Udskrift af forhandlingsprotokollen for Stenaldervej Kollegiet afdeling 11 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 60 tirsdag den 7. november 2017 kl. 8.30 i fællesrummet på kollegiet. Til stede: Sune V. Ø. Fraværende: Maria D. Fra Kollegiekontoret deltog driftschef Kim Møller, boliginspektør Carsten Kjær Christensen, økonomimedarbejder Helle Waadde Olesen og varmemester Jens Peter Bang Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra seneste møde 2. Afdelingsbestyrelsens sammensætning 3. Repræsentantskabsmedlem til Kollegiekontorets repræsentantskab 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 5. Aktuel drift 2017/18 6. Nyinvesteringer 2018/19 7. Orientering fra Kollegiekontoret 8. Evt. Da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, er de trufne beslutninger med forbehold for de fraværende medlemmers efterfølgende godkendelse. Kommer der ikke inden 8 dage efter referatets udsendelse indsigelser, betragtes de trufne beslutninger som godkendte. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 59 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Sune V. Ø. Side 1 af 8
Næstformand Maria D. Suppleant Maibritt S. Ad 3. Valg af repræsentantskabsmedlem Kollegiets beboere har besluttet at bestyrelsen udpeger et repræsentantskabsmedlem og det meddeles at Sune V. Ø.er udpeget til at deltage i Kollegiekontorets repræsentantskabsmøde den 23. november 2017. Ad 4. Godkendelse af regnskab 2016/17 Årets resultat et overskud på 86.010 kr. og skyldes hovedsageligt: Besparelse på varme og el som følge af mindre forbrug. Besparelse på løn til ejendomsfunktionærer som følge af færre ansatte. Besparelse på rengøringsfirma til vinduespudsning. Besparelse på diverse udgifter - julevagt Øgede renteindtægter som følge af højere renteniveau i fællesforvaltningen. Øgede indtægter på fællesvaskeri. Økonomimedarbejderen gennemgik regnskabet og nævnte bl.a. følgende: Henlæggelser Henlæggelserne er øget med 275.558 kr. så de samlede henlæggelser er nu på 1.564.079 kr. Nettokapitaludgifter Ydelser vedr. afviklede prioriteter - Det er udgiften til det oprindelige lån som var en del af finansieringen da kollegiet blev opført. Lånet var et realkreditlån, hvor afdelingen har fået dækket renteudgifterne og en del afdraget i den tid hvor afdelingen har betalt lånet tilbage. Lånet er så efter en årrække blevet betalt færdig, men afdelingen skal fortsat betale det samme som inden lånet udløb. Det skyldes, at lovgivningen kræver at afdelingen nu i stedet skal betale tilsvarende beløb til Landsbyggefonden og Kollegiekontorets dispositionsfond. Beløbet skal fordeles med 2/3 til Landsbyggefonden og 1/3 til Kollegiekontorets dispositionsfond. Den 1/3 der går til dispositionsfonden bliver dog ført som indtægt igen under ekstraordinære indtægter. Offentlige og andre faste udgifter Renovation Består af et bidrag pr. bolig samt en pris pr. tømning. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Bidrag til boligorganisationen Side 2 af 8
Administrationsbidrag - Administrationshonoraret indeholder udgiften til administrativt personale og boliginspektører. Derudover indeholder beløbet også udgiften til revisor og indstillingsgebyr. Dispositionsfond Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, beløbet er lovbestemt og er i dette regnskab på 559 kr. pr. lejemål. Der kan søges økonomisk støtte af dispositionsfonden til f.eks. lejetab og tab på fraflytning. I alle almene boligorganisationer skal der etableres en dispositionsfond, som alle boligorganisations afdelinger skal indbetale til i form af et bidrag. Bidraget er obligatorisk, indtil fonden har nået en minimumsstørrelse. Dispositionsfonden er en økonomisk fælles reserve, der kan træde til, hvis boligorganisationen eller en eller flere af dens afdelinger oplever økonomiske problemer, som truer driften. Det kan for eksempel være økonomiske tab, som skyldes problemer med at få udlejet boligerne. Fonden kan ligeledes yde støtte til forbedringer eller moderniseringer i boligafdelingerne. Støtten kan gives i form af tilskud, lån, løbende støtte eller en kombination af disse. Dispositionsfondens vigtigste indtægtskilder er afdelingsbidrag opkrævet fra lejerne over huslejen, likvide midler, der