælge næstformanden for bestyrelsen imellem bestyrelsens medlemmer. Byggeudvalg Bestyrelsen har mulighed for at konstituere et byggeudvalg til varetagelse af bestyrelsens interesser i forbindelse med større byggesager i boligforeningen. På det konstituerende møde sidste år blev KS, LJ og LB valgt som byggeudvalg vedrørende renoveringen af afdeling 21. Habilitetserklæring Eventuelt nyindtrådte bestyrelsesmedlemmer anbefales at udfylde en habilitetserklæring. Administrationen vil medbringe habilitetserklæringer på mødet. Det indstilles at: Bestyrelsen konstituerer sig med næstformand Bestyrelsen konstituerer sig med byggeudvalg Nyindtrådte medlemmer i bestyrelsen udfylder en habilitetserklæring Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 3
138. Bestyrelseshonorar og godtgørelser Det er muligt for bestyrelsens medlemmer at få udbetalt godtgørelse og honorar i forbindelse med deres arbejde i organisationsbestyrelsen. Honorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. nr. 1307 af 15. december 2009 med senere ændringer. Det fremgår heraf, at det samlede årlige vederlag til bestyrelsen i et regnskabsår ikke må overstige 69,86 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 41,91 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Beløbene kan hvert år reguleres i overensstemmelse med det af Danmarks Statistik beregnede lønindeks for den private sektor. Ved regulering i overensstemmelse hermed bliver beløbene henholdsvis 75,82 kr. og 45,49 kr. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014. Rådigt bestyrelseshonorar i A/B Gudenå, marts Antal lejemål 1014 Honorarsatser jf. BL informerer nr. 4214 af 3. oktober 2014 Pris for de første 100 lejemål kr. 75,82 7.582,00 pris for de øvrige lejemål kr. 45,49 41.577,86 Alt 49.159,86 Bestyrelsesvederlag Pr. år 49.159,86 Pr. kvartal 12.289,96 Hvis organisationsbestyrelsesmedlemmerne ikke modtager honorar for bestyrelsesarbejdet, er det muligt at modtage skattefri godtgørelse for nogle udgifter indtil en fastsat bagatelgrænse på: 1.400 kr. for udgifter til kontorhold 2.300 kr. for udgifter til telefon 3.700 kr. Total Overskrides grænsen for de ovenfor nævnte beløb, er godtgørelsen skattepligtig. Herudover kan der godtgøres udgifter til transport i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 4
Fordeling 2014 Fordelingen af honorar og godtgørelse blandt bestyrelsens medlemmer er den 22. maj 2014 besluttet som følger: Titel Formand Næstformand Navn Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars B. Christensen Lars Karlson Kurt Timmermann Ingrid Birkeskov Samlet udbetalt Jun. 2014 Sep. 2014 Dec. 2014 Mar. Honorar 29.140 7.285 7.285 7.285 7.285 Formanden får udbetalt 60 % af det samlede honorar, som bestyrelsen i A/B Gudenå har til rådighed, og han har herudover ipad samt fri telefon, der er betalt af boligorganisationen. Næstformanden får ligesom de resterende bestyrelsesmedlemmer udbetalt godtgørelse for telefon- og kontorholdsudgifter. Herudover får hun godtgjort sine kørselsudgifter og har ipad, der er betalt af boligorganisationen. De resterende bestyrelsesmedlemmer får udbetalt godtgørelse til telefon og kontorholdsudgifter. Fordelingen