Skive Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, Onsdag den 16. december 2015 kl. 18.00, på Højslev Kro, Viborgvej 220, 7840 Højslev. Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 3 6 Behandling af indkomne forslag... 3 7 Valg af næstformand... 3 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer... 3 9 Valg af revisor... 4 10 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds... 5 11 Kompetencedelegation... 5 12 Eventuelt... 6 Til mødet deltog fra repræsentantskabet: Ejler Sønderriis, formand Søren B. Sørensen, næstfmd Diana B. Sørensen Flemming Pharsen Willy Thygesen Anni Davidorff Christensen Ole Christensen Afbud Bente Rubi Andersen Carl Emil Frandsen Benny Larsen Afbud Bente Østergaard Anni Thomsen Øvrige deltagere: Driftsleder Lars Færch, Administrationen. Referent. Driftsleder Preben Lundgreen, Administrationen Ejendomsmester Leif Jeppesen, Ejendomsfunktionen Servicecenter Bolig Nord, den 22. december 2015 Side 1 af 6
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Referat: Anni Thomsen blev valgt som dirigent. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Ejler Sønderriis. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens beretning. Referat: Ejler Sønderriis berettede, at man siden sidste møde havde deltaget i Årsmøde og Regionsmøde hvor temaet har været besparelser. Der er lavet sammenlægning af afdelingerne 36-01, 36-02 og 36-03 som bliver til 36-51. Denne sammenlægning vil give en forventet besparelse på ca. 156.000 årligt for afdelingerne. Ellers går det godt i afdelingerne. Der er god udlejning og et godt sammenhold blandt beboerne. Repræsentantskabet godkendte formandens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 01.07.2014 30.06.2015 var vedlagt. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Referat: Preben Lundgreen fremlagde afdelingernes årsregnskaber. Repræsentantskabet godkendte årsregnskabet. 4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale er vedlagt. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Referat: Preben Lundgreen fremlagde revisionsberetningen. Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. Side 2 af 6
5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale er vedlagt. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Referat: Preben Lundgreen fremlagde budgettet. Repræsentantskabet godkendte budgettet. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, fremsendes til, formanden Ejler Sønderriis, Østerisvej 42, 7840 Højslev. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før mødet. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat: Ejler Sønderriis konstaterede, at der ikke havde været nogen indkomne forslag til mødet. 7 Valg af næstformand Yvonne Pedersen er fraflyttet selskabet og Søren Bæk Sørensen er indtrådt som næstformand. Næstformanden vælges for 2 år. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger næstformand for 2 år. Referat: Repræsentantskabet genvælger enstemmigt nuværende næstformand Søren Bæk Sørensen for 2 år. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger 4 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Herudover vælger repræsentantskabet to bestyrelsesmedlemmer med særlig viden eller kompetencer af relevans for boligorganisationens arbejde. Endelig udpeges 1 medlem af Domea s.m.b.a. s bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Side 3 af 6
Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Ejler Sønderriis Formand Rep.skabet Vidensperson 2016 Søren Bæk Sørensen Næstformand Rep.skabet 2015 Bente R. Andersen Medlem Rep. skabet 2015 Anni D. Christensen Medlem Rep. Skabet 2015 Diana B. Sørensen Medlem Rep. Skabet 2016 Flemming Pharsen Suppleant Bente Østergaard Medlem Vidensperson 2016 Anni Thomsen Medlem Domea 2016 Afgangsorden indebærer, at Bente Andersen og Anni Christensen er på valg. Næstformanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 1 medlem til organisationsbestyrelsen for 2 år. Referat: Repræsentantskabet vælger Næstformand Søren Bæk Sørensen i endnu 2 år. Bente R. Andersen og Anni D. Christensen genvælges til yderligere 2 år. Efter repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Ejler Sønderriis Formand Rep.skabet 2016 Vidensperson Søren Bæk Sørensen Næstformand Rep.skabet 2017 Bente R. Andersen Medlem Rep. skabet 2017 Anni D. Christensen Medlem Rep. Skabet 2017 Diana B. Sørensen Medlem Rep. Skabet 2016 Flemming Pharsen Suppleant Bente Østergaard Medlem Vidensperson 2016 Anni Thomsen Medlem Domea 2016 9 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: BDO Statsautoriseret revisorselskab blev genvalgt som revisorselskab. Side 4 af 6
10 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Skive Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede for 1 år. En er valgt af organisationsbestyrelsen. En vælges af repræsentantskabet. Formanden er p.t. udpeget. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger en kredsdelegeret for 1 år. Referat: Repræsentantskabet valgte næstformand Søren Bæk Sørensen. Organisationsbestyrelsen valgte Formand Ejler Sønderriis. 11 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. Referat: Repræsentantskabet bekræfter at DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator og repræsentantskabet bekræfter at de ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om ovenstående forhold Side 5 af 6
12 Eventuelt Referat: Der var ingen punkter under eventuelt. Dirigent Anni Thomsen konstaterede, at dagsordenen var udtømt og takkede for god ro og orden. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 22. december 2015 Trine Bomholt/Lars Færch For referatets godkendelse: den - 2015 den - 2015 Ejler Sønderriis, formand Anni Thomsen, dirigent Side 6 af 6