Referat af Bestyrelsesmøde 28. april 2006 Deltagere Søren, Pia, Lone, Uffe, Helle Charlotte Referent Charlotte 1. Konstitution af bestyrelse Formand Charlotte V. Brauer Skt. Pauls Gade 26 8000 Århus C Tlf. 86139045 Email charlottev.brauer@mail.dk Næstformand Søren Ehrenreich Østerlarsvej 8 8210 Århus V Tlf. 86102499 Email. seh@fa.aarhus.dk Kassere Mette Sørensen Voldgårdsvej 6 8270 Højbjerg Tlf.27235184 Email. mhs@carlbro.dk Sekretær Pia Berke Jørgensen Tronkærvej 229 8541 Skødstrup Tlf 86176665 Email piaberke@hotmail.dk
Bestyrelsesmedlem Lone Jensen Storskovvej 2 8260 Viby J, Ormslev Tlf. 42221978 Email mathina.lone@hotmail.com 1.suppleant Helle Christensen Skelagervej 566 8200 Århus N Tlf. 86109456 Email helle_chr@ofir.dk 2. suppleant Uffe Hansen Kirkevænget 283 8310 Tranbjerg J Tlf. 40647520 Email ubha@webspeed.dk Kassereren Mette blev konstitueret til alene at skulle tage sig af regnskaber og kun deltage i bestyrelsesarbejde, når der er økonomi på dagsordenen. Kassereren deltager derfor kun under punktet økonomi på bestyrelsesmøder Grundet at nogle bestyrelsesmedlemmer har store opgaver også i de i generalforsamlingens nedsatte udvalg blev det besluttet at Charlotte står for isforhandlingerne med kommunen/ishockey. Hun tager sig af kommunikationen til og fra DSU Søren tager sig af referatskrivning af bestyrelsesmøder, samt videresender referatet til webmaster, når referatet er godkendt af bestyrelsen Pia som sekretær tager sig af information til og fra løbere. Der etableres en holdlederstruktur, så informationen alene skal gå til holdlederen og ikke til den enkelte løber. Hun tager sig af tilmelding til konkurrencer. Alle bestyrelsesmedlemmer (undtagen kassereren) bliver knyttet til et/flere udvalg. 2. Etablerede nedsatte udvalg
På generalforsamlingen blev etablerede udvalg udvidede med nye medlemmer. Vi afventer referatet fra generalforsamlingen for at få fastslået, hvem der er medlemmer af de enkelte udvalg. Bestyrelsen har følgende forslag til samarbejdet mellem udvalg og bestyrelse Hvert udvalg vælger en Tovholder, som er primære kontakt person til bestyrelsen Udvalgene og deres medlemmer skal på hjemmesiden, i vores folder og synliggøres på vores opslagstavle i skøjtehallen I bestyrelsen vil der være en navngiven person som forpligter sig til at holde kontakt til udvalget og hente information og videregive relevant information til og fra bestyrelse En gang om måneden orienteres hele bestyrelsen om udvalgenes arbejde og initiativer Udvalgene deltager efter behov og ønske i bestyrelsesmøder Der udarbejdes en målsætning, en handlingsplan for hvert udvalg. Bestyrelsen kommer med input til denne handlingsplan. Udvalgene må også gerne selv udarbejde deres handlingsplan. Handlingsplanen igangsættes og konfirmeres, når den har været til behandling i bestyrelsen. 2.1 Foreløbige forslag til udvalgene Hjemmeside : Der foreslås at der etableres en markedsplads for køb og salg af brugt skøjteudstyr Holdlederfunktionen. Holdlederen tager sig af information til og fra løbere/forældre. Kan sætte aktiviteter i gang Sørger for mail adresser/tlf.nr på løbere på holdet. Laver en informationskæde ved aflysninger/ændringer Varetagelse af begynderholdet og modtagelsen af nye. Dette område har gennem årene vist sig at være en udfordring bl.a. fordi vi har løbende tilmeldinger. Der er en del informationer, der skal videregives til nye. Der skal udleveres skøjter. Det skal sikres at løbere har betalt såvel kontingent som for skøjteleje. Der skal holdes styr på hvem der går på hvilket hold og hvor mange gange. Det blev derfor valgt at der nedsættes et gruppe, der udarbejder et forslag til bestyrelsen om på hvilken måde udfordringerne her bedst kan varetages. De interessenter, der er på området medvirker i udvalget dvs. Lone som har ansvar for skøjteudlejningen i eget regi. Pia som har erfaringer fra sæsonen forinden Sissel og Charlotte - Hjælpetrænere på begynderholdet Mette kassereren Henrik skøjteslibning
