Forretningsplan for Mollerup Golf Klub Klubbens formål Klubbens formål er at forestå driften af klubbens baneanlæg og klubhus mv., samt at udbrede og fremme kendskabet til - og færdigheden i golfsporten. Klubben kan drive erhvervsvirksomhed, der har tilknytning til golfsporten, samt drive restaurant med hjemsted i klubhuset. Målsætning: Med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale samvær er det målsætningen at skabe de bedst mulige forhold for medlemmernes udøvelse af golfsporten, herunder: Fremme medlemmernes lyst til at lære og dygtiggøre sig i golfspillet Skabe de bedst mulige rammer for et godt klubliv Fremme medlemmernes lyst og evne til at engagere sig og tage medansvar i klubben Etablere og drive golfbane med tilhørende klubfaciliteter Sikre et optimalt samarbejde mellem foreningsdelen og forretningsdelen i klubben Mollerup Golf Clubs grundlæggende værdier: Mollerup Golf Clubs hovedinteresse er at udbrede og fremme kendskabet til golfspillet og de dertil hørende aktiviteter. Aktiviteterne skal afstemmes, så foreningstanken og forretningstanken passer sammen. Driften af Mollerup Golf Club bør og skal nødvendigvis basere sig på en kombination af foreningsaktivitet og de heraf afledte forretningsbaserede aktiviteter, da forretningsbaserede indtægter er en forudsætning for at kunne finansiere driften af Mollerup Golf Club. Mollerup Golf Club er først og fremmest en forening, hvilket betyder, at medlemmernes interesser, adgang til banen og klubbens sociale liv skal prioriteres højt i forhold til forretningsdelen. Ansvarlig naturforvaltning Mollerup Golf Club forvalter et stort naturområde. Denne forvaltning skal i samarbejde med Århus kommune ske på en måde, som belaster naturen mindst muligt, og som overholder gældende regler og bestemmelser omkring drift af golfbaner, samt forskrifter og påbud fra tilsynsmyndigheder på banen. Forpligtende fællesskab Vedtaget den 07-04-2010 1
Mollerup Golf Club bygger på et forpligtende fællesskab mellem medlemmer, juniores forældre og ansatte. Det betyder, at klubben forventer en aktiv deltagelse fra medlemmerne i klubbens aktiviteter, sociale liv og opgaver, som naturligt skal løses i forbindelse med klubbens foreningsaktiviteter. De ansatte skal sikre, at rammerne for foreningsaktiviteten er på plads, men det er medlemmerne selv, som skal udfylde og udvikle rammerne. Gensidig respekt, tolerance og god omgangstone Mollerup Golf Club skal være et rart sted at være for alle medlemmer og golfspillende gæster uanset alder, køn og forudsætninger. Derfor vægtes den gensidige respekt, tolerance og gode omgangstone mellem medlemmerne højt. Under god omgangstone henregnes ligeledes præsentabel påklædning. Kvalitet Mollerup Golf Club ønsker at være kendt for en uformel omgangstone, kvalitet i den måde, som vi arbejder på, og måden, hvorpå vi servicerer medlemmer og gæster. Kvalitet skal komme til udtryk i arbejdet både internt i klubben og eksternt i forhold til klubbens sponsorer, Erhvervsklub og andre samarbejdspartnere herunder også andre golfklubber. Klubhus og bygninger Mollerup Golf Club vil have faciliteter, der modsvarer medlemmernes ønsker og på niveau med andre klubber, både hvad klubhus, omklædningsfaciliteter, restaurant og træningsfaciliteter angår. Mødelokaler til interne og eksterne møder kan indrettes i bygningerne. Idræt på højeste niveau Mollerup Golf Club vil give mulighed for at dyrke golfspillet på det højest mulige niveau for alle medlemmer. Dette betyder, at klubben vil støtte elitearbejdet med træning, tilskud til transport, tøj og lignende, og klubben kan i særlige tilfælde give tilskud til nogle spillere for at repræsentere Mollerup Golf Club. Attraktiv og rummelig arbejdsplads for ansatte og frivillige Mollerup Golf Club arbejder aktivt for at være en attraktiv og rummelig arbejdsplads for ansatte og frivillige. Det betyder, at der er fokus på trivsel og udvikling for både ansatte og frivillige, og at klubben aktivt arbejder for at sikre optimale arbejdsbetingelser. Ligeledes prioriteres det højt, at ansvar og selvstændig beslutningskompetence følges ad. Bestyrelsens organisering Vedtaget den 07-04-2010 2
