DANSK KOOIKER CLUB Håndbog med Forretningsorden og Vedtægter Version 4, december 2017 Ordinær generalforsamling. 2 Bestyrelsens konstituering. 2 Bestyrelsesmøder.... 3 Dagsorden for møderne.... 3 Herunder dagsorden for første møde efter generalforsamling - inkl. konstituering og gennemgang/tilrettelse af forretningsordenen Referat. 3 Beslutninger og beslutningsdygtighed 4 Bestyrelsesmedlemmernes opgaver og beføjelser 5 Formand Næstformand Kasserer Sekretær Øvrige medlemmer Suppleanter Udvalg 5 Generelt vedr. udvalg Sundhedsudvalg 6 Udstillingsudvalg 6 Aktivitetsudvalg 7 Omplacering 7 Besøgsfamilier.. 7 Redaktør 8 Webmaster Facebook Takster og økonomi 8 Mail m.v. 9 Vedtægterne.. 11 Afregningsbilag 15 DKK s Quick-Tip-Guide 16 DKC håndbog Redigeret december 2017
2. DANSK KOOIKER CLUB Ordinær generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Dog overgået af urafstemningen, f.eks. om lovændringer vedtaget på en forudgående generalforsamling. Forberedelse til generalforsamling Det er bestyrelsen, som under iagttagelse af foreningens love: o bestemmer tid og sted for generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest den 30. april. Generalforsamlingen afholdes skiftevis i Jylland (2017), på Fyn (2018) og på Sjælland (2016). o aftaler lån/leje af et egnet lokale og i god tid og med mindst 6 ugers varsel indkalder til generalforsamling Indkaldelse til generalforsamling kan ske i medlemsbladet eller ved særskilt indkaldelse. I indkaldelsen oplyses om: o tid og sted for generalforsamlingens afholdelse o dagsorden o hvem der er på valg, og om de pågældende er villige til at modtage genvalg o at forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være klubbens formand eller sekretær i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen. o at skriftlige forslag til kandidater til bestyrelsen skal være klubbens formand eller sekretær i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen. Senest 10 dage før generalforsamlingen udsendes: o Formandens beretning o Det reviderede regnskab med budget o Evt. indkomne forslag Bestyrelsen bør også finde en egnet person som bestyrelsens forslag til dirigent Til generalforsamlingen medbringes medlemsliste/-kartotek og: o en oversigt over hvilke medlemmer, der har stemmeret o stemmesedler klar til brug ved skriftlig afstemning Lokaleindretning (bordopstilling, overhead, flip-over m.v.) og evt. fortæring (kaffe, vand m.v.) aftales med udlejeren/udlåneren af lokalet eller arrangeres. Supplerende bemærkninger Dagsordenen for en ordinær generalforsamling skal iht. 12 som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af 2 stemmetællere 4. Godkendelse af formandens beretning 5. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse og meddelelse af ansvarsfrihed (decharge) 6. Budgetbehandling og fremtidig virksomhed, herunder evt. fastsættelse af kontingent 7. Behandling af indkomne forslag 8. Offentliggørelse/ Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 9. Valg af 1 revisorer og 1 revisorsuppleant 10. Eventuelt Bestyrelsens konstituering Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen senest 14 dage efter.
3. DANSK KOOIKER CLUB Bestyrelsesmøder Bestyrelsesmøde afholdes når det af formanden eller bestyrelsen skønnes nødvendigt. Interne drøftelser i bestyrelsen er fortrolige. Beslutninger der haster og ikke kan afvente forelæggelse på et bestyrelsesmøde sendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer og beslutning kan tages i lighed med ved et bestyrelsesmøde. Beslutninger ved et bestyrelsesmøde sker ved skriftlig afstemning, hvis blot et bestyrelsesmedlem ønsker det. Formanden eller næstformanden leder møderne. Dagsorden for bestyrelsesmøderne Dagsorden på 1. bestyrelsesmøde efter generalforsamling: - Konstituering, hvis dette ikke er foregået ret efter generalforsamlingen - Opfølgning på generalforsamlingen. - Gennemgang og tilrettelse af Håndbogen - særligt med henblik på udvalg og takster. - E-mail adresser skal rettes diverse steder, evt. underskrift til bankkonto, DKK informeres om den nye bestyrelsessammensætning, hjemmeside og KooikerNyt. Faste punkter på dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. 3. Opfølgning på referatet, herunder opgaveliste og punkter, der er udskudt fra sidste møde. 4. Meddelelser fra formanden, herunder gennemgang af post - en oversigt vedlægges som bilag eller er vist i dagsordenen - korrespondancen medbringes på mødet og/eller har været udsendt i kopi 5. Nyt fra sundhedsudvalget 6. Nyt fra aktivitetsudvalget 7. Nyt fra udstillingsudvalget 8. KooikerNyt 9. Hjemmeside 10. Facebook 11. Økonomi 12. Dato for næste møde. 13. Eventuelt Dagsorden med tilhørende bilag udsendes af formanden senest 8 dage før mødet. Forslag, der ønskes på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 14 dage før et berammet møde. Til bestyrelsesmødet kan der under godkendelse af dagsorden tilføjes et yderligere punkt, som ønskes behandlet, dog kun med samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmers accept. Er der ikke fuld enighed om at tilføje punktet, skal det med på førstkommende bestyrelsesmøde. Referat Sekretæren skriver og udsender referatet fra alle bestyrelsesmøder, senest 14 dage efter mødets afholdelse. Det skal præciseres i referatet, hvem, der gør hvad og en deadline, eller der føres en opgaveliste. Indsigelser over referatets indhold bør tilskrives bestyrelsen senest 7 dage efter modtagelse, hvorefter det offentliggøres på hjemmesiden med de indkomne rettelser. Formel godkendelse af referat sker på det efterfølgende møde. Et referat fra hvert bestyrelsesmøde offentliggøres iht. vedtægterne: i næstfølgende
