Intern administrativ vejledning om eksamen Februar 2005 0
Indholdsfortegnelse: STUDERENDES ANSVAR OG UNIVERSITETETS ANSVAR 2 Regelsæt der regulerer forskellige forhold om eksamen er: 3 FØR EKSAMEN 4 Planlægning 4 Fag er entydigt defineret 4 Eksamensopgaven er stillet og afleveret det rette sted i rette tid 4 Tid og sted er defineret og stedet er klargjort til eksamen 5 De der møder frem til eksamen har ret til at gå til eksamen 5 Tilmelding til eksamen 5 Afmelding fra eksamen 6 Dispensation 6 UNDER EKSAMEN 7 Eksamen foregår på betryggende vis og ingen snyder 7 EFTER EKSAMEN 8 Eksamensresultater 8 Klager 8 Ad Faglige klager) 8 Ad Retlige klager) 8 Eksamensbevis 9 1
Studerendes ansvar og universitetets ansvar Den studerende har ansvar for at orientere sig i regler vedrørende sin uddannelse herunder selvfølgelig at agere i henhold til disse regler. Oplysninger om relevante regler for den enkelte studerende skal være tilgængelige og bør nævnes og udpeges i forbindelse med opslag, breve ol. præcis henvisning til en regel på f.eks. nettet kan afløse at regelsæt vedlægges/udleveres. Universitetet har ansvar for at eksamen afholdes i henhold til gældende regler og at det sker på betryggende vis. Denne pjece indeholder beskrivelse af, hvordan vi administrativt sikrer universitetets pligt overholdt. Der findes regelsæt som særligt handler om eksamen, men det er vigtigt at holde sig for øje, at almindelige regler om forvaltning herunder god forvaltningsskik selvfølgelig skal overholdes, også når det gælder eksamen. Der gælder dog det særlige forhold, at selve karaktergivningen i forbindelse med eksamen er at betragte som faktisk forvaltning, hvorfor den almindelige pligt til f.eks. at begrunde en afgørelse jf. Forvaltningslovens kapitel 6(http://www.au.dk/da/regler/1985/lov571/ )ikke finder anvendelse ved karaktergivningsdelen af eksamen. Administration af eksamen på Aarhus Universitet er gentand for behandling i Eksamensadministrationsudvalget, som har oprettet et forum for praktisk erfaringsudveksling: ERFA-gruppen. Du er altid velkommen til at søge råd/vejledning/afklaring ved at henvende dig direkte til en deltager i udvalget eller gruppen. Kontakt til udvalget eller gruppen formidles via dit fakultetssekretariat. Universitetets administrative enheder arbejder sammen om planlægning og afholdelse af eksamen, hvorfor den konkrete arbejdsdeling kan variere over tid og afhængig af områder. Typisk fordeles arbejdsopgaverne dog som følger: Enhed Arbejdsfelt Registraturen Modulansvar for Delfi Repræsenteret i EAU Eksamenstilsyn fysisk planlægning af skriftlige eksaminer under tilsyn Fakultetssekretariater Repræsenteret i EAU Repræsenteret i ERFA koordinerende ift. Studienævnssekretariater og fagområder Registrering af data i Delfi om eksamen Udstedelse af eksamensbeviser Studienævnssekretariater Fysisk planlægning af eksamen Daglig administration af studieordning 2
Regelsæt der regulerer forskellige forhold om eksamen er: REGEL Stikord om indhold LINK og bilagsoversigt Universitetsloven Regulerer bla. hvem der har ansvaret www.au.dk/da/01-01.htm for den praktiske afholdelse af eksamen Uddannelsesbekendtgørelsen Regulerer bla. indholdet af uddannelserne og gradsbetegnelserne www.videnskabsministeriet. dk/cgi-bin/docshow.cgi?doc_id=205290&l Eksamensbekendtgørelsen Regulerer bla. krav til prøver herunder former og bedømmelse. Beskriver krav til studieordninger Karakterskalabekendtgørelse Regulerer bla. hvad den enkelte karakter betyder Censorbekendtgørelsen Regulerer bla. hvad censorernes Universitetets egne fællesregler Studieordninger Denne vejledning Administrative hjælpetekster i Delfi Eksamenstilsynets instrukser opgave ved eksamen er Regler og vejledning om eksamen Disciplinære foranstaltninger Regler om brug af pc ved eksamen Regulerer bla. indholdet af det enkelte fag herunder prøveform