Bestyrelsen består af 5-8 personer, der vælges på generalforsamlingen i henhold til klubbens vedtægter. Bestyrelsen har ansvaret for ledelsen af klubben og træffer beslutninger i klubbens anliggender. Bestyrelsen udarbejder klubbens Forretningsplan, værdigrundlag samt budget, herunder målsætninger og delbudgetter for klubbens udvalg og forretningsområder. Bestyrelsens medlemmer har typisk ansvar for et eller flere udvalg og kan være medlem i andre udvalg. Bestyrelsen fastsætter regler for ophold og adfærd på arealer underlagt Golfklubben og har ansvaret for, at disse efterleves. Medlemmer, der overtræder klubbens retningslinjer for god opførsel og golfetikette, kan af bestyrelsen idømmes karantæne og ved gentagne tilfælde ekskluderes af klubben. Bestyrelsen udarbejder Forretningsorden for Mollerup Golf Clubs bestyrelse. Formand Formanden er klubbens politiske repræsentant i forhold til eksterne interessenter. Formanden leder bestyrelsesmøderne. Formandens ansvar er klubbens overordnede drift og udvikling, herunder at være Forretningsførerens nærmest foresatte. Ved ansættelse af forretningsfører, golftræner, forpagter og chefgreenkeeper sørger formanden for nedsættelse af et ansættelsesudvalg, hvor formanden er født medlem. Ansættelsesudvalget foretager indstillinger til bestyrelsen, der træffer det endelige valg. Næstformand Næstformanden overtager formandens opgaver ved forfald, indtil en ny formand er valgt. Herudover har næstformanden ligesom formanden klubbens overordnede drift og udvikling som ansvarsområder. Kasserer Kassereren udarbejder retningslinjer for budgetlægning, klubbens langsigtede økonomiske mål, finansiering af investeringer og den daglige drift. Kassereren forestår i samarbejde med Forretningsføreren budgetlægning, budgetopfølgning og budgetkontrol. Kassereren udarbejder forslag til indskud, kontingenter, greenfee m.v. samt varetager alle væsentlige spørgsmål af økonomisk art og indstiller disse til bestyrelsens godkendelse. Baneudvalg Baneudvalgets ansvarsområde er golfbanens udvikling, standard og pasning. Baneudvalgsformanden er samtidig født formand for Banekomitéen. Baneudvalgsformanden skal sørge for, at der i samarbejde mellem Banekomité, Chefgreenkeeper og Forretningsfører udarbejdes et forslag til banens standard og pasning samt budget for dette. Forslaget forelægges bestyrelsen til godkendelse, hvorefter planen danner udgangspunkt for det videre arbejde med banen. Vedtaget den 07-04-2010 3
Ændringer i banens udformning kan alene ske med bestyrelsens godkendelse og evt. efter konsultation med en banearkitekt. Banekomitéen er sammensat af Baneudvalgsformand, Chefgreenkeeper, Forretningsfører, den aktuelle turneringsledelse og evt. personer tilknyttet professionelle tours, der afvikles i Mollerup Golf Club. Eliteudvalg Eliteudvalgets ansvarsområde er udvikling af elitespillere i Mollerup Golf Klub. Det er eliteudvalgsformandens ansvar, at vision for elitearbejdet udarbejdes og vedligeholdes. Det er eliteudvalgets ansvar, at den for eliteområdet udarbejdede vision nedbrydes til konkrete målsætninger og budgetter for den kommende sæson til bestyrelsens godkendelse, samt at sikre opfølgning på efterlevelsen af de formulerede