OPLYSNINGSPLIGT UNDER REKRUTTERING. (Personal data in connection with recruitment please see below for English)

Transkript

1 OPLYSNINGSPLIGT UNDER REKRUTTERING (Personal data in connection with recruitment please see below for English) 1 / 9

2 INDHOLD 1. BEHANDLING AF PERSONDATA VED REKRUTTERING NÅR VI MODTAGER DIN ANSØGNING VI VURDERER ANSØGNINGEN NÅR VI HAR UDVALGT DIG TIL ANSÆTTELSESSAMTALE OPLYSNINGER FRA SOCIALE MEDIER OPLYSNINGER FRA FÆRDIGHEDSTESTS OPLYSNINGER FRA TIDLIGERE ARBEJDSGIVER OPBEVARING OG SLETNING DINE RETTIGHEDER / 9

3 1. BEHANDLING AF PERSONDATA VED REKRUTTERING Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Citelum Denmark. Når du søger en stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger her: Citelum Denmark A/S CVR-nr Jernholmen 43-47, 2650 Hvidovre info@citelum.dk I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold. I denne tekst kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os. 2. NÅR VI MODTAGER DIN ANSØGNING I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e- mailadresse, CPR-nr, ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/ referencer, opholds-/arbejdstilladelse. Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat. Vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores personaleadministrationssystem. 3. VI VURDERER ANSØGNINGEN Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette. Undtagelsesvis, hvis vi får mange ansøgninger til en stilling, er det kun de kandidater, der er udvalgt til samtale, der får besked. 4. NÅR VI HAR UDVALGT DIG TIL ANSÆTTELSESSAMTALE I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb. 3 / 9

4 Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat. 5. OPLYSNINGER FRA SOCIALE MEDIER Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier. Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling. 6. OPLYSNINGER FRA FÆRDIGHEDSTESTS 6.1. I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører virksomheden en færdighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder i forhold til den konkrete stilling Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f), som hjemmel for registreringen af oplysningerne fra færdighedstesten, da gennemførelse af testen er nødvendig for at sikre, at din profil passer til stillingens indhold. 7. OPLYSNINGER FRA TIDLIGERE ARBEJDSGIVER I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager. Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage. 8. OPBEVARING OG SLETNING Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 6 måneder. Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe. I nogle situationer vil vi gerne gemme din ansøgning, selv om du har fået afslag, med henblik på senere rekruttering. Hvis vi vil gemme din ansøgning, vil vi bede om dit samtykke til dette. 4 / 9

5 9. DINE RETTIGHEDER Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15 Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Ret til berigtigelse, artikel 16 Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Ret til sletning, artikel 17 I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Ret til begrænsning af behandling, artikel 18 Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Ret til indsigelse, artikel 21 Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20 Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Klage til Datatilsynet Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside 5 / 9

6 PERSONAL DATA IN CONNECTION WITH RECRUITMENT CONTENTS 1. PROCESSING OF PERSONAL DATA IN CONNECTION WITH RECRUITMENT WHEN WE RECEIVE YOUR APPLICATION WE ASSESS THE APPLICATION WHEN WE HAVE SELECTED YOU FOR AN INTERVIEW DATA FROM SOCIAL MEDIA DATA FROM PROFICIENCY TESTS DATA FROM PREVIOUS EMPLOYER STORAGE AND ERASURE YOUR RIGHTS / 9

