PERSONDATAPOLITIK / PERSONAL DATA POLICY. dk3 ApS Hustedgaardvej 1 DK-8722 Hedensted CVR

Transkript

1 PERSONDATAPOLITIK / PERSONAL DATA POLICY dk3 ApS Hustedgaardvej 1 DK-8722 Hedensted CVR info@dk3.dk

2 Introduktion For at kunne leve op til vore forpligtelser overfor kunder og samarbejdspartnere samt for at kunne holde vores netværk opdateret med relevante nyheder om vores brand, er det nødvendigt for os at indsamle og behandle visse personoplysninger. I nedenstående persondatapolitik får du et overblik over, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem og hvad vi anvender dem til. Skulle du have spørgsmål eller ønsker du yderligere information vedrørende vores persondatapolitik, er du velkommen til kontakte vores PR & Marketingansvarlig, som du finder på vores hjemmeside under Contact Persondatapolitik vedrørende nyhedsbreve og pressemeddelelser 1. Ved tilmelding til vore nyhedsbreve eller pressemeddelelser bliver dine indtastede oplysninger (navn og adresse) overført og gemt i vores newsroom database, som administreres af ekstern databehandler og underdatabehandler. 2. dk3 ApS, Hustedgårdvej 1, 8722 Hedensted, CVR nr er dataansvarlig. 3. Formålet med at registrere de ovennævnte oplysninger er udelukkende at kunne udsende egne nyhedsbreve og pressemeddelelser om egne produkter. Nyhedsbrevene og pressemeddelelserne udsendes ca. en gang om måneden og kan indeholde emner såsom markedsføring, produktlanceringer, materiale-information, inspiration til indretning, vejledninger, kampagner, events, messer, mm. 4. dk3 ApS benytter databehandlere og underdatabehandlere i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler, og personoplysninger overføres ikke til tredjelande. 5. Oplysningerne opbevares indtil samtykket tilbagekaldes (se pkt. 7). Der er ikke nogen tidsbegrænsning eller forældelsesfrist for samtykket, dog 1 års passivitetsgrænse jf. Forbrugerombudsmandens praksis og vejledning. 6. Oplysningerne overføres og opbevares krypteret i databasen. 7. Det juridiske grundlag for indsamlingen af oplysningerne er dit samtykke, som er helt frivilligt og som til enhver tid kan trækkes tilbage ved at klikke på Afmeld udsendelser nederst i nyhedsbrevet eller pressemeddelelsen. Du vil nu ikke modtage yderligere nyhedsbreve/pressemeddelelser fra dk3, og dine data vil blive slettet permanent fra vores database senest to måneder efter afmelding af udsendelse. 8. Som registreret giver EU s Databeskyttelsesforordning 2016/679 dig følgende rettigheder: a. Retten til at blive informeret om behandlingen af dine oplysninger. b. Retten til at få indsigt i, hvilke oplysninger der behandles samt få udleveret en kopi af disse oplysninger. c. Retten til at berigtige urigtige oplysninger. d. Retten til at få slettet oplysninger. e. Retten til at få overført oplysningerne til en ny leverandør (dataportabilitet). 2