målsætninger. Erhvervsklubben i Mollerup Golf Club er et underudvalg under Eliteudvalget. Formålet med oprettelse af en Erhvervsklub er at give virksomheder eller enkeltpersoner, der har interesse for elitegolfen i Mollerup, mulighed for at støtte denne gennem bidrag og derved også muligheden for at udvide sit eget netværk. Udvidelse af virksomheders eller enkeltpersoners netværk vil kunne ske gennem fællesaktiviteter primært med udgangspunkt i golfspillet. Målet er på langt sigt at udvikle elitespillere i Mollerup Golf Club regi, således klubben kan spille med i Elitedivisionen. Det er også målet, at klubben skal kunne opdage og udvikle talenter til at blive landsholdsspillere i DGU regi. Erhvervsklubben kan give bidrag til Elitespillere i bestræbelse på at opfylde målsætningen for Elitearbejdet. Juniorudvalg Mollerup Golf Club har en juniorafdeling, hvor drenge og piger kan udøve deres idræt startende med sandkassegolf for de yngste og juniorgolf for såvel elite og bredde op til 18 år. Juniorudvalgets ansvarsområde er den juniormæssige udvikling i Mollerup Golf Klub. Det er juniorudvalgsformanden ansvar, at vision for juniorarbejdet udarbejdes og vedligeholdes. Det er juniorudvalgets ansvar, at den for juniorområdet udarbejdede vision nedbrydes til konkrete målsætninger og budgetter for den kommende sæson til bestyrelsens godkendelse, samt at sikre opfølgning på efterlevelsen af de formulerede målsætninger. Juniorudvalgsformanden skal sikre en fornuftig sammenhæng for den enkelte juniorspiller, således målsætningen om den hele golfspiller ikke forskydes. Turneringsudvalg Den turneringsansvarlige er født formand for turneringsudvalget og har ansvaret for at: Fastsætte klubbens turneringsreglement til godkendelse af bestyrelsen samt afgøre evt. tvister vedrørende samme. Vedtaget den 07-04-2010 4
Koordinering i samarbejde med informationsudvalgets formand af ugedagsturneringerne i klubberne i klubben herunder fastsættelse og håndhævelse af retningslinjer for anvendelse af gunstart, således at generne for klubbens øvrige medlemmer minimeres mest muligt. Udarbejde klubbens årlige officielle turneringsplan. Udarbejde bemandingsplan til gennemførelse af klubbens officielle klubturneringer. Sikre løbende uddannelse af et tilstrækkeligt antal turneringsledere. Bestemme propositionerne for afgørelse af klubbens årlige mesterskab samt sikre gennemførelsen af dette. Den turneringsansvarlige er bestyrelsens kontaktperson i alle spørgsmål, der vedrører turneringer i klubben. Sponsorudvalg Sponsorudvalget har til opgave at formulere en samlet strategi, handlingsplan og målsætning for markedsføring af klubben og salg til følgende grupper: Greenfeegæster Sponsorer Turneringssponsorer i samarbejde med turneringsudvalget Virksomheder, der ønsker Company Days eller Golf for sjov aktiviteter Ikke golfrelaterede aktiviteter i golfklubbens lokaler Forslaget godkendes af bestyrelsen, hvorefter det er Forretningsførerens ansvar at opfylde de vedtagne målsætninger. Forslaget skal indeholde oversigt over reklamemuligheder i forbindelse med banen, klubhuset og omkringliggende arealer. Forslaget skal indeholde prisstruktur og indhold af forskellige tilkøbsydelser i forbindelse med salg af sponsorater. Handicap og regeludvalg Det er altafgørende for golfspillet, at medlemmerne har et sandt golfhandicap. Gennem sæsonen sørger udvalget for ugentlig regulering på basis af indleverede scorekort således at det altid er opdateret. I praksis varetages denne funktion af sekretariatet, men det er handicapudvalgets ansvar, at dette sker korrekt. Handicapudvalget har ansvaret for, at banens handicapnøgler til stadighed svarer til banens