Vorup Boligforening af 1945

Transkript

1 Vorup Boligforening af 1945 Dagsorden for bestyrelsesmøde Tirsdag den 15. januar 2013 kl Mødested: Marsvej 1, 8960 Randers SØ Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 1

2 Mødedeltagere: Bestyrelsen Peder Damgaard (PD) Claus Nerup (CN) Poul Erik Jensen (PEJ) Kristian Thorsen (KT) Helle Lund (HL) Administrationen Dennis Larsen (DLA) Jørgen Henriksen (JHE) Berit M. Pedersen Referent (BMP) Gæster Revisor Benny Sørensen (BS) Revisor Karsten Jensen (KJ) Dagsorden Side 54. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formanden Årsregnskab 2011/2012 gennemgang med revisor Revisionsprotokol Nyt fra Team Drift Mødekalender Eventuelt... 9 Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 2

3 54. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af vigtige og presserende punkter, som ikke er medtaget på denne dagsorden. At bestyrelsen godkender dagsorden 55. Godkendelse af referat Referat af bestyrelsesmødet onsdag den 28. november 2012 er fremsendt pr. mail mandag den 7. januar 2013 til bestyrelsen. At bestyrelsen godkender og underskriver referatet Bilag vedlagt: Referat af bestyrelsesmødet 28. november Orientering fra formanden Formanden vil blandt andet informere om status for driftscenteret på Nr. Sundbyvej, samt eventuelt andre øvrige aktuelle emner. 57. Årsregnskab 2011/2012 gennemgang med revisor Revisionsinstituttet har nu gennemgået hovedorganisationens og afdelingernes regnskaber. Administrationen fremlægger årsregnskabet og revisorerne Benny Sørensen og Karsten Jensen er til stede på mødet. At bestyrelsen behandler regnskabet og træffer beslutning om godkendelse Bilag fremsendt pr. post den 7. januar 2013: Hovedorganisationens og afdelingernes regnskaber Udkast til revisionsprotokollat Udkast til ledelseserklæring Udkast til ledelsens beretning Spørgeskema til boligforeningens regnskab Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 3

4 58. Revisionsprotokol Revisionsprotokol fremlægges til orientering. 59. Nyt fra Team Drift 1. Drift A. Orientering om Multibanen ved afdeling 1 9 Der er udført beregning på dækning af udgifter til Multibanen i afdelingerne. Ved lån af egne opsparede midler ser budgettet ud som følger: Multibane Tress (tilbud) Entreprenør VAM (tilbud) Asfaltering (overslag) Hegn (overslag) Beplantning (overslag) I alt Afd. Areal(m2) Beløb (kr) Beløb/5år Nuv. Gns. Leje/m2 Stigning i % ,28 0, ,51 0, ,59 0, ,41 0, ,28 1, ,66 0, ,39 0, ,93 0, ,99 0, ,76 0, ,76 0,61 I alt Afdelingsbestyrelserne vil i forbindelse med udarbejdelsen af de endelige budgetforslag skulle tage stilling til om afdelingsmøderne skal behandle eventuelt opførelse af multibanen. Endeligt budgetudkast vil blive udarbejdet på budgetcafeen den 30. januar Ovenstående beregning er kun gældende hvis samtlige afdelinger tiltræder etableringen af multibanen. Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 4

5 B. Orientering om renovation for erhvervslejemål og institutioner På seneste bestyrelsesmøde den 28. november 2012 blev der rejst spørgsmål omkring indholdet i renovationsaftalerne i foreningen, med fokus på institutionernes betaling for afhentning. Det er de enkelte afdelinger, der adskiller foreningens aftaler om renovation. Det vil sige, at beboerne i hver afdeling betaler til hver sin renovationsaftale. De enkelte afdelingers aftaler om afhentning af affald er beskrevet nærmere i oversigten over afdelingens betaling af ejendomsskat. Her er eksempelvis beskrevet om afdelingen er tilmeldt en erhvervsordning, afdelingens mængde af dagrenovation, container- og genbrugsordning o.s.v. Afdeling 13 Børnehaven og fritidshjemmet i denne afdeling har ikke tidligere været omfattet af storskraldsordningen, hvilket har skabt nogle udfordringer i afhentningsøjemed. Begge institutioner er primo oktober blevet tilmeldt ordningen. Afdeling 8 Vuggestuen befinder sig i samme ejendom som alm. lejemål. Vuggestuen benytter afdelingens affaldsordning til dagrenovation. Institutionen bliver via huslejen opkrævet kr. 900,00 pr. mdr. som kompensation for brug denne ordning, hvilket dækker afdelingens samlede udgifter i denne forbindelse. Vuggestuen benytter den kommunale storskraldsordning, som opkræves via ejendomsskatten. Erhvervsaffald, som ikke er dagrenovation eller storskrald, skal institutioner og erhverv selv skille sig af med. 2. Projekter A. Udskiftning af vinduer og facadedøre i afdeling 5 Ansøgningen er afsendt til kommunen. B. Udskiftning af køkkener i afdeling 7 Tirsdag den 18. december 2012 blev der afholdt licitation på udbuddet for udskiftningen af køkkenerne i afdeling 7. Resultatet af licitationen var at det laveste bud var højere end budgettet der var vedtaget på afdelingsmødet. Derfor må Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 5

