KLINISK MÅLESYSTEM VERSION 2.5.2 GERIATRI VEJLEDNING TIL DATAINDTASTNING Indhold: GENEREL INFORMATION... 2 LOGIN... 2 PATIENT... 3 SKEMAOPRETTELSE... 5 SKEMAUDFYLDELSE... 6 FELTER... 6 FUNKTIONER I SKEMAUDFYLDELSE... 6 UDFYLDELSE AF DATA... 8 INDLÆGGELSESOPLYSNINGER... 8 UDSKRIVNINGS OPLYSNINGER... 10 SØGNING EFTER GEMTE OG INDLEVEREDE SKEMAER... 11 PATIENTOVERBLIK... 12 GENÅBN... 12 HJÆLPE- OG SØGEFUNKTIONER I KMS... 14 SKIFT MODUL... 14 SKIFT ADGANGSKODE... 14 REGIONER, KOMMUNER OG KODER... 15 Styregruppen for Landsdækkende database for geriatri Formand: Overlæge, MPM Kirsten Vinding Kontaktperson: Thor Schmidt, KCKS-Øst Revideret udgave april 2015. 1
GENEREL INFORMATION Adgang. Adgang til databasen kræver, at man oprettes som bruger i Klinisk Målesystem (KMS) med rollen Dataindtaster. Dette kræver såvel brugerkode som adgangskode. Ønske om adgang sker gennem afdelingens KMS-afdelingsadministrator, der skal have oplysninger om arbejdssted og funktionsområder i relation til databasen. Har afdelingen ikke en KMSafdelingsadministrator, skal henvendelse ske til KIDsupport@regionh.dk. Nyttige links. Generel information om databasen og adgang til årsrapporter mv. kan findes via: https://www.regionh.dk/kliniskedatabaser/nationale-databaser/sider/landsdaekkendedatabase-for-geriatri.aspx Samme sted findes denne vejledning. Dataindtastning i KMS kan tilgås via adressen: http://kms-oevrige.regionh.medcom/kms/ eller via link på KCKS-Øst hjemmeside https://www.regionh.dk/kliniskedatabaser/sider/default.aspx Adressen kan med fordel gemmes enten som genvej på computerens skrivebord, højreklik på åbningssiden og vælg Opret genvej, eller den kan tilføjes under Foretrukne. Ved behov for hjælp, spørgsmål, gode idéer, kritik og andre kommentarer kontaktes KCKS- Øst supportfunktion, KIDsupport@regionh.dk. LOGIN Via http://kms-oevrige.regionh.medcom/kms opnås adgang. 2
Bruger- og adgangskode tastes ind. Tryk Enter eller klik med musen på Login. Hvis din bruger har flere roller eller er tilknyttet flere databaser end Geriatridatabasen, vælges Dataindtasning i drop-down menuen til Vælg modul og 016 Geriatri i drop-down menuen til Vælg speciale. PATIENT 3
I feltet Indtast CPR nr. tastes patientens CPR-nummer uden bindestreg (CPR-nummeret i eksemplet i skærmbilledet herover er et KMS specifikt test CPR-nummer på formen ddmmååx..y). Klik på Find. Hvis CPR-nummeret ikke findes i KMS-databasen skal det oprettes som illustreret i skærmbilledet herover. Felter med gul baggrund er obligatoriske og felter med hvid baggrund er frivillige. Indtast efternavn, fornavn og evt. kommunekode. Klik på Gem, for at oprette patienten. En liste med kommunekoder og -navne findes i bilag til denne registreringsvejledning. Hvis en patient (et CPR-nummer) allerede er oprettet, fremkommer Patientoverblik efter klik på Find. 4
SKEMAOPRETTELSE Næste skærmbillede er Skemaoprettelse. Her initieres inberetningen af en patientkontakt til Geriatridatabasen. Her gives også mulighed for at vælge afdeling, hvis din bruger er tilknyttet flere afdelinger i KMS. Kontakt Startdato = Indlæggelsesdato på Sygehuset (ikke at veksle med Indlæggelsesdato = Ankomst til Geriatrisk sengeafsnit) Kontakt Stopdato = Udskrivelsesdato fra Geriatrisk sengeafsnit Klik på Opret når felterne er udfyldt. 5