4. DANSK KOOIKER CLUB nummer af klubbens medlemsblad eller på anden måde i praksis: på klubbens hjemmeside efter godkendelse. (Kan være beslutningsreferat.) Referater gemmes minimum 5 år gerne længere. Gerne i dropbox. Beslutninger og beslutningsdygtighed Er der f.eks. via mailkorrespondance truffet en beslutning, så bliver det ført til referat via pkt. 4 gennemgang af post konklusionen/beslutningen skal fremgå tydeligt. Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er til stede. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget. Intet enkelt bestyrelsesmedlem kan træffe afgørelser i bestyrelsesanliggender, medmindre vedkommende er bemyndiget hertil af klubbens bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmernes opgaver og beføjelser Formanden Formanden har den øverste daglige ledelse af bestyrelsens arbejde i enhver henseende. Formanden tegner klubbestyrelsen. Formanden modtager klubbens korrespondance, hvor andet ikke er fastlagt eller aftalt. Formanden drager omsorg for udførelse af de trufne beslutninger, herunder beslutninger truffet af tidligere bestyrelser. Formanden udsender dagsorden med liste over indgået post siden sidst, samt intern opgaveliste. Næstformanden Næstformanden varetager som formandens stedfortræder dennes funktion ved forfald eller fravær. Kassereren Kassereren er ansvarlig for klubbens regnskab overfor generalforsamlingen. Kassereren udarbejder i samarbejde med bestyrelsen et budget og foretager løbende opfølgning på dette. Kassereren fastlægger sammen med bestyrelsen procedurer for afregning. Udsender i januar/februar mail til opdrætterne med påmindelse om betaling. Kontrollerer, at hanhundeejerne er medlem af klubben. Sekretæren Sekretæren udfærdiger referat. Deltagere og afbud skal fremgå. Sekretæren sørger for offentliggørelse af referatet på hjemmesiden efter godkendelse af bestyrelsen. Øvrige bestyrelsesmedlemmer Andre opgaver kan efter aftale fordeles blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det aftales hvem der står for udsendelse af hvalpepakker Desuden aftales, hvem der er kontaktperson til de forskellige udvalg. Suppleanter En suppleant, der indtræder i bestyrelsen i stedet for et afgået bestyrelsesmedlem, indtræder i bestyrelsesmedlemmets valgturnus. Suppleanterne kan inviteres med til bestyrelsesmøderne og deltage aktivt i bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen tager beslutning om dette på det første møde og om de i så fald
5. DANSK KOOIKER CLUB skal tilbydes kørepenge iht. taksterne. Suppleanter har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne. Udvalg, generelt Nedsættelse Bestyrelsen er bemyndiget til at nedsætte udvalg bestående af et hensigtsmæssigt antal af klubbens medlemmer til behandling af ethvert anliggende. Når et udvalg nedsættes skal bestyrelsen formulere retningslinjer for udvalget, indeholdende: o Navn o Formål / Opgaver o Varighed o Kontaktperson i bestyrelsen o Økonomi Medlemmer Et udvalg har typisk 1-2 medlemmer. Der skal være 1 kontaktperson i bestyrelsen. Arbejde og opgaver Alle udvalg arbejder under bestyrelsens direktiver og ansvar. Et udvalg kan ikke træffe endelig beslutning, men kan indstille til bestyrelsen. Udvalgenes indstillinger og forslag får først virkning efter bestyrelsens godkendelse. Er det ikke muligt at finde medlemmer til udvalg, falder udvalgets opgaver tilbage i bestyrelsen. Udvalget kan forestå relevante arrangementer, iht. udvalgets formål/opgaver. Hvert udvalg har en klubmail. Denne benyttes til korrespondance i udvalget, således at mail sendes fra den officielle klubmail og ikke fra et medlems private mail. Møder Udvalg kan holde 1-2 møder om året. Derudover kommunikeres via e-mail/telefon. Om efteråret tilstræbes det at afholde et årligt fællesmøde for bestyrelse og alle udvalg. Bestyrelsen indkalder til dette. Der udarbejdes referat af alle møder. Referat udsendes senest 14 dage efter mødets afholdelse, til deltagerne/udvalgets medlemmer og til bestyrelsen. Der kan betales kørepenge og fortæring til møder, se i øvrigt takster og økonomi. Arrangementer, generelt (udstillinger undtaget se reglerne herfor) Formål DKC kan tilbyde forskellige former for arrangementer. Disse skal blot være relateret til vores hunde og/eller vores klubarbejde. Rammer for arrangementer - Alle DKC s medlemmer kan melde sig som frivillig tovholder for et arrangement i DKC - Oplæg sendes til aktivitet@kooikerhondje.dk, som udsender skabelon til arrangementet. - Kontaktpersonen for aktivitetsudvalget kan godkende et underskud. Bestyrelsen skal orienteres.