sværhedsgrad. Udvalget kan til enhver tid ændre nøglerne, hvis banens sværhedsgrad ændrer sig. Udvalget har ansvaret for, at klubbens edb-system kan opfylde de krav, der måtte opstå i forbindelse med ændringer i handicapsystemet. Udvalget har pligt til at skride ind, hvis handicapreglerne ikke overholdes samt i øvrigt løse de problemer, der måtte opstå i forbindelse med handicapregulering. Handicapudvalget, der er udpeget af Mollerup Golf Clubs bestyrelse, er underlagt DGU s Amatørog Ordensudvalg og er dermed ikke underlagt bestyrelsen i Mollerup Golf Club. Udvalgsformanden kan dog godt have sæde i Mollerup Golf Clubs bestyrelse. Vedtaget den 07-04-2010 5
Handicap og regeludvalget er ansvarlig for, at medlemmerne kan blive opdateret med nye regler gennem afholdelse af informationsmøder, når golfreglerne revideres. Udvalget har ligeledes ansvar for at formulere og løbende revidere lokalreglerne og midlertidige lokale regler for spil på Mollerup Golf Clubs bane. Regeludvalgets beslutninger er endelige og offentliggøres på klubbens hjemmeside under banen samt ved opslag i klubben. Begynderudvalg Begynderudvalgets primære opgave er dels at give nye spillere en indlæring i de grundlæggende golfregler, etiketteregler, værdier, normer og principper, der kendetegner spillet, dels at skabe rammerne og mulighederne for, at de nye spillere kan lære spillets teknik, således at nye spillere kan gives frit spil på banen uden risiko eller større ulempe for andre spillere og uden risiko for golfbanen. Den nye spiller bør gennem en grundig indføring i spillet, golfreglerne samt etikette reglerne bibringes forståelse for den ånd og holdning, der er kendetegnende for golfsporten. Det er vigtigt at skabe den rigtige forståelse for, at golfsporten er en sport, hvor spilleren er sin egen dommer, og at det af den grund kræves, at den enkelte kender reglerne samt forstår vigtigheden af og forpligtelsen til at overholde reglerne. Ovennævnte forhold er af stor vigtighed, for at nye spillere får en indslusning i klubben, der er tilfredsstillende for klubben og ikke mindst spilleren. Begynderudvalget er ansvarlig for, at nye medlemmer kan komme til teoretisk og praktisk prøve med henblik på at erhverve sig spillerettigheder på banen. Information og kommunikation Informations- og kommunikationsudvalgets primære opgaver er at sikre den rette information til medlemmerne i den rette form. Udvalget har som hovedopgave at indsamle, redigere og udarbejde materiale til offentliggørelse til klubbens medlemmer og andre med interesse for golfspillet i Mollerup Golf Club. Udvalget har som opgave at sikre, at klubbens medlemsblad og klubbens hjemmeside er opdateret med relevant information og interessante artikler om aktiviteter i Mollerup Golf Club, sekundært om andre golfrelaterede aktiviteter. Relevant information til eksterne interessenter sikres ved fremsendelse af informationer eller artikler. Udvalget er ansvarligt for klubbens hjemmeside og for at sikre at debat på denne foregår i et ordentligt og redeligt sprog. Informationsudvalget kan ikke udtale sig på klubbens vegne i forhold til hjemmeside og anden ekstern kommunikation. Informations- og kommunikationsudvalgets formand er bestyrelsens kontaktperson til alle klubber i klubben, samt ansvarlig for at Klubber i klubbens interne hjemmesider overholder Mollerup Golf Clubs retningslinjer herfor. Vedtaget den 07-04-2010 6