til administratorer Beskriver bla. konkrete arbejdsgange i de enkelte skærmbilleder Handler om fysisk planlægning og afholdelse af eksamen eftmenu=lovstof www.au.dk/da/56-01.htm www.au.dk/da/56-03.htm www.au.dk/da/56-04.htm www.au.dk/da/56-02.htm www.au.dk/da/01-06.htm www.au.dk/da/56-05.htm Findes på det konkrete fagområdes hjemmeside I det enkelte skærmbillede i Delfi vælges Hjælp, Hjælp i værktøjsbjælken Forsideformular Angivelse af hjælpemidler Kontrol af hjælpemidler Bordinstruks på dansk og engelsk. Afholdelse af eksamen i den studerendes eget hjem Brev om fagligt ansvarliges pligter 3
FØR EKSAMEN Planlægning Fysisk planlægning af afholdelse af eksamen foregår på alle administrative niveauer og i en flerhed af fora. Planlægningen tager afsæt i de involveredes viden og erindring om behov for plads og tid og planlægningen går i gang længe før til- og afmeldingen til eksamen for den enkelte studerende indtræder. Alle involverede gør et stort stykke arbejde for at sikre, at alle eksaminander kan koncentrere sig om at præstere deres fagligt bedste på eksamensdagen. Hvis dette skal lykkes til fulde er der behov for, at alt hvad der kan planlægges forud for eksamen er på plads og foregår efter planen. Afvigelser og sidste øjebliks-rettelser vil kunne forekomme, når f.eks. 300 eksaminander skal til eksamen. Der er i disse situationer behov for, at der er tid og plads til at nogen tager hånd om praktiske forhold, så også disse eksaminander kan koncentrere sig om eksamen. Det er derfor vigtigt at denne gruppe eksaminander alene udgør dem, der berettiget er ramt ind i problemer, som de ikke kunne kende før eksamenstilmeldingsperiodens begyndelse. Har en studerende f.eks. en varig funktionsnedsættelse, som konkret kan kompenseres ved forlænget eksaminationstid, skal vedkommende søge forlænget tid i forbindelse med eksamenstilmeldingen, så der er luft i systemet til at tage sig af f.eks. en studerende, som pga. nær families pludselig død har overset tilmeldingsperioden. Der kan ikke gives retningslinier for hvor mange af hvilken type afvigelser og sidste øjebliksrettelser, der kan rummes ud over det planlagte, hvorfor de altid skal søges holdt på et absolut minimum. Afholdelse af eksamen forudsætter som det mindste at følgende administrative dele er på plads: 1. Fag er entydigt defineret Faget findes i studieordningen for den konkrete uddannelse og er defineret i Delfi ved en eksamenskode, hvortil der er knyttet oplysninger om bla. eksamensform. Eksamenskoden optræder i den enkelte studerendes studieprogram, og vedkommende kan til- og afmelde sig eksamen via studerendes selvbetjening på nettet. Via Delfi kan bla. udskrives lister over tilmeldte til brug for eksamensplanlægningen og protokoller til brug for bedømmelse af de studerendes eksamenspræstation. Studieordningen for den uddannelse det enkelte fagelement indgår i. http://mit.au.dk/aros/kontrol.cfm (hjælpetekst i Delfi om udarbejdelse af studieordning) http://mit.au.dk/aros/de_ekskode.cfm (hjælpetekst i Delfi om eksamenskoder) http://mit.au.dk/aros/udskrifter.cfm (hjælpetekst i Delfi om udskrifter) http://www.au.dk/da/56-01.htm (eksamensbekendtgørelsen kapitel 3 og 4) 2. Eksamensopgaven er stillet og afleveret det rette sted i rette tid I de tilfælde, hvor en eksamensopgave skal udleveres til eksaminander af en administrativ enhed/person f.eks. i et eksamenslokale, skal opgaven være afleveret hos rette administrative enhed i færdig form SENEST 8 dage før afholdelsen af eksamen. Opgaven skal være afleveret i en form, der er egnet umiddelbart til udlevering til eksaminanden/-erne. Opgaven kopieres i henhold til antal tilmeldte plus lidt ekstra. De pakkes i A4 format og udenpå pakken påklistres udfyldt forsideformular. Forsideformular (se vedlagte bilag) 4