6. DANSK KOOIKER CLUB - Arrangementer skal "annonceres" så alle medlemmer er orienteret. - Annoncering skal ske på hjemmesiden, Facebook og hvis muligt i KooikerNyt. - Efter afholdt arrangement refereres/berettes i klubbens medier, gerne med fotos. - Der udarbejdes budget for arrangementet. Typisk opkræves deltagerbetaling, således at arrangementet kører rundt med et lavt sat deltagerantal. Tovholder kan få udbetalt kørepenge (se retningslinjer for økonomi). - Der kan oprettes betaling/tilmelding på NemTilmeld - Arrangementer er primært for DKC s medlemmer. "Ikke medlemmer" kan også inviteres (husk at overveje om det kun er for Kooikere eller også for andre racer). Men "ikke medlemmer" skal betale højere pris end medlemmer af DKC. Der tilstræbes familievenlige priser til vores arrangementer til børn under 18 år. SUNDHEDSUDVALG Sundhedsudvalgets formål Via indsamling og formidling af viden om avl og sundhed - at vejlede og bistå klubben i at efterleve formålsparagraffen om at bidrage til at bevare og/eller forbedre racen. Sundhedsudvalgets opgaver At samle oplysninger og indsende disse til det Hollandske register via - skemaet Indberetning af sygdom og død (indberetning uden skema er også ok) - skemaet Tillykke med dit hvalpekuld At skrive indlæg til KooikerNyt om avls- og sundhedsrelaterede ting herunder hvalpekuld, sundhedsregistreringer og andet indenfor racens sundhed. Hjælpe medlemmerne ved avls- og sundhedsrelaterede spørgsmål. Evt. at deltage i seminarer omkring racens sundhed. Grundudgifter til deltagelse kan dækkes af klubben. Bestyrelsen skal godkende beløbsramme/budget og deltagere. Referat skal skrives til bestyrelsen og sundhedsudvalget, desuden informeres medlemmerne via KooikerNYT. Udarbejde forslag til en RAS hvert 5. år. (i 2016 og igen i 2021) Se desuden Udvalg generelt. UDSTILLINGSUDVALG Udstillingsudvalgets formål Via udstillinger og fokus på/bedømmelse af Kooikernes udseende at bistå klubben i at efterleve formålsparagraffen om at bidrage til at bevare og/eller forbedre racen. Udstillingsudvalgets arbejde og opgaver Være tovholder / ansvarlig for alle udstillinger Planlægge og arrangere et passende antal udstillinger om året. Antal af udstillinger bestemmes af udvalget og må gerne variere år til år. Datoer for det kommende år skal så vidt mulig være planlagt til fællesmødet med bestyrelsen i efteråret og senest inden årets udgang. Pokaludstillingen tilstræbes afholdt i april/maj i eget regi (ikke sammen med en national udstilling). Der er vandrepokaler til BIR og BIM. Derudover er der mange pokaler og præmier. Der tilstræbes økonomisk balance. Ved brug af dyr udenlandsk dommer, skal bestyrelsen godkende dette. Tovholder kan få udbetalt kørepenge (se retningslinjer for økonomi).