3 f. Retten til blokering/begrænsning af personoplysninger, f.eks. ved indsigelse mod behandlingen. g. Retten til at gøre indsigelse mod selve behandlingen. h. Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser og profilering. i. Retten til at trække et afgivet samtykke tilbage. j. Retten til at indgive en klage over behandlingen til Datatilsynet. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du rette henvendelse til vores PR & Marketingansvarlig, som du finder på vores hjemmeside under Contact Du kan til enhver tid klage over behandlingen af dine oplysninger til Datatilsynet: Datatilsynet 1300 København K Persondatapolitik vedrørende øvrige henvendelser ( , brev, telefonisk eller personlig henvendelse) 1. Ved henvendelser pr. , brev, telefon eller personlige henvendelser, behandler vi kun de oplysninger der er relevante ift. at kunne leve op til vores forpligtelser overfor kunder og samarbejdspartnere. Disse oplysninger vil typisk være navn, adresse og telefonnummer. 2. dk3 ApS, Hustedgårdvej 1, 8722 Hedensted, CVR nr er dataansvarlig. 3. Formålet med at registrere de ovennævnte oplysninger er at kunne kommunikere med de relevante kontaktpersoner hos kunder og samarbejdspartnere og hermed opfylde de aftaler, som den registrerede er part i eller kommer til at være part i. Det kan f.eks. være kommunikation vedr. ordrer, forsendelser, tilbud, kontrakter, mm. 4. dk3 ApS og databehandlere videregiver ikke de registrerede personoplysninger til tredjemand, og oplysningerne overføres ikke til tredjeland. 5. Det juridiske grundlag for indsamling af oplysningerne, er at disse er nødvendige for at kunne opfylde aftaler og kontraktmæssige forpligtelser, som den registrerede er part i eller kommer til at være part i. Dette gælder også gennemførelse af foranstaltninger forud for indgåelse af sådanne aftaler. 6. Mht. tidsfrister for opbevaring og sletning, stræber vi efter kun at behandle data som er nødvendige for at kunne opfylde formålet beskrevet under pkt. 3 samt at slette oplysningerne, så snart de ikke længere er relevante. a. Ved aktive kunder og samarbejdspartnere, hvor der løbende er eller tidligere har været samhandel, opbevares oplysningerne, så længe samarbejdet er aktivt eller potentiel aktivt. Herefter max 5 år af hensyn til bogholderi. 3

4 b. Ved potentielle kunder eller samarbejdspartnere, hvor der ikke tidligere har været samhandel, opbevares oplysningerne max 2 år, hvis der i denne periode ikke har været kontakt og aktivitet med kunden eller samarbejdspartneren. 7. Som registreret giver EU s Databeskyttelsesforordning 2016/679 dig følgende rettigheder: a. Retten til at blive informeret om behandlingen af dine oplysninger. b. Retten til at få indsigt i, hvilke oplysninger der behandles samt få udleveret en kopi af disse oplysninger. c. Retten til at berigtige urigtige oplysninger. d. Retten til at få slettet oplysninger. e. Retten til at få overført oplysningerne til en ny leverandør (dataportabilitet). f. Retten til blokering/begrænsning af personoplysninger, f.eks. ved indsigelse mod behandlingen. g. Retten til at gøre indsigelse mod selve behandlingen. h. Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser og profilering. i. Retten til at trække et afgivet samtykke tilbage. j. Retten til at indgive en klage over behandlingen til Datatilsynet. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du rette henvendelse til vores PR & Marketingansvarlig, som du finder på vores hjemmeside under Contact Du kan til enhver tid klage over behandlingen af dine oplysninger til Datatilsynet: Datatilsynet 1300 København K 4