opstår i forbindelse med udamortiserede lån - oprindelige byggelån som er færdigbetalte. På enkelte afdelinger ydes der støtte i form af tilskud fra dispositionsfonden. Afdelingen betaler et bidrag til dispositionsfonden i forbindelse med udamortiserede lån. Bidraget føres dog tilbage til afdelingen som en indtægt Der er pr. 1. august 2017 tilstrækkelige midler i dispositionsfonden, og derfor ophører den obligatoriske indbetaling. Det kan blive nødvendigt at genoptage indbetalingerne i fremtiden. Variable udgifter Renholdelse Denne post indeholder udgiften til varmemesterens løn, pension, ATP samt diverse udgifter som varmemesteren har til f.eks. telefon og kontor. Derudover indeholder den udgiften til rengøringsartikler. Almindelig vedligeholdelse Varmemesterens konto til uforudsete udgifter. Indtægter fra syn bliver modregnet på almindelige vedligeholdelse. Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Der er brugt 182.659kr. som dækkes af de opsparede midler I har. Særlige aktiviteter Udgiften til drift af fællesvaskeri skal ses i sammenhæng med indtægten som findes under Ordinære Indtægter. Diverse udgifter Beboerfaciliteter, penge som afdelingsbestyrelsen kan bruge til f.eks. beboerarrangementer. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Side 3 af 8
Ekstraordinære udgifter Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. Forbedringslån. Ordinære indtægter Boligafgifter og leje Husleje Renter Kollegiets formue indgår i Kollegiekontorets fællesforvaltning. For dette regnskabsår er der opnået en forrentning på 1,45 % Andre ordinære indtægter Indtægten fra fællesvaskeri skal ses i sammenhæng med udgifterne. Afvikling af overskud - Overskud/underskud afvikles over 3 år. Ved budgetlægning gælder det om at udgifter og indtægter skal være lige store. Men når regnskabsåret er slut viser det sig altid at resultatet er anderledes end man regnede med. Hvis der er underskud, overføres det til en resultatkonto som et minus. Dette underskud skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en udgift. Hvis der er et overskud, skal dette først anvendes til at dække en underfinansiering, dvs. en gældspost, hvis der er en sådan. Er der ikke underfinansiering indsættes overskuddet på en resultatkonto som et plus. Overskuddet skal over de kommende 3 år, med lige store beløb, føres som en indtægt. Ekstraordinære indtægter Tilskud dispositionsfonden Den 1/3 som kollegiet indbetalte til dispositionsfonden under nettokapitaludgifter, bliver her ført som en indtægt igen. Gennemgang af vand, el og varme samt alm. vedligehold og PPV Boliginspektøren gennemgik forbrug af vand, el og varme samt forslag til budget for 2016/17. Arbejderne på almindelig vedligeholdelses kontoen blev gennemgået. Vand Et merforbrug i forhold til budgettet på 2 %. Budgettet for indeværende år er sat til 1.600 m3. Budgettet for 2018/19 foreslås sat til 1.700 m3. El En besparelse i forhold til budgettet på 25 %. Budgettet for indeværende år er sat til 60.000 kwh. Budgettet for 2018/19 foreslås sat til 55.000 kwh. Varme En besparelse i forhold til budgettet på 0 %. Budgettet for indeværende år er sat 215 MWh. Side 4 af 8
Budgettet for 2018/19 foreslås til 220 MWh. Almindelig vedligeholdelse Budgettet var på 120.000 kr., og der er anvendt i alt 120.628 kr. heri indeholdt indtægter fra fraflyttersyn på 16.811 kr. Der har bl.a. været udgifter til følgende: Terræn Snerydning og saltning. Græsklipning. Grundejerforening. Bygning, klimaskærm Algebekæmpelse på tage. Reparation af facader. Bygning, boliger Omstilling af låse. Rengøring efter syn. Reparation af vægge i bad, fliser og fuger. Diverse elinstallationer Bygning, fælles indvendig Service brandmateriel. Bygning, tekniske anlæg/installationer Reparation af elinstallationer. Vaskeri, overvågning Pumpeservice Materiel Brændstof til plæneklipper. Grundejerforening. Udført PPV-arbejde (Planlagt og periodisk vedligeholdelse) Der var planlagte udgifter for 474.000 kr. Der er anvendt 182.659 kr. til bl.a. følgende arbejder: Terræn Malerbehandling af cykelskure og vm-bygning. Terrasse Cykelstativer Udvendige elinstallationer Ikke udført: Beskæring af hække og buske. Bygning, klimaskærm Intet udført. Facader vedligehold, overføres til 2017, undersøges. Side 5 af 8