7. DANSK KOOIKER CLUB Finde hjælpere til praktiske opgaver i forbindelse med udstillinger, samt sørge for betaling af disse i form af lille gave, frokost på dagen eller lign. Udarbejdelse af annoncering af udstillinger på hjemmesiden, Facebook og hvis muligt i KooikerNyt. Udstillinger skal "annonceres" så alle medlemmer er orienteret. Sponsorere, logo kan opslås på begivenheden på Facebook og på hjemmesiden under udstillingen. Efter afholdt arrangement refereres/berettes i klubbens medier, gerne med fotos. Registrering og udsendelse af diplomer til ejere, hvis hunde har opnået klubchampionater. Udarbejder regler og retningslinjer for årets udstillingskooiker, som slås op på hjemmesiden, samt indkøber og uddeler gevinst/diplom. Registrering og udregninger af årets udstillingskooiker kan varetages af en person, der ikke er tilknyttet udvalget. AKTIVITETSUDVALG Aktivitetsudvalgets formål Via aktiviteter og fokus på Kooikeren som en aktiv race, at bistå klubben i at efterleve formålsparagraffen om at bidrage til at bevare og/eller forbedre racen. Aktivitetsudvalgets arbejde og opgaver At igangsætte og evt. organisere aktiviteter til glæde for klubbens medlemmer. Desuden hjælpe frivillige vha. skabelon med rammer for arrangementer. KOOIKER TRÆF Hvert år afholdes Kooikertræf i august/september. Der udarbejdes altid et budget for Kooikertræf, som bestyrelsen skal godkende. Nytårskur/tur Den første søndag i januar kl. 12.00 afholdes nytårskur forskellige steder i landet. (Dog tidligst d. 2.1.) Udvalget organiserer dette med lokale hjælpere. Der betales ikke kørepenge, da dette er en gratis aktivitet for medlemmerne men klubben er vært til en lille en. Årets AG, Rally, LP regler herfor kan ses på klubbens hjemmeside. Se desuden Udvalg generelt. Omplaceringsformidling Omplaceringsformidlingens formål At bistå klubben i at efterleve formålsparagraffen om at bidrage til at bevare og/eller forbedre racen m.h.p. ikke at blive set som en problemhund. Udvalgets arbejde og opgaver At bistå og formidle ved behov for omplacering. At formidle information og viden om omplacering, hvorfor, hvordan..osv... Retningslinjer og priser for omplacering er anført på hjemmesiden. Se desuden Udvalg generelt. Besøgsfamilier
8. DANSK KOOIKER CLUB Besøgsfamiliernes formål At bistå klubben i at efterleve formålsparagraffen ved at bidrage til at udbrede kendskab til vores race. Medlemmer Besøgsfamilienetværket er bygget op med: En kontaktperson - som er bestyrelsesmedlem Besøgsfamilier som er medlem af klubben. Arbejde og opgaver - Kontaktpersonen: At være formidler mellem besøgsfamilierne og bestyrelsen At formidle viden og information til og fra besøgsfamilierne Besøgsfamilierne tilbydes en hvalpebog Arbejde og opgaver - Besøgsfamilier: Alle medlemmer af klubben kan blive besøgsfamilier. Kontaktpersonen godkender besøgfamilierne. At tage imod folk, der gerne vil besøge en Hollandsk Kooikerhondje og fortælle disse gæster om, hvordan de selv oplever det at have racen. Gerne at anbefale medlemskab af DKC. Møder Kontaktpersonen er bestyrelsesmedlem og deltager i bestyrelsens møder. Besøgsfamilierne deltager ikke i møder. Se desuden Udvalg generelt. Redaktørens ansvarsområder: Klubben udsender et medlemsblad og redaktøren er udnævnt af bestyrelsen Redaktøren samler alt materiale til medlemsbladet Materialet skal sættes op i en fil, så det er klar til trykkeriet. Inden KooikerNyt sendes til trykkeriet, skal det sendes til bestyrelsen, så denne kan nå at fange fejl eller mangler. Redaktøren varetager sit hverv med ansvar overfor bestyrelsen og skal således følge den linje, der lægges af bestyrelsen om bladets indhold, såvel generelt som konkret. KooikerNyt Det kongelige bibliotek skal have 2 eksemplarer af hvert blad. Husk at aftale, hvem der har den opgave at sende disse blade nuværende trykkeri gør det ikke. Udsendelse af bladet kan uddelegeres til tredje person eller foretages af trykkeriet. Hjemmeside /Webmaster Klubben har en hjemmeside, og en web-master, der er udnævnt af bestyrelsen. Webmasteren varetager sit hverv med ansvar overfor bestyrelsen, og skal således følge den linje, der lægges af bestyrelsen om hjemmesidens indhold, såvel generelt som konkret. Hjemmesidens oplysninger tilsendes fra bestyrelsen eller rekvireres fra bestyrelsen. Eventuelle henvendelser fra klubbens medlemmer eller udvalg om optagelse af emner på hjemmesiden skal via bestyrelsen. Nyhedsbreve kan udsendes efter godkendelse/aftale med bestyrelsen. Sponsorater reklame for sponsorer accepteres ikke på forsiden af klubbens hjemmeside. Reklamer kan sættes på side vedr. aktiviteten og under begivenheden på FB.
