Bestyrelsesmøde referat nr

Transkript

1 Mødet blev afholdt hos Christa Islin Tilstede var: Christa Islin Claus Ole Jørgensen Stefan Garvig Michael Munch-Olsen Inger Lise Kaurin Jens Christensen Fraværende var: Susanne Brown Thomsen Frank le Fèvre Dagsorden: 1. Formalia 2. Orientering 3. Konstituering af bestyrelsen 4. Uddelegering af opgaver struktureret 5. VIP medlemskab og T-shirts 6. Produkter 7. Foreningsdebat 8. Struktur på opgaver i udvalg 9. Fantasticon 10. Eventuelt 1. Formalia Valg af referent Jens Christensen meldte sig frivilligt som referent. Valg af dirigent Som dirigent meldte Michael Munch-Olsen sig. Godkendelse og underskrift af referat fra forrige bestyrelses møde. Dette blev godkendt uden kommentarer. Dato for næste bestyrelses møde. Datoen er sat til søndag den Mødested, bestemmes den kommende tid. 2. Orientering Orientering fra Formanden Formanden fortalte om at ville være et arrangement den 10. april i Århus. Det er et medlem, Chalotte Primdal, som holder en Klingon dag. Formanden opfordrede til, at bestyrelsen bør støtte op, og deltage i arrangementet. Dertil kunne formanden oplyse, at der er taget kontakt til Henrik Birk fra DR HD, vedrørende Star Trek på DR HD. Alle de tidligere viste film vil blive genudsendt på DR HD, kl Formanden vil bede Frank le Férve om at sætte noget på hjemmesiden om dette, snarligt. Med hensyn fremtidig betaling af medlems kontingent, kunne Christa oplyse, at Robert Voxen, var ved at kigge på muligheder for, betaling af kontingentet på nettet. Robert Voxen har kigget på betalingsmuligheder for nye medlemmer på en ny hjemmeside.

2 Til sidst opfordrede Christa bestyrelsen til, at få mere struktur i opgaverne. Særligt så vi får løst disse opgaver rettidigt. Orientering fra Næstformanden Næstformanden var ikke til stede. Orientering fra Kassereren Kassereren var ikke til stede. Susanne havde sendt regnskabet, så bestyrelsen kunne se på det, hvis det skulle være nødvendigt. Dertil har kassereren via konstateret at: Vi har ifølge hjemmesiden 436 medlemmer, der fordeler sig på 47 VIP, 368 alm. og 21 mini. 27 medlemmer og 1 varekøb der alle er forfaldne er ikke betalt, 1 medlem er endnu ikke forfaldent. Orientering fra Sekretæren Sekretæren havde modtaget et brev fra Bladpuljen, hvori der skulle dokumenteres, hvor mange blade der er udsendt. Formanden har fået dette, og vil sende dette videre. Formanden kunne oplyse sekretæren, at der har været et problem med et medlem, som var blevet glemt, pga. 2 års skiftende bestyrelser. Vedkommende vil forsat være medlem, og får som et plaster på såret alle medlemsblade fra Den nuværende sekretær skal ikke gøre mere i denne sag. Redaktører og Markedsføring Redaktøren kunne oplyse at, han stopper som klumme i Subspace, da der ikke er noget som han mente han kunne bidrage med. Robert Voxen stopper som ansvarlig for markedsføring, og bestyrelsen skal finde andre kandidater til dette. Som mulige forslag, blev andre nævnt, men dette vil bestyrelsen kigge på. Som en billig mulighed for markedsføring, kom der et forslag om at kontakte tidligere medlemmer, ved at sende det seneste nummer af Subspace, samt et pænt brev fra Formanden. 3. Konstituering af bestyrelsen Bestyrelsen blev konstitueret som følgende: Formand: Christa Islin Næst Formand: Frank le Fèvre Kasserer: Susanne Brown Thomsen Sekretær: Claus Ole Jørgensen Menigt medlem: Michael Munch-Olsen Menigt medlem: Inger Lise Kaurin Redaktør Stefan Garvig Suppleant: Jens Christensen

3 Opdatering af hjemmeside Der skal tage billede af Jens Christensen, og Inge lise Kaurin skal rettes fra Sekretær til menigt medlem. Der skal også rettes, og tilvirkes en ny adresse/ liste. Michael Munch-Olsen vil tage sig af dette. 4. Uddelegering af opgaver Struktureret Heri blev opgaverne, som bestyrelsen havde diskuteret, og fastlagt. Formandens opgaver Kontakt til presse, uddelegering af opgaver til øvrige bestyrelsesmedlemmer og opfølgning på disse. Formanden laver også medlemskort, men vil gerne have mere hjælp til dette, i fremtiden. Næstformandens opgaver Træde ind, og hjælpe formanden, med sine opgaver. Heriblandt at hjælpe med opfølgningen af andre opgaver. Være politisk stedfortræder for formanden. Kassererens opgaver Primært kun de regnskabskyndige opgaver. Kassereren har udtrykt, at hun helst ikke ønsker flere opgaver i løbet af året, men hjælper gerne på f.eks. DM i Star Trek. Sekretærens opgaver Produkt ansvarlig og passer foreningens postboks. Opretter nye medlemmer i systemet, og laver filer til labels og andre relevante opgaver. Øvrige bestyrelsesmedlemmer Tager sig af de opgaver der kommer i løbet af året, og de opgaver bestyrelsen fastsætter i starten af det nye år. Redaktørens opgaver Fungerer primært som redaktør, men varetager også foreningens varelager. 5. VIP medlemskab og T-shirts Frank forslog på et tidligere bestyrelsesmøde at der skulle ske ændringer vedr. produkter til VIP medlemmer. Ændringen skulle bestå i, at VIP medlemmerne får et unikt produkt, som ingen anden medlem vil kunne få. Bestyrelsen blev enig om, at VIP medlemmer skal spørges om dette. Formanden vil sende et brev til dem, og høre deres mening. Der kom en del forslag til produkter, bla. Et krus som minder meget om Jayneways krus, hvori der så kunne trykkes logo, med tekst på. Men det endelige produkt, vil blive valgt ud fra, hvad medlemmerne giver tilbagemelding på. Der skal forsat laves T-shirts, men spørgsmålet er om, de skal laves om. Dette er der ikke taget stilling til endnu. 6. Produkter Bestyrelsen vurderede at der forsat skulle være produkter. Særligt skal der bestilles 1000 stk. kugle penne, da det er bestyrelsens opfattelse, at disse er populære. Der blev talt om, at lavet et online produkt katalog, og lade medlemmerne bestemme. På den måde, vil det være nemmere at anskaffe det korrekte mængde af produkter. Dog skal der være et minimum på

