Sådan fungerer afdelingsmødet

Kære afdelingsbestyrelse DUAB-retningslinie nr. 12 til afdelingsbestyrelserne: Sådan fungerer afdelingsmødet Hellerup 20.05.2008 DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne forklarer, hvordan afdelingsmødet fungerer, hvilke ting der skal behandles på afdelingsmødet og hvordan afdelingsbestyrelsen arbejder i forhold til afdelingsmødet. Retningslinierne her er nr. 12 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen (gan@ungesboligservice.dk). Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den 20.05.2008. 1

Overskrifter: 1. Hvad er afdelingsmødet? 2. Hvad skal der til, for at afdelingsmødet kan træffe en beslutning? 3. Hvad skal der være på afdelingsmødets dagsorden? 4. Hvilke konkrete ting bestemmer afdelingsmødet? 5. Hvad skal afdelingsbestyrelsen gøre i forhold til afdelingsmødet? 6. Hvad er et ekstraordinært afdelingsmøde? Bilag: Hvad siger DUAB s vedtægter om afdelingsmødet? 1. Hvad er afdelingsmødet? Det er fastlagt i lovgivningen om almene boliger, at afdelingsmødet (som nogen steder også kaldes for beboermødet i daglig tale) er afdelingens øverste myndighed, hvor alle afdelingens beboere kan deltage i diskussionerne og beslutningerne om, hvad der skal ske i afdelingen. Konkret betyder det, at alle beboere i afdelingen mindst én gang om året skal indkaldes til et møde, hvor de i forvejen er blevet oplyst om, hvilke emner der skal træffes beslutninger om. I nogen afdelinger holder man kun ét fast afdelingsmøde om året, mens man andre steder holder to; det beslutter afdelingen selv. Det er fastlagt i DUAB s vedtægter, at der skal holdes afdelingsmøde inden udgangen af september for at behandle afdelingens budget for det efterfølgende år. I de afdelinger, hvor man fast holder to afdelingsmøder om året, plejer man at holde det andet afdelingsmøde i løbet af foråret. 2. Hvad skal der til, for at afdelingsmødet kan træffe en beslutning? I så godt som alle tilfælde kan hverken afdelingsbestyrelsen, boligselskabet eller vores administrationsselskab UngesBoligService.dk omgøre en lovlig beslutning, der er truffet af afdelingsmødet. Det giver beboerne på afdelingsmødet en stor magt. Derfor er det vigtigt, at afdelingsmødet bliver holdt efter reglerne, så alle beboere har samme mulighed for at bruge deres rettigheder og få indflydelse og så de beslutninger, der træffes på afdelingsmødet, er velforberedte og gennemdiskuterede. Følgende helt grundlæggende ting skal være i orden, for at en beslutning i afdelingsmødet er lovlig: Beslutningen skal holde sig inden for de rammer, lovgivningen, boligselskabets vedtægter og afdelingens egne regler (fx husordenen) lægger for afdelingsbestyrelsens indflydelse. For eksempel kan afdelingsmødet ikke beslutte at sælge afdelingen, da det er en beslutning, der hører under boligselskabets organisationsbestyrelse og afdelingsmødet kan heller ikke beslutte, at man gerne må have dyr i boligerne, hvis der står i afdelingens husorden, at man ikke må have dyr. Afdelingsmødet skal være lovligt indkaldt. Det betyder, at afdelingsbestyrelsen (eller UngesBoligService.dk, hvis der ikke er en afdelingsbestyrelse) skal sørge for, at alle afdelingens husstande får en skriftlig indkaldelse til mødet senest 4 uger før det afholdes. På indkaldelsen skal stå, hvor og hvornår mødet afholdes og en dagsorden, hvor det klart står hvad der skal besluttes på mødet. 2

Beslutningen skal være ordentligt forberedt. Det betyder, at hvis beboere i afdelingen vil have truffet en beslutning, skal de aflevere et skriftligt forslag om det til afdelingsbestyrelsen (eller UngesBoligService.dk, hvis ikke der er en afdelingsbestyrelse) senest 2 uger før mødet holdes. Afdelingsbestyrelsen skal så sørge for, at alle forslag til beslutninger både forslag fra beboerne og forslag fra afdelingsbestyrelsen, DUAB eller UngesBoligService.dk kommer ud på skrift senest 1 uge før mødet på en måde, så alle beboere har mulighed for at sætte sig ind i forslagene inden mødet holdes. Beslutningen skal være truffet på lovlig vis. Det betyder, at et flertal af de beboere, der deltager på afdelingsmødet, skal stemme for forslaget, for at det kan vedtages. Hver husstand