9. DANSK KOOIKER CLUB Facebook Klubben har en facebookside. Bestyrelsen har udvalgt en koordinator. Udstillingsudvalget har også adgang som administrator. Udstillinger oprettes som begivenheder opdateringer foretages i begivenheden. Fotos fra udstillinger og arrangementer gemmes i fotoalbum. Takster og økonomi Arbejde i bestyrelsen, udvalg og andre aktiviteter for klubben er ulønnet. I.f.m. møder jf. gældende regler, udbetales kørselsgodtgørelse efter statens lave takst, p.t. 2,10 kr. pr.km og brobillet el. lign. dækkes efter bilag. Der skal så vidt muligt arrangeres samkørsel. Når udvalgsmøder, godkendt af bestyrelsen, afholdes privat, kan der udbetales kr. 50 pr. mødedeltager til traktement, eller efter bilag. Til bestyrelsesmøder der varer en hel dag, kan der betales 700 kr. til traktement. Tovholder til et arrangement kan få kørselsgodtgørelse efter statens lave takst og brobillet el. lign. dækkes efter bilag. Der er kun én tovholder til et arrangement resten er hjælpere. Hjælpere får kun kørepenge og andet efter aftale. Husk aftale om forplejning og evt. gave som tak. Alle udgifter skal tages med i budget og regnskab for arrangementet. Klubbens afregningsbilag benyttes, når man skal have dækket kørepenge og andre udlæg. Udfyldt bilag sendes snarest muligt til kassereren, senest 14 dage efter et arrangement/møde. Bilag skal ved indsendelse til kassereren blot være underskrevet af den der skal udbetales til, kvitteringer/bonner o.lign. vedhæftes dette kan gøres som scanning. Kassereren kan derudover bede udvalgsformand eller klubbens formand om attest. Omkring nytår SKAL fristen for indsendelse af bilag overholdes, så kassereren har mulighed for at afslutte årets regnskab. Fakturaer/regninger fra leverandører, kan sendes til kasserer, der betaler direkte. Indkøb skal godkendes af bestyrelsen, medmindre andet er aftalt. Effekter, der er udleveret i forbindelse med klubarbejde er klubbens ejendom og er kun til låns. Effekterne skal afleveres igen, når medlemmet forlader udvalget/bestyrelsen. Der føres en intern liste over disse effekter. Ethvert medlem kan ansøge bestyrelsen om tilskud til deltagelse i arrangementer, seminarer og lignende. Hvis det vurderes at kunne komme klubben og dens medlemmer til gode, kan bestyrelsen give et sådant tilskud. Det er alene bestyrelsen der afgør dette. For deltagelse i generalforsamlingen betales kørepenge til den siddende bestyrelse. Mailadresser Klubben tilbyder en mailadresse til de medlemmer der har hverv eller faste opgaver. Offentliggørelse af private e-mailadresser kræver tilladelse fra den, hvis adresse offentliggøres. Der kan alternativt oprettes nogle officielle e-mailadresser med videresendelse: bestyrelse@kooikerhondje.dk Sundhed@kooikerhondje.dk Formand@kooikerhondje.dk Kasserer@kooikerhondje.dk Naestformand@kooikerhondje.dk Webmaster@kooikerhondje.dk info@kooikerhondje.dk Sekretaer@kooikerhondje.dk Sendes til hele bestyrelsen og suppleanterne Sendes til medlemmer af sundhedsudvalg. Sendes til formanden Sendes til kasserer Sendes til næstformand Sendes til webmaster Sendes til webmaster Sendes til sekretær
10. DANSK KOOIKER CLUB Udstilling@kooikerhondje.dk Omplacering@kooikerhondje.dk Aktivitet@kooikerhondje.dk redaktoer@kooikerhondje.dk shop@kooikerhondje.dk besoeg@kooikerhondje.dk register@kooikerhondje.dk hvalpereg@kooikerhondje.dk ag@kooikerhondje.dk lp@ kooikerhondje.dk rally@kooikerhondje.dk Sendes til medlemmer af udstillingsudvalg Sendes til ansvarlige for omplacering Sendes til medlemmer af aktivitetsudvalg Sendes til redaktøren for KooikerNyt Sendes til formand og kasserer Sendes til kontaktperson besøgsfamilier Sendes til registreransvarlig Sendes til Webmaster Sendes til Kontaktperson Sendes til kontaktperson Sendes til kontaktperson Disse mailadresser kan sættes op, så de videresendes til en persons private mail. Men besvarelser udadtil skal altid sendes fra den officielle mailadresse. Ved ændring i sammensætningen af bestyrelsen, er det den nye bestyrelses ansvar at sørge for at få tilrettet adgang forholdene til it-systemet (web, elektronisk postkasse etc.), således at der er styr på, hvem der har adgang til dette.
