Alt hvad I skal vide som arrangører i Kulturnatten 2015 Vi forventer, at I som arrangør er indforstået med nedenstående deadlines og kriterier. Har I spørgsmål, så er I selvfølgelig velkomne til at kontakte os. Vigtige datoer i 2015 7. april Invitationer sendes ud, og hjemmesiden er åben for tilmelding. 19. juni Sidste frist for ansøgning om tilskud til særarrangementer. Svar kommer senest den 1. juli. 3. juli Sidste frist for tilmelding og indtastning af arrangementer, der skal med i det trykte program, kl. 16. lukkes databasen og de der ikke har tastet arrangement slettes. Sidste frist for betaling af deltagergebyr for gruppe B, hvis man skal med i det trykte program. 21. aug. Sidste frist for indsendelse af aftale om tilskud, for tilskudsmodtagere. 1. sep. Vi åbner databasen for arrangører, der ønsker at tilmelde sig og være en del af online programmet. 28. sep. Alle arrangører, der ikke er salgssted, skal mellem den 28. september og den 9. Oktober fra kl. 10-15 afhente plakater, streamer og to Kulturpas hos Kulturnattens Sekretariat i Sankt Peders Stræde 28c, 1453 Kbh. K. 9. okt. Kulturnatten. 12. okt. Sidste frist for indtastning af salgs- og besøgstal under rediger stamoplysninger på jeres profil. 2. nov. Stormøde hvor alle arrangører inviteres. 20. nov. Sidste frist for indsendelse af udbetalingsanmodning, for tilskudsmodtagere
Kulturnatskvalitet Når gæsterne betaler for at opleve noget særligt på Kulturnatten, skal det også være noget særligt, de får. Derfor skal alle arrangementer i Kulturnattens program være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet. Følgende kriterier skal ALLE være opfyldt når man er arrangør Arrangementerne skal være gratis for gæster med Kulturpas. Der er krav om at gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i Kulturnattens program. Kulturnatten lever af salget af Kulturpas. Derfor er arrangementerne på Kulturnatten kun for gæster med Kulturpas, og arrangøren skal derfor afsætte personale til at tjekke gæsterne således at gæster der ikke har købt Kulturpas bliver forment adgang. Vi er bevidste om, at arrangementer på offentlig vej og plads ikke kan tjekkes, om gæsterne har Kulturpas. Arrangementet skal ligge i Københavns- og Frederiksberg Kommune. Gæsterne ved, at de på Kulturnatten skal opleve noget, de ikke kan opleve andre dage. Åbne huse, steder der normalt er lukkede for publikum, f.eks. på offentlige institutioner er særarrangement nok i sig selv. Godkendelse Alle arrangører som ikke var med i 2014, skal via hjemmesiden ansøge om at blive arrangør og godkendes af Kulturnatten. Kulturnatten arbejder med A og B- arrangører, nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Hvis I bliver godkendt som arrangør, og der er tvist om hvilken gruppe I tilhører, så bestemmer Kulturnatten. Gruppe A Museer og permanente udstillingsbygninger. Biblioteker samt statslige, kommunale og lokale arkiver. Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder. Zoologisk Have og Eksperimentarium Kirker Deltagelse i gruppe A har intet deltagergebyr. Gruppe B Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelser, m.fl. Øvrige ikke-kommercielle aktører (offentlig administration, rådhuse, Folketinget og ministerier m.fl.) Foreninger, organisationer o.l., har adgang under forudsætning af, at de har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse. Kommercielle aktører (boghandlere, gallerier) Deltagelse i gruppe B koster 2.000 kr.