SKEMAUDFYLDELSE FELTER De felter, der skal udfyldes er enten med gul eller hvid baggrund. De gule felter er obligatoriske felter, der skal udfyldes for at skemaet kan færdiggøres og indleveres. De hvide felter er ikke obligatoriske. FUNKTIONER I SKEMAUDFYLDELSE Der er to sider i Geriatriskemaet. Indlæggelsesoplysninger og Udskrivningsoplysninger. De vælges i drop-down menuen. 6
En række yderligere KMS funktioner er tilgængelige i skærmbilledet: UDSKRIV - Udskriver skemaet på egen printer PRINT - Kan bruges til at udskrive det indleverede skema. SLET - De indtastede oplysninger i det igangværende skema slettes. En advarsel om du vil Slette skemaet? kommer frem. Klik på Ok eller Annuller. GEM - Nyindtastede data gemmes ved klik på Gem. GEM & FORLAD - For at bruge Gem & forlad skal de obligatoriske (gule) felter i skemaet være udfyldt korrekt. Er dette ikke tilfældet oplyses manglerne med rød skrift. INDLEVER eller INDLEVER OG FORLAD - Når skemaet er færdigudfyldt skal det indleveres. Når et skema er indleveret til serveren kan det kun ændres af en person med rettigheder hertil, for eksempel en Afdelingsanalytiker. Røde markeringer fremkommer, hvis skemaet ikke er udfyldt korrekt.? = HJÆLP - Ved klik på? - knappen fremkommer alle hjælpetekster, der knytter sig til felterne i skemaet. 7
(?) = Ved klik på (?) ved siden af det enkelte felt fremkommer den hjælpetekst, der knytter sig til det givne felt i skemaet. UDFYLDELSE AF DATA INDLÆGGELSESOPLYSNINGER Indlæggelsesdato Dato for ankomst til den geriatriske afdeling/afsnit Afsnit Udfyldes af afdelinger der har mere end 1 afsnit. Boform Indlæggelses fra 8
Gangredskab Der vælges fra drop-down menuen hvilke gangredskaber patienten har. Hvis der er flere, vælges den tungeste. ADL = Barthel testen Vælg om patienten indgår eller ikke indgår i testen. Derefter folder test detaljerne, som skal udfyldes, frem. Samlet score beregnes når skemaet gemmes. SFI = Rejse sæt sig testen Vælg fra menuen om patienten indgår i testen eller ej. Ved valg af de første 4 muligheder indgår patienten i testen og scorer fra 0 til xx. Derpå indtastes testresulterer. DEMMI = De Morton Mobility Index Vælg fra menuen om patienten indgår i testen eller ej. Ved valget folder indtastnings skemaet frem og data føres ind. Kendes testens samlede score, men ikke de enkelte værdier, kan det lade sig gøre kun at registrere samlet testscore. Specialiseret forløb Der vælges hvilke type forløb patienten har. BMI Der vælges om patienten indgår i testen og værdierne indtastes ved svar Ja. 9
UDSKRIVNINGS OPLYSNINGER Denne side i Geriatriskemaet adskiller sig fra indlæggelsesskemaet på nogle enkelte områder. Selve testerne udfyldes på samme måde som ved indlæggelsen. Udskrivningsdato er den dato patienten forlader den geriatriske sengeafdeling/afsnit. Udskrevet til Genoptræningsplan Angiver om patienten udskrives med en genoptræningsplan. Behov for demensudredning Behov for faldudredning Når skemaet er færdigt udfyldt med både indlæggelses- og udskrivningsoplysninger, skal det indleveres ved klik på enten Indlever eller Indlever og forlad. Indlevering er vigtig, fordi det viser brugerne af data fra Geriatridatabasen, at indberetningen af en given patientkontakt er afsluttet og komplet. 10
