Vejledning til dataindsamling 2017 Denne vejledning er udarbejdet for at lette og kvalificere dataindsamlingen vedrørende velfærdsteknologi, som løber fra d. 14. september 2017 til d. 26. oktober 2017. Besvarelsen af spørgeskemaet forudsætter sandsynligvis, at flere områder af organisationen inddrages. Det anbefales derfor, at der udpeges en tovholder, som får til ansvar at koordinere besvarelserne. Side 1 af 7 Vejledning er tiltænkt den medarbejder, der koordinerer den praktiske indsamling af oplysninger i jeres kommune. Vejledningen uddyber og eksemplificerer, hvad der efterspørges i de enkelte spørgsmål i det elektroniske spørgeskema. Generelle bemærkninger til spørgeskemaet Jeres besvarelse er et essentielt grundlag for, at KL kan udsende lokale rapporter til alle 98 kommuner, hvor egne indrapporterede oplysninger sammenstilles med de øvrige kommuners. Den lokale rapport bliver dels et supplement til den lokale ledelsesinformation, og dels en kilde hvor I kan sammenstille jer med og lade jer inspirere af de øvrige kommuners erfaringer. I spørgeskemaet efterspørges der forskellige typer af informationer inden for kategorierne udbredelse, organisation og gevinster. Nogle af spørgsmålene efterspørger den bedst mulige vurdering af udviklingen på et givent område. Vi opfordrer jer til at afgive et svar på samtlige spørgsmål i spørgeskemaet selvom det kan være svært at svare entydigt. Der er til hver kategori i de tre spørgeskemaer tilknyttet et kommentarfelt, hvor det er muligt at angive bemærkninger, "mellemregninger" og lignende, som uddyber og understøtter de indberettede oplysninger. Hvor kan jeg få hjælp? Har I spørgsmål eller andet der vedrør spørgeskemaet, så er I altid velkomne til at kontakt en medarbejder i KL. Andy Schultz Kristensen Morten Ejlersen akn@kl.dk moe@kl.dk Tlf. 2869 4005 Tlf. 2383 1989
Fokusområde 1: Digitalt understøttet træning Nr. Spørgsmål og vejledning 1 Angiv aktuel status på borgerettet digital understøttelse af træning i kommunen? Der mulighed for at oplyse, hvilke tekniske løsninger, I arbejder med samt hvor mange enheder, I har indkøbt og/eller implementeret. Svarene på disse spørgsmål bidrager til at give jer og andre kommuner et overblik over, hvem der arbejder med hvad og i hvilket omfang. Øvrige relevante indsatser kan beskrives i kommentarfeltet. Side 2 af 7 2 Hvilke målgrupper tilbydes træning, der understøttes digitalt? Det er muligt at angive flere svar. Der er mulighed for at tilføje andre målgrupper end de beskrevne. 3 Hvordan har antallet af træningsforløb udviklet sig siden 1. januar 2015? Spørgsmålet omhandler det totale antal træningsforløb forbundet til de angivne ydelser. Dvs. den udvikling, der spørges til, er for traditionelle og digitale forløb set som en del af samme. Er udviklingen ikke dokumenteret, forsøg da at beskrive udviklingen ud 4 Inddrages teknologi i træningsforløb for at imødekomme en stigning i antal træningsforløb? Spørgsmålet skal kun besvares såfremt, der på en eller flere ydelser er angivet en stigning i spørgsmål 3. 5 Hvordan vurderes antallet af medarbejdere, der arbejder trænende, at følge udviklingen i træningsforløb (normering)? Er udviklingen ikke dokumenteret, forsøg da at vurdere udviklingen ud Vi er opmærksomme på, at der kan findes mange årsager til den udvikling, I oplever. Derfor er det muligt at forklare udviklingen i fritekst. 6 Er alle medarbejdere, der arbejder trænende, oplært i at anvende træningsteknologi? Der er mulighed for at beskrive, hvilke medarbejdergrupper, der er blevet oplært, og hvorfor de er blevet udvalgt. 7 Har anvendelse af træningsteknologier bidraget til at opnå varige økonomiske gevinster?