3. Tid og sted er defineret og stedet er klargjort til eksamen På eksamensdagen står eksamenslokalet klar til brug. Forudsætningen for at der f.eks. er stol og bord til alle eksaminander er, at alle oplysninger om til- og afmeldte er korrekt, at eksamensopgaven er til stede i lokalet og at ansvarshavende og vagter er klar til at sikre at eksamen foregår i henhold til gældende regler.. Når tid og sted defineres sker det ud fra kendskab til eksamenstidernes længde herunder viden om dispensationer til forlænget eksaminationstid. Meget sene dispensationer til forlænget eksaminationstid kan derfor ende med at kollidere med den tid lokalet er til rådighed i, hvorfor sådanne dispensationer ALTID skal sikres afklaret med den administrative enhed, der planlægger eksamen, og som sikrer at antallet af eksaminander ikke er i strid med brandmyndighedernes rammer. http://mit.au.dk/aros/de_dispens.cfm (hjælpetekst i Delfi om dispensation) Eksamen afholdes i udgangspunktet på universitetet eller i lokaler lejet af universitetet til formålet. Meningen er selvfølgelig, at det skal sikres at eksamen foregår på betryggende vis, og at alle eksaminander får lige vilkår under eksamen med mindre særlige forhold netop betinger ændring af stedet med henblik på at sikre lige vilkår. Eksamen kan afholdes andre steder, når helt særlige grunde betinger det f.eks.: a)i den studerendes hjem ( kræver konkret dispensation pga. usædvanlige forhold fra studienævnet og aftale med den administrerende enhed) b) på en anden institution (kræver aftale med den anden institution og aftale med den administrerende enhed) c) i udlandet (kræver tilladelse fra ministeriet, aftale med eksamensstedet og aftale med den administrerende enhed) Eksamenstilsynets instruks om afholdelse af eksamen i den studerendes hjem Fysisk planlægning af afholdelse af eksamen sker i et samarbejde mellem de administrative enheder, der har råderet over egnede lokaler. Meget store eksamenslokaler lejes af universitetet, hvilket administreres af Eksamenstilsynet (Jette Grøn/Registraturen), og fordelingen af tid blandt brugerne sker på møde. Offentliggør aldrig eksamensplaner uden forbehold for ændringer, og sørg altid for at betegne dem som foreløbige indtil eksamenstilmeldingen er afsluttet og lokalet er endelig tildelt. 4. De der møder frem til eksamen har ret til at gå til eksamen Denne del forudsætter, at den enkelte eksaminand er rigtigt tilmeldt til eksamen og hermed er optegnet på listen over eksaminander: enten ved navn, studienummer og/eller eksamensnummer, samt at vedkommende identificerer sig (ved studiekort) inden indgang i eksamenslokalet. http://mit.au.dk/aros/de_protok.cfm (hjælpetekst i Delfi om frister og protokoller) http://www.au.dk/da/56-02.htm Regler og vejledning om eksamen - afsnit om afholdelse af eksamen Tilmelding til eksamen Tilmelding til eksamen foregår via studerendes selvbetjening på nettet indenfor tilmeldingsfristerne tilmeldingsfristerne er registreret i Delfi og styrer den enkelte studerendes mulighed for at foretage tilmelding. Rettidige tilmeldinger til eksamen i Delfi er en forudsætning for at planlægningen af eksamen kan foregå tilfredsstillende for alle parter. Lister over tilmeldte til f.eks. skriftlige eksaminer under tilsyn trækkes fra systemet af personer, som ikke har lokalkendskab, og derfor ikke kan indrette 5