af bestyrelseshonorar og godtgørelser blev principbesluttet i organisationsbestyrelsen i maj 2014. Fordeling Med reguleringerne for honorarsatserne, som de fremgår ovenfor vil fordelingen af honorar og godtgørelse for det kommende år se ud som følger: Titel Navn Fordeling Formand Næstformand Knud Spangsø Lone Jakobsen Lillian Strangholt Lars B. Christensen Lars Karlson Kurt Timmermann Ingrid Birkeskov Jun. Sep. Dec. Mar. 2016 Honorar 29.496 7.374 7.374 7.374 7.374 Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 5
Det indstilles, at den fremtidige fordeling af udbetalinger til bestyrelsens medlemmer drøftes og besluttes. 139. Boligforeningens eksterne interesser Af det vedlagte bilag fremgår A/B Gudenås enkelte afdelingers nuværende eksterne interesser. Bilag: Boligorganisationens eksterne interesser Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 140. Fremtidig mødeoversigt Oversigt over kommende bestyrelsesmøder: Fastlagt dato Møde Noter Tirsdag den 9. juni kl. Bestyrelsesmøde 17.00 Tirsdag den 1. september Bestyrelsesmøde Tirsdag den 8. december Bestyrelsesmøde Torsdag den 28. januar 2016 Bestyrelsesmøde med Til godkendelse revisor Torsdag den 17. marts 2016 Formøde til Til godkendelse repræsentantskabsmøde Torsdag den 17. marts 2016 Konstituerende Til godkendelse efter endt rep.møde bestyrelsesmøde Tirsdag den 3. maj 2016 kl. Bestyrelsesmøde Til godkendelse 17.00 Torsdag den 18. august 2016 Bestyrelsesmøde Til godkendelse Torsdag den 1. december 2016 Bestyrelsesmøde Til godkendelse Oversigt over andre kommende møder: Torsdag den 17. marts 2016 Repræsentantskabsmøde Til godkendelse kl. 19.00 Afdelingsmøder Uge 15-17 Dag Dato Kl. Afd. Lokale Mødelokalet R. Hougårds Tirsdag 07.04.15 18.00 1 Vej 5 Deltager fra best. KS/LS Deltager fra adm. GBH Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 6
Tirsdag 07.04.15 19.00 17 Centrumgården LC/LJ SAF Tirsdag 07.04.15 19.00 20 Centrumgården LC/LJ SAF Festsalen R. Hougårds Vej LS/LK BMR Onsdag 08.04.15 19.00 8 5 Onsdag 08.04.15 19.00 21 Centrumgården IB/LJ SAF Torsdag 09.04.15 19.00 18 Centrumgården IB/LJ/KS SAF Mødelokalet R. Hougårds LK/LS/ GBH Torsdag 09.04.15 18.00 6 V. 27 A KT Torsdag 09.04.15 19.00 12 Fælleshuset Møllevej LC BMR Ny dato Mandag 13.04.15 19.00 22 Centrumgården LJ/KS GBH Mandag 13.04.15 19.00 11 Festsalen Lodsejervej 9 LS/IB LGB Mandag 13.04.15 19.00 13 Festsalen Fabersvej 40 LC/KT JHE/ BMR Tirsdag 14.04.15 13.00 16 Fælleslokalet Grenåvej 12 LJ/KS SAF Tirsdag 14.04.15 19.00 9 Tronborg, Grenåvej 2 LJ/KS/ KT JHE/ GBH Onsdag 15.04.15 19.00 15 Fælleshuset Møllevej LS/KS KIM Festsalen R. Hougårds Vej KT/IB SAF Onsdag 15.04.15 18.00 2 5 Nyt tidspunkt Festsalen R. Hougårds Vej LS GBH Torsdag 16.04.15 19.00 5 27 A Torsdag 16.04.15 19.00 14 Fælleslokalet Falkevej IB/KT LGB Mandag 20.04.15 18.00 4 Mødelokalet R. Hougårds Vej 5 Nyt tidspunkt KS/LJ GBH Festsalen R. Hougårds Vej IB/KS/LJ SAF Mandag 20.04.15 19.00 7 Tirsdag 21.04.15 19.00 3 27 A Festsalen R. Hougårds Vej 27 A KS/KT/ IB BMR Det indstilles at bestyrelsen godkender de ovenfornævnte mødedatoer 141. Eventuelt Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde A/B Gudenå 19.03. side 7