Forslag til ændringer i Vedtægter for Ejerforeningen Skodsborg Solgård, Skodsborg Hovedbegrundelser for at ændre De gældende vedtægter er fra 1970, de har nogle mangler, og de indeholder en hel del forældede eller nu forkerte punkter. De tager på nogle punkter ikke højde for 35 års samfundsudvikling. De er fx på nogle punkter udtryk for datidens mere restriktive opfattelse af medlemsdemokratiet. Der er i 2004 kommet en ny "Bekendtgørelse om normalvedtægt for ejerforeninger, som det kan være nyttigt at skele til, selvom det ikke er et lovkrav for os. Hele bekendtgørelsen findes på http://147.29.40.91/delfin/html/b2004/0133305.htm. Forslag til procedure Da nogle af ændringerne er meget naturlige og andre mere kontroversielle, foreslår vi, at generalforsamlingen høres og stemmer om dem punkt for punkt. 2. stk. 1 (foreningens hjemsted) Ren formalitet Datea har fået ny adresse. Foreningens hjemsted er administrators forretningssted for tiden Onsgårdsvej 35, Hellerup. Foreningens hjemsted er Søllerød/Rudersdal kommune. 8 stk. 1 og 2 (generalforsamlingens dirigent) I de nugældende regler udpeges dirigenten af bestyrelsen. Det normale er at dirigenten vælges af generalforsamlingen, jf. fx den nye Bekendtgørelse om normalvedtægt. Hvert år afholdes i sept. eller okt. måned ordinær generalforsamling. Generalforsamlingen ledes af en af bestyrelsen udpeget dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling, stemmeafgivningen og dennes resultater. Dagsordenen for generalforsamlingen skal omfatte følgende punkter: a. Aflæggelse af årsberetning Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i sept. eller okt. måned. Generalforsamlingen ledes af en af generalforsamlingen udpeget dirigent, der afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling, stemmeafgivningen og dennes resultater. Dagsordenen for generalforsamlingen skal omfatte følgende punkter: 1
a. Valg af dirigent og referent, der ikke behøver at være medlem af foreningen. b. Godkendelse af sidste års generalforsamlingsreferat(er). c. Aflæggelse af årsberetning (som nuværende vedtægter fra punkt a.). 8 stk. 3 (indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling) Bestyrelsen skal ikke kunne sylte et krav om en ekstraordinær generalforsamling men på den anden side kan det være svært at få et egnet lokale i nærheden med kort varsel. Ekstraordinær generalforsamling afholdes: (Derpå følger 5 punkter, der hver for sig kan medføre en ekstraordinær generalforsamling, fx krav fra en gruppe medlemmer eller et enkelt medlem, som vil have en bestyrelsesbeslutning afprøvet på en generalforsamling.) Ekstraordinær generalforsamling afholdes inden 8 uger: 8 stk.4 (indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling) Efter de nugældende regler skal det være krav fra halvdelen af medlemmerne efter fordelingstal for at få indkaldt en generalforsamling imod bestyrelsens ønske. Den nye Bekendtgørelse om normalvedtægt foreslår 25 %, hvilket også fra en demokratisk synsvinkel er mere rimeligt, især da en del lejligheder ejes af eksterne investorer, som kan være svære for ikke-bestyrelsesmedlemmer at finde. Desuden er sidste del af sætningen uklar. Det væsentlige bør ikke være, om der mangler 1 m 2 fordelingstal for at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling (hvem har oversigt over det i praksis?), det væsentligste er, at der skal være en rimelig medlemsbaggrund for at indkalde. Det er jo kun generalforsamlingen, der kan træffe beslutninger, ikke indkaldelsesgruppen, så det ændrer ikke magtforhold m.m.! når det til behandling af et angivet emne begæres af mindst halvdelen af ejerforeningens medlemmer efter antal eller fordelingstal når det til behandling af et angivet emne begæres af mindst 25 % af ejerforeningens medlemmer efter antal (én pr. lejlighed, garager/kælderlokaler tæller ikke med) 9 stk. 1 (varsel for generalforsamling) 8 dages varsel er urimeligt lidt for den ordinære generalforsamling, når den kan placeres i hele august/september, hvor et medlem fx kan være på 1-2 ugers ferie, hvilket ikke er så ualmindeligt i dag. Man skal kunne nå at lave fuldmagt. Bekendtgørelse om normalvedtægt forslår 14 uger (trykfejl: skal formentlig være 4 uger) for en ordinær generalforsamling og 8 dage for en ekstraordinær generalforsamling. 2