En økonomisk gevinst dækker i denne sammenhæng over reduktioner i budgettet og øget ressourcemæssigt råderum (herunder stabilt udgiftsniveau på trods af tilgang af borgere) Der er mulighed for at angive gevinstens størrelse. Gevinsten angives som den årlige varige gevinst. Dvs., har I i 2015 hentet 50.000 kr. og i 2016 hentet 200.000 kr. i nye gevinster, så er den årlige varige gevinst i 2017 250.000 kr. 8 Angiv dokumenterede arbejdsmiljømæssige gevinster eller andre medarbejderrettede gevinster (fx arbejdsglæde eller mulighed for faglig udvikling) ved anvendelse af træningsteknologier Side 3 af 7 Beskriv eventuelle gevinster, og beskrive gerne i hvilken sammenhæng og i hvilket omfang gevinsterne er dokumenteret. Det kan både være i større evalueringsrapport eller ved mindre temadage og lignende. Er evalueringerne tilgængelig via kommunens hjemmeside, må I meget gerne indsætte link til disse. 9 Anvendes digitalt understøttet træning i kommunen ud fra målsætninger om for ventetider, fastholdelse el. andet? Bemærk, at der spørges til målsætninger, og ikke dokumenterede effekter. 10 Hvilke kvalitative gevinster er dokumenteret ved anvendelse af træningsteknologi? Beskriv eventuelle gevinster, og beskrive gerne i hvilken sammenhæng og i hvilket omfang gevinsterne er dokumenteret. Det kan både være i større evalueringsrapport eller ved mindre temadage og lignede.
Fokusområde 2: Skærmbesøg Nr. Spørgsmål og vejledning 1 Angiv aktuel status på skærmbesøg i kommunen? Der mulighed for at oplyse, hvilke tekniske løsninger, I arbejder med samt hvor mange enheder, I har indkøbt og/eller implementeret. Svarene på disse spørgsmål bidrager til at give jer og andre kommuner et overblik over, hvem der arbejder med hvad og i hvilket omfang. Øvrige relevante indsatser kan beskrives i kommentarfeltet. Side 4 af 7 2 Hvilke ydelser leveres som skærmbesøg? Det er muligt at angive flere svar. For hvert svar angives andelen, der modtager skærmbesøg, af den samlede målgruppe for ydelsen. Andelen kan baseres på et estimat og angives i procent. 3 Hvilke opgaver kan delvist udføres ved anvendelse af skærmbesøg? Opgavebeskrivelserne tager udgangspunkt i Voksenudredningsmetoden og Fælles Sprog III 4 Hvordan har den samlede målgruppe udviklet sig siden 1. januar 2015? Er udviklingen ikke dokumenteret, forsøg da at beskrive udviklingen ud 5 Hvordan vurderes antallet af medarbejdere at følge udviklingen i målgruppens størrelse (normering)? Er udviklingen ikke dokumenteret forsøg da at vurdere udviklingen ud Vi er opmærksomme på, at der kan findes mange årsager til den udvikling, I oplever. Derfor er det muligt at forklare udviklingen i fritekst. 6 Kan borgerne selv kalde op via skærm? 7 Skærmbesøg har haft følgende virkning på "åbningstiden" Med åbningstid menes der, om arbejdet med skærmbesøg har betydet, at borgerne inden for et større eller mindre tidsrum er i kontakt med kommunen. Der menes dermed ikke, om borgerne får visiteret mere eller mindre tid. 8 Medarbejderne kan anvende skærmbesøg ved brug af?
9 Er alle medarbejdere oplært i at anvende skærmbesøg? Der er mulighed for at beskrive, hvilke medarbejdergrupper, der er blevet oplært, og hvorfor de er blevet udvalgt. 10 Anvender medarbejdere screeningsværktøjer eller lignende til at lokalisere borgere i målgruppen for skærmbesøg? Såfremt medarbejderne anvender screeningsværktøjer, beskriv gerne om værktøjerne er lokalt udviklet eller hvor de stammer fra. Side 5 af 7 11 Har anvendelse af skærmbesøg bidraget til at opnå varige økonomiske gevinster? En økonomisk gevinst dækker i denne sammenhæng over reduktioner i budgettet og øget ressourcemæssigt råderum (herunder stabilt udgiftsniveau på trods af tilgang af borgere) Der er mulighed for at angive gevinstens størrelse. Gevinsten angives som den årlige varige gevinst. Dvs., har I i 2015 hentet 50.000 kr. og i 2016 hentet 200.000 kr. i nye gevinster, så er den årlige varige gevinst i 2017 250.000 kr. 12 Angiv dokumenterede arbejdsmiljømæssige gevinster eller andre medarbejderrettede gevinster (fx arbejdsglæde eller mulighed for faglig udvikling) ved anvendelse af skærmbesøg Beskriv eventuelle gevinster, og beskriv gerne i hvilken sammenhæng og i hvilket omfang gevinsterne er dokumenteret. Det kan både være i større evalueringsrapport eller ved mindre temadage og lignede. 13 Hvilke borgerrettede gevinster er dokumenteret ved anvendelse af skærmbesøg?