6 afsendelsen af ansøgning om accept af låneoptag til kommunen udsættes, indtil en ny afstemning om gennemførelse af projektet har fundet sted i afdelingen. Organisationsbestyrelsen må derfor træffe beslutning om projektet igen på et senere tidspunkt. C. Udskiftning af tage på udhuse og garager i afdeling 11 På afdelingsmødet den 23. januar 2012, blev projektet for udskiftning af tage på udhuse og garager i afdeling 11 godkendt. Tagene skal udskiftes fra tegl til paptag med listetækning (trekantlister på tagfladen). Der er ansøgt og modtaget dispensation for lokalplanen omkring røde tegltage, og kommunen har ligeledes godkendt ansøgning om finansiering i forbindelse med inddækning af projektets udgifter den 7. november Finansiering: Projektet er 100 procent lånefinansieret. Der optages et 4 % fast forrentet lån i kreditforening med løbetid på 30 år. Økonomi: Projektet er budgetteret til ,00 kr. inkl. moms med baggrund i seneste budgettal ( ). Lejekonsekvens: Optagelsen af dette lån medfører en huslejestigning på ca. 2,53%. Den månedlige huslejestigning for de enkelte lejemål fordeles dermed således: Lejligheder på 70 m² Lejligheder på 85 m² Lejligheder på 109 m² 117,00 kr. 142,00 kr. 182,00 kr. Afdelingens budget for 2013/2014 vil blive fastlagt i de kommende uger. Eftersom langtidsplanen er blevet opdateret må det forventes, at henlæggelse til planlagt vedligeholdelse skal øges væsentligt i de kommende år. Dette vil i løbet af de 2-3 år medføre større stigninger i lejen. Afdelingsbestyrelsen og beboerne bør derfor afvente det endelige budget for 2013/2014 før dette projekt gennemføres, idet lejestigningen ellers kan blive for stor for de nuværende beboere. Organisationsbestyrelsen bør derfor afvente beboernes stillingtagen til budgettet for 2013/2014 før den giver accept på optagelsen af lån til finansiering af projektet. At bestyrelsen afventer den kommende budgetlægning for afdelingen før den giver accept på optagelse af lån til projektet. Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 6

7 D. Godkendelse af låneoptag til køkkenmodernisering for afd. 8 Renoveringsprojekt for bestående køkkeninventar i afd. 8 Den 3. november 2010 har afdelingsmødet godkendt renoveringen af det eksisterende køkkeninventar. Projektet er udført i perioden Formålet med projektet har været at forlænge levetiden og modernisere det eksisterende køkkeninventar som økonomisk alternativ til totaludskiftning af køkkeninventar i alle boliger. Eksisterende skabskorpus er sundt og intakt. Køkkenbordplader er udskiftet løbende og bevares. Låger og skuffer er udskiftet med nye udtræk på kuglelejer. Beboerne kunne frit vælge imellem tre forskellige laminatfarver på låger og skuffer. Der er valgt samme moderniseringsmodel og omfang i alle boliger med to til fem værelser, da køkkenerne har samme størrelse i disse boliger. Det samme gør sig gældende for alle etværelses boliger, da køkkenerne også her har samme størrelse. Beboerne har mulighed for individuelle tilkøb og opgraderinger. Tilkøb afregnes direkte mellem lejer og leverandør. Økonomi: Projektet er budgetteret til at koste i alt ,- kr. inkl. moms. Finansiering: På afdelingsmødet tirsdag den 3. november 2010 blev projektet og en 100 procent lånefinansiering godkendt. Renoveringen finansieres ved optagelse af et realkreditlån med fast rente og løbetid på 20 år. Lejekonsekvens: Optagelsen af realkreditlånet vil betyde en huslejestigning for afdelingens beboere som lejetillæg. Projektet vil medføre den samme huslejestigning for boliger med to til fem værelser på ca. 180,00 kr. pr. måned. Projektet vil medføre den samme huslejestigning for boliger med et værelse på ca. 115,00 kr. pr. måned. Lejetillægget løber i lånets løbetid Tidsplan Projektet er færdiggjort i første halvår af Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 7

8 Der vil blive varslet huslejestigning når lånet er godkendt i kommunen og lånet er hjemtaget. Dette forventes at træde i kraft omkring indgangen til 3. kvartal Sagen og finansieringen skal godkendes af bestyrelsen. Såfremt det godkendes, sendes en ansøgning til kommunen om accept af optagelse af lån. At bestyrelsen godkender finansiering ved låneoptagelse af køkkenrenovering i afd Mødekalender Bestyrelsesmøder 2013 Fastlagt dato Onsdag d. 20. marts 2013 kl Forslag Formøde 20. marts 2013 kl.? Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøde 23. april 2013 kl Bestyrelsesmøde 11. juni 2013 kl Bestyrelsesmøde 16. september 2013 kl Bestyrelsesmøde 19. november 2013 kl Bestyrelsesmøde med revisor Januar 2014 Andre møder Onsdag den 30. januar 2013 Budgetcafe Afdelingsmøder 2013 Afdeling Dag Dato Tid Sted 11 Mandag Festsalen Athenevej 12 Tirsdag Nr. Sundbyvej Tirsdag Festsalen Dalumvej 3 Tirsdag Bøsbrovej 33 B 9 Onsdag Bøsbrovej 33 B 1 Torsdag Bøsbrovej 33 B 5 Mandag Bøsbrovej 33 B 2 Tirsdag Bøsbrovej 33 B 8 Onsdag Bøsbrovej 33 B 7 Torsdag Bøsbrovej 33 B 4 Mandag Bøsbrovej 33 B 6 Tirsdag Bøsbrovej 33 B Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 8

9 61. Eventuelt Dagsorden bestyrelsesmøde Vorup Boligforening af side 9