4 ca. 50 stk. for nogen udvalgte produkter. Bestyrelsesmøde referat nr Claus vil kigge på muligheder for nye produkter, som foreningen kan tilbyde medlemmerne, foruden dette vil Susanne se, om det kan lade sig gøre, at sælge officielle Star Trek produkter via foreningen, forudsat at foreningen ikke tjener på dette. 7. Foreningsdebat Der blev på Generalforsamlingen forslået, at genåbne foreningsdebatten i forbindelse med de udvalg der skal oprettes. Bestyrelsen har finder det som god ide, og vil genåbne foreningsdebatten, for at få feedback fra medlemmerne. Gennemgangen af udvalgene vil ske af et par uger af gangen. For at undgå Trolls, så skal der sættes et stramt regelsæt op. Hvis en person opfører sig forstyrrende for debatten, så får denne karantæne fra resten af perioden, som debatten varer, for det pågældende udvalg. Formanden vil tage kontakt til Robert eller Frank, vedrørende regelsæt for debat. 8. Struktur på opgaver i udvalg Udvalgene Bestyrelsen diskuterede hvordan de kommende udvalg skulle skabes og senere udforme sig, her var væsentligt, at medlemmerne fik lov til at give feedback på, hvordan eller hvad udvalgene skulle arbejde med. Der skal også findes folk til udvalgene, heri håber bestyrelsen, at finde dem igennem kontakt via debatten. Men der skal også laves specifik hvervning igennem den nuværende hjemmeside. Den nye hjemmeside Med den nye hjemmeside, skal medlemmerne høres. Bestyrelsen vil bla. Gerne vide, hvilke funktioner/muligheder, som medlemmerne måtte ønske. Dette skal udformes i et oplæg til debatten, Når disse ønsker/forslag, som der kunne komme fra medlemmerne er fundet, så skal der nedsættes et udvalg til, at skabe den nye hjemmeside. 9. Fantasticon Bestyrelsen diskuterede deltagelsen i det kommende Fantasticon Foreningen er blevet spurgt, om de vil bidrage med foredrag på Fantasticon. Indtil videre, har bestyrelsen overvejet at kontakte Chalotte Primdal, og spørge om hun vil bidrage med foredrag. Foreningen vil ikke have en bod på Fantasticon, men vil deltage på almindeligvis, og uddele blade og andet til deltagerne på Fantasticon. 10. Eventuelt Rollespil.dk og andre Fan relaterede foreninger Foreningen overvejer at samarbejde med en rollespilforening, idet vi evt. kan bytte kontakt

5 flader, så som bannere eller lignende. Det er for, at få medlemmerne i de andre foreninger, til at interessere sig for Star Trek. Det er ikke kun Rollespils foreninger, men foreninger som Fantastik, Bree, SFC og andre, vil der kunne skabes et tilsvarende samarbejde med. Markedsføring Formanden fik et tilbud fra et markedsføringsfirma, som bruger Facebook, til at eksponere deres kunder. Bestyrelsen mente ikke at tilbuddet var brugbart for trekkies.dk, og det var desuden også for dyrt. Formanden har fundet et webside, som tilbyder gratis kurser i markedsføring. Suppleanten vil kigge på dette, og finde ud af, hvad det går ud på. Ændring af faktura praksis Det har vist sig, at nogen medlemmer har svært ved at forstå vores elektroniske faktura, de forventer, at der sendes en fysisk faktura, hvor det de reelt skal, er at bruge FI nummeret på den elektroniske. Bestyrelsen blev enig om, at lave en side på vores hjemmeside, hvor man vil se et billede af vores elektroniske faktura, samt en forklaring af denne. Næstformanden vil kigge på dette. Abonnement på IMDB pro Formanden og andre bruger IMDB som kilder, til at skrive artikler til medlemsbladet. Men ofte viser det sig, at denne information er mangelfuld, og derfor kunne det være rart med den udvidet adgang, som fås igennem IMDB pro. Da denne koster penge, så vil formanden bruge trial udgaven i første omgang, for at se om det kan betale sig. Formulering af news omkring Forenings-repræsentant på Cons. Det kom op som forslag på Generalforsamlingen, at sende et medlem af sted. Indtil videre er det kun Con billetten, som dækkes. Dog forventes det, at medlemmet skal skrive artikler, lave interviews, have billeder med fra connen, for at foreningen skal dække denne. Formanden vil skrive til medlemmerne i news om dette.