planlægningen ud fra lokalkendskab. Aktioner af enhver art EFTER tilmeldingsfristens udløb bør derfor ikke forekomme, og viser det sig nødvendigt skal alle administrative aktører først tages i ed. Studerendes selvbetjening findes på www.au.dk http://www.au.dk/da/56-02.htm regler om eksamen 1 Afmelding fra eksamen Afmelding fra eksamen foregår via studerendes selvbetjening på nettet indenfor afmeldingsfristen afmeldingsfristen er registreret i Delfi og styrer den enkelte studerendes mulighed for at foretage rettidig afmelding. Afmelding efter fristens udløb medfører at den studerende har forbrugt et eksamensforsøg. Studerendes selvbetjening findes på www.au.dk http://www.au.dk/da/56-02.htm regler om eksamen 6 Dispensation Dispensation er en afvigelse fra det normale dvs. det der fremgår af studieordninger og øvrige regelsæt for den enkeltes uddannelse. Dispensationer gives af den kompetente myndighed typisk studienævnet på baggrund af konkret ansøgning fra den studerende og skal registreres i Delfi af det rette administrative niveau hurtigst muligt. Eventuelle behov for og afklaring af behov for dispensation fra gældende eksamensbestemmelser bør ske senest i forbindelse med tilmelding til eksamen. Uforudsete forhold, som indtræder EFTER tilmeldingen til eksamen, og som udløser ansøgning og evt. imødekommelse af dispensation må nødvendigvis behandles hurtigst muligt og søges indpasset i den etablerede planlægning ved tæt kontakt mellem de administrative enheder. Vær altid opmærksom på, hvem der skal orienteres om konkrete dispensationer. Dispensationer til at medbringe faglige hjælpemidler kræver f.eks. orientering af den fagligt ansvarlige, som har ansvar for at eksaminander ikke har medbragt ulovlige hjælpemidler til eksamen. Eksamensvagter og andre administrative personer har ikke kompetence til at vurdere faglige hjælpemidler. http://mit.au.dk/aros/de_dispens.cfm (hjælpetekst i Delfi om dispensation) http://www.au.dk/da/56-02.htm regler om eksamen - afsnit om dispensation Eksamenstilsynets instruks om hjælpemidler (se vedlagte) Diverse inspirationspapirer om dispensation bilagt denne pjece husk der er råd og vejledning at hente hos Studiecenter for Studerende med særlige behov. 6
UNDER EKSAMEN Under eksamen skal sikres ro og orden, og ingen eksaminand bør forstyrres med eventuelle problemer, som ikke direkte angår vedkommende. Den fagligt ansvarlige og administrativt ansvarlige personer for eksamen skal være til umiddelbart at få fat på for dem der administrativt forestår den fysiske afholdelse af eksamen skulle der opstå problemer. En eksaminand der ikke optræder hensynsfuldt og ordentligt kan indberettes til rektor med heraf følgende mulighed for tildeling af advarsel eller bortvisning. http://www.au.dk/da/56-02.htm regler og vejledning om eksamen på Aarhus Universitet http://www.au.dk/da/01-06.htm disciplinære foranstaltninger overfor studerende 4 og 5 Eksamen foregår på betryggende vis og ingen snyder Enhver form for eksamenssnyd og/eller forsøg på samme indberettes til studielederen for fagområdet, som foretager den indledende afklaring af fakta og træffer beslutning om indberetning til rektor. Indberetning af eksamenssnyd og/eller forsøg på samme ved skriftlig eksamen under tilsyn foretages af Eksamenstilsynet. http://www.au.dk/da/01-06.htm disciplinære foranstaltninger overfor studerende 4 stk. 2 og 5 stk. 2 Vedlagt inspirationspapir til Uddannelsesgruppens (under RK) arbejde med eksamenssnyd. 7
EFTER EKSAMEN Eksamensresultater På baggrund af den enkelte eksaminands eksamenspræstation foretages registrering af den opnåede bedømmelse enten ved direkte inddatering eller ved udfyldning af protokol. Protokoller udgør det papirgrundlag på hvilket der foretages registrering af resultater i Delfi. Protokoller skal være entydige og korrekt udfyldte. Protokoller må ikke bruges til andet end registrering af eksamensresultater, som skal registreres i Delfi. http://mit.au.dk/aros/de_stanprotok.cfm (hjælpetekst i Delfi om protokoller) Klager Klager over eksamen falder i to typer: faglige og retlige klager. Klager registreres i Delfis studentersagsbillede. Ad Faglige klager) Disse relaterer sig til eksaminationsgrundlaget (eksamensspørgsmål, opgaver og lignende) og dets forhold til pensum, eksamensforløbet, eller bedømmelsen. Faglige klager behandles af eksaminatorer og censorer http://www.au.dk/da/56-01.htm eksamensbekendtgørelsen 40 Ad Retlige