Domea Randers Referat af ordinært repræsentantskabsmøde, tirsdag den 04. august 2015 Kl. 17.00, Kaskelotten 38, st.tv., 8960 Randers SØ. Dagsorden var : Side 1 Valg af dirigent... 2 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning... 2 3 Godkendelse af årsregnskab... 2 4 Godkendelse af revisionsberetning... 2 5 Godkendelse af boligorganisationens budget... 2 6 Behandling af indkomne forslag... 3 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning:... 3 8 Valg af revisor... 3 9 Valg af medlem til Domeas repræsentantskab... 3 10 Kompetencedelegation... 4 11 Eventuelt... 4 Til mødet var indkaldt fra bestyrelsen/repræsentantskabet: Marianne Schultz, formand Aase Jensen Winnie Christensen Karin Thomsen Natasha Kristensen Afbud Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen Referent Formand Marianne Schultz bød velkommen til mødet. Servicecenter Bolig Nord, den 13. august 2015 Side 1 af 5
1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges eventuelt et stemmeudvalg, der bistår dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Referat : Mikki Frandsen blev valgt som dirigent, og startede med at konstatere at der var rettidig indkaldt til mødet, og mødet derfor var beslutningsdygtig. 2 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning Ved formanden Marianne Schultz. Referat : Formand Marianne Schultz informerede om at i det forgangene år, havde bestyrelsen arbejdet med flere spændende ting. Bla. havde formand og næstformand deltaget i et regionsmøde hvor alle bolig organisationer som bliver serviceret fra Servicecenter bolig nord 1 og 2 havde deltaget. Så havde der været et fælles møde med alle bolig organisationerne med beslutning om en fusion af de 2 servicecentre til et samlet servicecenter. Så arbejdes der på byggeprojektet på Falbegrunden. Repræsentantskabet godkendte bestyrelsens beretning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingens årsregnskab godkendes af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Boligorganisationens årsregnskab for regnskabsåret 01.12.2014 31.12.2014 er vedhæftet. Referat : Repræsentantskabet godkendte boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Regnskabsmateriale er vedhæftet. Referat : Repræsentantskabet godkendte revisionsberetningen. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Budgetmateriale er vedhæftet. Referat : Repræsentantskabet godkendte budgettet. Side 2 af 5
6 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, afleveres hos formand Marianne Schultz, Kaskelotten 38, st.tv., 8960 Randers SØ. Forslag skal være formanden i hænde senest den 14. juli 2015. Eventuelle indkomne forslag udsendes til repræsentantskabet senest 1 uge inden mødet. Referat : Der var ikke indkomne forslag. 7 Organisationsbestyrelsens sammensætning: Valg til organisationsbestyrelsen skete på ekstraordinært repræsentantskabsmøde, mandag den 14. april 2014, hvorfor bestyrelsen sammensætning skal bekræftes. Referat : Da næstformand Ulrik Kuntz og dennes personlige suppleant begge fraflytter selskabet besluttede og valgte repræsentantskabet følgende : Organisationsbestyrelsen består af 3 medlemmer. 2 medlemmer vælges af repræsentantskabet, en udpeges af Domea. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Formanden for organisationsbestyrelsen er tillige formand for repræsentantskabet. Navn Post Valgt af Afgangsår Marianne Schultz Formand Repræsentantskab 2016 Aase Jensen Næstformand Repræsentantskab 2017 Karin Thomsen Medlem Domea 2016 Winnie Christensen blev valgt som personlig suppleant for Aase Jensen. Der kunne ikke vælges en personlig suppleant for formand Marianne Shultz. Med Domea som forretningsfører. 8 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 2014 genvalgtes BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Referat : Repræsentantskabet genvalgte revisor for indeværende regnskabsår. 9 Valg af medlem til Domeas repræsentantskab Side 3 af 5
De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Domea Randers kan vælge op til 1 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Referat : Repræsentantskabet valgte formand Marianne Schultz til Domeas repræsentantskab. 10 Kompetencedelegation Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Referat : Repræsentantskabet bekræftede valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegation. 11 Eventuelt Referat : Der var ingen punkter under evt. Side 4 af 5
Dirigent Mikki Frandsen kunne konstatere at dags orden var tømt og takkede for god ro og orden. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 13. august 2015 Mikki Frandsen For referatets godkendelse: den - 2015 den - 2015 Marianne Schultz, formand Mikki Frandsen, dirigent Side 5 af 5