i afdelingen har 2 stemmer og det er kun beboere i afdelingen, der har stemmeret. Der kan ikke stemmes med fuldmagt (fuldmagt betyder, at en beboer der ikke kan være til stede på afdelingsmødet, giver sin stemme videre til en anden beboer). Det er også vigtigt at sørge for, at dem der stiller et forslag til beslutning, får lov til at forklare forslaget på mødet og at både tilhængere og modstandere af et forslag får lov til at komme til orde, så alle har mulighed for at blive hørt. Afdelingsmødets dirigent sørger for, at alle forslag bliver behandlet efter reglerne, dvs. at diskussionen og afstemningen foregår ordentligt og at det er klart beskrevet hvad der skal træffes beslutning om, før afdelingsmødet træffer beslutningen. Der skal tages et referat af afdelingsmødet, hvor det tydeligt står, hvad der er blevet besluttet, så man ikke bagefter kan komme i tvivl. Normalt sørger UngesBoligService.dk for, at der bliver taget referat, med mindre man vælger en af afdelingens beboere til at sørge for det. Afdelingsmødet bestemmer selv, hvordan referatet skal godkendes og hvad tidsfristen er for at få det godkendt; mange steder er det en opgave afdelingsbestyrelsen tager sig af. Referatet fra afdelingsmødet skal offentliggøres sådan, at alle beboere kan se hvad der er blevet besluttet og så de kan gøre opmærksom på, hvis de mener at det der blev besluttet på mødet ikke står tydeligt nok i referatet. 3. Hvad skal der være på afdelingsmødets dagsorden? I DUAB s vedtægter er det bestemt, at dagsordenen til det årlige afdelingsmøde (som minimum skal der afholdes et årligt afdelingsmøde inden udgangen af september) skal have følgende punkter: 1. Valg af dirigent. Dirigenten kan enten være en af beboerne eller en person udefra, man har bedt om at løse opgaven. Hvis der er mere end en kandidat til posten som dirigent, stemmer man om det og den kandidat, der får et flertal af stemmerne, er valgt. Dirigenten sørger for at konstatere, om afdelingsmødet er lovligt indkaldt (se ovenfor), at dagsordenen bliver godkendt, at der bliver fundet en der tager referat af mødet og at mødet bliver styret sådan, at alle regler bliver overholdt undervejs. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidst møde samt godkendelse af afdelingernes driftsbudget for det kommende år. Her fortæller afdelingsbestyrelsen sammen med afdelingens arbejdsgrupper og udvalg og UngesBoligService.dk, hvad der er sket siden sidste afdelingsmøde. Hvis der er lavet en skriftlig beretning, skal den sendes ud til alle beboere senest en uge før mødet holdes. Desuden skal afdelingsmødet behandle afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk s forslag til afdelingens budget for 3

det næste år. Forslaget til budget skal også udsendes til alle beboere senest en uge før mødet holdes. 3. Behandling af eventuelt indkomne forslag. Her skal forslag fra beboerne, afdelingsbestyrelsen, DUAB og UngesBoligService.dk behandles. Det skal stå tydeligt i dagsordenen, hvilke konkrete forslag, der skal behandles fx a) ny husorden, b) fælles gårdoprydningsdag, osv. og det skal være tydeligt for beboerne, hvilke af de udsendte papirer, der hører til hvilke konkrete forslag. Hvis der ikke er kommet nogen skriftlige forslag i rette tid, lader man normalt punktet udgå men hvis der er nogen, der har stillet forslag for sent, kan man vælge at bruge punktet til at diskutere deres forslag, hvis man vil det. 4. Valg af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og suppleanter. Afdelingsmødet vælger normalt afdelingsbestyrelsen en gang om året, så afdelingsbestyrelsen sidder for et år ad gangen. Hvis der holdes to faste afdelingsmøder om året, bestemmer afdelingen selv, på hvilket af dem afdelingsbestyrelsen skal vælges; på det andet møde kan man så vælge folk, hvis der er blevet ledige poster i afdelingsbestyrelsen. Afdelingsmødet bestemmer også selv, om posterne som afdelingsbestyrelsesformand, -næstformand, - kasserer osv. skal vælges direkte på afdelingsmødet eller om afdelingsbestyrelsens medlemmer selv fordeler posterne mellem sig, efter at de er valgt. Alle medlemmer og suppleanter i afdelingsbestyrelsen skal være valgt på afdelingsmødet. Under dette punkt kan man også vælge folk til afdelingens arbejdsgrupper og udvalg (fx en internet-gruppe eller et festudvalg). 5. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlem(mer). Alle DUAB s afdelinger kan vælge et eller to medlemmer (alt efter afdelingens størrelse) til DUAB s årlige repræsentantskabsmøde, hvor en række af de væsentlige fælles beslutninger for hele boligselskabet træffes. Den enkelte afdeling bestemmer selv, om disse repræsentanter skal vælges direkte på afdelingsmødet (og i så fald på hvilket afdelingsmøde de skal vælges, hvis der er mere end et fast afdelingsmøde om året) eller om de udpeges af afdelingsbestyrelsen. 6. Eventuelt. Under dette punkt kan man ifølge almindelig foreningsskik ikke træffe beslutninger; punktet bruges til at komme med meddelelser, evaluere hvordan mødet er gået og i det hele taget sige de småting, man måtte have glemt undervejs i mødet. Derudover kan afdelingen selv bestemme, om man vil have andre punkter på dagsordenen. 4. Hvilke konkrete ting bestemmer afdelingsmødet? Lovgivningen og DUAB s vedtægter sikrer, at afdelingsmødet har mulighed for at få stor indflydelse på mange ting, der er vigtige for hvordan afdelingen fungerer. Afdelingsmødet kan vælge at lægge nogle af disse ting (fx godkendelse af afdelingens årlige regnskab, fordeling af posterne i afdelingsbestyrelsen osv.) over til afdelingsbestyrelsen. Men hvis det vil, kan afdelingsmødet også ændre beslutninger, der er truffet af afdelingsbestyrelsen eller afdelingens andre udvalg og arbejdsgrupper og ændre på hvilke opgaver de skal tage sig af. 4

På den måde er det i sidste ende altid afdelingsmødet, der sidder med ansvaret for at træffe de vigtigste beslutninger i afdelingen - uanset om afdelingsmødet vælger selv at træffe de meget konkrete beslutninger eller i stedet laver en mere overordnet beslutning om, at nogle af de konkrete beslutninger lægges over i afdelingsbestyrelsen eller et udvalg eller en arbejdsgruppe. Det betyder, at afdelingsmødet på den ene eller den anden måde skal forholde sig til alle de emner, der er remset op nedenfor: Afdelingsmødet skal vælge afdelingsbestyrelsen og bestemmer, hvor mange der skal sidde i afdelingsbestyrelsen (det skal være et ulige antal). Hvis afdelingsmødet er utilfreds med et eller flere bestyrelsesmedlemmers arbejde, må det også selv afsætte vedkommende og vælge nye bestyrelsesmedlemmer i stedet. Hvis afdelingsmødet ikke kan eller vil vælge en funktionsdygtig afdelingsbestyrelse, overgår afdelingsbestyrelsens ansvar til DUAB s organisationsbestyrelse (hvilket i praksis betyder, at mange af afdelingsbestyrelsens opgaver i dagligdagen vil blive løst af UngesBoligService.d), indtil afdelingsmødet igen selv vælger en afdelingsbestyrelse. Afdelingsmødet skal behandle og foretage den endelige godkendelse af afdelingens årlige budget. Denne opgave kan ikke lægges over til afdelingsbestyrelsen, men skal ske enten på afdelingsmødet i september eller ved urafstemning blandt alle afdelingens beboere (læs mere om budgettet i DUAB-retningslinie nr. 10). Afdelingsmødet beslutter, om det selv vil godkende afdelingens årlige regnskab eller om godkendelsen skal foretages i afdelingsbestyrelsen (læs mere om regnskabet i DUAB-retningslinie nr. 13). Afdelingsmødet bestemmer hvad der skal stå i afdelingens husorden, som gælder for alle beboere og deres gæster. Ændringer af husordenen kan kun besluttes på afdelingsmøder og de skal ske efter de samme regler, som gælder for andre forslag til behandling på afdelingsmødet (læs mere om husordenen i DUAB-retningslinie nr. 3). Hvis et forslag koster afdelingen penge, og det ikke er en del af afdelingens budget, skal forslaget behandles på afdelingsmødet. Store aftaler med entreprenører og leverandører - fx byggesager - skal også behandles på afdelingsmødet (læs mere om afdelingsmødets behandling af den slags aftaler i DUAB-retningslinie nr. 6). Som en del af afdelingens budget bestemmer afdelingsmødet, hvor stort afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb skal være (læs mere om rådighedsbeløbet i DUAB-retningslinie nr. 5). Afdelingsmødet kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper og beslutte hvilke opgaver de skal løse. Afdelingsmødet kan beslutte hvilke opgaver afdelingsbestyrelsen skal løse ud over dem, der i forvejen er fastlagt i lovgivningen og DUAB s vedtægter fx at afdelingsbestyrelsen er ansvarlig for udlejning af festlokalet eller for at arrangere den årlige sommerfest for alle afdelingens beboere. Afdelingsmødet kan beslutte at lave en Forretningsorden, som er et sæt regler, der mere detaljeret end DUAB s vedtægter beskriver, hvordan ting skal behandles og besluttes på afdelingsmødet for at være lovlige (læs mere om hvad en forretningsorden går ud på i DUAB-retningslinie nr. 2). 5