klager) Disse relaterer sig til alt andet end det faglige f.eks. de fysiske forhold og oplysning og orientering om eksamen. En retlig klage behandles af den administrative enhed, der har ansvaret for det der klages over klassisk kan studienævnssekretariater vælge at behandle klagen på baggrund af en udtalelse fra den ansvarlige administrative enhed i de situationer, hvor studienævnssekretariatet ikke selv har ansvaret for den del, der klages over. http://www.au.dk/da/56-01.htm eksamensbekendtgørelsen 40 Eksamensbevis Et eksamensbevis er udtryk for originaldokumentation på baggrund af oplysninger på udstedelsestidspunktet. Beviset indeholder et dansk bevis, et engelsk bevis og et diploma supplement. Beviser udskrives ved træk på Delfi-data herunder oplysninger fra cpr.register om navn. Navnet på et eksamensbevis, er det navn personen bærer og ikke eventuelle kaldenavne. Det udstedes IKKE nyt bevis, fordi man siden hen ændrer navn beviset er originaldokumentation med baggrund i oplysninger på udstedelsestidspunktet. Et nyt bevis som følge af forkerte navneoplysninger på udstedelsestidspunktet kræver ændringer i navneoplysninger i cpr.register. Fakultetet opbevarer en kopi af det originale bevis. http://www.au.dk/da/56-01.htm eksamensbekendtgørelsen 34-36 8
BILAGSOVERSIGT Bilag 1) Bilag 2) Bilag 3) Bilag 4) Bilag 5) Bilag 6) Bilag 7) Bilag 8) Bilag 9) Bilag 10) Forsideformular til eksamensopgaver Brev om alle hjælpemidler tilladt ved skriftlige eksaminer under tilsyn Brev om studielederes ansvar ved skriftlige eksaminer under tilsyn Pultinstruks ved skriftlige eksaminer under tilsyn Pultinstruks ved skriftlige eksaminer under tilsyn med brug af pc Engelsk pultinstruks ved skriftlige eksaminer under tilsyn Engelsk pultinstruks ved skriftlige eksaminer under tilsyn med brug af pc Brev om dispensation til eksamen i eget hjem Inspirationspapirer om dispensationer: a) Dispensationer regler på området b) Vejledende skema til ansøgning om dispensation c) Vedr. dispensationer til skriftlig eksamen praktiske eksempler d) DISPENSATIONER forvaltningsretlige krav Eksamenssnyd er en alvorlig sag inspirationspapir til Uddannelsesgruppen under RK 9
EAU-medlemmer STUDIEKONTORET Annette Lund souschef Dato: 11. november 2005 Journalnr: AU-2005-560- Reference: alb Vedr.: Navn på bevis for gennemført uddannelse. Aarhus Universitet anvender navn efter navnelovgivningen og adresseringsnavn fra cpr-registeret. Direkte tlf: 8942 1033 E-post: alb@adm.au.dk Afsenders CVR-nr: 44-82-66-14 Under uddannelsesforløb anvender Aarhus Universitet adresseringsnavnet. Det er således adresseringsnavnet, der fremgår på selvbetjeningen og på diverse udskrifter om uddannelsesforløbet. Når der udstedes bevis for gennemført uddannelse, sker det på navn efter navnelovgivningen, som kan være et andet end adresseringsnavnet f.eks. bærer mange mennesker mellemnavne efter navnelovgivningen, som de ikke anvender i det daglige, og som de har udeladt ved brug af et adresseringsnavn uden mellemnavn(-e). Aarhus Universitet har ikke hjemmel til at anvende adresseringsnavn ved udstedelse af bevis for gennemført uddannelse, hvorfor anmodninger om anvendelse af adresseringsnavn frem for navn efter navnelovgivningen ikke kan imødekommes. Bevis for gennemført uddannelse afspejler fakta på udstedelsestidspunktet. Aarhus Universitet opbevarer en kopi af det originale bevis og ved bortkomst af originalen kan universitetet levere en kopi af det originale bevis. Der udstedes ikke nyt original bevis. Ændringer af navn efter udstedelse af bevis giver altså ikke mulighed for at få ændret navnet på et bevis for gennemført uddannelse. Med venlig hilsen Annette Lund Souschef Studiekontoret Aarhus Universitet Bygning 445 Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Århus C Tlf: 8942 1025 Fax: 8613 0957 E-post: stuk@au.dk Web: www.au.dk/stuk