7 1. PROCESSING OF PERSONAL DATA IN CONNECTION WITH RECRUITMENT The purpose of collecting personal data about you during the recruitment process is to assess whether you are a qualified candidate for a vacant position with Citelum Denmark. During the recruitment process, we receive and process a variety of personal data about you. This makes us the data controller in respect of the personal data we process about you. Our contact details are available here: Citelum Denmark A/S CVR-nr Jernholmen 43-47, 2650 Hvidovre info@citelum.dk During the recruitment process, we process general personal data about you, but we may also process special personal data, your civil registration (CPR) number or personal data relating to criminal convictions and offences. In this document, you can read more about the data we process about you during the recruitment process. 2. WHEN WE RECEIVE YOUR APPLICATION The personal data registered about you during the recruitment process are those provided in your application, CV and other enclosed documents. We typically register the following personal data: Name, address, date of birth, gender, telephone number, address, civil reg. (CPR) number, marital status, education(s), career history, driving licence details, recommendations/ references, residence permit/ right to work. We process these personal data in accordance with article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation (GDPR) as you submitted the personal data to us with a view to entering into an employment contract with us. The data provided are registered in our HR system. 3. WE ASSESS THE APPLICATION We specifically assess the qualifications of each individual applicant relative to the vacant position. When we have read the applications, we select candidates for interview(s). The candidates not invited for an interview will be notified to such effect. In exceptional circumstances, if we have received a large number of applications for a position, only the candidates selected for interview will be notified. 4. WHEN WE HAVE SELECTED YOU FOR AN INTERVIEW In connection with the interview process, we receive additional data about you, which we register for purposes of the further recruitment process. 7 / 9

8 We process these personal data in accordance with article 6(1)(b) of the GDPR as you provided the personal data to us with a view to entering into an employment contract with us. 5. DATA FROM SOCIAL MEDIA In connection with recruitment for positions with focus on customer and collaborative relations, it may be relevant for us to perform searches on social media. We collect data about candidates from social media in accordance with article 6(1)(f) of the GDPR on the balancing of interests. We do it to be able to assess whether your profile matches the company and the specific position. 6. DATA FROM PROFICIENCY TESTS 6.1. In connection with recruitment for some positions, the company will ask you to complete a proficiency test. We always assess whether this is relevant for the position in question. The purpose of the test is to assess your competencies and qualifications as a potential candidate for the specific position We register the data from the proficiency test in accordance with article 6(1)(f) of the GDPR on the balancing of interests as the test is necessary to ensure that your profile matches the contents of the position. 7. DATA FROM PREVIOUS EMPLOYER For some positions, we need to obtain references from previous employers. If we obtain references from one or more of your previous employers, we will register the data we receive. We process these data based on your consent in accordance with article 6(1)(a) of the GDPR, and you will therefore be asked to give your consent before we contact one or more of your previous employers. You may withdraw your consent at any time using the above-mentioned contact details. If you withdraw your consent, this will only apply from the time of such withdrawal. Consequently, it will not affect the lawfulness of our processing of the data up to the time of withdrawal. 8. STORAGE AND ERASURE If you are not selected for the position, we will erase the data we have registered about you within six months. If you have been selected for the position, we will store the data provided during the recruitment process in your personnel file. In some situations, although we have not selected you for the position you applied for, we would like to store your application with a view to later recruitment. If we store your application, we will ask for your consent to do so. 8 / 9

9 9. YOUR RIGHTS According to the GDPR and the Data Protection Act, you have a number of rights. Please contact us if you wish to exercise any of your rights. Right to access data (right of access), article 15 You have the right to obtain access to the personal data we are processing about you as well as a variety of other information. Right to rectification, article 16 You have the right to have any inaccurate personal data about you rectified. Right to erasure, article 17 In special circumstances, you have the right to have personal data about you erased before our usual time limit for erasure. Right to restriction of processing, article 18 In certain circumstances, you have the right to restriction of the processing of your personal data. If you are entitled to restriction of processing, we may in future only process your personal data with the exception of storage with your consent, or for purposes of establishing, exercising or defending legal claims or protecting a person or important public interests. Right to object, article 21 In certain circumstances, you have the right to object to our lawful processing of your personal data. Right to transmit data (data portability), article 20 In certain circumstances, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used and machine-readable format and to have those data transmitted from one data controller to another without hindrance. You can read more about your rights in the Danish Data Protection Agency s guidance on the rights of data subjects, which is available at Filing of complaints with the Danish Data Protection Agency You may file a complaint about our processing of your personal data with the Danish Data Protection Agency. You can find the contact details of the Danish Data Protection Agency on their website, 9 / 9