Generalforsamlinger indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 8 dages varsel. Indkaldelsen kan ligesom øvrige meddelelser til medlemmerne ske ved, at bestyrelsen lader ejendommens vicevært omdele en rundskrivelse til de enkelte ejerlejlighedsejere. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsordenen. Eventuelle forslag, der agtes stillet på generalforsamlingen, bortset fra forslag til valg, skal samtidig med indkaldelsen fremlægges til medlemmernes eftersyn." Ordinære generalforsamlinger indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 4 ugers varsel. Ekstraordinære generalforsamlinger indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 8 dages varsel. Indkaldelsen kan til de ejerlejlighedsejere, der bor i ejendommen ligesom øvrige meddelelser til medlemmerne ske ved, at bestyrelsen lader ejendommens vicevært omdele en rundskrivelse. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen samt dagsordenen. Indkaldelsen til ordinære generalforsamlinger skal samtidig angive en dato mindst 2 uger fra indkaldelsen og mindst 2 uger før generalforsamlingen, hvor medlemmer kan fremsende forslag til generalforsamlingen. Er der fremsendt forslag skal de fremsendes/omdeles til samtlige ejerlejlighedsejere senest 8 dage før generalforsamlingen. Indkaldelsen til ekstraordinær generalforsamling skal indeholde alle væsentlige detaljer om det emne, der skal behandles på generalforsamlingen. 12 (referat af generalforsamling) Det skal stå i vedtægterne, at generalforsamlingsreferatet skal udsendes til medlemmerne indenfor en rimelig tid efter generalforsamlingen. I en af bestyrelsen autoriseret protokol optages en kort beretning om forhandlingerne på generalforsamlingen. Beretningen underskrives af dirigenten og formanden for bestyrelsen. I en af bestyrelsen autoriseret protokol optages en kort beretning om forhandlingerne på generalforsamlingen. Beretningen underskrives af dirigenten og formanden for bestyrelsen. Beretningen skal udsendes/uddeles til samtlige medlemmer og publiceres på foreningens hjemmeside på Internettet senest 4 uger efter generalforsamlingens afholdelse. 13 stk. 1 (antal medlemmer i bestyrelsen og valgbarhed til bestyrelsen) 3 medlemmer er for lidt. Både i bekendtgørelsen og i vores vedtægter ( 15 stk. 3) er formandens stemme afgørende ved stemmelighed i bestyrelsen. Det betyder at - hvis alle er tilstede kan formanden + et medlem beslutte en sag ved 3 eller 4 medlemmer i bestyrelsen, men det kræver formanden + 2 medlemmer (eller 3 medlemmer udenom formanden), hvis der er 5 medlemmer i bestyrelsen. 3
Bekendtgørelse om normalvedtægt foreslår 4 bestyrelsesmedlemmer. Bestemmelserne om, at man ikke behøver at være medlem af foreningen er usædvanlige og formentlig historisk bestemt fra den tid, hvor DADES/Datea ejede næsten alle lejlighederne. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen. Den består af 3 medlemmer, hvoraf formanden vælges særskilt af generalforsamlingen. Desuden vælges 2 suppleanter. Formanden, de øvrige medlemmer af bestyrelsen og bestyrelsessuppleanterne behøver ikke at være medlem af foreningen. Såvidt muligt bør et af bestyrelsens medlemmer være en ejerlejlighedsejer, der selv bebor sin lejlighed. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen. Den består af 5 medlemmer, hvoraf formanden vælges særskilt af generalforsamlingen. Desuden vælges 2 suppleanter. Valgbare som formand, medlemmer af bestyrelsen og som suppleanter er ejerforeningens medlemmer, disses ægtefæller/samlevere og myndige husstandsmedlemmer. Desuden kan ejere, som er juridiske personer (fx A/S eller ApS), udpege en dem tilknyttet person, der kan opstilles til bestyrelsen eller som suppleant. Så vidt muligt bør alle tre matrikelnumre være repræsenteret i bestyrelsen. 13 stk. 3 (ledige pladser i bestyrelsen og indkaldelse af suppleanter) Fornuftigt forslag, der er hentet fra Bekendtgørelse om normalvedtægt. Den gamle paragraf er uklar ( først indtræder og iøvrigt efter lodtrækning hvornår skal man trække lod?). Det nye forslag er fra Bekendtgørelse om normalvedtægt. Antallet af bestyrelsesmedlemmer skal rettes tilsvarende hvis 13 stk. 1 vedtages og nyt 13 stk. 3 ikke vedtages. Valgbare er taget fra Bekendtgørelse om normalvedtægt. Kommer antallet af bestyrelsesmedlemmer ved afgang mellem de ordinære generalforsamlinger under 3, indtræder de valgte suppleanter i bestyrelsen, idet suppleanten, der har størst anciennitet, først indtræder og iøvrigt efter lodtrækning. Findes ingen suppleanter, indkaldes en ekstraordinær generalforsamling til valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Ved et bestyrelsesmedlems fratræden eller meddelelse om ikke at ville deltage i bestyrelsesarbejde i en periode på mindst 12 uger indtræder en valgt suppleant i bestyrelsen. Findes ingen suppleanter, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling til valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Såfremt formanden fratræder i en valgperiode, konstituerer bestyrelsen sig med ny formand indtil førstkommende generalforsamling. 4
15 stk. 2 og 3 (krav om antal bestyrelsesmedlemmer er til stede) Situationen hvor kun formanden og et andet bestyrelsesmedlem er til stede, de er uenige og formanden beslutter alene er urimelig. Så må man indkalde til et nyt bestyrelsesmøde. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formanden og yderligere 1 medlem er til stede. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når formanden og yderligere 2 medlemmer er til stede. 15 nye stk. 5, 6 og 7 (website, publicering af bestyrelsesreferater, ansv.forsikring) Bestyrelsesmødernes indhold og de resulterende beslutninger bør ikke være hemmelige. Eneste undtagelse er personrelaterede sager, fx klager over svineri og lugtgener fra en dårligt vedligeholdt lejlighed. Desuden bør vi have en hjemmeside på Internettet, hvilket dog ikke skal fritage bestyrelsen fra sine hidtidige informationsforpligtelser. Webadressen www.solgaarden.dk er optaget, men www.skodsborgsolgaard.dk er ledig. En hjemmeside koster 240 kr. i oprettelse og 62-110 kr./år (host: www.cliche.dk). Stk. 7 (bestyrelsesansvarsforsikring) er hentet fra Bekendtgørelse om normalvedtægt. Forsikringen dækker det erstatningsansvar, som bestyrelsen (inkl. suppleanter) måtte idømmes for formuetab, den har påført foreningen, dens medlemmer, kreditorer eller tredje mand som følge af fejl, forsømmelser eller undladelser. Bestyrelsesansvarsforsikringen dækker dog ikke ubetinget. Bl.a. dækker den ikke overtrædelser af foreningens eller andre love, underslæb og lign. Pris ca. 4-5.000 kr./år for en dækning på 1.000.000 kr. (ingen) Bestyrelsen driver foreningens hjemmeside på Internettet, der skal være operativ senest 1. januar 2006. Kortfattet referat fra bestyrelsesmøderne publiceres inden 3 uger på foreningens hjemmeside og kan på forlangende udleveres af formanden på papirform. Hvis referatet indeholder personrelateret materiale skal det anonymiseres i den offentliggjorte udgave med mindre alle implicerede parter har givet skriftligt tilsagn om, at det må publiceres. Bestyrelsen kan beslutte, at ejerforeningen skal tegne bestyrelsesansvarsforsikring. Endvidere kan generalforsamlingen med tilslutning fra mindst ¼ af ejerforeningens medlemmer efter fordelingstal pålægge bestyrelsen at sørge for, at ejerforeningen tegner bestyrelsesansvarsforsikring. 16 stk. 1 (administrator) Forældet! A/S Del Alm. Danske Ejendoms Selskab hedder i dag DADES. DADES ejer p.t. 8 af foreningens 67 lejligheder, 2 af de 5 garager, og er desuden 100 % ejer af vores administrator Datea 5