SØGNING EFTER GEMTE OG INDLEVEREDE SKEMAER Der findes søgefunktioner i KMS både til at søge efter patienter, kontakter og skemaer. Disse vil ikke alle blive gennemgået her. Ofte er det tilstrækkeligt at benytte feltet Indtast CPR nr. til at fremsøge tidligere gemte eller indleverede skemaer. 11
PATIENTOVERBLIK Hvis der allerede er oprettet skemaer for en patient (et CPR-nummer) fremkommer Patientoverblik efter klik på Find. Markeres Vis åbne ses alle skemaer, der er under udfyldelse for pågældende patient. Markeres Vis alle ses både indleverede skemaer og skemaer under udfyldelse. Patientoverblik viser en tabel med oplysninger om skemaer indberettet for den pågældende patient. VÆLG - Klikkes på Vælg, fremhæves den linje, som Vælg står på. Ud for hvert skema vises: SKEMASTATUS - Under udfyldelse eller Indleveret. UDFØRT - dato, hvor skemaet blev dannet. SIDST RED. DATO - dato, hvor der sidst blev gemt data eller indtastninger. SIDST RED. AF - den bruger der sidst har redigeret i skemaet. GENÅBN Et skema kan, når det er indleveret, kun genåbnes af en person med rettighed til at genåbne, for eksempel en Afdelingsanalytiker. (Skemaer oprettet på testafdelinger kan ikke genåbnes). Fremsøg data i skemaet ved klik på cellen under Registreringer i Patientoverblikk. For at et skema kan genåbnes, skal der skrives en forklaring. Herefter genåbnes skemaet ved klik på Genåbn. 12
13
HJÆLPE- OG SØGEFUNKTIONER I KMS SKIFT MODUL Hvis du har adgang til flere moduler (for eksempel Dataindtastning, Administration, Analyseportal) i Klinisk MåleSystem, kan der skiftes mellem modulerne i Funktioner, Gå til. SKIFT ADGANGSKODE Fra KMS login siden sættes flueben i Skift adgangskode. Derefter følges instruktionerne på skærmen. 14
REGIONER, KOMMUNER OG KODER 1084 Region Hovedstaden 101 København 147 Frederiksberg 155 Dragør 185 Tårnby 165 Albertslund 151 Ballerup 153 Brøndby 157 Gentofte 159 Gladsaxe 161 Glostrup 163 Herlev 167 Hvidovre 169 Høje-Taastrup 183 Ishøj 173 Lyngby-Taarbæk 175 Rødovre 187 Vallensbæk 201 Allerød 240 Egedal 210 Fredensborg 250 Frederikssund 190 Furesø 270 Gribskov 260 Halsnæs 217 Helsingør 219 Hillerød 223 Hørsholm 230 Rudersdal 400 Bornholm (411 Christiansø) 1085 Region Sjælland 253 Greve 259 Køge 350 Lejre 265 Roskilde 269 Solrød 320 Faxe 376 Guldborgsund 316 Holbæk 326 Kalundborg 360 Lolland 370 Næstved 306 Odsherred 329 Ringsted 330 Slagelse 340 Sorø 336 Stevns 390 Vordingborg 1083 Region Syddanmark 420 Assens 15 430 Faaborg-Midtfyn 440 Kerteminde 482 Langeland 410 Middelfart 480 Nordfyns 450 Nyborg 461 Odense 479 Svendborg 492 Ærø 530 Billund 561 Esbjerg 563 Fanø 607 Fredericia 510 Haderslev 621 Kolding 540 Sønderborg 550 Tønder 573 Varde 575 Vejen 630 Vejle 580 Aabenraa 1082 Region Midtjylland 710 Favrskov 766 Hedensted 615 Horsens 707 Norddjurs 727 Odder 730 Randers 741 Samsø 740 Silkeborg 746 Skanderborg 706 Syddjurs 751 Aarhus 657 Herning 661 Holstebro 756 Ikast-Brande 665 Lemvig 760 Ringkøbing-Skjern 779 Skive 671 Struer 791 Viborg 1081 Region Nordjylland 810 Brønderslev 813 Frederikshavn 860 Hjørring 849 Jammerbugt 825 Læsø 846 Mariagerfjord 773 Morsø 840 Rebild 787 Thisted 820 Vesthimmerlands 851 Aalborg