Pia og Lone sørger for at der bliver kaldt ind til et møde snarest muligt 3. Kontingent forenklinger Forenkling af vores kontingentsystem var til overvejelse dette især for at gøre det mere enkelt at styre registreringen og opfølgningen på begynderholdet. Følgende blev drøftet, som kontingent pr måned videre frem u.skøjter m.skøjter Begynder 1 (kan selv vælge om de vil gå 1 eller 2 gange om ugen) 180 kr. 260 kr. Begynder 2 (2-3 gange skøjteløb om ugen) 250 kr. 350 kr. Iskrystal (3 gange om ugen) 325 kr. 425 kr. Øvede (2 gange om ugen) 180 kr. 260 kr. Konkurrencehold (3 gange om ugen) Elitehold 360 kr. 505 kr Teenhold/showhold/ 150 kr. 210 kr. Familiehold 150 kr. 210 kr. Der indføres et klippekort med 10 klip som medlemmer af klubben kan købe. Klippekortet giver medlemmer og deres venner/familie adgang til at løbe på familiehold, showhold og teenhold. Det koster et klip pr. løber pr gang at deltage på et af ovennævnte hold. Et klippekort med 10 klip koster 250 kr Dette er alene forslag til kontingentstruktur, som bl.a gruppen der arbejder med modtagelse og styring af begyndermedlemmer kan lade sig inspirerer af. Kontingentet tages op igen på næste bestyrelsesmøde 4. Ny træner Trænersituationen blev drøftet. Det blev aftalt at der indsættes en ansøgning gennem ISU på engelsk til alle klubber i verdenen om at vi søger træner. Charlotte og Pia kigger i tidligere sekretær noter og finder den gamle ansøgning klubben brugte da vi søgte i 2004. Helle sørger for at den bliver lagt ud på nettet.
Charlotte har kontakt med Pamela træner i Frederikshavn angående en træner fra Sverige, der vist er interesseret i at komme til Danmark. Det har dog ikke indtil videre lykkedes at få en kontakt i gennem. Charlotte forsøger igen. Pia har forsøgt at lægge vores ansøgning ind på den svenske hjemmeside. Hun prøver igen. Der afholdes en forsamtale med ALyssa, som er off ice og danse træner for os lige nu. Hun har sendt en ansøgning på træner stillingen. Charlotte. Uffe, Sissel og Katrine deltager i denne samtale, der afholdes lørdag den 29. april Konklusionerne derfra videresendes hurtigst muligt til bestyrelsen, som melder tilbage til Charlotte, hvad deres reaktion på konklusionerne er. 5. Datoer for bestyrelsesmøder videre frem i 2006-05-02 21. maj kl. 9-12 i Pauls gade 26. 11.juni kl. 9-12 i Pauls gade 26 6. august kl. 9-12 i Skøjtehallen 20. august kl. 9-12 skøjtehallen 3. september kl. 9-12 i skøjtehallen 1. oktober kl. 9-12 i skøjtehallen 5. november kl. 9-12 i skøjte hallen 5. december kl. 9-12 i skøjtehallen Pia booker lokaler i skøjtehallen 6. Evt. Det blev vendt hvorvidt de tilbud klubben giver til løberne omkring off ice og dans i efter sæsonen er obligatoriske. Tilbudene er obligatoriske for eliteløbere, dvs de skal deltage med mindre andet aftales mellem løber, træner og bestyrelse.( formand) Hvis der laves aftaler om at en elite løber undtages for nogen off ice skal der stadig betales for det af klubben udbudte, da klubben i sin planlægning af efter sæsonen indregner elite løbere som naturlige deltagere både i forhold til deres rolleforpligtigelser samt i forhold til at være i form til de konkurrencer i den kommende sæson. Det henstilles til konkurrenceløbere, iskrystaler og begynder 2 at deltage i eftersæsons aktiviteter..