Tilskud til særarrangementer Kulturnatten uddeler hvert år op mod 3 millioner kr. i tilskud. Penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, der afholdes på Kulturnatten. Ansøgning skal foregå via ansøgningsskemaet Skema og vejledning til ansøgning om tilskud 2015 på Kulturnattens hjemmeside, deadline for ansøgninger er den 19. juni kl. 16. Deadline for indtastning af tekst til trykt program Alle arrangementer, der er indtastet inden deadline kl. 16 den 3. juli 2015 kommer med i det trykte program. Efter 3. juli låser vi alle de indtastede arrangementer, og alle ændringer eller aflysninger til disse kan kun forekomme force majeure ved at kontakte Kulturnattens sekretariat. Programmet på hjemmesiden Den 1. september åbner vi igen og arrangører, der kun ønsker at være med online og i app en kan melde sig til. Alle kan indtaste arrangementer indtil 9. oktober. De der er med i det trykte program kan efter den 1. september tilføje flere arrangementer. Hjælp til indtastning af program Før I begynder at indtaste jeres arrangementer, kan I med fordel læse dokumentet vejledning for indtastning af arrangementer. Dokumentet finder I under Arrangementer på oversigten for arrangører, når I er logget på. Alle arrangementer skal have billeder på, den optimale størrelse er 644x500 pixels og i jpg. eller png. format. De billeder I bruger skal I være sikre på at I har rettighederne til. Afhentning af plakater og Kulturpas Vi producerer streamere med teksten "Kun for gæster med Kulturpas", og arrangører skal tydeligt vise denne streamer sammen med årets Kulturnat plakat. Alle arrangører, der ikke sælger Kulturpas, skal selv afhente plakater, streamere og to eksemplarer af dette års Kulturpas og program på Kulturnattens kontor. Salgssteder får tilsendt materialet sammen med de Kulturpas, de skal sælge. Kulturpasset koster 90,- kr. Ønsker gæsterne at købe det trykte program koster det 10,- kr. Husk at orientere jer om, hvor gæsterne kan købe Kulturpas i nærheden af jer. Oversigten over Kulturnattens salgssteder finder I på hjemmesiden fra 28. september. Fra 28. september til og med 9. oktober er kontoret i Sankt Peders Stræde 28c, 1. sal åbent for afhentning mellem kl. 10.00 og 15.00 eller efter aftale. Kulturnattens app Kulturnatten har de sidste år med stor succes produceret en app, så gæsterne nemt kan navigere i programmet på mobilen. Kulturnattens program ligger gratis som app i App Store eller på Google Play fra ultimo september. Her kan gæsterne se det samlede opdatererede program eller lave deres eget og gå efter det på Kulturnatten. Det er muligt at søge på arrangementer efter område eller efter den præcise placering på selve natten. Det engelske program er kun online De arrangører, som ønsker at fremgå i det engelske online program, skal selv huske at indtaste oversættelsen af arrangementet på engelsk. Det engelske online program er tiltænkt gæster, som ikke forstår dansk. Derfor er det kun arrangementer, der kan forstås af ikke-dansktalende, der skal indtastes i det engelske online program. I 2015 er online programmet tilgængeligt på Kulturnattens app både på dansk og på engelsk.
Hvor meget må der stå? Husk, at der er forskel på programtekster til hjemmesiden og til det trykte program. På hjemmesiden kan I skrive lange programtekster ind (der er ikke et begrænset antal tegn). I det trykte program vil alle arrangører, der kun har et enkelt arrangement få mulighed for at skrive 150 tegn (inkl. mellemrum) i programteksten og 50 tegn (inkl. mellemrum) i overskriften. Har arrangøren mere end ét arrangement, må programteksten ikke overstige 100 tegn (inkl. mellemrum). Kulturnatten forbeholder sig ret til at redigere i teksterne. Arrangementer, der kræver tilmelding på Kulturnatten Kulturnatten modtager stadig klager fra gæster vedr. timebilletter og andre tilmeldingsformer på Kulturnatten. Arrangører må ikke kræve tilmelding uden forudgående aftale med Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt undgås helt. Hvis I laver en aftale med Kulturnatten om tilmelding, skal det fremgå tydeligt af programmet, at jeres arrangement afvikles på disse præmisser. Der skal også stå præcis, hvor og hvordan tilmeldingen skal foregå i feltet noter under arrangement. Tilmeldingen må tidligst begynde en uge før Kulturnatten. Ansvar Som arrangører er I selv økonomisk ansvarlige for jeres arrangementer, ligesom I selv skal sørge for, at myndighedskrav overholdes og at de nødvendige tilladelser bliver indhentet.