11. DANSK KOOIKER CLUB Dansk Kooiker Clubs love Navn og hjemsted. 1. Klubbens navn er Dansk Kooiker Club. Klubben er stiftet den 13. november 2004. Stk. 2. Klubbens hjemsted er formandens adresse. Stk. 3 Klubben er en specialklub, der er anerkendt af og samarbejder med Dansk Kennel Klub. DKK s love og tilhørende reglementer har forrang for specialklubbens vedtægter og den mellem parterne i medfør af 6, stk. 2 i DKK s love oprettede overenskomst. Organisation. 2. Klubben er organiseret således: a) Urafstemning 18 b) Generalforsamling 11-14 c) Bestyrelse 7-9 d) Medlemmer 5 Klubbens formål 3. Klubben har til formål i samarbejde med DKK og i overensstemmelse med DKK s formål og internationale forpligtelser at arbejde for at fremme kendskabet til den hollandske Kooikerhondje og gennem oplysning om hensigtsmæssig avl at bidrage til at bevare og/eller forbedre racens kvalitet i forhold til FCIstandarden, herunder sundhed, temperament, eksteriør og brugsegenskaber. Avlsarbejde 4. Dansk Kooiker Club er DKK s sagkyndige inden for avlsarbejdet vedrørende Hollandske Kooikerhondje. Stk. 2. Klubben er berettiget til efter aftale med DKK at fastsætte specielle regler for avlsarbejdet med klubbens race. Stk. 3. Avlsforbud og restriktioner kan indføres, hvis arvemæssige begrundelser herfor foreligger. Sådanne forbud og restriktioner kræver dog godkendelse fra DKK s sundhedsudvalg, inden de iværksættes. Medlemskab Indmeldelse 5. Som medlem kan optages enhver, der opfylder betingelserne for optagelse i DKK. Stk. 2. DKK s formand og direktør er kontingentfrie medlemmer af klubben, dog uden stemmeret. De har på klubbens generalforsamling og øvrige arrangementer taleret og kan lade sig repræsentere ved stedfortræder Stk. 3. Stemmeberettigede i alle klubbens anliggender er samtlige medlemmer, der i mindst 6 måneder har været medlem af klubben, og som ikke er i kontingentrestance. Ophør Stk. 4. Medlemskab ophører ved udmeldelse, der kan ske med 1 måneds varsel til den 31. december. Stk. 5. Er kontingent ikke indbetalt senest den 15. februar, slettes vedkommende uden varsel som medlem. Ved senere indbetaling betragtes vedkommende som nyt medlem med hensyn til stemmeret og valgbarhed. Kontingent 6. Generalforsamlingen fastsætter det årlige kontingent Stk. 2. Kontingentet betales forud for et år ad gangen og opkræves senest i begyndelsen af januar måned hvert år. Kontingentet skal være betalt senest den 20. januar for at give stemmeret til den ordinære generalforsamling. Æresmedlemmer, der udnævnes af generalforsamlingen efter indstilling fra bestyrelsen, er kontingentfrie. Stk. 3. For hvert ekstra familiemedlem med samme bopæl betales halvt kontingent. Ved indmeldelse i klubben efter den 1. juli betales halvt kontingent. Dette gælder dog ikke familiemedlemmer. Bestyrelsens sammensætning 7. Klubben ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, som varetager klubbens interesser og forvalter dens midler. Samtlige medlemmer af bestyrelsen skal være medlemmer af DKK. Stk. 2. Valgbare til bestyrelsen er alle stemmeberettigede medlemmer, jf. 5, stk. 3, og 6, stk. 2, der er fyldt 18 år.
12. DANSK KOOIKER CLUB Valg til bestyrelsen 8. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, suppleanter for 1 år ad gangen. Stk. 2. I ulige år vælges der 3 medlemmer til bestyrelsen, i lige år 2 medlemmer til bestyrelsen. Hvert år vælges der 2 suppleanter. Genvalg kan finde sted. Stk. 3. Valg til bestyrelse sker på den ordinære generalforsamling. Valget afgøres ved relativt stemmeflertal. Ved stemmelighed foretages fornyet afstemning vedrørende de pågældende blandt de tilstedeværende stemmeberettigede på generalforsamlingen. I tilfælde af fornyet stemmelighed foretages lodtrækning. De til bestyrelsen foreslåede kandidater, der ikke opnår valg, indtræder efter stemmetal som henholdsvis 1. og 2. suppleant. Stk. 4. En suppleant. der indtræder i bestyrelsen i stedet for et afgået bestyrelsesmedlem, indtræder i bestyrelsesmedlemmets valgturnus. Stk. 5. I tilfælde af, at bestyrelsen bliver undertallig efter, at de valgte suppleanter er indtrådt, kan bestyrelsen supplere sig selv indtil førstkommende ordinære generalforsamling. Stk. 6. Skriftlige forslag til kandidater til bestyrelsen skal være klubbens formand eller sekretær i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen. Stk. 7. Er der ved fristens udløb ikke opstillet det nødvendige antal kandidater til såvel bestyrelsesmedlemmer som suppleanter, skal valget ske ved supplerende valg på klubbens ordinære generalforsamling. Stk. 8. Stemmesedler udleveres og optælles på generalforsamlingen af 2 af generalforsamlingen valgte stemmetællere Bestyrelsens arbejde 9. Bestyrelsen tiltræder umiddelbart efter generalforsamlingens afslutning. Stk. 2. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær og fastsætter selv sin forretningsorden. Omkonstituering kan finde sted Stk. 3. Bestyrelsen træffer afgørelser i alle forhold, der ikke udtrykkeligt henhører under generalforsamlingen eller urafstemning. Stk. 4. Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt, relativt stemmeflertal. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Stk. 5. Klubben forpligtes ved underskrift af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formand eller næstformand. Klubben hæfter som juridisk person alene med sin formue. Bestyrelsen kan meddele prokura til formand, næstformand, kasserer og/eller sekretær. Stk. 6. Bestyrelsesmøder afholdes så ofte det af formanden eller bestyrelsen skønnes nødvendigt. Stk. 7. Der tages referat af bestyrelsesmøderne. Referatet underskrives af deltagerne, og et beslutningsreferat fra hvert bestyrelsesmøde offentliggøres i næstfølgende nummer af klubbens medlemsblad eller på anden måde. Stk. 8. Bestyrelsen er bemyndiget til at nedsætte udvalg bestående af et hensigtsmæssigt antal af klubbens medlemmer til behandling af ethvert anliggende. Stk. 9. Bestyrelseshverv er ulønnet, men bestyrelsen kan få refunderet udgifter, som dokumenterbart er afholdt i klubbens tjeneste. Stk. 10. Klubbens repræsentanter til DKK s repræsentantskab udpeges af bestyrelsen og skal være medlemmer af DKK. Regnskab 10. Klubbens regnskabsår er kalenderåret. Stk. 2. Regnskabet, der skal opgøres i overensstemmelse med god regnskabsskik, forelægges revisorerne senest den 1. marts. Generalforsamling Ordinær generalforsamling 11. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest den 30. april. Generalforsamlingen afholdes skiftevis i Jylland, på Sjælland og på Fyn. Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer tid og sted for den ordinære generalforsamling og indkalder skriftligt til denne med mindst 6 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde oplysning om tid og sted, dagsorden samt oplysning om, hvilke bestyrelsesmedlemmer der er på valg, og om disse er villige til at modtage genvalg. Stk. 3. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være klubbens formand eller sekretær i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen. Eventuelle forslag udsendes til medlemmerne senest 10 dage før generalforsamlingen.
13. DANSK KOOIKER CLUB Stk. 4. Skriftlige forslag til kandidater til bestyrelsen skal være klubbens formand eller sekretær i hænde senest 4 uger før generalforsamlingen, jf. 8, stk. 6. Stk. 5. Senest 10 dage før generalforsamlingen udsendes følgende materiale til medlemmerne: Det reviderede regnskab Evt. forslag til generalforsamlingsbeslutning Formandens beretning. Dagsorden for den ordinære generalforsamling 12. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af mindst 2 stemmetællere 4. Godkendelse af formandens beretning 5. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse og meddelelse af ansvarsfrihed (decharge) 6. Budgetbehandling og fremtidig virksomhed, herunder evt. fastsættelse af kontingent 7. Behandling af indkomne forslag 8. Offentliggørelse af valg til bestyrelse og suppleanter 9. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant 10. Eventuelt. Afstemning på generalforsamling 13. Vedtagelser på generalforsamlingen sker ved simpel, relativt stemmeflertal, jf. dog stk. 3 samt 18-19. Skriftlig afstemning skal finde sted, når et af de tilstedeværende medlemmer forlanger det. Stk. 2. Lovændringer kan kun vedtages med en majoritet på 2/3 af de på generalforsamlingen repræsenterede medlemmer. Vedtages forslaget på generalforsamlingen, skal det til en skriftlig urafstemning blandt klubbens stemmeberettigede medlemmer. Ved urafstemningen kan ændringerne vedtages ved simpelt, relativt stemmeflertal, idet dog blanke stemmer ikke medregnes. Lovændringer træder i kraft, når de er godkendt af DKK. Stk. 3. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt Ekstraordinær generalforsamling 14. Ekstraordinær generalforsamling finder sted, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når 60 % af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig anmodning herom med angivelse af de emner, der ønskes behandlet. Stk. 2. Ekstraordinær generalforsamling med angivelse af dagsorden indkaldes senest 4 uger efter, at bestyrelsen har modtaget anmodningen, med mindst 3 ugers varsel til afholdelse senest 6 uger efter udsendelsen Stk. 3. Der kan ikke behandles andre emner på en ekstraordinær generalforsamling end de i dagsordenen indeholdte. Stk. 4. Vedtagelser på en ekstraordinær generalforsamling sker som anført i 13. Disciplinærsager 15. Har et medlem overtrådt gældende regler, jf. DKK s til enhver tid gældende love, kan der træffes disciplinære foranstaltninger over for vedkommende. Disciplinære foranstaltninger 16. Sådanne foranstaltninger kan bestå i: a) Tildeling af 1.) misbilligelse 2.) eller advarsel. b) Frakendelse af kennelmærke. c) Frakendelse af tillidshverv. d) Udelukkelse fra deltagelse i skuer, udstillinger og prøver. e) Udelukkelse fra adgang til stambogsføring. f) Eksklusion. g) Nedlæggelse af avlsforbud.