Velfærdsteknologiområdet generelt Nr. Spørgsmål og vejledning 1 I hvilket omfang anvendes forskellige typer af velfærdsteknologier i jeres kommune? Spørgsmålet er ikke en del af spørgeskemaet. KL trækker oplysninger fra Det Velfærdsteknologiske Landkort på jeres kommune. Projekter som er angivet til at være "under afprøvning", "under implementering" og "i drift" vil blive medtaget i undersøgelsen. Sørg derfor for, at jeres projekter ligger på landkortet og er ajourførte. Side 6 af 7 2 Hvilke velfærdsteknologier har frem til d.d. bidraget til at indfri de største gevinster? Det er muligt at indtaste op til fem projekter. Indsatsen og målgruppen beskrives, og udvalgte gevinster angives. 3 Ved hvilke velfærdteknologier har det frem til d.d. været sværest at indfri de forventede gevinster? Det er muligt at indtaste op til fem projekter. Indsatsen og målgruppen beskrives, og oplevede barrierer og udfordringer beskrives. 4 Hvilke velfærdsteknologier forventer I fremover vil bidrage med de største gevinster? Det er muligt at indtaste op til fem projekter. Indsatsen og målgruppen beskrives. Beskriv tidshorisonten og forventede gevinster. 5 Hvor mange årsværk (på AC-, tovholder- og projektleder-niveau) er på social- og sundhedsområdet i 2017 brugt til udvikling og implementering af velfærdsteknologi? Spørgsmålet var også en del af slutmålingen på det fælleskommunale program for udbredelse af velfærdsteknologi. Afgrænsningen er i praksis svær at udføre, så beskriv gerne jeres tilgang i kommentarfeltet. 6 Hvordan fordeler ressourcebehovet sig ved implementering af velfærdsteknologi i fuld drift? Vi ønsker, I skal vurdere, hvordan behovet for ressourcer fordeler sig over forskellige faser af implementeringsprocessen. Fordelingen angives i procent, hvor den samlede implementeringsproces udgør 100 pct. Vurderingen baseres på gennemsnittet af aktuelle projekter.
7 Hvordan fordeler de faktiske ressourcer sig ved implementering af velfærdsteknologi i fuld drift? Vi ønsker, at I ud fra jeres erfaringer vurderer, hvordan ressourcer afsættes og prioriteres over forskellige faser af implementeringsprocessen. Fordelingen angives i procent, hvor den samlede implementeringsproces udgør 100 pct. Vurderingen baseres på gennemsnittet af aktuelle projekter. 8 Er der siden 1. januar 2017 foretaget organisatoriske ændringer i kommunen, som konsekvens af anvendelsen af velfærdsteknologi i opgaveløsningen? Side 7 af 7 9 Hvilke medarbejdere på social- og sundhedsområdet har gennemgået kompetenceudvikling vedrørende velfærdsteknologi? Vi beder jer her om at foretage den bedst mulige vurdering af andelen, der har gennemgået kompetenceudvikling inden for forskellige dele af organisationen. I må meget gerne beskrive lokale strategier for kompetenceudvikling og lignende på området i kommentarfeltet. 10 I hvor høj grad vurderer I, at kandidater fra grunduddannelserne besidder de nødvendige kompetencer til at arbejde med velfærdsteknologi? Det kan her være en fordel at lade ledende medarbejdere for de respektive faggrupper foretage vurderingen. 11 Oplever I et behov for et bedre samarbejde med grunduddannelserne?