Trivselsudvalget Det er Trivselsudvalgets opgave at skabe aktiviteter, der fremmer fællesskabet i klubben og bidrager til, at nye medlemmer føler sig velkommen i klubben. Medlemmerne skal føle, at klubben er med til at fremme såvel den sportslige som den sociale fornøjelse ved at være medlem af Mollerup Golf Club. Trivselsudvalget skal primært agere på tværs af bestyrelse og udvalg og producere input til disses arbejde ved at fremsætte forslag til aktiviteter i bestyrelses- og udvalgsregi, som kan virke fremmende for medlemmernes trivsel. Det er bestyrelsens og udvalgenes suveræne afgørelse, om de gør brug af trivselsudvalgets forslag/anbefalinger. Sekundært kan udvalget gennemføre events/aktiviteter, som ikke kolliderer med bestyrelsens og øvrige udvalgs ansvarsområder, og som primært har til opgave at fremme det sociale aspekt blandt klubbens medlemmer. Trivselsudvalget kan endvidere tage initiativ til at gennemføre medlemsundersøgelser til kortlægning af medlemmernes holdninger og tilfredshed på områder, som trivselsudvalget finder det hensigtsmæssigt at få taget pulsen på. Forretningsfører Forretningsføreren varetager klubbens daglige drift i overensstemmelse med bestyrelsens anvisninger og leder og fordeler arbejdet blandt det administrative personale. Forretningsføreren er øverst daglig ansvarlig i alle personalesager. Forretningsføreren har ansvaret for koordinering af samarbejdet mellem Golfklub, sekretariat, greenkeeper, Restaurant og Pro, herunder Shop, i henhold til de retningslinjer, bestyrelsen vedtager. Forretningsføreren udarbejder i samarbejde med bestyrelsen årsregnskab og budget og er ansvarlig for den daglige styring af klubbens økonomi i overensstemmelse med det budget, bestyrelsen har vedtaget. Forretningsføreren deltager i klubbens bestyrelsesmøder og udsender på foranledning af formanden dagsorden til bestyrelsesmøderne. Forretningsføreren udarbejder referat af møderne til bestyrelsens forhandlingsprotokol. Forretningsføreren har ansvaret for, at bestyrelsens fastsatte regler for ophold og adfærd på arealer underlagt Golfklubben efterleves. Medlemmer, der nægter at efterleve Forretningsførerens anvisninger, kan af bestyrelsen idømmes karantæne og i gentagelsestilfælde ekskluderes af klubben. Chefgreenkeeper Chefgreenkeeperen varetager den daglige pasning af banen i overensstemmelse med bestyrelsens retningslinjer og baneudvalgets beslutninger. Vedtaget den 07-04-2010 7
Chefgreenkeeperen leder og fordeler arbejdet blandt det ansatte greenkeeperpersonale. Chefgreenkeeperen referer til Forretningsføreren. Sekretariat Der ansættes en eller flere golfsekretær(er), som har til opgave at bemande klubbens sekretariat og servicere medlemmerne i alle relevante forhold i henhold til en udarbejdet arbejdsplan. Primære arbejdsopgaver for golfsekretærerne er: Medlemsregistrering og vedligeholdelse af medlemskartoteket Opkrævning og registrering af kontingent og indskud fra medlemmerne Bogføring, fakturering og debitorstyring Handicapregulering af medlemmerne Reservationer af golfbanen Kontakt til eksterne samarbejdspartnere som hoteller og rejsearrangører Information til medlemmerne vedr. banereservationer og andre forhold omkring Golfklubben Opsætning af klubarrangerede matcher, udarbejdelse af startliste, etc. Sekretærerne refererer til Forretningsføreren. Golftræner og proshop Der ansættes en golftræner, som er ansvarlig for træning af klubbens medlemmer og gæster. Samtidig med ansættelsen tillades golftræneren at drive Klubbens Proshop. Der udarbejdes en ansættelsesaftale, som specificerer trænerens ansættelsesvilkår samt forpligtelser. Med hensyn til Proshoppen er golftræneren selvstændig erhvervsdrivende og driver sin virksomhed i henhold til bestemmelser formuleret i en ansættelseskontrakt mellem Mollerup Golf Club og golftræneren.. Ansættelseskontrakten udarbejdes, således den kan genforhandles årligt. Golftræneren referer til Forretningsføreren, der har ansvaret for at sikre