14. DANSK KOOIKER CLUB Stk. 2. Dansk Kooiker Clubs bestyrelse kan bringe sanktionerne under punktet a) i anvendelse. Øvrige punkter kan kun bringes i anvendelse af DKK s disciplinærnævn. Der henvises i øvrigt til de til enhver tid gældende bestemmelser i DKK s love om disciplinære foranstaltninger. Midlertidige disciplinære foranstaltninger 17. Bestyrelsen kan, når grundlaget for en disciplinærsag er til stede, og når hurtig indgriben skønnes nødvendig, indstille til DKK s bestyrelse, at der træffes midlertidig beslutning om foranstaltning over for den eller de indklagede i overensstemmelse med DKK s love 26. Stk. 2. En sådan midlertidig beslutning har gyldighed, indtil disciplinærnævnets kendelse foreligger - dog højst i 6 måneder. Urafstemning 18. Bestyrelsen kan, når den finder anledning dertil, lade ethvert spørgsmål endelig afgøre ved skriftlig, hemmelig urafstemning blandt klubbens stemmeberettigede medlemmer. Stk. 2. Forslag, herunder lovændringsforslag, udsendes til de stemmeberettigede medlemmer sammen med autoriserede stemmesedler, der returneres til klubbens sekretær senest 14 dage efter udsendelsen, jf. dog 8, stk. 7. Stk. 3. Mindst 2 bestyrelsesmedlemmer og 1 uvildig person skal være til stede, når stemmesedlerne åbnes. Stk. 4. Forslagsstillerne eller repræsentanter for disse skal indbydes til at overvære åbningen og optællingen af stemmesedlerne. Opløsning af klubben 19. Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun finde sted på en i dette øjemed særligt indkaldt generalforsamling. For vedtagelse af forslaget kræves 3/4 majoritet af de afgivne stemmer. Bliver forslaget vedtaget, skal vedtagelsen bekræftes ved en urafstemning med samme majoritet. Stk. 2. Bestemmelse om anvendelse af klubbens formue træffes på den ekstraordinære generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen. Formuen skal anvendes til gavn for hundesagen i henhold til formålsparagraffen. Ikrafttræden 20. Ovenstående love er vedtaget på generalforsamling den 13. november 2004 og vedtaget ved urafstemning den 13. november 2004. Stk. 2. Lovene er godkendt af DKK og træder i kraft den 1. januar 2005. Vedtægtsændring: 3, 4, 7 og 8 er ændret på generalforsamling den 20. april 2013, vedtaget ved urafstemning den 24. maj 2013 og godkendt af DKK den 26. august 2013. 1-6, 8-9, 11-13 og 16-17 er ændret på generalforsamling den 5. april 2014, vedtaget ved urafstemning den 24. august 2014 og godkendt af DKK den 23. oktober 2014.
15. DANSK KOOIKER CLUB Kassereren Per Lillesø Lagshusgade 6A, 1 sal. 4600 Køge AFREGNINGS BILAG 2017 Arrangement: Dato: Kørsel i egen vogn fra: til: I alt km: á kr.: 2,10 (intern sats) I alt km: á kr.: 3,63 (ekstern sats) Tog / Færge / Bro... Taxa I flg. bilag... Hotel / overnatning I flg. bilag... Fortæring I flg. bilag... Andet I flg. bilag Udgifter uden bilag, specificeret: I alt Udbetales til: Navn: Adresse: Konto nr.: Kontant Attesteres af: Dato: / - Attesteres af: Dato: / -
16. DANSK KOOIKER CLUB DKK s QUICK-TIP-GUIDE til tillidsvalgte Tak for din interesse for varetagelse af en tillidspost i klubregi. Det er af afgørende betydning for foreningslivet og hundesagen, at I påtager jer udfordringer og ansvar og får tingene til at fungere. Vi anbefaler, at I læser: 1. Specialklubbens love 2. DKK s love 3. DKK s Stambogføringsregler 4. DKK s Kennelmærkebestemmelser 5. DKK s Etiske anbefalinger 6. De regler, der evt. gælder for det bestemte område du skal varetage, f.eks. udstillingsreglementet. 7. Forretningsordenen for specialklubbens bestyrelse og udvalg 8. Specialklubbens overenskomst med DKK. Som tillidsvalgt person må man forvente, at medlemmerne og omverdenen har øget fokus på de valgte personers etik og moral, og at de tillidsvalgte personer forventes at være forbilleder for menige medlemmer, ligesom de valgte forventes selv at overholde gældende love, regler, avlsrestriktioner m.v. Kendskab til disse love og regler m.v. er derfor et godt udgangspunkt for at undgå faldgruber. Et par gode råd til nye: Er der lig i lasten tag hånd om det, inden det bliver et problem. Er man valgt som bestyrelsesmedlem, forventes man at varetage alle medlemmers interesser og klubbens interesser ikke kun en enkelt fraktions interesser eller særinteresser. Man må forvente øget fokus på sin person, og at medlemmer, der er uenige i holdninger eller beslutninger, fremsætter kritik herover. Det er et led i demokratiet med ytringsfrihed og er ikke klubskadelig virksomhed. Vi håber, at disse få tip kan være en hjælp i dit nye virke, og ønsker, at det må blive til gavn og glæde for såvel dig som medlemmerne. Med venlig hilsen Dansk Kennel Klub Jørgen Hindse