Bygning, boliger Maling indvendig, løbende. Overfladebehandling af gulve, løbende. Linoleum i værelser, løbende. Bygning, fælles indvendig Skitseprojekt til fælleshus. Indkøb af støvsuger. Ikke udført: 11 stk. måtter i entréer, opfølgning med bestyrelsen. Bygning, tekniske anlæg/installationer Blandingsbatteri og toiletsæde. Ikke udført: Varmeanlæg, veksler og installationer, undersøges. Materiel Intet udført. Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev regnskabet. Hovedtallene fra kollegiets regnskab lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 5. Aktuel drift 2017/18 Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på 125.000 kr., pr. 6. november 2017 er der brugt 11.994 kr. og der har været indtægter ved syn på 6.236 kr. Der kan være udført arbejder, der endnu ikke er modtaget faktura for. Hver enkelt post vedrørende almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast konto 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. PPV arbejder Der er p.t. planlagt udgifter for i alt 404.000 kr., pr. 6. november 2017 er der brugt 0 kr. Udførte arbejder er noteret med fed skrift, øvrige planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Græsplæne og beplantninger. Bygning, klimaskærm Vedligehold af sokler. Bygning, boliger Maling indvendig, løbende. Overfladebehandling af gulve, løbende. Linoleum i værelser, løbende. Side 6 af 8
Bygning, fælles indvendig Dør/træ males i fælleshus. 11 stk. støvsugere (kun i 2 etagers). Bygning, tekniske anlæg/installationer 2 stk. Miele 5426 vaskemaskiner, afventer projekt. 1 stk. tørretumbler 2023 Miele betalingssystem, mulighed for at få sæbedosering. Materiel Intet planlagt. Skitser på nyt fællesrum og vaskeri fremsendes til bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker ikke julevagt. Diverse: (alm. tekst er fra forrige referat, fed tekst er fra nuværende) Røgalarmer: Bestyrelsen har talt om muligheden for at opsætte røgalarmer, bestyrelsen træffer beslutningen og giver Jens Peter besked om indkøb. Bestyrelsen finder en løsning sammen med Jens Peter. Bestyrelsen følger op med Jens Peter. Linoleum i boliger: Bestyrelsen vil gerne se på mulighederne for, at det linoleum der monteres, udføres som fliser og ikke som hele baner som nu. Det vil fremover blive muligt at udskifte enkelte fliser i en bolig, fremfor at skulle skifte hele gulvet. Jens Peter fremskaffer farve prøver til godkendelse ved bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker, at der fremover bruges linoliumsfliser, som kan udskiftes enkeltvis, dermed opnås der besparelser på længere sigt. HMH giver gulvfirma besked. CKC undersøger alternative løsninger. Vindues pudsning: Bestyrelsen ønsker pris på vinduespudsning. HMH får en pris hjem og sender dem til bestyrelsen. Bestyrelsen afklarer om dette stadig ønskes og vender tilbage til CKC. Måtter: Bestyrelsen ønsker, at der findes en anden løsning i stedet for de meget store og tunge kokos måtter ved indgangene, evt. linoleum, klinker eller noget andet. HMH ser på sagen CKC undersøger alternativ løsning. Parkering: Bestyrelsen oplyser, at der til tider er parkerings problemer på kollegiet, de er ikke helt klar over om det er biler udefra. Bestyrelsen holder øjer og giver HMH besked hvis problemet fortsætter. Bestyrelsen afklarer og vender tilbage til CKC. Blomsterkummer: Bestyrelsen ønsker, at der sættes blomster kasser på 1. sal på trappe afsatsen, HMH ser på det, bliver først aktuelt til foråret. Bestyrelsen afklarer og vender tilbage til CKC. Ad 6. Nyinvesteringer 2017/18 Nyinvesteringer som ønskes indarbejdet i kommende budget skal være inspektøren i hænde senest 1. januar 2018. Side 7 af 8
Ad 7. Orientering fra Kollegiekontoret Intet. Ad 8. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der endnu ikke er indkaldt til afdelingsmøde. Formanden sender referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret samt give besked ved ændring i bestyrelsessammensætning. Referatet skal endvidere lægges på kollegiets hjemmeside bestyrelsen kan sende det til Kollegiekontoret, så sørger vi for det. Mødet sluttede kl. 9.25 Referent: Carsten Kjær/Helle Waadde Olesen Referat sendt den 20.11.2017/dbs Side 8 af 8