efterlevelsen af ansættelseskontrakten, samt sikre den overordnede koordinering mellem golftræner, restauranten og Golf Club. Golftræneren kan ansætte assistenttræner til at varetage træning af klubbens medlemmer. Golftræneren er ligeledes berettiget til at ansætte lærlinge. Forpagter af restauranten Der ansættes en forpagter til restauranten. Forpagteren er selvstændig erhvervsdrivende og driver restauranten i henhold til bestemmelser formuleret i en resultatkontrakt mellem Mollerup Golf Club og forpagteren. Forpagtningsaftale forhandles årligt. Forpagteren referer til Forretningsføreren, der har ansvaret for at sikre efterlevelsen af resultatkontrakten samt sikre den overordnede koordinering mellem golftræner, restauranten samt Golf Club. Vedtaget den 07-04-2010 8
Klubhus / træningsarealer Forretningsføreren har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af klubhuset, træningshal/anlæg og de omkringliggende arealer. Udlejning af lokaler til andre formål end golfrelaterede formål kan ske i det omfang, det ikke har indflydelse på golfrelaterede formål. Udlejning af træningshal og træningsarealer til større grupper koordineres af Forretningsfører. Der ansættes/tilknyttes en pedel med ansvar for oprydning, renholdelse og løbende vedligeholdelse. Pedellen refererer til Forretningsføreren. Baneservice Der nedsættes et Baneserviceudvalg bestående af et antal erfarne golfspillere med Forretningsføreren som formand og koordinator. Udvalgets opgave er at udføre baneservice på banen efter et på forhånd udarbejdet vagtskema. Alle medlemmer af Baneserviceudvalget udstyres med et personligt identifikationskort. Baneservicepersonalet har kompetence til: At påtale manglende efterlevelse af de vedtagne regler og etiketter for spil på banen og forlange disse overholdt. At ikke-acceptabel påklædning påtales. Bar overkrop og bare fødder accepteres ikke og kan medføre bortvisning. Personer uden gyldigt medlemsbadge eller greenfeekvittering bortvises fra banen. Personer med medlemsbadge, men uden gyldigt årsmærke, kan få lov til at spille færdig, men noteres og indberettes til sekretariatet. Tilladelse til at spille færdig forudsætter, at baneservicepersonalet skønner, at medlemmet har lovlig adgang til banen og lover at få bragt forholdene i orden. Såfremt spillere på banen nægter at efterleve henvisningerne fra baneservicepersonalet, kan disse bortvises. Spillere, der nægter at efterleve henvisninger fra baneservicepersonalet, kan af bestyrelsen idømmes karantæne fra spil på banen. Øvrige udvalg Bestyrelsen nedsætter de nødvendige udvalg til at sikre klubbens aktiviteter. For alle udvalg gælder, at de skal have udarbejdet en målsætning, handlingsplan samt budget, som skal godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen orienteres løbende om aktiviteterne i udvalgene, dels via den løbende økonomirapportering, dels via fremsendte referater fra udvalgenes møder og endelig via løbende rapporteringer fra de områdeansvarlige i bestyrelsen. Bestyrelsen kan i forbindelse med undersøgelse af renovering af klubhus og omkringliggende arealer tilknytte eksterne eksperter, som mod betaling rådgiver bestyrelsen. Der kan nedsættes et ad hoc byggeudvalg, som varetager renovering og eller bygning af klubhus. Ikrafttræden Forretningsplanen er vedtaget af bestyrelsen den 25. februar 2008, og genoptages til revision på første bestyrelsesmøde efter hver generalforsamling. Forretningsplanen er revideret på bestyrelsesmøde den 3. april 2008. Vedtaget den 07-04-2010 9
Forretningsplanen er revideret på bestyrelsesmøde den 7. april 2010. Bestyrelsens underskrifter./. Kompetence diagram for Mollerup Golf Club Vedtaget den 07-04-2010 10