5. Hvad skal afdelingsbestyrelsen gøre i forhold til afdelingsmødet? Afdelingsbestyrelsen har en række forpligtelser over for afdelingsmødet: Afdelingsbestyrelsen skal sørge for, at der bliver indkaldt til afdelingsmøde efter de regler, der er gennemgået oven for. Afdelingsbestyrelsen kan aftale med UngesBoligService.dk, at de hjælper med at skrive og udsende indkaldelse, dagsorden, forslag og referater til afdelingsmødet. Normalt er det også afdelingsbestyrelsen, der sørger for, at der er nogen, der er villige til at tage opgaverne som dirigent og referent på mødet. Nogle steder sørger afdelingsbestyrelsen også for, at afdelingsmødet bliver mere end bare et formelt møde fx ved at arrangere fællesspisning eller holde en fredagsbar eller en fest i forbindelse med mødet, så det også bliver en hyggelig oplevelse for beboerne (det kan være med til at få flere til at have lyst til at deltage i afdelingsmøderne). Afdelingsbestyrelsen skal behandle og godkende UngesBoligService.dk s udkast til afdelingens årlige budget, før det bliver fremlagt til endelig godkendelse på afdelingsmødet. Det betyder, at det typisk er afdelingsbestyrelsen, der diskuterer om der skal stilles forslag til ændringer af budgettet og om forskellige forslag skal præsenteres for afdelingsmødet, så det kan vælge mellem dem. Afdelingsbestyrelsen kan bede UngesBoligService.dk om hjælp til at regne ud, hvad forskellige forslag koster, og til at præsentere budgettet og forslag på afdelingsmødet. Hvis afdelingsmødet har besluttet at det skal godkende regnskabet, fremlægger afdelingsbestyrelsen regnskabet for beboerne til endelig godkendelse på afdelingsmødet. Ellers er det afdelingsbestyrelsen, der står for godkendelsen og derefter orienterer beboerne på afdelingsmødet om, hvad der står i regnskabet. Afdelingsbestyrelsen kan bede UngesBoligService.dk om hjælp til at gennemgå regnskabet og til at fremlægge det på afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen skal også sørge for, at dens egne eller andres forslag til beslutninger bliver forberedt, så de kan blive behandlet ordentligt på afdelingsmødet. Det betyder, at afdelingsbestyrelsen skal sørge for, at beboerne i god tid i forvejen får de nødvendige informationer om de ting, de skal træffe beslutning om fx hvad det koster, hvor lang tid det tager at gennemføre, om det er lovligt at gennemføre osv og afdelingsbestyrelsen skal også være med til afdelingsmødet for at kunne svare på spørgsmål fra beboerne. Det kan afdelingsbestyrelsen også få UngesBoligService.dk til at hjælpe med at lave. Endelig skal afdelingsbestyrelsen sammen med UngesBoligService.dk sørge for, at der bliver fulgt op på de beslutninger, der bliver truffet på afdelingsmødet og at beboerne får besked om, hvad der er kommet ud af deres beslutninger. 6. Hvad er et ekstraordinært afdelingsmøde? Afdelingsbestyrelsen har ansvaret for at indkalde til de faste årlige afdelingsmøder (også kendt som ordinære afdelingsmøder). Men ud over det kan afdelingsbestyrelsen eller en vis andel af afdelingens beboere også beslutte, at der skal indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde, hvis de synes der er et særligt behov for, at beboerne tager stilling til en vigtig sag. For at beboerne kan kræve et ekstraordinært afdelingsmøde, skal mindst en fjerdedel af husstandene i afdelingen skrive under på et krav om at få indkaldt afdelingsmødet og det skal være beskrevet præcist, hvad det er afdelingsmødet skal behandle. 6

