ESDH Cap - SYS tia TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES?
ESDH-SYSTEMET CAPTIA 3 INDHOLD Hvorfor skal vi journalisere?... 4 Hvad skal journaliseres? Forskellige typer af sager, forskellige typer af journalisering... 5 Hvad skal journaliseres? Og under hvilke betingelser... 6
4 ESDH-SYSTEMET CAPTIA HVORFOR SKAL VI JOURNALISERE? Lovgivningskrav Forvaltningslovens krav om borgernes ret til aktindsigt i sager, hvor man er part, skaber et behov for at kunne dokumentere sagsgange gerne hurtigt og enkelt Lov om offentlighed i forvaltningen skal sikre offentlighedens ret til indsigt i den offentlige forvaltnings administrative sagsbehandling, og understreger vores forpligtigelse til at art journalisere Lov om behandling af personoplysninger beskytter personoplysninger og har indflydelse på, hvilke dokumenter vi må gemme samt hvor længe og hvordan Arkivloven kræver, at bestemte typer dokumenter gemmes for eftertiden. Videndeling ESDH-systemet understøtter videndeling på tværs af afdelinger og lokationer. Det gør det lettere at dele den viden, der er oparbejdet gennem sagsbehandlinger. Dokumentation og rygdækning Man skal kunne dokumentere, hvordan givne sager behandles. Dette sikrer også dig, hvis der opstår tvivl i et sagsforløb. Derudover er det altid en god idé at kunne dokumentere aftaler, f.eks. i et projektforløb. Viden bevares Viden om sager bevares, hvilket gør det nemmere for dig og dine kollegaer at overtage sager efter hinanden Kvalitet Historikken bevares, så man kan understøtte, at sager behandles ensartet. Det giver en hurtig og sikker sagsbehandling.
ESDH-SYSTEMET CAPTIA 5 HVAD SKAL JOURNALISERES? FORSKELLIGE TYPER AF SAGER, FORSKELLIGE TYPER AF JOURNALISERING Ekspeditionssager: Om forhold som ekspederes efter faste regler om sagsgang og tidsfrister, og som ender med en afgørelse - f.eks. ansøgninger og klager, gælder, at alle dokumenter vedr. samme forhold skal journaliseres på sagen. Eneste undtagelse kan være interne aftaler og korrespondance om rent praktiske forhold ved sagens behandling. Emnesager: Et administrativt, specifikt emne eller en aktivitet, hvor sagsgangen ikke nødvendigvis er fastlagt ved love og bekendtgørelser. Det kan f.eks. dreje sig om opgaver med næste års budget, vedligeholdelse af bygninger, høringer af lovudkast. Disse sager vil typisk bestå af ind- og udgående skrivelser, notater, referater m.m., som er væsentlige for udviklingen og som derfor skal journaliseres. Men der vil som regel også være en række interne arbejdspapirer, hvor det skal vurderes, om de har en karakter, der gør, at de skal journaliseres. Projektsager: Forhold vedrørende projekter af alle slags. Dokumentationen skal være fyldestgørende og afspejle den valgte projektmodel, samt projektets faser i form af statusrapporter, afvigerapporter, budgetter, mødereferater og afslutningsrapport. Det vil typisk være projektlederen eller -sekretæren, der har ansvaret for at sikre projektets dokumentation. Udvalgssager: Sekretæren for et udvalg, en arbejdsgruppe eller lignende er ansvarlig for at sikre dokumentationen af udvalgets arbejde. Det gøres ved at føre en sag, der som minimum rummer indkaldelser, dagsordner, bilag, referater samt udvalgets kommissorium og ajourførte medlemsoversigter. De enkelte emner, som udvalget behandler, hører derimod til på hver sin sag. Opbevaringssager: Forhold hvor der ikke foregår en egentlig sagsbehandling, men hvor det af praktiske grunde er fornuftigt at holde en række dokumenter samlet ét sted. Det kan f.eks. dreje sig om et medlemskab af en forening eller universitetssammenslutning, hvor AU modtager forskelligt materiale af orienterende karakter. I denne type sager vurderer sagsbehandleren selv hvilken grad af dokumentation, der er hensigtsmæssig Personale- og studentersager: Personalesager afspejler hele dokument flowet i en ansats ansættelses forløb. AU HR administererer personalesagerne efter interne fastsatte retningslinjer. Studieadministrationen har retningslinjer for studentersager.
6 ESDH-SYSTEMET CAPTIA HVAD SKAL JOURNALISERES? OG UNDER HVILKE BETINGELSER Adresselister Dagsordner, egne Altid Adsendte notater I det omfang det er en Dagsordner, indgående I det omfang det er en Arbejdsinstrukser, egne Arbejdsinstrukser, udgivet af andre E-post Fakturaer / I det omfang det er en Artikeludkast Ferielister Artikler Bankudtog Bekendtgørelser, egne Bekendtgøreser, udgivet af andre Følgesedler Girokontoudtog Høringsmateriale Indbetalinger og oversigter / Hvis selvstændigt elevant indhold Bidrag til publikationer Indsigelser Breve, afsendte I det omfang det er en Breve, indgående I det omfang det er en Instrukser, egne Instrukser, udgivet af andre Invitationer Brugervejledninger, egne Kasseforskudsanmodninger Brugervejledninger, udgivet af andre Budgetter, egne Bøger Checks Cirkulærer, egne Cirkulærer, udgivet af andre Kataloger Kontoudtog Kontrakter Kontraktudkast Kundeklager Kursusansøgninger Kursusbekræftelser
ESDH-SYSTEMET CAPTIA 7 Kursusbeviser Regnskaber Kvitteringer Regulativer, egne Love Regulativer, udgivet af andre Lykønskninger Regninger Lønningslister Regnskaber Lønoversigter Regulativer, egne Mødeindkalelse, indgående Mødeindkaldelse, udgående Mødereferater, indgående / / Hvis det bruges i sagsbehandlingen Hvis det bruges i sagsbehandlingen Regulativer, udgivet af andre Rejseafregninger Reklamer Rekvisitioner Mødereferater, udgående Rettelser til referater Notater Spørgeskema Organisationshåndbøger, egne Organisationshåndbøger, udgivet af andre Pjecer Presseklip Pressemeddelelser, egne Pressemeddelelser, udgivet af andre Statistiske indberetninger Takkeskrivelser Til orientering Tilbud Udbetalingslister Vejledninger, egne Vejledninger, udivet af andre / Kommer an på relevans Publikationer Raskmeldinger Refusionsanmodninger Virksomhedshåndbøger, egne Virksomhedshåndbøger, udgivet af andre Reglementer, egne Årsberetninger, egne Reglementer, udgivet af andre Regninger Årsberetninger, udiver andre Årsregnskab
Husk det er de enkelte afdelingers ansvar at journalisere. Har du brug for hjælp eller flere informationer, se http://medarbejdere.au.dk/captia eller kontakt captia@au.dk Aarhus universitet AU HR Organisations udvikling Aarhus Jens universitet Baggesensvej 51 AU HR Organisations 8200 Aarhus Nudvikling Jens Baggesensvej 51 8200 Aarhus N Tlf.:87153319 E-mail: captia@au.dk Tlf.:87153319 www.medarbejdere.au.dk/captia E-mail: captia@au.dk www.medarbejdere.au.dk/captia