Bestyrelsen skal antage en ejendomskyndig administrator til bistand ved varetagelse og administration af ejendommens daglige drift. A/S Del Alm. Danske Ejendoms Selskab er dog uafsættelig administrator indtil 1. januar 1980 for et honorar, der særskilt fastlægges ved foreningens stiftelse. Bestyrelsen skal antage en ejendomskyndig administrator til bistand ved varetagelse og administration af ejendommens daglige drift. 16 stk. 2 (administrator) Ligeledes forældet. Et administratorforhold skal naturligvis kunne opsiges med rimeligt varsel af begge parter, og varslet bør fremgå af administratorkontrakten, ikke af vedtægterne. Administrator kan med 6 måneders varsel til en 1. januar opsige administrationsforholdet. (Sætningen slettes.) 19 stk. 1 og 2 (revisor) Forældet, men havde baggrund i den specielle situation den gang foreningen blev stiftet. Foreningen regnskab revideres af en statsautoriseret revisor, der vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen. Revisionen skal tillige omfatte administrators regnskab. Sålænge A/S Del Alm. Danske Ejendoms Selskab er administrator revideres foreningens regnskab af dette selskabs statsaut. revisor. Foreningens regnskab revideres af en statsautoriseret revisor, der vælges af generalforsamlingen for et år ad gangen. Revisionen skal tillige omfatte administrators regnskab. Administrator må ikke være foreningens revisor. 20, nyt stk. 3 (regnskabsår og varsel om forhøjelse af fællesudgifter) Man skal kunne disponere. Opkrævning med tilbagevirkende kraft er utilstedeligt! (Ingen) Evt. forhøjelse af fællesudgifter kan tidligst træde i kraft den 1. i måneden efter at forhøjelsen er både vedtaget og publiceret. 6
21, nyt stk. 4 (vedligehold af butiksfacader m.m.) Vi bør med tiden adskille ejendommens økonomi fra butikkernes ønsker om ændring af skiltning, m.m., der p.t. er gratis for dem. Det er urimeligt at lejlighederne skal betale for fx nye skilte til bager, frisør, købmand, m.m. eller deres ønsker om fx en ny smart kundeindgang. Det er også urimeligt overfor butikkerne, at de ikke selv i rimeligt omfang kan disponere på dette for deres markedsføring vigtige område. Bestyrelsens beslutning skal være endelig a.h.t. den forretningsdrivende, der skal kunne disponere. (ingen) Ved hvert erhvervslejemåls ophør, ændring af indehaver eller ved salg skal erhvervslokalernes (butikkernes) regler for udvendig vedligehold ændres som følger: Udgifter til erhvervslokalets/ernes facademaling, skiltning og indretning af vinduer og døre med kundeadgang afholdes af erhvervslokalets ejer, der efter aftale kan viderefakturere butikkens indehaver. Forslag om ændringer, bortset fra vedligehold og navneændring uden stilskifte, skal publiceres på foreningens hjemmeside på Internettet og forelægges på et bestyrelsesmøde efter mindst 1 måneds indsigelsestid. Bestyrelsens beslutning er endelig. 32 (udlejning af ejerlejligheder m.m.) Unødigt strengt og sinker processen unødigt, undtagen ved butikslejemål hvad med en Hells Angels motorcykeludlejningsforretning? Lejer skal jo alligevel opfylde husordenen m.m. og kan sættes ud efter de sædvanlige regler i tilfælde af alvorlige problemer. Bestyrelsen og administrator skal desuden kende ejerens (nye) adresse. I tilfælde af udlejning af en ejerlejlighed skal lejekontrakten godkendes af bestyrelsen. I tilfælde af udlejning af en ejerlejlighed skal bestyrelsen orienteres herom, samt om ejerens adresse. Butikslejemål skal altid godkendes af bestyrelsen. Forslagsstillere Jette og Peter Ring, Solgårdsvej 7 st.tv. Lars Randal Vesterholm, Skodsborg Strandvej 157A st.tv. Birgitte Sadusky, Solgårdsvej 1 1.tv. Kirsten Damgaard Pedersen, Skodsborg Strandvej 157A 2.th. 7