Nedenfor finder du DUAB s vedtægter, hvor du kan se, hvordan reglerne er for ekstraordinære afdelingsmøder. Normalt vil det være en god ide at søge hjælp hos UngesBoligService.dk, hvis der skal afholdes ekstraordinært afdelingsmøde. Bilag: Hvad siger DUAB s vedtægter om afdelingsmødet? Her kan du finde de dele af DUAB s vedtægter, der beskriver afdelingsmødet: 12 Hvert år afholdes inden 3 måneder før næste regnskabsårs begyndelse ordinært, obligatorisk afdelingsmøde i hver afdeling. I en ny afdeling afholdes afdelingsmøde første gang inden 6 måneder, efter indflytning har fundet sted. Dagsordenen for afdelingsmødet skal dog, jf. stk. 3., omfatte følgende punkter. 1. Valg af dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidst møde samt godkendelse af afdelingernes driftsbudget for det kommende år. 3. Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4. Valg af medlemmer af afdelingsbestyrelsen og suppleanter. 5. Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlem(mer). 6. Eventuelt. stk. 2. Fremsætter mindst 25 % af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere krav herom, skal godkendelse af afdelingens driftsbudget ske ved urafstemning blandt afdelingens beboere efter reglerne. stk. 3. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger repræsentanter til repræsentantskabet. stk. 4. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes, når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det, eller når mindst 25 % af husstandene i afdelingen ønsker et angivet emne behandlet, eller når der på et tidligere tidspunkt er truffet beslutning herom, eller når boligorganisationens bestyrelse anmoder herom. Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. Efterkommer afdelingsbestyrelsen ikke inden 2 uger en anmodning om indkaldelse til ekstraordinært 7

afdelingsmøde, foretages indkaldelsen af boligorganisationens bestyrelse. Når ekstraordinært afdelingsmøde har været afholdt, kan nyt ekstraordinært afdelingsmøde om samme emne først finde sted efter afholdelse af ordinært obligatorisk afdelingsmøde. stk. 5. Tager lejerne, i en ny afdeling ikke inden 6 måneder efter indflytningen - om nødvendigt efter opfordring fra boligorganisationen - initiativ til indkaldelse af et afdelingsmøde, påhviler det boligorganisationens bestyrelse at indkalde til det første afdelingsmøde. De følgende afdelingsmøder indkaldes af afdelingens bestyrelse. Indkaldelsen skal ske med mindst 4 ugers varsel ved brev til samtlige husstande i afdelingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for afdelingsmødet samt dagsorden. 13 Budget for det kommende år for vedkommende afdeling udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge forud for det ordinære obligatoriske afdelingsmøde. Endvidere udsendes det sidst godkendte årsregnskab. stk. 2. Er der udarbejdet skriftlig årsberetning, skal denne udsendes til samtlige husstande i afdelingen senest 1 uge forud for afdelingsmødet. 14 Adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har boligtagere i afdelingen, disses ægtefæller eller hermed ligestillede personer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse. Adgang har tillige - men uden stemmeret - boligorganisationens ledelse og repræsentanter for denne. Afdelingsmødet kan beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens ledelse kan beslutte, at andre deltager i mødet med taleret. stk. 2. Enhver, der ifølge stk. 1, 1. og 3. punktum, har adgang til afdelingsmødet, har ret til at få et angivet emne behandlet på mødet og til at tage ordet. Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære afdelingsmøde, skal være afdelingsbestyrelsen i hænde senest 2 uger før mødet. Forslag bekendtgøres for afdelingens beboere senest 1 uge før mødet. stk. 3. Afdelingsmødets beslutninger træffes på grundlag af almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Afdelingsmødet kan beslutte, at den endelige afgørelse af emner, der er til behandling på afdelingsmødet, skal træffes ved efterfølgende urafstemning blandt afdelingens lejere, hvor hver husstand ligeledes har 2 stemmer uanset størrelse. Når et forslag har været undergivet urafstemning, kan ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter afholdelse af ordinært obligatorisk afdelingsmøde. 8