5 Introduction In order to meet our obligations towards our customers and cooperative partners and to keep our network updated with relevant news about our brand, it is necessary for us to collect and process certain personal data. The below Personal Data Policy will provide you with an overview of the type of data we collect, why we collect them and the purpose of our collection and processing. If you have any inquiries or require additional information about our Personal Data Policy, please contact our PR and Marketing Manager, whose details you will find on our website under Contact Personal Data Policy regarding newsletters and press releases 1. When you register for our newsletters or press releases, the data you enter (name and address) will be transferred to and stored in our newsroom database, which is administered by an external Data Processor and Sub-Processor. 2. dk3 ApS, Hustedgårdvej 1, 8722 Hedensted, CVR/VAT no shall be the Data Controller. 3. The sole purpose of registering the above data is to distribute our own newsletters and press releases about our own products. The newsletters and press releases will be distributed approx. once a month and may contain topics such as marketing, product launches, material information, inspiration for interior design, advice and guidance, campaigns, events, trade fairs, etc. 4. dk3 ApS engages Data Processors and Sub-Processors in compliance with the rules applicable at all times, and the personal data shall not be transferred to any third countries. 5. The data shall be stored until the consent may be withdrawn (see section 7). The consent shall have no time limit or period of limitation, however a 1-year inactivity threshold shall apply, cf. the practice and guidance of the Danish Consumer Ombudsman. 6. The data shall be transferred to and stored in encrypted form in the database. 7. The legal basis of the collection of the data shall be your consent, which is voluntary and may be withdrawn at any time by clicking the link to unsubscribe at the bottom of the newsletter or press release. Then you will no longer receive any newsletters/press releases from dk3 and your data will be deleted permanently from our database within two months from the unsubscription. 8. As a Data Subject, EU s General Data Protection Regulation 2016/679 shall grant you the following rights: a. The right to be notified of the processing of your data. b. The right to get access to the processed data and receive a copy of these data. c. The right to correct incomplete data. d. The right to have data deleted. 5

6 e. The right to have the data transferred to a new supplier (data portability). f. The right to block/limit personal data, e.g. by objecting to the processing. g. The right to object to the actual processing. h. The right to object to automated individual decisions and profiling. i. The right to withdraw your consent. j. The right to complain about the processing to the Danish Data Protection Agency. If you wish to exercise your rights, please contact our PR and Marketing Manager, whose details you will find on our website under Contact You may submit a complaint regarding the processing of your data at any time to the Danish Data Protection Agency: The Danish Data Protection Agency DK-1300 Copenhagen K Personal Data Policy regarding any other communication (by , letter, phone or personal contact) 1. In the case of communication by , letter, phone or personal contact, we only process the relevant data in order for us to meet our obligations towards our customers and cooperative partners. These data usually consist of name, address and phone number. 2. dk3 ApS, Hustedgårdvej 1, 8722 Hedensted, CVR/VAT no shall be the Data Controller. 3. The purpose of registering the above data is to communicate with the relevant customer and partner contacts and thus perform the agreements, which the Data Subject is a party to or will be a party to. This could e.g. be communication regarding orders, shipments, quotations, contracts, etc. 4. dk3 ApS and the Data Processors shall not disclose the personal data of the Data Subjects to any third parties and the data shall not be transferred to any third countries. 5. The legal basis of the collection of the data is that these are necessary for the performance of the agreements and contractual obligations, which the Data Subject is a party to or will be a party to. This shall also apply to the implementation of measures before the conclusion of any such agreements. 6. With regard to time limits for storage and deletion, we aim to only process the data that are necessary for the purpose mentioned in section 3 and to delete the data as soon as they are no longer relevant. a. In relation to our active customers and cooperative partners with whom we have ongoing or previous business relations, the data shall be stored for as long as the 6

7 cooperation is active or potentially active. After this time, a period of 5 years shall apply for accounting purposes. b. In relation to potential customers or cooperative partners with whom we have not had previous business relations, the data shall be stored for a maximum period of 2 years, if there has been no contact or activity with the customer or cooperative partner during this time. 7. As a Data Subject, EU s General Data Protection Regulation 2016/679 shall grant you the following rights: a. The right to be notified of the processing of your data. b. The right to get access to the processed data and receive a copy of these data. c. The right to correct incomplete data. d. The right to have data deleted. e. The right to have the data transferred to a new supplier (data portability). f. The right to block/limit personal data, e.g. by objecting to the processing. g. The right to object to the actual processing. h. The right to object to automated individual decisions and profiling. i. The right to withdraw your consent. j. The right to complain about the processing to the Danish Data Protection Agency. If you wish to exercise your rights, please contact our PR and Marketing Manager, whose details you will find on our website under Contact You may submit a complaint regarding the processing of your data at any time to the Danish Data Protection Agency: The Danish Data Protection Agency DK-1300 Copenhagen K 7